¿QUÉ ES LA AUTOMATIZACIÓN ROBÓTICA DE PROCESOS (RPA)?

La automatización robótica de procesos (RPA) es una tecnología de software fácil de usar para todo aquel que quiera automatizar tareas digitales. Con la RPA, los usuarios de software pueden crear robots de software o “bots” que pueden aprender, imitar y luego ejecutar procesos empresariales basados en reglas. La RPA permite a los usuarios crear bots mediante la observación de las acciones digitales de los humanos. Muéstrele a sus bots qué hacer, luego déjelos hacer su trabajo. Los robots de software de la automatización robótica de procesos pueden interactuar con cualquier aplicación o sistema de la misma forma que lo hacen las personas (con la diferencia de que los bots de RPA pueden operar las 24 horas, sin parar, mucho más rápido y con un fiabilidad y precisión del 100 %).

CÓMO FUNCIONA LA AUTOMATIZACIÓN ROBÓTICA DE PROCESOS

Los bots de automatización robótica de procesos tienen el mismo conjunto de habilidades que las personas… y algunas más. Piense en los bots de RPA como una fuerza de trabajo digital que puede interactuar con cualquier sistema o aplicación. Por ejemplo, los bots pueden copiar y pegar, extraer datos web, hacer cálculos, abrir y mover archivos, analizar correos electrónicos, iniciar sesión en programas, conectarse a API y extraer datos no estructurados. Y dado que los bots se pueden adaptar a cualquier interfaz o flujo de trabajo, no es necesario cambiar los sistemas, aplicaciones o procesos empresariales existentes a fin de realizar la automatización.

Los bots de RPA son fáciles de configurar, usar y compartir. Si sabe grabar un video con su teléfono, podrá configurar los bots de RPA. Es tan intuitivo como pulsar los botones de grabación, reproducción y pausa, y arrastrar y soltar para mover archivos en el trabajo. Los bots de RPA se pueden programar, clonar, personalizar y compartir para ejecutar procesos empresariales en toda la organización.

¿CUÁLES SON LOS BENEFICIOS DE LA RPA?

La automatización robótica de procesos tiene un efecto incremental positivo en las operaciones y los resultados comerciales. La RPA ofrece beneficios comerciales mensurables (piense en la reducción de costos, mayor precisión, velocidad de entrega) y luego sigue agregando más valor a medida que cobra impulso y se extiende por toda la organización. La RPA mejora los resultados comerciales, como la satisfacción del cliente, y permite obtener ventajas competitivas al dejar que los humanos hagan lo que mejor hacen: solucionar problemas, mejorar procesos, realizar análisis y otros trabajos de valor agregado. El resultado es un mayor compromiso del empleado y nuevas oportunidades de ingresos.

Mayor productividad

Los bots de RPA crean un cambio en el ritmo de la productividad del empleado porque aceleran los flujos de trabajo y permiten trabajar más mediante la ejecución independiente de procesos. En las industrias con gran cantidad de documentos, como los servicios financieros, de seguros y el sector público, los bots de RPA pueden ocuparse de completar formularios y procesar reclamos sin intervención humana.

Mayor precisión

Con un 100 % de exactitud, no hay necesidad de revisión y el cumplimiento es casi perfecto. La automatización con RPA permite a las industrias, entre ellas, de finanzas, atención de la salud y ciencias de la vida, aprovechar la fiabilidad de los bots para alcanzar estándares de cumplimiento estrictos. La automatización robótica de procesos en contabilidad está permitiendo alcanzar nuevos niveles de velocidad y precisión en procesos del pedido al cobro (order-to-cash) y del aprovisionamiento al pago (procure-to-pay).

Ahorro de costos y retorno de la inversión rápido

La interfaz intuitiva y sin ningún tipo de programación permite a cualquiera dominar rápidamente la creación de bots y empezar a impulsar el retorno de la inversión. Para el empleado promedio, eso significa recuperar el 40 % de su tiempo cada día, que antes perdía con tareas administrativas digitales manuales. En industrias como la atención de la salud, el valor de la automatización es aún mayor debido a la importancia de la ejecución de procesos sin errores para obtener los resultados de los pacientes.

Integra las distintas plataformas

La RPA es indiferente a las aplicaciones, de manera que nunca deberá actualizar ni reemplazar los sistemas existentes para que funcione. Los bots permiten a las empresas hacer realidad su sueño de eliminar los componentes aislados de tecnología con una conexión fluida entre todas las herramientas de software, independientemente de la función y el departamento, en los sectores tanto de atención al cliente como de administración. El resultado: Logre eficiencia y colaboración sin precedentes en toda la empresa que aproveche el verdadero valor de su inversión en capital humano.

