تشغيل AP آليًا | Automation Anywhere

يعد حساب المدفوعات من المهام الأساسية في أي شركة. وبرغم ذلك، فإن إدخال البيانات، ومعالجة الفواتير، وإنشاء أوامر الشراء، والفواتير الورقية أو الفواتير الإلكترونية، ومراقبة التدفقات النقدية وغيرها من مهام سير العمل غالبًا ما تكون عمليات يدوية تؤدي إلى أخطاء، ونزاعات، وتأخيرات في المشتريات أو المدفوعات.

يمكن لمعظم برامج التشغيل الآلي لحساب المدفوعات تسريع إدارة المستندات، وتقليل الأخطاء، وتبسيط سير العمل، وإنشاء الكفاءات. على سبيل المثال، تستخدم حلول التشغيل الآلي لحساب المدفوعات التعرف البصري على الأحرف (OCR) لاستخراج بيانات الفاتورة، ما يساعد على إتمام عملية الدفع.

تقدم Automation Anywhere التشغيل الروبوتي للعمليات السحابية (RPA) مع الذكاء الاصطناعي (AI) لتوفير تشغيل آلي لحساب المدفوعات بشكل سريع وشامل.

ما فوائد التشغيل الآلي لحساب المدفوعات؟

يمكن لبرامج حساب المدفوعات تبسيط سير العمل، ورقمنة عملية حساب المدفوعات، والمساعدة على استلام البيانات، وإنشاء أوامر الشراء، والتشغيل الآلي للحسابات، والقضاء على الأعمال المتراكمة مع التشغيل الآلي للمدفوعات، وتقليل العمليات اليدوية وتحسين إدارة المستندات واستلام البيانات.

يمكن أن يؤدي ذلك إلى تحسين التدفق النقدي، وزيادة دقة سجل التدقيق، وتقليل الأخطاء البشرية، وتوفير قدر أكبر من الامتثال والأمان.

تحسين إدارة الفواتير

يمكن أن يعمل التشغيل الآلي لحساب المدفوعات على تحسين عملية الدفع عن طريق إنشاء فواتير آلية تتم تسويتها تلقائيًا مقابل العقود، والبضائع المستلمة، وأوامر الشراء. يعمل التحقق الإلكتروني من الفواتير مقابل مصادر البيانات هذه على زيادة الخطأ البشري وزيادة التدفق النقدي.

تحليلات ورؤى أفضل

من خلال التشغيل الآلي لحساب المدفوعات، يمكنك الحصول على شفافية أفضل ورؤية ثاقبة للتدفق النقدي. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك استيراد البيانات وتصديرها بسهولة لإعداد التقارير المالية الحديثة، وتحسين رؤية الإنفاق للموازنة والتوقع، وتحسين تخطيط دورة الأعمال.

إدارة البائعين

يعمل التشغيل الآلي الذكي على إنشاء ملفات تعريف جديدة للبائعين باستخدام Document Automation من Automation Anywhere. حيث يمكنه معالجة الفواتير وتوجيهها إلى فريق حساب المدفوعات للتحقق من صحتها، وإدخالها إلى نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP)، ومطابقة الفواتير بأمر الشراء وإيصال البضائع، ومراقبة الموافقة على الفواتير، ومعالجة المدفوعات.

الكشف عن الاحتيال

يعمل التشغيل الآلي الذكي باستخدام مصادقة الوثائق بالتعرف البصري على الأحرف/الذكاء الاصطناعي، واكتشاف الحالات الشاذة في الدفع، وإحالة الفواتير إلى الإمدادات للتحقق من استلام السلع أو الخدمات قبل الدفع، والإشارة إلى التناقضات للتحقيق فيها بواسطة فريق حساب المدفوعات في الوقت الحقيقي، على حسابات متعددة في الوقت نفسه.

زيادة الكفاءة

يحل التشغيل الآلي للدفع بتقنية RPA محل المهام اليدوية، ويقلل من الأخطاء البشرية، ويُحدّث نظام المحاسبة بواسطة التشغيل الآلي للفواتير، ويسحب البيانات، وينشئ أوامر الشراء، ويُحدّث طرق الدفع بلوحات المعلومات، وينشئ التقارير. هذا يقلل من تكاليف المعالجة، ويتيح لموظفي حساب المدفوعات التركيز على المهام ذات القيمة الأعلى، ويقلل من التكاليف الإجمالية.

سجلات التدقيق الواضحة

يمكن لإدارة الفواتير بتقنية RPA التحقق من موارد البيانات المتعددة، ووضع علامة على التكرارات أو التناقضات، وإنشاء الكشوفات وعمليات الدفع. ويقوم في الوقت نفسه بمصادقة المعلومات الخاصة بمعايير الامتثال والمحاسبة في العديد من الولايات القضائية، ما يضمن الالتزام، ويقلل المخاطر، ويوفر المزيد من الأمان بفضل سجلات التدقيق في الوقت الحقيقي.

