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Nomeada Líder do Gartner® Magic Quadrant™ de 2025 para RPA.Reconhecida como líder pelo sétimo ano consecutivo Baixar o relatório Baixar o relatório
As contas a pagar (AP, do inglês Accounts Payable) são uma função essencial de qualquer empresa. Entretanto, a entrada de dados, processamento de faturas, geração de ordem de compra, faturas em papel ou eletrônicas, monitoramento de fluxos de caixa e outros fluxos de trabalho são frequentemente processos manuais que levam a erros, controvérsias e atrasos em aquisições ou pagamentos.
A maioria dos softwares de automação de contas a pagar pode acelerar o gerenciamento de documentos, reduzir erros, agilizar os fluxos de trabalho e criar eficiências. Por exemplo, as soluções de automação de contas a pagar utilizam reconhecimento óptico de caracteres (OCR) para extrair dados de faturas, auxiliando o processo de pagamento.
A Automation Anywhere oferece Automação Robótica de Processos na Nuvem (RPA) com inteligência artificial (IA) para automação rápida e completa de contas a pagar.
Quais são os benefícios da automação de contas a pagar?
O software de contas a pagar pode otimizar fluxos de trabalho, digitalizar o processo de contas a pagar, auxiliar na captura de dados, gerar ordens de compra, automatizar contas, eliminar atrasos com a automação de pagamentos, reduzir processos manuais e melhorar o gerenciamento de documentos e a captura de dados. Isso pode melhorar o fluxo de caixa, aumentar a precisão da trilha de auditoria, reduzir erros humanos e proporcionar maior conformidade e segurança.
Melhor gerenciamento de faturas
A automação de AP pode melhorar o processo de pagamento, gerando notas fiscais automatizadas, que são automaticamente reconciliadas com contratos, mercadorias recebidas e ordens de compra. A validação eletrônica das faturas contra essas fontes de dados reduz os erros humanos e aumenta o fluxo de caixa.
Melhores análises e insights
Ao automatizar as contas a pagar, você pode ter melhor transparência e visão do fluxo de caixa. Além disso, você pode facilmente importar e exportar dados para relatórios financeiros atualizados, melhorar a visibilidade dos gastos para orçamentos e previsões, e melhorar o planejamento do ciclo comercial.
Gerenciamento de fornecedores
A Automação inteligente cria novos perfis de fornecedores utilizando o Document Automation da Automation Anywhere. Ela pode processar faturas e encaminhá-las para a equipe de contas a pagar para validação, inseri-las no sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP), combinar faturas com o pedido de compra e recebimento de mercadorias, monitorar a aprovação de faturas e processar pagamentos.
Detecção de fraudes
A automação inteligente usando OCR/IA autentica a documentação, detecta anomalias de pagamento, cruza informações de faturas com fornecedores para verificar se os bens ou serviços foram recebidos antes do pagamento e sinaliza discrepâncias para investigação pela equipe de contas a pagar em tempo real, em várias contas simultaneamente.
Maior eficiência
A automação de pagamentos por RPA substitui tarefas manuais, reduz o erro humano, atualiza o sistema contábil com automação de faturas, extrai dados, cria pedidos de compra, atualiza métodos de pagamento nos painéis e gera relatórios. Isso reduz os custos de processamento, permite que o pessoal da AP se concentre em tarefas de valor mais elevado e reduz os custos gerais.
Trilhas de auditoria transparentes
O gerenciamento de faturas de RPA pode verificar várias fontes de dados, sinalizar duplicatas ou discrepâncias e gerar declarações e exceções. Autentica simultaneamente informações para padrões de conformidade e contabilidade em várias jurisdições, garantindo aderência, reduzindo riscos e fornecendo mais segurança com trilhas de auditoria em tempo real.
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Solicitar demonstraçãoQuem se beneficia da automação de contas a pagar?
Embora a equipe de AP seja a beneficiária lógica da automação de contas a pagar, há benefícios em toda a organização. As soluções de automação de contas a pagar têm um efeito cascata positivo em toda a organização. Aqui estão alguns dos benefícios:
Compras
As soluções automatizadas da AP ajudam na aquisição em tempo real atualizações de inventário, melhoria da precisão, gerenciamento de faturas de ponta a ponta e geração de relatórios. Por exemplo, as requisições de compras podem acionar uma ordem de compra automática, os pagamentos são reconciliados e os livros contábeis e contas são atualizados.
Vendas
A RPA cria perfis abrangentes de clientes a partir de múltiplas fontes, fornecendo vendas com oportunidades de vendas cruzadas. Além disso, contas inadimplentes ou fraudulentas podem ser sinalizadas para investigação imediatamente após a detecção, proporcionando uma diligência devida segura e supervisão fiduciária.
Financeiro
A automação RPA e de AP pode fornecer informações precisas do fluxo de caixa agregando e consolidando dados em tempo real para a elaboração de orçamentos e previsões. Além disso, pode analisar desvios, preparar relatórios gerenciais e cumprir com protocolos de contabilidade e conformidade em múltiplas jurisdições simultaneamente.
Gerenciamento de relacionamento com o cliente
A automação de AP gera ordens de compra ou faturas, captura faturas enviadas por e-mail ou fax, rastreia aprovações, extrai dados, reconcilia valores para recibos de entrega de pedidos ou remessas, autoriza pagamentos, notifica fornecedores e atualiza painéis de controle. O pessoal concentra-se nos relacionamentos, não na entrada de dados.
