給与計算の自動化
RPA による給与処理の自動化とその重要性について
福利厚生や給与管理は、一般的に手作業が多くなっています。レガシー システムから引き継がれた反復的な業務です。ワークフローの自動化により、人事部は、複数のスプレッドシートへのデータ入力、給与監査、照合、401K の設定、クリック & コピー & ペースト操作などの作業から抜け出し、ビジネスプロセスを効率化することができます。
ワークフローの自動化 (英語)は、部門や組織全体にわたり、自動化されたプロセスを設計、作成、展開するために最適な方法です。人事ソフトウェアと連携し、福利厚生や給与管理が、従業員エクスペリエンスの向上による優秀な人材の育成や退職の削減など、価値の高い業務に集中できるようにします。クラウドネイティブの RPA とオートメーション ソフトウェアを使用して、給与計算処理、新規採用者のオンボーディング、エラーチェック、フレキシブル支出口座 (FSA) の設定などをアップグレードできます。
給与処理自動化のメリットとは?
適切に管理された人事部は、企業の収益に貢献し、自動化されたシステムとの連携がメリットとなります。このようなシステムでは、単純な控除から、残業、歩合、ボーナスなどの複雑な手続きまで、従業員の報酬と福利厚生の全機能が効率的に実行されます。このため人事担当者は、戦略的な計画立案やワークフォース管理の業務に時間を割くことができるようになります。

RPA とワークフローの自動化により、給与計算処理や有給休暇 (英語)、経費精算などコストのかかる分野で、ヒューマン エラーをほぼゼロにすることができます。ソフトウェア Bot を短時間でプログラムすることで、シンプルなテンプレートに基づいてタイムシートを正確に作成、監視、追跡し、例外が発生した場合に関係者に通知を送信できます。

従業員のセルフサービス式人事ポータルにより、オンボーディングや福利厚生管理の不満や待ち時間を減らし、ポジティブな体験を構築できます。従業員は、AI チャットボット、RPA、精度の高いエンゲージメント メッセージングを通じて、福利厚生制度の選択、従業員情報の更新、給与明細の閲覧、出退勤の記録、休暇申請などを行うことができます。

ワークフローの自動化や RPA による Excel の自動化により、時間のかかる手作業のワークフローがビジネスプロセスから排除されます。たとえば、履歴書審査 Bot を使用して履歴書を審査し、論理的なルールに従って候補者の絞り込みや却下ができます。また、事前構築済みの Bot を使用して、データ検索や EIB レポート取得などの Workday の機能 (英語)を支援することもできます。

給与記録を正確で最新の状態に維持することは、給与計算ソフトウェアを使用しても困難な場合があります。給与管理に自動化を導入することで、正確な記録を簡単に見つけることが可能になります。Bot が組織全体の情報をまとめ、信頼できる唯一の情報源を確立し、特定の従業員、経営陣、監査役に提供します。

Automation 360 プラットフォームで開発された RPA ソフトウェア Bot は、階層型セキュリティ、職務に応じたデータ検索、最高レベルのデータ暗号化など、金融機関レベルのセキュリティ機能を備えています。このため、従業員データは主要な関係者のみが閲覧でき、明確な監査証跡が残ります。

クラウドネイティブの RPA ソリューションは、サードパーティ製アプリやレガシー システムと容易に統合できます。Automation Anywhere Robotic Interface は API 経由での接続が可能で、各プラットフォームへのサインオンを不要にします。シングル サインオン (SSO) 機能により、従業員は 1 つのダッシュボードから複数のアカウントにログインできるため、各従業員の作業時間を毎日数分短縮することができます。
ワークフローの自動化により、福利厚生と給与管理のプロセスをアップグレード
RPA とワークフローの自動化により、人事プロセスの改善や収益の健全化がどのように可能であるかをご確認ください。
福利厚生と給与管理の自動化は誰にメリットをもたらすのか?
RPA を最大限に活用するためには、企業全体の自動化構想の中に組み込む必要があります。その後、調達 (英語)、トレーニング、事例承認などの RPA プログラムが成熟すれば、組織全体がメリットを享受できます。


正確な給与記録の維持、W-2 や 10-99 のフォーム配布、法的規制の遵守、倫理的で正当なコンプライアンス リスクの軽減を実現します。契約および契約書類の抽出と検証 (英語)などの事前構築済み Bot を使用して、締結された契約書の異常を迅速に特定できます。

人事部から届くチケットのバックログを減らせます。たとえば、採用人数が増加すると、IT 部門が従業員のアカウント、パスワード、デバイスのセットアップに追われ、チケットのバックログが増える可能性があります。Bot なら、重要な関係者にチケットを送信し、チケットの期限切れが近付くと通知します。

人事部にとって、従業員は顧客であり、カスタマー エクスペリエンスは社外と同様に社内でも重要です。トレーニング ソフトウェアとの統合により従業員のスキルセットを強化し、重要性の低い質問はチャットボットで回答できるため、人事部はより重要な問い合わせや顧客対応業務に集中できます。
BAE Systems 社のシェアードサービス チームが、自動化によってパフォーマンスを新たな高みへと引き上げる