Experiencias de clientes

En atención al cliente, los bots de RPA supervisada ayudan a los agentes a interactuar con los clientes porque se ocupan de todo el trabajo preliminar y la incorporación de datos en el sistema. El resultado es una reducción del tiempo promedio de atención de las llamadas (AHT) y, a su vez, una mejora del 50 % en la experiencia del cliente. Industrias como las telecomunicaciones y ciencias de la vida usan bots para optimizar el manejo de las consultas de los clientes y responder a los picos de llamadas.

Aproveche la inteligencia artificial (AI)

Cuando la inteligencia artificial (AI) se combina con la RPA para crear automatización inteligente, la automatización se extiende por una orden de magnitud y puede recuperar el 80 % de los datos no estructurados de la empresa. En el proceso del aprovisionamiento al pago (procure-to-pay), automatice el procesamiento de facturas de proveedores no estándares. En seguros, automatice las extracciones de los datos de la reclamación y la detección de cualquier posibilidad de fraude. En RR. HH., automatice la admisión de solicitudes al comprender las intenciones del empleado.

Escalabilidad

La RPA permite que los procesos empresariales de alto volumen sean más elásticos y puedan adaptarse a momentos inciertos y entornos cambiantes. Maneje con flexibilidad cualquier carga de trabajo, sea planificada o no, y expanda su fuerza de trabajo digital cuando lo necesite. Ahora imagine que es tan sencillo y tan intuitivo que cualquiera puede hacerlo.

¿EN QUÉ DIFIERE LA RPA DE LAS SOLUCIONES DE AUTOMATIZACIÓN TRADICIONALES?

La RPA se puede implementar de inmediato con todas las aplicaciones y sistemas actuales y heredados

La RPA ofrece un uso intuitivo

La RPA ofrece un uso intuitivo

El impulso para automatizar los procesos engorrosos de administración e incorporación de datos definitivamente no es nuevo. Durante décadas, ha sido una causa digna lograr que los trabajadores del conocimiento pasaran menos tiempo atando cabos sueltos para los sistemas heredados y ejecutando tareas simples y repetitivas. Sin embargo, las herramientas que podían asistir en la optimización del trabajo, como el raspado de pantalla, no eran intuitivas para el trabajador a cargo de las tareas diarias. La RPA permite a los usuarios empresariales diseñar bots por cuenta propia y obtener un retorno de la inversión en cuestión de días.

La RPA empodera a su fuerza de trabajo

La RPA empodera a su fuerza de trabajo

La RPA representa la convergencia de múltiples tecnologías dentro de una interfaz de usuario fácil de usar para el cliente. Los avances en el aprendizaje automático (ML) y la inteligencia artificial (AI) han permitido que la RPA avance desde que apareció por primera vez hace 20 años. La RPA le permite a su fuerza de trabajo automatizar por cuenta propia y en tiempo real. Es flexible e inteligente, la RPA se ejecuta 10 veces más rápido y 100 % libre de errores.

Puede empezar, detener y escalar su fuerza de trabajo digital de bots de RPA según la demanda

Puede empezar, detener y escalar su fuerza de trabajo digital de bots de RPA según la demanda

Actualmente, la RPA ofrece automatización en una fracción del tiempo que requerían los métodos tradicionales y, además, se puede ejecutar en cualquier entorno, aplicación y lugar. Los bots de automatización robótica de procesos pueden comenzar de inmediato, escalar según la demanda y trabajar sin parar a una capacidad del 100 %. Agregan automatización inteligente, y su fuerza de trabajo digital puede manejar incluso información no estructurada compleja para automatizar cualquier proceso empresarial de principio a fin. Usted decide cuántos robots de software necesita y los implementa en el mismo instante que los solicita.

DE QUÉ MANERA LA RPA IMPULSA LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL

La transformación digital de muchas empresas comienza con la implementación de la RPA como un medio rentable para modernizar una operación y ayudar a asegurar o recuperar una ventaja competitiva.

En el centro de muchas estrategias de transformación digital, la RPA ofrece la capacidad de automatizar procesos empresariales de manera rápida y sencilla porque elimina la intervención humana y, a su vez, proporciona una gran cantidad de inteligencia empresarial que nunca antes había estado disponible.

Ya sea que enfrente una crisis repentina inesperada o administre cambios diarios en el sistema y en los procesos, el software de automatización le asegura continuidad de negocios fluida y abre el camino para acelerar cualquier transformación digital. El primer paso es poner las herramientas de automatización en manos de los trabajadores de la primera línea.

¿CÓMO ES EL PROCESO HACIA LA RPA?

El proceso hacia la RPA comienza con el conocimiento. La clave del éxito en la implementación y adopción de la RPA es el equipo de personas que se convertirá en expertos de la RPA dentro de la organización. Tanto para el equipo como para la organización en su conjunto, las habilidades con la RPA crecen y se profundizan a cada paso del camino.

