明細書照合の自動化｜オートメーション・エニウェア

経理部は、総勘定元帳を使って企業の財務状況を把握します。直近の取引と過去の取引を比較し、矛盾点を調査し、貸借対照表に必要な数字を反映させます。しかし、手作業での照合は時間がかかるため、RPA で自動化することでこの部分をスピードアップできます。

ロボティック・プロセス・オートメーション (RPA) を導入すると、勘定照合を効率化・自動化し、ヒューマンエラーや時間のかかる手作業によるチェックを減らすことができます。さらに、AI や機械学習が加わると、Bot はプロセスを「学習」し、素早く正確にタスクを完了させることができます。

財務部門は、Attended RPA と Unattended RPA を組み合わせることで、生産性を高めることができます。財務部門にとって最も重要なことは、RPA ソリューションが、今日の厳格なセキュリティ基準に準拠するために必要となるさまざまなレベルのデータ保護を可能にすることです。

明細書照合の RPA のメリットとは?

企業は、RPA テクノロジーを導入することで、従業員を定型業務から解放し、より価値の高い業務に集中させることができます。自動化ソリューションは、財務諸表の完全性を高め、照合作業を迅速化し、手作業に伴うリスクを抑えることができます。完全に統合されたシステムにより、エンドツーエンドの可視性とコントロールが得られるため、クリティカルシンキングや問題解決の労力を最もビジネスインパクトのある分野に注げるようになります。

複数のデータソース

RPA は、Excel スプレッドシート、買掛金・売掛金勘定システム、発注書、銀行取引明細書、その他のデータ形式からリアルタイムでデータを取得して照合作業を行い、不一致があればフラグを立てて調査を促します。また、総勘定元帳や貸借対照表は、リアルタイムで自動更新されます。

勘定照合

RPA は、売掛金や買掛金、銀行取引明細書などの勘定照合を行い、総勘定元帳や補助元帳のデータにアクセスし、修正案を提案します。このため、記録を高い精度で一致させ、高コストにつながるミスを減らすことができます。

試算表

RPA ソフトウェア Bot は、試算表を自動計算するほか、今期の取引データを抽出して試算表を作成し、総勘定元帳に記帳し、不一致があれば修正記入を行うことで、総勘定元帳に修正を反映します。

精度の向上

RPA は、大量のトランザクションや、通常はかなりの時間を要するデータ入力などの反復作業を処理します。さらに、インテリジェントオートメーションを活用することで、ヒューマンエラーが減少し、効率性と精度が向上します。また、決算処理を迅速化し、手作業で処理する際に人が介入すべき不一致にフラグを立てます。

コスト削減

RPA ソフトウェアを使用して、大量データの入力、取引の照合・検証、請求処理、照合などのビジネスプロセスを自動化することで、コストを削減できます。たとえば、RPA は複数のアカウントの財務情報を同時に検証できるため、ワークフローが効率化され、毎月の決算までの時間が短縮されます。

コンプライアンスの向上

RPA の Bot は、手作業によるコントロールを自動化し、監査証跡を確立するため、いつどのような処理が行われたかを正確に把握できます。また、複数の法域の会計基準に合わせたプログラムや、リアルタイムでの情報更新が可能です。このため、手作業で書類を集めた場合と比べ、監査の準備を容易に進めることができます。

明細書照合の RPA は誰にメリットをもたらすのか?

RPA ソリューションは、ビジネスプロセスやワークフローを効率化することで、財務部門だけでなく、他の事業領域にもメリットをもたらします。ここでは、RPA ソフトウェアがどのように組織に貢献できるかを紹介します。

買掛金勘定

買掛金チームは、取引や支払いを請求書と照合する作業に膨大な時間を費やす必要がなくなり、RPA システムが調査を促す不一致の解決に専念できます。より価値の高い仕事は、仕事に対する満足度を高めます。

売掛金

RPA は、顧客のオンボーディング、請求書の作成と送付、顧客の信用モニタリング、申し立てのモニタリング、フォローアップ、チャージバック、支払いと請求書の自動照合、顧客アカウントの更新、明細書の作成などを自動化します。

顧客関係

正確な請求書、迅速な支払い、不一致のすばやい解決は、より有利な与信条件につながり、ベンダーやサプライヤーとの関係が改善されるだけでなく、企業の評価やキャッシュフローも向上します。 Santander 社は、RPA の導入により、3 万時間分の労働を削減しました。

