Rapprochement automatisé des relevés

Les équipes comptables utilisent le grand livre pour suivre les performances financières de l’entreprise. Elles comparent les transactions les plus récentes aux précédentes, recherchent les divergences et présentent tous les chiffres pour le bilan. Mais le rapprochement manuel prend beaucoup de temps. La RPA peut donc accélérer cette tâche en la réalisant automatiquement.

Avec l’automatisation des processus par la robotique (RPA), le rapprochement des comptes peut être rationalisé et automatisé, ce qui réduit les erreurs humaines et les vérifications manuelles fastidieuses. En outre, si l’on ajoute l’IA et l’apprentissage machine, les robots peuvent « apprendre » le processus et accomplir les tâches rapidement et avec précision.

Les équipes de finance peuvent être plus productives avec une combinaison de RPA assistée et non assistée. Plus important encore pour les organismes de finance, les solutions RPA permettent différents niveaux de protection des données afin de se conformer aux normes rigoureuses actuelles en matière de sécurité.

Quels sont les avantages de la RPA appliquée au rapprochement des relevés ?

En utilisant la technologie RPA, votre entreprise peut libérer ses employés des tâches banales, ce qui leur permet de se consacrer à des activités à plus forte valeur ajoutée. Une solution automatisée peut améliorer l’intégrité des relevés financiers tout en accélérant les rapprochements et en limitant les risques inhérents au traitement manuel. Un système entièrement intégré peut fournir une visibilité et un contrôle de bout en bout, ce qui vous permet de réaffecter les efforts de réflexion critique et de résolution des problèmes aux domaines ayant le plus grand impact sur l’entreprise.

Sources de données multiples

La RPA peut extraire des données de feuilles de calcul Excel, de systèmes de comptes débiteurs et de comptes fournisseurs, de bons de commande, de relevés bancaires et d’autres formats de données en temps réel, en effectuant des rapprochements et en signalant les divergences pour examen. En outre, le grand livre et les bilans sont automatiquement mis à jour en temps réel.

Rapprochement de comptes

La RPA peut effectuer des rapprochements de comptes, y compris des relevés des comptes débiteurs et des comptes fournisseurs, accéder aux données du grand livre et des livres auxiliaires, et proposer des modifications d’ajustement. Par conséquent, les enregistrements sont appariés avec une grande précision, ce qui réduit les erreurs coûteuses.

Soldes de vérification

Les robots logiciels RPA peuvent automatiser le calcul des soldes de vérification et enregistrer les ajustements dans le grand livre en extrayant les données de transaction pour la période en cours, en effectuant une balance de vérification, en la notant dans le grand livre et en préparant une modification d’ajustement en cas d’écart.

Amélioration de la précision

La RPA peut prendre en charge des transactions à fort volume et des tâches répétitives comme la saisie de données, qui prennent généralement beaucoup de temps. En outre, une automatisation intelligente permet de réduire les erreurs humaines, pour plus d’efficacité et de précision, un processus de clôture plus rapide, et signale les divergences pour une intervention humaine lors du traitement des tâches manuelles.

Réduction des coûts

L’automatisation des processus métier tels que la saisie de gros volumes de données, le rapprochement des transactions et la validation, le traitement des factures et le rapprochement à l’aide d’un logiciel RPA peut réduire les coûts. Par exemple, la RPA peut valider simultanément les informations financières de plusieurs comptes, ce qui rationalise le flux de travail et réduit le délai de clôture financière chaque mois.

Amélioration de la conformité

Les robots RPA peuvent automatiser les contrôles manuels et établir des pistes d’audit pour identifier les processus exacts et le moment de leur exécution. En outre, ils peuvent être programmés selon des normes comptables multijuridictionnelles et mettre à jour les informations en temps réel. La préparation des audits est ainsi facilitée, contrairement à la collecte manuelle de documents.

À qui profite la RPA appliquée au rapprochement de relevés ?

Une solution RPA ne profite pas seulement au service de finance en rationalisant les processus et les flux de travail métier, mais elle peut également profiter à plusieurs autres secteurs de votre entreprise. Voyons donc comment les logiciels RPA peuvent aider votre entreprise.

Comptes créditeurs

Au lieu de passer beaucoup de temps à faire correspondre les transactions et les paiements aux factures, l’équipe chargée des comptes fournisseurs peut se concentrer sur la résolution des divergences que le système RPA signale pour examen. Un travail de valeur supérieure entraîne une plus grande satisfaction professionnelle.

Comptes débiteurs

La RPA peut automatiser l’intégration des clients, la génération et la distribution des factures, la surveillance du crédit des clients, la surveillance des litiges, les suivis, les rétrofacturations, la correspondance automatique des paiements avec les factures, la mise à jour des comptes clients et la génération de relevés.

Relations avec la clientèle

Des factures exactes, un paiement rapide et la résolution rapide des écarts peuvent se traduire par des conditions de crédit plus favorables, de meilleures relations avec les vendeurs et les fournisseurs, une bonne réputation de l’entreprise et une trésorerie positive. En outre, Santander a économisé 30 000 heures de travail en mettant en œuvre la RPA.

Audit et conformité

L’automatisation intelligente peut simultanément se conformer aux exigences d’audit et de conformité multijuridictionnelles, rapprocher les comptes interentreprises et le grand livre, et fournir une piste d’audit des actions. Cela renforce la gouvernance et valide les données du grand livre et des comptes.

