ワークフォース管理を自動化するメリットとは?
ワークフォース管理は、RPA や AI を人事プロセスに適用することで実現します。インテリジェント オートメーション (IA) と呼ばれる RPA + AI は、人間が関与するワークフローを活用して、各種プロセスをすべて従いやすく、検証しやすく、最適化しやすくすることで、リーダーとチーム メンバー双方を支援します。
その結果、はるかに充実感を感じられる形で人間の生産性を向上させ、行政組織をさらに無駄のないものにできます。
ボトルネックが生じているプロセスの改善自動化されたワークフォース管理システムの構築に IA を導入することで、従業員が何をしていて、どの業務が網羅されていないかを簡単に確認できるようになります。さらに、プロセス インテリジェンスによって、自動化できるプロセスを見つけ出して、ボトルネックや過負荷になっている職員を減らすことができます。
新人研修の短時間化Automation Anywhere の Robotic Interface (AARI) は、新人が各自の研修プロセスを直感的に把握できるようにするものです。チーム メンバーはシングル サインオンで、自分がプロセスのどの段階にいるのか、次にどこに進むべきなのかを明確に把握できます。また AARI によって、職員は Web ベースのインターフェースを通じて主要な関係者に質問することもできます。
透明性と説明責任の確立インテリジェント オートメーションによって、ワークフローと全体的なパフォーマンスを明確に把握できます。自治体は、デジタル ワーカー (英語)とパフォーマンス ダッシュボードを活用して、プロセスに透明性と説明責任の文化を組み込むことができます。こうして、本部にありがちな信頼感の欠如を軽減することができます。
書類作業の削減役所の事務手続きから書類を減らすことはできませんが、紙の量を減らすことはできます。IQ Bot は、さまざまなテクノロジーを組み合わせて、延々と続く手作業による書類処理を削減する高度な文書処理です。自治体職員は、そうした作業から解放されて、より利用者に向き合った業務に注力できます。
優れたサプライ チェーンの構築地方自治体にとって、強力なサプライ チェーンを維持することが、存続していくうえで不可欠になっています。供給不足が起きると、サービスが広範囲で滞る可能性があります。インテリジェント オートメーションの導入で、買掛/売掛金から調達その他に至るまで、サプライ チェーンのあらゆる変動要素をリアルタイムで把握できます。
組織全体でのコラボレーション部門間のコラボレーションがボトルネックになることが多々ありますが、こうしたタスクにはインテリジェント オートメーションが効果を発揮します。自動化されたワークフォース管理システムを導入することで、さまざまな取り組みにおいて各部門が連携しやすくなります。
インテリジェント オートメーション ワークフォース管理は誰にメリットをもたらすのか?
行政機関は、年配職員の退職に伴うスキル不足を補う取り組みを行っています。市民は、より迅速な対応、より高度なテクノロジー、より高い利便性を求めています。IA によって、職場での軋轢を減らし、エコシステム全体の期待の高まりに応えることができます。
地方自治体の変革: シアトル市、RPA のスケーリングにより市民サービスの質を向上
「新型コロナウイルス感染症の世界的流行によりどの地方自治体でも人手不足を解消できずにいる中、シアトル市ではオートメーションによる革新的な方法で行政サービスの改善を図っています。シアトルの IT チームでは、日常的な業務からシアトル市民へのより効率的な行政サービスまで、さまざまな面で Bot を使用した自動化による成果がすぐに現れました」
- Dan Lewis 氏、シアトル市 IT チーム、デジタルトランスフォーメーション戦略担当者 
6,200
処理された未処理の申請件数
600
データの手入力時と比べた削減時間
1,500 以上
削減された作業時間
35%
パスワード ロックアウト通知の減少率
IA とワークフォース管理は、自治体職員のパフォーマンスをどのようにサポートするか?
ワークフォース管理に自動化されたアプローチを導入することで、職員の燃え尽き症候群で知られる公共部門のフラストレーションを軽減できます。地方自治体は、単に離職を防ぐのではなく、RPA によってどうすれば満足度の高い職員管理を実現し、これまで機能不全に陥っていたプロセスを合理化し、無駄のない業務を実現できるのかを学んでいます。
戦略的な業務推進
- IT へルプ デスクやカスタマー サービス センターの期限の切れたチケットを消去。
- 滞留している問題を適切な関係者にルーティング。
- 重複した無駄な雑用をソフトウェア Bot に任せる。
- エラーや再作業を削減し、より一貫したアウトプットを実現。
- RPA を必要に応じて拡張して、スキル不足に対処。
- 自動化できるプロセスを特定して、職員の作業負担を軽減。
効率的な管理
- デジタル ワーカーの導入によって、非正規スタッフの需要を排除。
- 職員の進捗状況を追跡して、パフォーマンスの問題が深刻化する前に察知。
- 職員が有効なスキル セットを維持できるトレーニング スケジュールを導入。
- 部門、セクター、拠点を超えてプロジェクトの状況を追跡。
- 構内でも現場でも、正確なデータによってワークフローを合理化。
- 人間が確認する必要のある例外事項にフラグを立て、通知を送信。
容易なコラボレーション
- 論理ルールに基づいた自動ルーティングによって、主要な関係者にドキュメントをプッシュ。
- プログラムによる通知で、関係者の応答時間を短縮。
- シングル サインオンとシンプルなフォームで、必要なデータを迅速に入手。
- レガシー ハイブリッド システム全般のプロセスとドキュメントを管理。
- 部門間のサービス レベル契約を作成、監視し、記録。
セキュリティ リスクの低減
- 機密システムへの第三者による直接アクセスを制限。
- 高度なログ記録、監視、レポート作成を設定し、詳細な監査に対応。
- 監査証跡を迅速に確認し、Bot が行ったこと、行っていることを把握。
- ドキュメントや情報レイヤーにロール ベースのルールを設定。
- FISMA の要件に対応する情報セキュリティ計画を作成、実施、管理。
- トランスポート レイヤーの必要なレベルの暗号化を活用して、データ プライバシー標準を順守。
自動化されたワークフォース管理システムに求めるべき要件とは?
ワークフォース管理にインテリジェント オートメーション層を追加する際には、地方自治体や公共部門に厳しい要件が課されます。まず、自動化ソリューションはスケーラブルなセキュリティ機能を備えている必要があります。ISO27001 認証を取得している必要がありますが、他にもシングル サインオン (SSO) 機能など、多くの機能が必要です。
また、そのソリューションはハイブリッドか、オンプレミスか、クラウドネイティブかという点も確認する必要があります。多くのレガシー システムと技術的なエコシステムに対応するクラウド ネイティブ オートメーションは、最も柔軟なソリューションを提供します。
最後に、選択した IA ソリューションはスケーラブルである必要があります。公共サービスや公益事業のニーズは、市民の要望や情勢によって膨らんだり、縮小したりするため、行政機関は油断できません。同様に自動化プラットフォームは、緊急事態に対応できるように必要に応じて拡張可能なものである必要があります。
自動化されたワークフォース管理の始め方
インテリジェント オートメーションとワークフォース管理は、行政機関の職員と組織の健全性に劇的な効果をもたらす可能性があります。
始めるのは簡単です。当社の自動化のエキスパートによるデモを申し込んで、一緒に PoC (概念実証) を作成しましょう。
最終的には、Automation Anywhere University で完全に実践的な経験を積んで RPA 認定 (英語)を取得できます。コードの知識は一切不要です。役割やスキル レベルに応じて学習パスを完成させることができます。
