Personalmanagement | Automation Anywhere

Das Workforce-Management ist ein großer Schritt vorwärts in Richtung eines transformativen Wandels für den öffentlichen Sektor und für die Ergebnisse der kommunalen Arbeitnehmer. Intelligente Automatisierung (IA) bringt das Unternehmen auf die nächste Stufe und digitalisiert sich wiederholende, alltägliche Tätigkeiten, um bessere Ergebnisse, effizientere Prozesse und eine höhere Mitarbeitermoral zu erzielen.

Kommunale Mitarbeiter erfüllen Routineaufgaben mit vielen Kundenkontakten und Problemlösungssituationen. Aber wie in Unternehmen auch, kommt es zu Engpässen. Angemessene Aufsicht und strategische Absicht sind wesentliche Bestandteile des Ökosystems, um den Bedarf an frustrierten „Schatten“-Mitarbeitern zu verringern.

RPA, kurz für Robotergesteuerte Prozessautomatisierung, eignet sich hervorragend für das Workforce-Management. Mit RPA und künstlicher Intelligenz (KI) kann der öffentliche Sektor Geschäftsprozesse optimieren, die traditionell zu Engpässen führen, den Personaleinsatz besser managen und den Bedarf an Schattenpersonal reduzieren. Kurz gesagt, RPA nimmt den „roboterhaften“ Teil aus den menschlichen Aufgaben heraus.

Was sind die Vorteile eines automatisierten Workforce-Managements?

Workforce-Management ist das Ergebnis der Anwendung von RPA und KI auf Prozesse im Personalwesen. Die sogenannte Intelligente Automatisierung, oder IA, kann mit RPA und KI sowohl Führungskräften als auch Teammitgliedern helfen, indem sie menschliche Arbeitsabläufe nutzt und es einfacher macht, alle verschiedenen Prozesse zu verfolgen, zu prüfen und zu optimieren.

Infolgedessen können Menschen auf viel erfüllendere Weise produktiver werden und Behörden sich verschlanken.

Verbesserung bei Prozessen mit Engpässen

Durch den Einsatz von IA zur Schaffung eines automatisierten Workforce-Management-Systems können Sie leicht erkennen, was die Mitarbeiter tun und welche Aufgaben nicht erledigt werden. Darüber hinaus hilft Ihnen die Prozessintelligenz dabei, Prozesse zu finden, die automatisiert werden können, um Engpässe und überlastete Behördenmitarbeiter zu reduzieren.

Onboarding neuer Mitarbeiter in kürzerer Zeit

Das Automation Anywhere Robotic Interface, kurz Automation Co-Pilot, gibt neuen Mitarbeitern einen intuitiven Überblick über den Onboarding-Prozess. Mit einer Anmeldung über einen einzigen Bildschirm können die Teammitglieder klar erkennen, wo sie sich im Prozess befinden und was die nächsten Schritte sind. Automation Co-Pilot ermöglicht es den Mitarbeitern auch, über eine webbasierte Schnittstelle Fragen an wichtige Beteiligte zu richten.

Schaffung von Transparenz und Verantwortlichkeit

Intelligente Automatisierung bietet einen klaren Überblick über Arbeitsabläufe und Gesamtleistung. Durch die Verwendung von Digital Workers und Leistungs-Dashboards können Kommunalverwaltungen eine Ebene der Transparenz und eine Kultur der Verantwortlichkeit in ihre Prozesse einbauen. Dadurch wird der Mangel an Vertrauen, der oft in Verwaltungszentralen herrscht, verringert.

Reduzierung des tatsächlichen Verwaltungsaufwands

Man kann den Dokumentationsaufwand nicht verringern, aber man kann den Papieraufwand reduzieren. Document Automation ist Intelligente Dokumentenverarbeitung, eine leistungsstarke Kombination von Technologien, die die endlose manuelle Verarbeitung von Schriftsachen reduziert. Dadurch werden die Gemeindemitarbeiter entlastet und können sich mehr auf den Kunden konzentrieren.

Aufbauen einer belastbaren Lieferkette

Für die Kommunalverwaltungen ist die Aufrechterhaltung einer starken Lieferkette überlebenswichtig. Wenn es zu Versorgungsengpässen kommt, kann es zu einem weit ausgedehnten Stillstand der Dienstleistungen kommen. Intelligente Automatisierung hilft dem öffentlichen Sektor, alle beweglichen Teile der Lieferkette in Echtzeit zu überwachen, von der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung bis zur Beschaffung und mehr.