Réussite client

Au moment de choisir un partenaire pour votre transition vers l’automatisation intelligente, ne prenez pas uniquement en compte l’aspect rentabilité, mais optez pour un partenaire qui vous apportera une assistance lorsque vous en aurez le plus besoin. Automation Anywhere nous a accompagnés tout au long de notre parcours, contribuant ainsi à notre réussite.

Prateek Kapoor, Responsable de la transformation numérique,
Lean Juniper Networks

Lire le témoignage client

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capacité illimitée de facturation

Comment la RPA peut-elle aider le service des finances pour les rapprochements des relevés ?

Supposons que votre service de finance ne passe plus des heures à saisir manuellement des données et à rapprocher des bons de commande. Mais, dans ce cas, sur quoi se concentreraient-ils : les paiements et les manifestes d’expédition à recouper et à mettre à jour manuellement, les feuilles de calcul Excel, les entrées du grand livre ? L’automatisation intelligente peut prendre en charge les tâches manuelles banales qui prennent beaucoup de temps et sont sujettes à l’erreur humaine, permettant ainsi à votre entreprise de fonctionner de manière plus efficace et efficiente.

Enregistrement et rapport

Rapprochez les comptes en accédant aux données du grand livre, en validant les informations, en signalant les divergences
Travaillez simultanément sur les comptes interentreprises et le grand livre pour obtenir une vision précise des finances
Automatisez le solde de vérification pour extraire les données des transactions de la période en cours et valider le solde de fin de période
Établissez des budgets par ligne d’élément pour les rapports au niveau des centres de coûts
Effectuez des rapprochements préliminaires et signalez les divergences pour ajustement ou examen
Générez des rapports automatiquement ou à la demande

Gouvernance

Assurez la conformité réglementaire, automatisez les contrôles manuels et renforcez la gouvernance des processus de finance
Amalgamez les données provenant de sources multiples pour soutenir la comptabilité fiscale, les déclarations et le calcul des taxes de vente et d’utilisation
Automatisez simultanément des normes d’audit et de compte multijuridictionnelles
Créez une piste d’audit des écritures de journal, des mises à jour des centres de coûts, de la préparation des rapports réglementaires et de finance
Remplissez les relevés de finance, préparez des rapports d’exception, annotez avec des pistes d’audit détaillées
Automatisez la vérification des documents et leur authentification, signalez les divergences et les fraudes potentielles en temps réel

Rapprochement des relevés

Automatisez le traitement des factures/paiements et la gestion des dossiers avec le robot Digital Oracle Accounts Payable Clerk
L’automatisation intelligente permet de rapprocher les relevés provenant de systèmes existants, d’e-mails, de PDF, de factures imprimées ou de fichiers électroniques
Signalez automatiquement les notes de crédit, les factures et les anomalies manquantes ou dupliquées pour examen
Automatisez la facturation et les paiements, les comptes clients et les mises à jour du grand livre en temps réel
La concordance des transactions permet de détecter plus rapidement les écarts pour enquête, ce qui améliore la trésorerie et la précision
Accédez directement aux mises à jour en temps réel des comptes, ce qui renforce la confiance et réduit les demandes de renseignements

Continuité de l’activité

Rapprochement rapide et efficace des dossiers avec moins d’exceptions, 24 h/24, 7 j/7, 365 j/an
Fonctionnez même en cas de pénurie de personnel, de catastrophe naturelle ou de perturbation des activités
Automatisez les processus manuels et les contrôles de validation des données pour améliorer l’efficacité des opérations de finance
La RPA fonctionne sur toutes les plateformes, y compris les anciens systèmes et les comptes généraux de plusieurs sociétés
La numérisation des relevés et des rapprochements réduit les besoins de stockage et permet l’accès à toutes les plateformes
La RPA fournit des données financières à la demande en temps réel, appuyant ainsi les rapports externes et la prise de décision commerciale

Que faut-il examiner dans une plateforme RPA pour le rapprochement des relevés ?

Si vous envisagez d’intégrer la RPA dans les flux de travail de votre service de finance, il y a quelques éléments à garder à l’esprit lors de l’évaluation d’un fournisseur. Poser les bonnes questions est un excellent point de départ.

La solution RPA apprend-elle facilement et est-elle facile à mettre en œuvre ? Est-elle adaptable à votre organisation ? Est-elle facile à comprendre et personnalisable en fonction de vos besoins ?

Votre solution doit être compatible avec votre plateforme et s’intégrer aux systèmes existants. Les options d’authentification unique (SSO) sont un atout considérable, car elles réduisent le temps passé à se connecter à divers comptes.

Vous devez également savoir comment la plateforme traite les protocoles de gouvernance et de conformité. La sécurité et la conformité doivent être intégrées à la solution avec des fonctionnalités prêtes à l’emploi, la possibilité de partager des données en fonction des rôles des utilisateurs et une piste d’audit pour s’assurer que tout fonctionne comme il se doit.

Comment débuter ?

Vous pouvez demander une démonstration guidée gratuite et demander de l’aide pour une démonstration de faisabilité (POC) adaptée à votre entreprise. Conçu pour être intuitif et simple, il permet à tous vos employés de commencer à créer des robots logiciels apportant une valeur ajoutée à votre organisation.

Nous offrons une plateforme de formation complète appelée Automation Anywhere University pour aider votre personnel à développer ses compétences à créer des systèmes automatisés répondant aux besoins de votre organisation.

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