¿Cuáles son las ventajas de la automatización de las cuentas por pagar?
El software de cuentas por pagar puede agilizar los flujos de trabajo, digitalizar el proceso de cuentas por pagar, ayudar en la captura de datos, generar órdenes de compra, automatizar las cuentas, eliminar los retrasos con la automatización de los pagos, reducir los procesos manuales y mejorar la gestión de documentos y la captura de datos.
Esto puede mejorar el flujo de efectivo, aumentar la precisión de los registros de auditoría, reducir los errores humanos y proporcionar un mayor cumplimiento y seguridad.
Mejora de la gestión de facturasLa automatización de cuentas por pagar puede mejorar el proceso de pago mediante la generación de facturas automatizadas, que se concilian automáticamente con los contratos, los bienes recibidos y las órdenes de compra. La validación electrónica de las facturas respecto de estas fuentes de datos reduce los errores humanos y aumenta el flujo de efectivo.
Mejores análisis e informaciónMediante la automatización de cuentas por pagar, puede tener una mejor transparencia y una mejor perspectiva del flujo de efectivo. Además, puede importar y exportar fácilmente datos para informes financieros actualizados, mejorar la visibilidad de gastos para presupuestos y predicciones, y mejorar la planificación del ciclo comercial.
Gestión de proveedoresLa automatización inteligente crea nuevos perfiles de proveedores mediante el IQ Bot de Automation Anywhere. Puede procesar las facturas y enviarlas al equipo de cuentas por pagar para su validación, ingresarlas en el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP, del inglés Enterprise Resource Planning), cotejar las facturas con la orden de compra y la entrada de mercancías, controlar la aprobación de las facturas, y procesar los pagos.
Detección de fraudeLa automatización inteligente mediante OCR o IA autentifica la documentación, detecta anomalías en los pagos, compara las facturas con los suministros para verificar que los bienes o servicios se han recibido antes del pago, y señala las discrepancias para que el equipo de cuentas por pagar las investigue en tiempo real, en varias cuentas simultáneamente.
Eficiencia aumentadaLa automatización de los pagos mediante la RPA sustituye las tareas manuales, reduce los errores humanos, actualiza el sistema contable con la automatización de las facturas, extrae datos, crea órdenes de compra, actualiza los métodos de pago de los paneles y genera informes. Esto reduce los costos de procesamiento, permite que el personal de cuentas por pagar se concentre en tareas de mayor valor y reduce los costos generales.
Registros de auditoría transparentesLa gestión de facturas con RPA puede cotejar múltiples fuentes de datos, marcar los duplicados o las discrepancias, y generar extractos y excepciones. Simultáneamente, autentifica la información para el cumplimiento de los estándares de contabilidad en numerosas jurisdicciones, lo que garantiza el cumplimiento, reduce el riesgo y proporciona más seguridad con registros de auditoría en tiempo real.
¿Quién se beneficia de la automatización de las cuentas por pagar?
Si bien el equipo de cuentas por pagar es el beneficiario lógico de la automatización de cuentas por pagar, hay beneficios para toda la organización. Las soluciones de automatización de cuentas por pagar tienen un efecto dominó positivo en toda la organización. Estas son algunas de las ventajas:
Stant automatiza los complejos procesos de cuentas por pagar
“La RPA ha comenzado a mostrar beneficios con respecto a nuestros objetivos corporativos. Gracias a Thirdware y Automation Anywhere, hemos podido mejorar el rendimiento, aumentar la eficiencia y reducir el trabajo atrasado de facturación al mismo tiempo”.
- Andy Anderson, Director de Sistemas de Información de Stant 
Un 80%
de procesamiento directo de facturas
0
errores en el ingreso de datos
Un 94%
de facturas de proveedores específicos procesadas
¿Cómo la automatización de cuentas por pagar puede ayudar a su negocio?
Los procesos manuales de cuentas por pagar consumen mucho tiempo y son propensos a errores manuales. Si los recursos no se ingresan en el sistema de ERP con precisión, pueden tener un efecto dominó en la proyección de la cadena de suministro, el inventario, la compra y los equipos financieros.
Una solución de automatización de cuentas por pagar puede digitalizar las funciones manuales, lo que permite a la organización prescindir del papel, con datos completos accesibles y con capacidad de búsqueda.
Facturación automatizada
- Pague las facturas cuando se verifiquen: no vuelva a perder los descuentos por pago anticipado debido a la demora.