اكتشف كيف يمكن أن يساعدك التشغيل الآلي على التعامل مع مشكلات حساب المدفوعات.

يساعد مزيج التشغيل الآلي وسير العمل البشري الخاص بنا الشركات العالمية على العمل بشكل أسرع وأكثر دقة، لتحسين التدفق النقدي والاستقرار.

طلب عرض توضيحي

من يستفيد من التشغيل الآلي لحساب المدفوعات؟

في حين أن فريق حساب المدفوعات هو المستفيد المنطقي من التشغيل الآلي لحساب المدفوعات، ثمة فوائد أخرى تعود على المؤسسة. تتمتع حلول التشغيل الآلي لحساب المدفوعات بتأثير إيجابي مضاعف في المؤسسة. في ما يلي بعض الفوائد:

عمليات الشراء

تساعد حلول التشغيل الآلي لحساب المدفوعات في الشراء من خلال تحديثات المخزون في الوقت الحقيقي، وتحسين الدقة، والإدارة المتكاملة للفواتير، وإنشاء التقارير. على سبيل المثال، يمكن لطلبات الشراء تشغيل أمر شراء تلقائي وتسوية المدفوعات وتحديث دفاتر الحسابات والحسابات.

المبيعات

تُنشئ تقنية RPA ملفات تعريف عملاء شاملة من مصادر متعددة، ما يوفر لقسم المبيعات فرص بيع تبادلي. بالإضافة إلى ذلك، يمكن وضع علامة على الحسابات المتأخرة أو الاحتيالية للتحقيق فور اكتشافها، ما يوفر العناية الواجبة الآمنة والإشراف الائتماني.

الشؤون المالية

يمكن أن توفر تقنية RPA والتشغيل الآلي لحساب المدفوعات معلومات دقيقة عن التدفق النقدي من خلال تجميع البيانات في الوقت الحقيقي وتوحيدها لوضع الميزانية والتوقع. بالإضافة إلى ذلك، يمكنها تحليل الفروق، وإعداد تقارير الإدارة والامتثال للمحاسبة وبروتوكولات الامتثال في ولايات قضائية متعددة في الوقت نفسه.

إدارة علاقات العملاء

يعمل التشغيل الآلي لحساب المدفوعات على إنشاء أوامر الشراء أو الفواتير، واستلام الفواتير المرسلة عبر البريد الإلكتروني أو الفاكس، وتتتبع الموافقات، واستخراج البيانات، وتسوية المبالغ إلى إيصالات أوامر الشراء أو تسليم الشحنات، واعتماد المدفوعات، وإخطار مقدمي الخدمات، وتحديث لوحات المعلومات. يركز الموظفون على العلاقات وليس إدخال البيانات.

تُشغّل شركة Stant العمليات المعقدة لحساب المدفوعات آليًا

"لقد بدأت تقنية RPA في إظهار الفوائد المتعلقة بتحقيق أهداف شركتنا. وبفضل شركة Thirdware وشركة Automation Anywhere، تمكنّا من تحسين الأداء وزيادة الكفاءة وتقليل تراكمات إعداد الفواتير لدينا بشكل متزامن".

- أندي أندرسون، رئيس قسم المعلومات بشركة Stant

80%

من المعالجة المباشرة للفواتير تم تحقيقها

أخطاء إدخال البيانات

94%

من فواتير المورِّد المستهدف التي تمت معالجتها

قراءة دراسة الحالة

كيف يمكن للتشغيل الآلي لحساب المدفوعات مساعدة شركتك؟

تستغرق عمليات حساب المدفوعات اليدوية وقتًا طويلاً وهي معرضة للأخطاء اليدوية. إذا لم يتم إدخال الموارد في نظام تخطيط موارد المؤسسات بدقة، فيمكن أن يكون لها تأثير مضاعف في سلسلة التوريد، والمخزون، والشراء، وتوقعات الفرق المالية.

يمكن لحل التشغيل الآلي لحساب المدفوعات رقمنة الوظائف اليدوية، ما يتيح للمؤسسة العمل من دون أوراق، مع بيانات شاملة قابلة للبحث ويمكن الوصول إليها.

إصدار الفواتير آليًا

دفع الفواتير عند التحقق منها، لا مزيد من التخفيضات على السداد المبكر الضائعة بسبب التأخر في السداد.
سحب البيانات من قوائم الشحن الخاصة بأوامر الشراء وإرسالها بمجرد استلام الطلبات.
وفرت شركة Stanley Black & Decker مبلغ 3,3 ملايين دولار وطبقت التشغيل الآلي على أكثر من 1500 إدخال يومي من خلال دمج تقنية RPA.
استخراج بيانات الفاتورة، وتسوية المبالغ مع إيصالات أمر الشراء وتسليم الشحنات واعتماد المدفوعات.
رقمنة عملية الفوترة، وإنشاء سجلات غير ورقية يمكن الوصول إليها من أي مكان، وتقليل مساحة التخزين.