「実際に提供されたプロセス以上に、RPA は BAE Systems に質の高い、始めから失敗のない、一貫した処理とスケーラビリティをもたらしました。」
- 人事部、トランスフォーメーショナル サービス責任者、Ian Jones 氏
50
自動化されたプロセスの数
7x
ペイロール データのアップロードの高速化
120
2021 年までに計画された自動化の数
福利厚生と給与管理の自動化がビジネスにもたらすもの
自動化された給与システムや福利厚生管理との統合は、組織全体にメリットがあります。コスト面のメリットは言うまでもなく、ワークフローの自動化により、これまでのように不適切な業務管理によって数百万ドルもの損失が生じることがなくなります。Bot で行う業務にはミスがほとんどないため、経費精算申請、出張申請、請求書照合などを自動化できます。

ドキュメント ワークフローの効率化
- OCR 技術により、非構造化ドキュメントを高速で処理できます。
- 画像、手書きメモ、領収書などの内容を 99% の精度で検索可能なテキストに変換できます。
- デジタル ドキュメントの作成、管理、更新、追跡にソフトウェア Bot を適用することで、人件費を削減できます。
- 監査証跡や職務に応じたセキュリティにより、コンプライアンスやセキュリティを強化できます。
- 中央リポジトリにどこからでも安全にアクセスできるため、リモート ワークが容易になります。
- 手作業や時間のかかる作業が、より価値の高い業務に置き換わり、従業員の生産性が向上します。

コンプライアンス ポリシーの管理
- ロールやその他のデータ ロジックに基づいてユーザー アクセスを制限できます。
- ドキュメントや自動化ワークフローに権限を付与し、不正な活動を制限できます。
- セキュリティ プロトコル違反があった場合に通知を受けることができます。
- 給与や福利厚生のプロセスの監査、追跡、監視、検証により、エラーを追跡し、監査を簡素化できます。
- 監査証跡にアクセスし、1 つまたは一連のドキュメントの操作履歴を確認できます。
- 人的要因を最小限に抑えることで、データ漏えいのリスクを軽減できます。

給与サービスの設定とデジタル化
- 新規採用者の給与計算設定をロールベースのシンプルなフォームで標準化できます。
- 従業員の勤務時間データを給与計算ソフトウェアに自動的にインポートできます。
- Quickbooks や Ultipro などのソフトウェアと連携し、額面収入から手取り収入を簡単に計算できます。
- 自動作成された給与明細書、口座振込により、手書きの給与明細書作成が不要になります。
- 決められた源泉徴収条件に基づき、社会保険料や社会保障税などの雇用者源泉徴収が正しく行われるようにします。
- 給与や雇用税のデータを自動的に生成、管理、保存し、IRS の要件に対応できます。

オンボーディングとオフボーディングの迅速化
- オンボーディングに必要なドキュメントの作成、デジタル化、管理が可能です。
- ユーザー ロールに応じて、必要なログインとアカウント アクセスを作成できます。
- 各部門の関係者とリアルタイムで連携し、ユーザー登録を完了させることができます。
- API を使用した統合により、新規採用者データの複数システムへのアップロードを効率化できます。
- 従業員の最終週に行う退社面接のスケジューリングを自動化できます。
- 不要なアカウント アクセスやログインの削除を自動化し、必要以上のアクセス権付与を防止できます。
福利厚生と給与管理に関して RPA ソリューションに求めるべき要件
福利厚生と給与管理の主要分野の自動化は、優先順位が低くなりがちです。しかし、業務の効率化、従業員の満足度向上、部署間の軋轢の解消などのメリットはすぐに実現できます。
このようなメリットを実現するために、オートメーション ソフトウェアに必要なものは何でしょうか。
レガシー ソフトウェアとの統合が可能であることは、重要な検討事項です。人事部は、Workday、ServiceNow、Monday.com などのプラットフォームを含め、複数のソフトウェアを使用していることで有名です。
RPA ソリューションは、企業の成長に合わせて拡張でき、成長が従業員の対応可能な範囲を超えたときにスキルのギャップを埋められるものである必要があります。ソフトウェア Bot やデジタル ワーカーをオンデマンドで導入することで、従業員は無理なく能力を発揮できます。
その他の検討事項には、セキュリティ、使いやすさ、事業継続性を維持しながら簡単に導入できるかどうかなどがあります。
給与処理の自動化を開始するには
専門家によるデモを見て、適宜質問をし、概念実証の支援を受けることができます。
Automation Anywhere University (英語) で職務に応じたトレーニング コースを開始し、コードを書かずにドラッグ アンド ドロップでいかに簡単にソフトウェア Bot を構築できるかを確認することもできます。最後に、RPA とワークフローの自動化がお客様のビジネスの成功にどのように役立つかをご覧ください。