Zusammenarbeit in der gesamten Organisation

Bei Engpässen ist die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit Standard und die intelligente Automatisierung ist der Aufgabe gewachsen. Die Einführung von automatisierten Workforce-Management-Systemen erleichtert den Abteilungen die Zusammenarbeit bei verschiedenen Initiativen.

Wer profitiert von intelligentem automatisiertem Workforce-Management?

Behörden arbeiten daran, Qualifikationslücken zu schließen, wenn ältere Arbeitnehmer in den Ruhestand gehen. Die Bürger erwarten schnellere Reaktionszeiten, ein höheres technisches Niveau und mehr Komfort. IA reduziert Herausforderungen bei der Arbeit und hilft, die steigenden Erwartungen im gesamten Ökosystem zu erfüllen.

Personalwesen

HR-Teams können RPA nutzen, um Lücken zwischen den Teams zu schließen, so dass die Personalabteilung mehr Zeit für die Bearbeitung von Sonderfällen hat. Systematische Onboarding-, Urlaubsantrags- und Leistungsbeurteilungsprozesse werden effizienter und zuverlässiger, wenn sie durch Automatisierung beschleunigt werden.

Bürgerkommunikation

Im öffentlichen Sektor hat ein großer Teil der Arbeit mit Menschen und ihren Anfragen zu tun. Automation Co-Pilot bietet Sachbearbeitern und Contact Center-Agenten die Möglichkeit, Probleme mit Notizen und Kontext schnell an ihre Manager zu eskalieren und so die First Call Resolution-Rate und die Kundenzufriedenheit zu verbessern.

IT-Abteilung

Die IT-Abteilung ist mit der Verwaltung von Passwortrücksetzungen, der Erstellung von Nutzern und der Lösung von Anfragen für Hunderte von Mitarbeitern stark belastet. Deshalb sind Systeme zur automatischen Bearbeitung von Tickets von unschätzbarem Wert, denn sie leiten Anfragen an die entsprechenden Beteiligten weiter, überwachen den Status und benachrichtigen, wenn die Ticketbearbeitungszeiten kritisch werden.

Notfalldienste

In Notfällen müssen die Mitarbeiter des öffentlichen Sektors das Gebiet mit ausreichend Vorräten, Hilfskräften und Informationen erreichen. Attended Automation hat den zusätzlichen Vorteil, dass die Interaktion zwischen Mensch und Bot für eine durchgängige Sichtbarkeit sorgt und so das Chaos in den Griff bekommt.

Neustrukturierung des öffentlichen Sektors: Seattle verbessert die Qualität der städtischen Dienstleistungen durch Skalierung von RPA

„Da lokale Behörden aufgrund der globalen Covid-19-Pandemie weiterhin mit Ressourcenknappheit zu kämpfen haben, findet die Stadt Seattle innovative Wege, ihre öffentlichen Dienste durch Automatisierung zu verbessern. Die IT-Abteilung der Stadt Seattle hat durch Bot-Automatisierungsdienste unmittelbare Ergebnisse erzielt – angefangen bei der täglichen Arbeit bis hin zu effizienteren Diensten der öffentlichen Hand für die Einwohner der Stadt.“

– Dan Lewis, Digital Transformation Strategist, IT-Abteilung der Stadt Seattle

6.200

Anfragen im Rückstand bei Versorgungsanwendungen beseitigt

600

Stunden Reduzierung der manuellen Dateneingabe

Über 1.500

eingesparte FTE-Stunden

35%

weniger Benachrichtigungen zu Passwortsperrungen

Fallstudie lesen

Wie können IA und Workforce-Management die Leistung der kommunalen Beschäftigten im öffentlichen Sektor unterstützen?

Die Einführung eines automatisierten Ansatzes für das Personalmanagement verringert die Frustration in einem Sektor, der für die Überlastung von Mitarbeitern bekannt ist. Anstatt die Abwanderung zu verwalten, lernen die Kommunalverwaltungen, wie RPA dabei helfen kann, zufriedenere Mitarbeiter zu haben, traditionell dysfunktionale Prozesse zu rationalisieren und schlankere Verfahren zu erreichen.