عمليات الشؤون المالية

التشغيل الآلي لعملية إغلاق دفتر الحسابات العامة الشهري وإنشاء تقارير مالية في الوقت الحقيقي من نظام تخطيط موارد المؤسسات.
التشغيل الآلي لتجميع البيانات من الموارد، بحيث تركز فرق الشؤون المالية على التحليل المالي والتخطيط الإستراتيجي.
تسوية أرصدة الحسابات المصرفية المدمجة مع النقود الواردة في الميزانية العمومية للتدفق النقدي في الوقت الحقيقي.
تقليل أخطاء مدفوعات الفواتير غير الدقيقة أو المكررة التي تستغرق وقتًا طويلاً في تسوية أخطاء إدخال البيانات يدويًا.
الامتثال لبروتوكولات المحاسبة والامتثال متعدد الولايات القضائية في الوقت نفسه.
إنشاء تلقائي لتقارير التأخر في السداد، وكشوفات الحسابات، وتسويات الحسابات، وتقارير الدفع.

التدقيق والامتثال

التوقع المالي الدقيق في الوقت الحقيقي وإعداد التقارير وتقارير المشتريات.
تشير مصادقة المستندات والتحقق منها إلى حالات الشذوذ والتناقضات للكشف عن الاحتيال في وقت مبكر.
الوصول إلى بيانات العملاء بهدف تحسين تحليلات اعرف عميلك، بالإضافة إلى تطبيق الشغيل الآلي على مراقبة المعاملات، وتتبع التغييرات التنظيمية.
يراقب Document Automation لوائح AML (مكافحة غسيل الأموال)، وملفات تعريف مخاطر العميل، ومراقبة الحساب.
التنقل بين الأنظمة القديمة وربط عمليات المكتب الأمامي والخلفي لإعداد تقارير شاملة.
إجراء عمليات الفحص والموازنة لتحليل البنى التحتية وتقييم التهديدات ومعالجة نقاط الضعف الأمنية المحتملة.

إلحاق العملاء

التشغيل الآلي لأنشطة إعداد الحساب الجديد وتبسيط عملية جمع البيانات من الأنظمة الداخلية والخارجية.
الوصول إلى البيانات أو تجميعها عبر الأنظمة المتعددة، والتعامل مع طلبات التغيير، وإنشاء ملفات تعريف عملاء شاملة.
جمع البيانات من التطبيقات، والأنظمة القديمة، والمتصفحات، وقواعد البيانات، والبريد الإلكتروني، لإنشاء ملفات تعريف العملاء.
استخراج المستندات وفهرستها، وطلب التقارير من جهات خارجية للتحقق من الرصيد ومصادقة المستندات.
قم بتوسيع حل التشغيل الآلي لحساب المدفوعات الخاصة بك أثناء توسيع عملك.
تتيح رقمنة العمليات اليدوية للموظفين التركيز على إدارة العلاقات.

ما الذي ينبغي البحث عنه في حل حساب المدفوعات؟

ثمة عدة عوامل يجب وضعها في الحسبان عندما تقوم بتطبيق التشغيل الآلي على قسم حساب المدفوعات الخاص بك. تساعد البيانات الدقيقة على توقع الميزانيات، والتحكم في إنفاق الشركات، والحد من الاحتيال، وتحليل التدفق النقدي لمساعدة الشركات على إدارة رأس مالها المتداول بشكل أفضل. من ناحية أخرى، يمكن أن تؤثر المعلومات غير الدقيقة في الشركات بشكل سلبي من خلال التسبب في رسوم متأخرة غير ضرورية، ومشكلات متعلقة بتوريد البائعين، ومشكلات ائتمانية.

أنت بحاجة إلى موفر يمكنه استلام البيانات من أنظمة مختلفة، بما في ذلك الأنظمة القديمة، واستلام بيانات الفواتير بدقة، وإدارة عملية الموافقة على الفواتير، وتتبع فواتير حساب المدفوعات من خلال النظام. يجب أن يكون التشغيل الآلي لحساب المدفوعات قابلاً للتطوير مع توفير الدمج لنظام المحاسبة الخاص بك. يحتاج الحل إلى التشغيل الآلي للمدفوعات المختلفة، بما في ذلك التحويلات المصرفية والشيكات الإلكترونية.

هل يمكن لمزودك أن يتوسع مع عملك، وأن تكون لديه بروتوكولات قوية للامتثال والمحاسبة، بما في ذلك بروتوكول مكافحة غسيل الأموال واعرف عميلك، وأن يتم تخصيصه لمتطلبات الولايات القضائية المتعددة؟ كيف يتم التعامل مع التحديثات ومن المسؤول عنها؟ ما نوع دعم ما بعد البيع والتدريب المقدم؟

كيفية البدء في التشغيل الآلي لحساب المدفوعات؟

نقدم إليك منصة تدريب شاملة في Automation Anywhere University لمساعدة طاقم الموظفين لديك على تنمية قدراتهم لتأسيس أنظمة حساب المدفوعات المخصصة والمشغَّلة آليًا لتلبية متطلبات المؤسسة.