Conciliación automática de estados de cuenta

Los equipos contables usan el libro mayor para hacer un seguimiento del seguimiento financiero de una empresa. Comparan las transacciones más recientes con las anteriores, investigan las discrepancias y reúnen todas las cifras para el balance. Pero la conciliación manual lleva mucho tiempo, por lo que la RPA permite acelerar esta parte mediante la automatización.

Con la automatización robótica de procesos (RPA), se puede optimizar y automatizar la conciliación de cuentas, lo que reduce los errores humanos y las verificaciones manuales que consumen mucho tiempo. Además, cuando agrega inteligencia artificial y aprendizaje automático, los bots pueden “aprender” el proceso y completar las tareas de forma rápida y precisa.

Los equipos de finanzas pueden ser más productivos con una combinación de RPA supervisada y no supervisada. Más importante aún para las organizaciones financieras, las soluciones de RPA permiten diversos niveles de protección de datos para cumplir con los rigurosos estándares de seguridad actuales.

¿Cuáles son los beneficios de la RPA para la conciliación de estados de cuenta?

Gracias a la tecnología de RPA, su empresa puede liberar a sus empleados de las tareas mundanas para que puedan trabajar en actividades de mayor valor. Una solución automatizada puede mejorar la integridad de los estados financieros mientras se aceleran las conciliaciones y se limitan los riesgos inherentes al procesamiento manual. Un sistema completamente integrado puede proporcionar visibilidad y control integrales, lo que permite reubicar el pensamiento crítico y los esfuerzos de resolución de problemas en las áreas con el mayor impacto comercial.

Múltiples fuentes de datos

La RPA puede extraer datos de hojas de cálculo de Excel, sistemas de cuentas por pagar y cuentas por cobrar, órdenes de compra, estados de cuenta bancarios y otros formatos de datos en tiempo real a fin de completar conciliaciones que marcan discrepancias para la investigación. Además, el libro mayor general y las hojas de balance se actualizan automáticamente en tiempo real.

Conciliación de cuentas

La RPA puede realizar conciliaciones de cuentas, incluidos los estados de cuentas por cobrar y por pagar, los estados bancarios, acceder a los datos del libro mayor y de los libros auxiliares, y proponer ajustes de entradas. Como resultado, los registros se emparejan con alta precisión, lo que reduce los costosos errores.

Balances de comprobación

Los bots de software de RPA pueden automatizar los cálculos del balance de prueba y contabilizar cualquier ajuste en el libro mayor gracias a la extracción de los datos de las transacciones del período actual, la realización de un balance de comprobación, la anotación en el libro mayor y la preparación de una entrada de ajuste en caso de discrepancia.

Mejorar la precisión

La RPA puede manejar transacciones de alto volumen y tareas repetitivas, como la entrada de datos, que normalmente requieren una cantidad significativa de tiempo. Además, la automatización inteligente genera menos errores humanos, tiene mayor eficiencia y precisión, brinda un proceso de cierre más ágil y señala las discrepancias para la intervención humana durante el procesamiento de tareas manuales.

Reducción de costos

La automatización de los procesos empresariales, como el ingreso de grandes volúmenes de datos, el cotejo de transacciones y la validación, el procesamiento de facturas y la conciliación, mediante el uso de software de RPA, puede reducir los costos. Por ejemplo, la RPA puede validar simultáneamente la información financiera en varias cuentas, optimizar el flujo de trabajo y disminuir el tiempo de cierre financiero cada mes.

Cumplimiento mejorado

Los bots de RPA pueden automatizar los controles manuales y establecer registros históricos de auditoría para identificar los procesos exactos y cuándo se ejecutan. Además, se puede programar en estándares contables multijurisdiccionales y actualizar la información en tiempo real. Esto facilita la preparación para las auditorías, en lugar de recopilar la documentación manualmente.

¿Quién se beneficia de la RPA para la conciliación de estados de cuenta?

Una solución de RPA no solo beneficia al departamento de finanzas gracias a la optimización de los procesos y flujos de trabajo comerciales, sino que también puede beneficiar a varias otras áreas de su empresa. Veamos cómo el software de RPA puede ayudar a su organización.

Cuentas por pagar

En lugar de dedicar una gran cantidad de tiempo a cotejar las transacciones y los pagos con las facturas, el equipo de cuentas por pagar puede centrarse en resolver las discrepancias que el sistema de RPA marca para su investigación. Un trabajo de mayor valor lleva a una mayor satisfacción laboral.

Cuentas por cobrar

La RPA puede automatizar la incorporación de los clientes, la generación y distribución de facturas, la supervisión del crédito de los clientes, la supervisión de las disputas, el seguimiento, las devoluciones de cargos, la correspondencia automática de los pagos con las facturas, la actualización de las cuentas de los clientes y la generación de estados de cuenta.

Relaciones con los clientes

La precisión de las facturas, el pago puntual y la rápida resolución de las discrepancias pueden dar lugar a condiciones de crédito más favorables, mejores relaciones con los proveedores, una buena reputación corporativa y un flujo de efectivo positivo. Además, Santander ahorró 30 000 horas de trabajo mediante la implementación de la RPA.

Auditoría y cumplimiento

La automatización inteligente puede cumplir simultáneamente con los requisitos de auditoría y cumplimiento multijurisdiccionales, conciliar cuentas entre empresas y registros generales, y proporcionar un registro de auditoría de acciones. Esto fortalece la gobernanza y valida los datos del libro mayor y de las cuentas.