監査およびコンプライアンス

インテリジェントオートメーションは、複数の法域における監査要件やコンプライアンス要件に同時に対応するほか、会社間取引と総勘定元帳を照合し、アクションの監査証跡を提供します。これにより、ガバナンスが強化され、総勘定元帳とアカウントデータを検証できます。

顧客事例

インテリジェントオートメーション導入のパートナーを選ぶときは、コストだけを基準に考えるのではなく、必要なタイミングで支援してくれるパートナーであるかを見極める必要があります。オートメーション・エニウェアは導入の各段階で当社と連携し、成功の手助けをしてくれました。

Juniper Networks 社、
リーン・デジタル・トランスフォーメーション・リーダー、Prateek Kapoor 氏

顧客事例を読む

100%

プロセスサイクル時間を短縮

33%

手作業を削減

24/7

年中無休、無制限の請求処理に対応

明細書照合の RPA が財務部門にもたらすメリット

財務部門が、手作業によるデータ入力や発注書の照合に何時間もかけなくなったとしましょう。その場合、支払いと出荷明細の照合や、Excel スプレッドシートと総勘定元帳の手作業での更新など、何に注力すべきでしょうか。インテリジェントオートメーションによって、時間がかかり、ヒューマンエラーが発生しやすい手作業の定型業務を処理できるため、組織はより効率的かつ効果的な運営が可能になります。

記録からレポートまで

総勘定元帳のデータにアクセスし、情報を検証し、不一致にフラグを立てることで、勘定照合を実行
会社間取引勘定と総勘定元帳を同時に処理し、財務状況を正確に把握
今期の取引データを抽出し、期末残高を検証する試算表を自動作成
コストセンターレベルのレポートのために項目別予算を作成
予備的な照合を行い、調整や調査が必要な不一致にフラグを設定
レポートの自動生成、またはオンデマンドでのレポート生成

ガバナンス

法令への準拠を確実にし、手作業の管理を自動化し、財務処理のガバナンスを厳格化
複数のソースからのデータを統合し、税務会計、納税、売上税・使用税の計算をサポート
複数の法域における監査基準と会計基準への同時対応を自動化
仕訳、コストセンターの更新、規制・財務報告書の作成に関する監査証跡を作成
財務諸表への入力、例外報告書の作成、詳細な監査証跡の注釈付け
書類の確認と認証を自動化し、不一致や不正の可能性にリアルタイムでフラグを設定

明細書の照合

Digital Oracle Accounts Payable Clerk Bot により、請求書/支払い処理と記録管理を自動化
レガシーシステム、E メール、PDF、印刷された請求書、電子ファイルの明細を、インテリジェントオートメーションが照合
不足または重複する負担額通知書、請求書、調査が必要な不一致にフラグを自動設定
請求書発行、支払い、顧客アカウント、総勘定元帳の更新をリアルタイムで自動化
取引内容を照合し、調査が必要な不一致を早期に発見し、キャッシュフローと精度を向上
アカウントに直接アクセスしてリアルタイムに更新することにより、信頼を築き、問い合わせ件数を削減

事業継続性

24 時間 365 日、ほぼ例外なく迅速かつ効率的に記録を照合
人手不足や自然災害、事業中断の際にも運用可能
手作業とデータの有効性確認を自動化することで、財務業務の効率を向上
レガシーシステムや複数企業の総勘定元帳を含む、あらゆるプラットフォームに RPA を導入可能
明細書と照合表をデジタル化することで、必要なストレージ容量が減り、プラットフォーム間でのアクセスが可能
RPA が財務データを必要に応じてリアルタイムで提供するため、外部向けの報告書作成や業務上の意思決定がスムーズ

明細書照合の RPA プラットフォームに求めるべき要件

財務部門のワークフローに RPA を導入することを検討しているなら、プロバイダー選定の際に留意すべき点がいくつかあります。適切な判断のためには、適切な質問をすることが重要です。

その RPA ソリューションは、習得や導入が簡単にできますか。組織に合わせて拡張できますか。わかりやすく、ニーズに合わせてカスタマイズできますか。

導入するソリューションは、現在のプラットフォームと互換性があり、レガシーシステムと統合できなければなりません。シングルサインオン (SSO) は、さまざまなアカウントにログインする時間を短縮してくれる大きなプラス要素です。

また、プラットフォームがガバナンスやコンプライアンスのプロトコルにどう対処しているかも知っておく必要があります。セキュリティとコンプライアンスがすぐに使える機能としてソリューションに組み込まれ、ユーザーロールに応じたデータ共有が可能で、すべてが正常に機能していることを監査証跡で確認できることも重要です。