Strategisches Arbeiten

Löschen veralteter Tickets von IT-Helpdesks und Kundendienstzentren
Weiterleiten ausstehender Angelegenheiten an die zuständigen Stellen
Übertragung ermüdender Routineaufgaben an Software-Bots
Reduzieren von Fehlern und Nacharbeit für eine konsistentere Produktion
Skalierung von RPA, um Qualifikationslücken bedarfsgerecht zu schließen
Ermitteln von Prozessen, die automatisiert werden können, um die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter zu verringern

Effektives Managen

Beseitigen der Notwendigkeit einer Schattenbelegschaft, durch den Einsatz von Digital Workers
Nachverfolgung der Mitarbeiterfortschritte, um Leistungsprobleme zu erkennen, bevor sie eskaliert werden müssen
Einführung von Schulungsplänen, um die Fähigkeiten der Mitarbeiter aufrechtzuerhalten
Nachverfolgung von Projektstatus über Abteilungen, Sektoren und Standorte hinweg
Optimieren von Arbeitsabläufen mit präzisen Daten, vor Ort und im Außendienst
Erhalten von Benachrichtigungen, wenn Ausnahmen zur Überprüfung durch einen Mitarbeiter markiert werden

Unkomplizierte Zusammenarbeit

Weiterleitung von Dokumenten an wichtige Beteiligte mit automatischer Weiterleitung auf der Grundlage logischer Regeln
Verkürzung der Wartezeiten zwischen den Antworten der Beteiligten durch programmierte Benachrichtigungen
Schnelles Abrufen erforderlicher Daten über einen einzigen Anmeldebildschirm und einfache Formulare
Managen von Prozessen und Dokumentation in bestehenden und hybriden Systemen
Erstellen und Überwachen von abteilungsübergreifenden Service Level Agreements, um auf Kurs zu bleiben

Verringerung von Sicherheitsrisiken

Beschränkung des direkten Zugangs Dritter zu vertraulichen Systemen
Einrichten erweiterter Protokollierung, Überwachung und Berichterstattung für eine granulare Prüfung
Schnelles Überprüfen von Audit-Trails, um zu sehen, was Bots zuvor ausführten und jetzt ausführen
Festlegen rollenbasierter Regeln für Dokumentation und Informationsebenen
Erstellung, Umsetzung und Management von Informationssicherheitsplänen zur Erfüllung der FISMA-Anforderungen
Nutzung der erforderlichen Verschlüsselungsstufen auf der Transportebene, um die Datenschutzstandards einzuhalten

Worauf ist bei einem automatisierten Workforce-Management-System zu achten?

Das Hinzufügen einer intelligenten Automatisierungsebene zum Personalmanagement stellt hohe Anforderungen an die Kommunalverwaltungen und den öffentlichen Sektor. In erster Linie muss die Automatisierungslösung über eine skalierbare Sicherheit verfügen. Die ISO 27001-Zertifizierung ist ein Muss, ebenso wie die Möglichkeit des Single Sign-on (SSO) und mehr.

Ein weiterer Punkt, den es zu prüfen gilt, ist, ob es sich um eine hybride, ortsgebundene oder Cloud-native Lösung handelt. Viele Legacy-Systeme und technologische Ökosysteme – Cloud-native Automatisierung bietet die flexibelste Lösung.

Zuletzt sollte die von Ihnen gewählte IA-Lösung skalierbar sein. Der Bedarf an öffentlichen Dienstleistungen und Versorgungseinrichtungen steigt oder sinkt mit der Nachfrage der Bürger und aktuellen Ereignissen; Ihre Behörde kann es sich nicht leisten, unvorbereitet zu sein. Ebenso muss Ihre Automatisierungsplattform bei Bedarf mitwachsen können, um Notfallsituationen abzudecken.

Wie beginnt man mit automatisiertem Workforce-Management?

Intelligente Automatisierung und Workforce-Management können eine wirklich hilfreiche Mischung für die Mitarbeiter von Behörden und die Integrität Ihrer Organisation sein.

Die ersten Schritte sind einfach. Melden Sie sich für eine Demo mit einem unserer Automatisierungsexperten an und entwickeln Sie gemeinsam mit ihm einen Proof of Concept.

Außerdem können Sie mit der Automation Anywhere University eine RPA-Zertifizierung erwerben, für eine komplett praxisnahe Erfahrung. Sie müssen keine Programmierkenntnisse haben, und die Lernpfade können je nach Rolle und Qualifikationsniveau absolviert werden.

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