自動化勞動力管理
什麼是勞動力管理的智慧自動化,以及市政員工為何需要此系統?
勞動力管理代表公共部門與市政員工成果的轉型變革之重大進展。智慧自動化 (IA) 將重複、單調的活動數位化以獲取更好的結果、更有效率的流程,並提高員工士氣,讓組織能昂步邁向下一個階段。
市政員工在執行例行工作時,會遇到許多需要面對客戶的時刻,以及解決問題的情況。就像任何企業一樣,他們也會在工作上遇到瓶頸。充分的監督和策略意圖是此生態系統的重要環節,如此可減少對沮喪的「影子」員工之需求。
RPA 或機器人流程自動化專為勞動力管理作業而設計。透過 RPA 和人工智慧 (AI),公共部門可以簡化受傳統制約的業務流程,以更妥善地管理勞動力配置,減少對影子員工的需求。簡言之,RPA 可將「機器人」能做的工作從人員工作中拆分出來。
自動化勞動力管理的好處為何?
勞動力管理系統是從應用於人力資源流程的 RPA 與 AI 中產生的。名為智慧自動化或 IA,RPA + AI 可利用人員相關工作流程,幫助團隊的主管和成員都更容易遵循、檢查及最佳化所有不同的流程。
如此一來,人員就能以更充實的方式來提高生產力,而政府組織人事也可以變得更精簡。

導入 IA 以建立自動化勞動力管理系統,讓您輕鬆查看員工在做什麼,以及哪些工作未涵蓋在內。此外,流程智慧能協助您找出可自動化的流程,減少瓶頸的發生,並且可避免造成政府機構人員工作量超載。

Automation Anywhere 的機器人介面或 AARI 可讓新員工以直覺化方式檢視其入職流程。透過單一畫面登入,團隊成員可以清楚看到自己在流程中的位置,以及接下來該前往哪裡。AARI 還可讓員工透過 Web 介面向關鍵利益關係人提出問題。

智慧自動化可讓您清楚掌握工作流程和整體效能。當地政府單位可以使用數位勞工與效能儀表板,在流程中建構一層透明且當責的文化。如此可有效改善官方總部常見的缺乏信任感問題。

您無法減少繁文縟節所需的文件量,但可減少紙張的使用量。IQ Bot 是一種智慧文件處理,此強大的技術組合可減少無窮盡的人工書面作業流程。因此,市政員工便能有更多時間專注在服務客戶的工作上。

對於當地政府而言,維持強大供應鏈是生存的關鍵。當供應短缺時,服務可能會出現大範圍停頓現象。智慧自動化可協助公共部門即時掌握供應鏈中,從應付帳款/應收帳款到採購等的所有可變動環節。

部門間的協同合作是衡量瓶頸的標準,但智慧自動化可勝任這項任務。導入自動化的勞動力管理系統,可讓各部門更容易共同執行各項計畫。
將關鍵流程自動化以改善勞動力管理
利用勞動力管理、RPA 及智慧自動化技術,在整個組織內充分發揮生產力與效率。
誰能從智慧自動化勞動力管理中獲益?
隨著資深員工退休,政府機構須努力填補技能缺口。市民期望能得到更快速的回應、更高階技術服務,以及更大的便利性。IA 有助於減少勞工問題,並可滿足整個生態系統不斷攀升的期望。

人力資源團隊可以利用 RPA 來彌補團隊間的任何落差,讓人力資源團隊能更有效地處理例外狀況。將自動化作業加速時,系統化入職、請假申請和績效考核流程會變得更有效率,且更加可靠。

公共部門的許多工作,都與人民及其查詢的問題有關。AARI 讓社會工作者和客服中心專員能夠迅速向其主管呈報問題,並提供附註和背景資訊,提高一通電話即解決 (First Call Resolution) 的效率和客戶體驗。

IT 肩負管理密碼重設、建立使用者及解決數百名員工票證問題等重擔。因此,票證處理自動化系統越顯重要,它能將票證轉送給相關利益關係人、監控狀態,並在票證時間接近關鍵時刻時提供通知。

當發生緊急情況時,公共部門人員需要帶著足夠的物資、支援人員和資訊才能到達該區域。半自動化能為人員和機器人的互動帶來更多好處,讓您掌握點對點的能見度,同時從混亂中理出頭緒。
重塑政府機關:西雅圖市透過擴展 RPA 提高城市服務品質

「由於 Covid-19 全球大流行,當地政府持續面臨資源限制,因此西雅圖市正在尋找創新方法,透過自動化來改善政府服務。西雅圖 IT 從其機器人自動化服務中見證了立竿見影的效果:從日常工作到為西雅圖市居民提供更有效率的政府服務。」
- Seattle IT 數位轉型策略專家 Dan Lewis
6,200
消除的公用程式應用程式待處理項目數
600
減少的手動資料輸入小時數
1,500+
節省的全時約當數
35%
減少的密碼鎖定通知
IA 和勞動力管理如何協助市政員工做好公共部門工作?
導入自動化的勞動力管理方法,可減少易使員工過勞的行業挫敗感。當地政府不再管理人員流失,而是學習如何使用 RPA 來管理更快樂的員工、簡化功能不健全的傳統流程,並採用更精簡的做法。

策略性工作
- 從 IT 服務台和客戶服務中心清除過期的票證。
- 將具有待處理項目的問題轉送給相關的利益關係人。
- 向軟體機器人推送冗餘的重複性工作。
- 減少錯誤並重新作業,以獲得更一致的輸出。
- 視需要調整 RPA 以填補技能缺口。
- 找出可自動化的流程,以減少員工的工作量。

有效管理
- 導入數位勞工,免除對影子勞動力的需求。
- 追蹤員工進度,在向上呈報之前找出績效問題。
- 安排訓練課程以確保員工技能與時俱進。
- 追蹤各部門、單位和地點的專案狀態。
- 利用現場和實地的準確資料來簡化工作流程。
- 在例外狀況標示為可供人工審查時接收通知。

輕鬆協同合作
- 根據邏輯規則自動轉送文件至主要利益關係人。
- 透過程式化設定的通知,縮短利益關係人回應之間的等待時間。
- 透過單一登入畫面和簡單的表單,快速擷取必要的資料。
- 管理舊版和混合式系統上的流程和文件。
- 建立並監控部門間的服務層級協議以持續追蹤。

降低安全性風險
- 限制第三方直接存取機密系統。
- 設定進階記錄、監控和報告功能,以進行精細的稽核。
- 快速檢閱稽核追蹤,瞭解機器人完成了什麼、正在做什麼。
- 為文件和資訊層設定角色型規則。
- 建立、執行及管理資訊安全計畫,以符合 FISMA 要求。
- 利用必要的傳輸層加密層級,遵循資料隱私標準。