AP オートメーション | オートメーション・エニウェア

買掛金管理は、企業にとって必要不可欠な機能です。しかし、データ入力、請求書処理、発注書の作成、紙の請求書や電子請求書、キャッシュフローのモニタリングなどのワークフローは、手作業が多く、調達や支払いの誤りやトラブル、遅延の原因になります。

買掛金管理の自動化ソフトウェアのほとんどは、文書管理の迅速化、エラーの削減、ワークフローの効率化、業務効率の向上を実現することができます。たとえば、AP の自動化ソリューションは、光学式文字認識 (OCR) を使用して請求書データを抽出し、買掛金管理業務を支援します。

オートメーション・エニウェアが提供するクラウドロボティック・プロセス・オートメーション (RPA) は、人工知能 (AI) を活用し、エンドツーエンドの AP 自動化を迅速に実現します。

買掛金管理の自動化のメリットとは?

買掛金管理ソフトウェアは、ワークフローの効率化、AP プロセスのデジタル化、データ取得の支援、発注書の作成、会計処理の自動化、支払い自動化による未処理案件の解消、手作業プロセスの削減、文書管理およびデータ取得の改善を実現します。これにより、キャッシュフローの改善、監査証跡の精度向上、ヒューマンエラーの削減、コンプライアンスおよびセキュリティの強化が可能になります。

請求書管理の改善

AP の自動化により、請求書を自動作成し、契約書、受領品、発注書と自動的に照合することで、支払いプロセスを改善できます。これらのデータソースに照らし合わせて請求書を電子的に検証することで、ヒューマンエラーが減り、キャッシュフローを向上させることができます。

分析とインサイトの強化

買掛金管理の自動化により、キャッシュフローの透明性が向上し、優れたインサイトが得られます。また、データを簡単にインポート/エクスポートして最新の財務報告を作成したり、支出状況を詳しく把握して予算編成や予測に反映したり、ビジネスサイクルのプランニングを改善したりできます。

ベンダー管理

インテリジェントオートメーションは、オートメーション・エニウェアの Document Automation を使って、新しいベンダープロフィールを作成します。また、請求書の処理、検証のための AP チームへのルーティング、エンタープライズリソースプランニング (ERP) システムへの入力、請求書と発注書・受領書との照合、請求書承認のモニタリング、支払い処理などを行うことができます。

不正検出

OCR/AI を活用したインテリジェントオートメーションは、ドキュメントの認証、支払いに関する問題の検出のほか、サプライヤーへの請求書を相互参照して支払い前に受領した商品やサービスを検証したり、AP チームによる調査のために複数のアカウントにリアルタイムで同時に不一致をフラグ立てたりすることができます。

効率性の向上

RPA による支払いの自動化では、手作業をなくしてヒューマンエラーを減らし、請求書処理の自動化を導入して新しい経理システムを確立できます。また、データの取り込み、発注書の作成、ダッシュボードの支払い方法の更新、レポートの作成なども可能になります。これにより、処理コストが抑えられるうえ、AP 担当者はより価値の高い業務に集中でき、全体的なコストも削減できます。

透明性のある監査証跡

RPA による請求書管理は、複数のデータソースを照合し、重複や不一致にフラグを立て、明細書や例外を生成できます。複数の法域のコンプライアンスや会計処理の基準に対する情報の照合、遵守の徹底、リスクの低減、リアルタイムの監査証跡によるセキュリティの強化を実現します。

買掛金管理の自動化は誰にメリットをもたらすのか?

買掛金管理の自動化は、AP チームはもちろん、組織全体にメリットをもたらします。 AP の自動化ソリューションは、組織全体にプラスの波及効果を生み出します。ここでは、そのメリットをご紹介します。

調達

AP の自動化ソリューションは、リアルタイムの在庫更新、精度の向上、エンドツーエンドの請求書管理、レポート作成というメリットを調達部門にもたらします。たとえば、調達依頼をトリガーに発注書を自動発行し、支払いの照合を行い、台帳やアカウントを更新できます。

営業

RPA は、複数のソースから包括的な顧客プロフィールを作成し、営業にクロスセルの機会を提供します。さらに、延滞や不正を発見した場合、直ちに調査するようフラグを立てるため、安全なデューデリジェンスと受益者管理が実現します。

金融

RPA と AP の自動化は、予算編成や予測に必要なリアルタイムのデータを集約・統合することで、正確なキャッシュフロー情報を提供します。さらに、差異分析、経営報告書の作成に加え、複数の法域において会計処理やコンプライアンスのプロトコルを同時に遵守できます。

顧客関係管理

AP の自動化は、発注書や請求書の作成、E メールや FAX で送られた請求書の取り込み、承認の追跡、データの抽出、PO や納品書との金額の照合、支払いの承認、プロバイダーへの通知、ダッシュボードの更新などを自動的に実行します。そのため、担当者はデータ入力ではなく、顧客との関係構築に重点を置くことができます。