- Extraiga los datos de los manifiestos de envío de las órdenes de compra y envíelos tan pronto como los reciba.
- Stanley Black & Decker ahorró 3,3 millones de dólares y automatizó más de 1500 entradas de diario gracias a la incorporación de la RPA.
- Extraiga los datos de las facturas, concilie los montos con las órdenes de compra y los recibos de entrega de los envíos, y autorice los pagos.
- Digitalice el proceso de facturación, cree registros electrónicos accesibles en cualquier lugar y reduzca el espacio de almacenamiento.
Operaciones financieras
- Automatice el proceso de cierre mensual del libro mayor y genere informes financieros en tiempo real desde el sistema de ERP.
- Automatice la agregación de datos para que los equipos financieros se centren en el análisis financiero y la planificación estratégica.
- Concilie los saldos de las cuentas bancarias consolidadas con el efectivo indicado en el balance para obtener un flujo de efectivo en tiempo real.
- Reduzca la conciliación de facturas imprecisa o duplicada debido a los errores en el laborioso ingreso manual de datos.
- Respete los protocolos contables y de cumplimiento en múltiples jurisdicciones de forma simultánea.
- Genere automáticamente informes de morosidad, estados de cuenta, conciliaciones de cuentas e informes de excepción.
Auditoría y cumplimiento
- Previsiones financieras precisas en tiempo real, generación de informes e informes de adquisiciones.
- La autentificación y verificación de documentos señala las anomalías y discrepancias para detectar fraudes en una fase temprana.
- Acceda a datos de clientes para mejorar el análisis de procesos de conocimiento de clientes (KYC, del inglés Know Your Customer), automatizar la supervisión de transacciones en curso y hacer un seguimiento de los cambios regulatorios.
- IQ Bot supervisa la normativa antilavado de dinero (AML, del inglés Anti-Money Laundering), los perfiles de riesgos de clientes y el monitoreo de cuentas.
- Navegue por los sistemas heredados y conecte las operaciones de atención al público y de administración para obtener informes completos.
- Controles y balances para analizar las estructuras, evaluar las amenazas y abordar las posibles deficiencias de seguridad.
Incorporación de clientes
- Automatice las actividades de configuración de nuevas cuentas y agilice la recopilación de datos de los sistemas internos y externos.
- Acceda a los datos de varios sistemas o agréguelos, gestione las solicitudes de cambio y cree perfiles completos de clientes.
- Reúna datos de aplicaciones, sistemas heredados, navegadores, bases de datos y correos electrónicos para crear perfiles de clientes.
- Extraiga e indexe documentos, solicite informes de terceros para la comprobación de créditos y la autentificación de documentos.
- Amplíe su solución de automatización de cuentas por pagar a medida que amplía su negocio.
- La digitalización de los procesos manuales permite a los empleados centrarse en la gestión de las relaciones.
¿Qué buscar en una solución automatizada para las cuentas por pagar?
A la hora de automatizar su departamento de cuentas por pagar, hay que considerar varios factores. La precisión de los datos ayuda a prever los presupuestos, controlar el gasto de la empresa, reducir los fraudes y analizar el flujo de efectivo para ayudar a las empresas a gestionar mejor su capital de trabajo. Por otra parte, la información inexacta puede tener un impacto negativo en las empresas, ya que puede dar lugar a cargos innecesarios por demora, problemas de suministro de los proveedores y problemas de crédito.
Necesita un proveedor que pueda capturar los datos de varios sistemas, incluidos los sistemas heredados, capturar con precisión los datos de las facturas, gestionar el proceso de aprobación de las facturas y hacer un seguimiento de las facturas de cuentas por pagar a través del sistema. La automatización de las cuentas por pagar debe ser escalable y, al mismo tiempo, ofrecer integración en su sistema contable. La solución debe automatizar varios pagos, incluidos las transferencias bancarias electrónicas y los cheques.
¿Puede su proveedor escalar con su negocio, tener protocolos sólidos de cumplimiento y contabilidad, incluidos los de AML y KYC, y adaptarse a los requisitos de varias jurisdicciones? ¿Cómo se gestionan las actualizaciones y quién es el responsable? ¿Qué tipo de asistencia y entrenamiento posventa se ofrece?
¿Cómo empezar con la solución de cuentas por pagar?
Ofrecemos una plataforma de entrenamiento completa en la Automation Anywhere University con el fin de ayudar a su personal a aumentar sus capacidades para crear sistemas automatizados y personalizados de cuentas por pagar que satisfagan las necesidades de su organización.