A Stant automatiza processos complexos de contas a pagar
História do cliente
A RPA começou a mostrar benefícios em relação aos nossos objetivos corporativos. Graças à Thirdware e à Automation Anywhere, conseguimos melhorar o desempenho, aumentar a eficiência e reduzir nosso backlog de faturas. Nosso sucesso com RPA até agora nos deu a confiança para avançar e automatizar ainda mais processos.
Andy Anderson, CIO
Stant
80%
de processamento direto de faturas
0
erros de entrada de dados
94%
das faturas de fornecedores processadas
Como a automação de contas a pagar pode ajudar seu negócio?
Os processos manuais de AP são demorados e sujeitos a erros manuais. Se os recursos não forem inseridos com precisão no sistema ERP, isso pode ter um efeito propagador na cadeia de fornecimento, no estoque, nas compras e nas previsões das equipes financeiras.
Uma solução de automação de contas a pagar pode digitalizar as funções manuais, permitindo que a organização fique sem papel, com dados abrangentes pesquisáveis e acessíveis.
Faturamento automatizado
- Pague faturas quando verificadas – não há mais descontos de pagamento antecipado perdidos devido a atrasos de pagamento.
- Extraia os dados dos manifestos de envio das ordens de compra e os envie assim que os pedidos forem recebidos.
- A Stanley Black & Decker economizou US$ 3,3 milhões e automatizou mais de 1.500 lançamentos contábeis ao incorporar a RPA.
- Extraia dados de faturas, reconcilie valores para recebimentos de pedidos e entregas de remessas e autorize pagamentos.
- Digitalize o processo de fatura, crie registros sem papel que sejam acessíveis em qualquer lugar e reduza o espaço de armazenamento.
Operações financeiras
- Automatize o processo de fechamento mensal da contabilidade geral, gerando relatórios financeiros em tempo real a partir do sistema ERP.
- Automatize a agregação de dados para que as equipes financeiras se concentrem na análise financeira e no planejamento estratégico.
- Reconcilie os saldos consolidados das contas bancárias com o caixa reportado no balanço para fluxo de caixa em tempo real.
- Reduza os pagamentos de faturas imprecisas ou duplicadas o que consomem muito tempo na reconciliação manual de erros de entrada de dados.
- Cumpra simultaneamente com os protocolos multijurisdicionais de conformidade e contabilidade.
- Gere automaticamente relatórios de inadimplência, extratos, reconciliações de contas e relatórios de exceção.
Auditoria e conformidade
- Previsões financeiras precisas em tempo real, relatórios e relatórios de compras.
- A autenticação e verificação de documentos sinaliza anomalias e discrepâncias para detectar fraudes precocemente.
- Acesse os dados do cliente para melhorar a análise KYC, automatizar o monitoramento de transações e rastrear mudanças regulatórias.
- O Document Automation monitora os regulamentos de combate à lavagem de dinheiro (AML, na sigla em inglês), perfis de risco do cliente e o monitoramento de contas.
- Navegue pelos sistemas legados e conecte operações de front-office e back-office para relatórios abrangentes.
- Verificações e balanços para analisar estruturas, avaliar ameaças e solucionar possíveis falhas de segurança.
Integração de clientes
- Automatize novas atividades de configuração de contas e agilize a coleta de dados a partir de sistemas internos e externos.
- Acesse ou agregue dados em vários sistemas, lide com pedidos de mudança e crie perfis de clientes abrangentes.
- Colete dados de aplicações, sistemas legados, navegadores, bancos de dados e e-mail para criar perfis de clientes.
- Extraia e indexe documentos, solicite relatórios de terceiros para verificação de crédito e autenticação de documentos.
- Amplie sua solução de automação de AP à medida que você dimensiona seu negócio.
- A digitalização de processos manuais permite que os funcionários se concentrem na gestão de relacionamentos.
O que procurar em uma solução de contas a pagar?
Quando você está automatizando seu departamento de AP, há vários fatores a considerar. Dados precisos ajudam a prever orçamentos, controlar gastos corporativos, reduzir fraudes e analisar o fluxo de caixa para ajudar as empresas a gerenciar melhor seu capital de giro. Por outro lado, informações imprecisas podem ter um impacto negativo nas empresas, resultando em taxas desnecessárias de atraso, problemas de fornecimento de fornecedores e problemas de crédito.
Você precisa de um fornecedor que possa capturar dados de vários sistemas, incluindo sistemas legados, capturar dados de faturas com precisão, gerenciar o processo de aprovação de faturas e rastrear as faturas de contas a pagar através do sistema. A automação de AP deve ser escalonável e ao mesmo tempo oferecer integração ao seu sistema contábil. A solução precisa automatizar vários pagamentos, incluindo transferências bancárias eletrônicas e cheques.
Seu fornecedor pode escalar com sua empresa, ter protocolos de conformidade e contabilidade robustos, incluindo AML e KYC, e ser personalizado de acordo com as exigências multijurisdicionais? Como são tratadas as atualizações, e quem é o responsável? Que tipo de suporte e treinamento pós-venda é fornecido?
Como começar com a solução de contas a pagar?
Oferecemos uma plataforma de treinamento abrangente na Automation Anywhere University para ajudar sua equipe a aumentar suas capacidades de criar sistemas automatizados de AP personalizados para atender às suas necessidades organizacionais.
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