Stant 社、複雑な買掛金勘定プロセスを自動化

顧客事例

RPA は、当社の企業目標につながるメリットを発揮し始めました。 Thirdware と Automation Anywhere のおかげで、当社は業績を向上させると同時に、作業効率を高め、未処理の請求書を削減できました。 RPA を活用したことによる当社の成功で、さらに多くのプロセスの自動化を推進することに確信が持てました。

Stant 社
CIO Andy Anderson 氏

顧客事例を読む

80%

請求書のストレートスループロセッシング

データの入力ミス

94%

対象となるサプライヤーの請求書の処理

買掛金管理の自動化の効果とは?

手作業による AP プロセスは時間がかかり、ミスが発生する可能性があります。 ERP システムにデータが正確に入力されないと、サプライチェーン、在庫、購買、財務の各部署の予測に影響が及ぶ可能性があります。

AP の自動化ソリューションは、手作業のタスクをデジタル化することで、ペーパーレス化を実現し、検索可能でアクセスしやすい包括的なデータを提供します。

請求書処理の自動化

請求書が確認された時点で支払いを行い、支払いの遅れによる早期割引の取りこぼしを防止。
発注書、出荷指示書からデータを抽出し、受注と同時に送信。
Stanley Black & Decker 社は、RPA の導入により、330 万ドルを削減し、1,500 件以上の仕訳を自動化。
請求書データを抽出し、PO や納品書と金額を照合して、支払いを承認。
請求書プロセスのデジタル化、どこからでもアクセス可能なペーパーレスレコードの作成、保管スペースの削減を実現。

財務業務

月次総勘定元帳の締め処理を自動化し、ERP システムからリアルタイムで財務報告書を作成。
データ収集の自動化により、財務チームは財務分析と戦略的プランニングに集中することが可能。
連結銀行口座の残高と貸借対照表に計上されている現金を照合し、リアルタイムでキャッシュフローを確認。
不正確な請求書や重複する請求書の支払いを減らし、手作業のデータ入力によるエラーの照合にかかる時間を削減。
複数の法域におけるコンプライアンスや会計処理のプロトコルを同時に遵守。
延滞報告書、明細書、アカウント照合表、例外報告書を自動生成。

監査およびコンプライアンス

正確な財務予測、報告、調達レポートをリアルタイムに作成。
書類の認証と検証により、異常や不一致にフラグを立て、不正を早期に発見。
顧客データにアクセスすることで、KYC 分析を向上し、取引のモニタリングを自動化するとともに、規制変更を追跡。
Document Automation が、AML (マネーロンダリング対策) 規制の遵守、クライアントリスクプロフィール、アカウントをモニタリング。
レガシーシステムをナビゲートし、フロントオフィス業務とバックオフィス業務をつないで、包括的な報告体制を確立。
抑制と均衡により、構造を分析し、脅威を評価し、潜在的なセキュリティ上の弱点に対処。

顧客オンボーディング

新規アカウント設定作業を自動化し、社内外のシステムからのデータ収集を効率化。
複数のシステムにまたがるデータのアクセスと集計、変更要求の処理、包括的な顧客プロフィールの作成。
アプリケーション、レガシーシステム、ブラウザ、データベース、E メールからデータを収集し、顧客プロフィールを作成。
ドキュメントの抽出とインデックス作成、信用調査やドキュメント認証のための第三者レポートの注文。
AP の自動化ソリューションは、ビジネスの規模に合わせて拡張可能。
手作業のプロセスをデジタル化することで、従業員は関係管理に集中することが可能。

買掛金管理ソリューションに求めるべき要件

AP 部門の業務を自動化する場合、考慮すべき要素がいくつかあります。正確なデータは、予算の予測、企業の支出管理、不正行為の抑制、キャッシュフローの分析に役立ち、企業が運転資本を適切に管理できるようにします。一方、不正確な情報は、不必要な延滞金、ベンダーへの供給問題、信用問題など、ビジネスに悪影響を及ぼすおそれがあります。

レガシーシステムを含むさまざまなシステムからデータを取得し、請求書データを正確に取り込み、請求書承認プロセスを管理し、システム全体で AP 請求書を追跡できるプロバイダーが必要です。 AP の自動化は、経理システムと統合可能で、拡張性も備えていなければなりません。ソリューションは、電子送金や小切手などさまざまな決済を自動化できる必要があります。

ご検討中のプロバイダーは、お客様のビジネスに合わせて拡張でき、AML や KYC を含めコンプライアンスや会計処理に関する厳密なプロトコルを持ち、複数の法域の要件に合わせてカスタマイズできるでしょうか。アップデートはどのように行われ、責任はどちらにあるでしょうか。どのようなアフターサービスやトレーニングが提供されているでしょうか。