Historia de cliente

“Cuando elija un socio para su proceso hacia la automatización inteligente, no se fije solo en el costo; asegúrese de elegir un socio que le brinde asistencia técnica cuando más lo necesite. Automation Anywhere estuvo con nosotros en cada paso de nuestro recorrido, lo que nos ayudó a alcanzar el éxito”.

Prateek Kapoor, jefe de Transformación Digital Ligera
Juniper Networks

Leer la historia del cliente

100%

en reducción en los tiempos de ciclo de procesos

33%

de disminución del trabajo manual

24/7

capacidad de facturación ilimitada

¿Cómo puede la RPA para la conciliación de estados de cuenta beneficiar a su departamento de finanzas?

Supongamos que su departamento de finanzas ya no dedica horas a la entrada manual de datos y a la conciliación de los pedidos de compra. Pero, en ese caso, los pagos y los manifiestos de envío para cotejar y actualizar manualmente las hojas de cálculo Excel y las entradas del libro mayor, ¿en qué se centrarían? La automatización inteligente puede gestionar tareas manuales repetitivas que consumen mucho tiempo y son susceptibles al error humano, lo que permite que su organización opere de manera más eficiente y efectiva.

Registro e informes

Concilie las cuentas mediante el acceso a los datos del libro mayor, la validación de la información y la detección de discrepancias.
Trabaje simultáneamente en cuentas interempresas y libros mayores generales para obtener un panorama financiero preciso.
Automatice el balance de comprobación para extraer los datos de transacciones del período actual y validar el saldo de finalización del período.
Cree presupuestos de artículos de línea para informes de nivel de centro de costos.
Realice conciliaciones preliminares y detecte discrepancias para su ajuste o investigación.
Genere informes automáticamente o a pedido.

Gobernanza

Garantice el cumplimiento normativo, automatice controles manuales y refuerce la gobernanza de procesos financieros.
Fusione los datos de múltiples fuentes para apoyar la contabilidad fiscal, los registros y el cálculo de los impuestos sobre las ventas y el uso.
Automatice simultáneamente los estándares de auditoría y de contabilidad multijurisdiccionales.
Cree una pista de auditoría de las entradas de diario, las actualizaciones de los centros de costos y la preparación de informes reglamentarios y financieros.
Complete los estados financieros, prepare informes de excepción, con anotaciones en pistas de auditoría detalladas.
Automatice la verificación de documentos y la autenticación, identifique discrepancias y posibles fraudes en tiempo real.

Conciliación de estados de cuenta

Automatice el procesamiento de las facturas y los pagos, y la gestión de los registros con el bot Empleado digital de cuentas por pagar de Oracle.
La automatización inteligente concilia los estados de cuenta a partir de los sistemas heredados, los correos electrónicos, los archivos PDF, las facturas impresas o los archivos electrónicos.
Marque automáticamente las notas de crédito y las facturas faltantes o duplicadas, y las discrepancias para su investigación.
Automatice en tiempo real la facturación y los pagos, las cuentas de clientes y las actualizaciones del libro mayor.
El cotejo de las transacciones permite detectar antes las discrepancias para su investigación, lo que mejora el flujo de efectivo y la precisión.
Acceda directamente a actualizaciones en tiempo real de sus cuentas, lo que genera confianza y reduce las consultas.

Continuidad del negocio

Cotejo rápido y eficaz de los registros con menos excepciones, de manera ininterrumpida y durante todo el año.
Siga operando durante la escasez de personal, desastres naturales o interrupciones del negocio.
Automatice los procesos y las comprobaciones de validación de datos manuales para aumentar la eficacia de las operaciones financieras.
La RPA funciona en todas las plataformas, incluidos los sistemas heredados y las cuentas de contabilidad general de múltiples empresas.
La digitalización de estados de cuenta y conciliaciones crea menos demandas de almacenamiento y proporciona acceso a través de las plataformas.
La RPA entrega datos financieros a pedido en tiempo real, lo que respalda la generación de informes externos y la toma de decisiones comerciales.

¿Qué buscar en la plataforma de RPA para la conciliación de estados de cuenta?

Si está pensando en incorporar la RPA en los flujos de trabajo de su equipo de finanzas, hay algunas cosas que debe tener en cuenta a la hora de evaluar a un proveedor. Hacer las preguntas correctas es un excelente punto de partida.

¿Qué tan fácil es aprender e implementar la solución de RPA? ¿Es escalable para su organización? ¿Es fácil de entender y personalizable según sus necesidades?

Su solución debe ser compatible con su plataforma mediante la integración en sistemas heredados. Las oportunidades de inicio de sesión único (SSO) son una ventaja importante, ya que reducen el tiempo que se dedica a iniciar sesión en varias cuentas.

También debe saber cómo la plataforma aborda los protocolos de gobernanza y cumplimiento. La seguridad y el cumplimiento deben estar incorporados en la solución con una funcionalidad inmediata, la capacidad de compartir datos en función de los roles de los usuarios y un registro de auditoría para garantizar que todo funcione como es debido.

¿Cómo puede comenzar?

También puede solicitar una demostración guiada gratuita y pedir ayuda con una prueba de concepto orientado exclusivamente a su negocio. Diseñado para ser intuitivo y sencillo, cualquiera puede empezar a crear bots de software que añadan valor a su organización.

Ofrecemos una completa plataforma de formación en Automation Anywhere University a fin de ayudar a su personal a aumentar sus capacidades para crear sistemas automatizados que satisfagan las necesidades de su organización.

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