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IDENTIFICACIÓN

¿Cuál es su visión en cuanto a la transformación digital?

Determinar su preparación para la RPA (el siguiente paso en el proceso hacia la RPA) está estrechamente relacionado con el enfoque que tiene la organización hacia la transformación digital.

Si está empezando el proceso, haga muchas preguntas (interna y externamente). Comuníquese con socios, proveedores y otras organizaciones confiables que ya se encuentren en su camino hacia la RPA para delinear una visión de su organización durante y después de la transformación digital.

Consejo para el éxito: Deje que el personal sea el eje de sus planes. Involucre a diversos participantes de distintas secciones y haga partícipe a RR. HH. desde el comienzo. El personal, en todos los niveles, es su mejor agente de cambio y defensor de la RPA.

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PREPARACIÓN

¿Quiénes serán los líderes de RPA? ¿Qué automatizará primero?

Hay dos puestos gerenciales fundamentales que debe cubrir: patrocinador de la RPA y promotor de la RPA. El patrocinador de la RPA es el alto directivo a cargo de la automatización. que tiene influencia en la elaboración de presupuestos. El promotor de la RPA es el jefe de proyectos. Esta persona alineará a los líderes de las unidades de negocios y departamentos para determinar los procesos empresariales indicados para la automatización.

Configure su prueba de concepto o programa piloto para el éxito de la RPA al enfocarse en procesos para automatización que tengan un alto valor comercial y defina criterios de éxito antes de comenzar con la automatización. Para su primera automatización, evite los procesos empresariales de bajo riesgo y baja recompensa, ya que automatizar un proceso trivial dificultará mucho establecer la justificación económica a favor de la RPA.

Defina los criterios de éxito según los problemas que necesita resolver, y los objetivos que espera alcanzar. Por ejemplo:

  • Mejorar la precisión de los procesos empresariales
  • Reducir los costos
  • Aumentar el cumplimiento
  • Aumentar la productividad
  • Mejorar el compromiso de los empleados
  • Mejorar la competitividad y la agilidad
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CONTRATACIÓN DEL PROVEEDOR DE RPA

Evalúe y seleccione su mejor solución y modelo de asistencia técnica

¿Cuál es la regla de oro? Piense a largo plazo. La RPA, o en un sentido más amplio, la automatización inteligente, es un mercado vertiginoso. Un proveedor que será importante como un socio recurrente habrá demostrado experiencia y estabilidad, y estará dispuesto a continuar adaptándose e innovando.

Con vistas hacia el futuro de la expansión de la RPA y en pos de los objetivos de la transformación digital, la RPA solo puede ser exitosa a gran escala cuando su fuerza de trabajo logre automatizar por su cuenta. Deberá escoger el software de RPA que no solo sea técnicamente eficaz, sino también excepcionalmente intuitivo. También deberá estar al tanto de la necesidad de aprendizaje continuo y buscar programas de capacitación y aprendizaje integrados para respaldar el desarrollo de habilidades y la recalificación constantes.

Piense en la seguridad. Los bots de RPA interactuarán con sus sistemas y datos confidenciales. Eso no debería asustarlo, sino que debería ser un recordatorio para que verifique sus sistemas de seguridad y haga preguntas sobre la arquitectura, DevSecOps y certificaciones de seguridad de la RPA.

Por último, planifique solicitar ayuda. Busque un modelo integral de asistencia técnica de RPA en el cual su éxito sea el eje.

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Prueba de concepto (PoC) de RPA

Pruebe su caso de negocios de RPA, el modelo de implementación y los supuestos en su contexto de negocios particular.

El valor de su prueba de concepto de RPA radica en ver si sus supuestos de caso de negocios fueron correctos y comprobar su modelo de implementación.

Recordatorio: primero elija un proceso para automatizar que tenga un potencial significativo y ofrezca ventajas mediante la automatización, y no un proceso de riesgo bajo. Puntos adicionales si los procesos afectan tantas aplicaciones y sistemas tecnológicos como sea posible.

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PROGRAMA PILOTO DE RPA

Pruebe la RPA en el mundo real de sus operaciones de negocios

Después de la PoC, el siguiente paso en el proceso hacia la RPA es incorporar un proceso automatizado a las operaciones cotidianas.

Su piloto de RPA seguirá el modelo de implementación definido en su PoC, y usted evaluará el rendimiento del programa piloto de RPA en función de los criterios de éxito previamente definidos y los requisitos finales específicos del programa piloto. Ahora es el momento de asegurarse de que incluya al personal. Aprenda de la experiencia de todos con el programa piloto de RPA para preparar a la organización para la adopción general de la RPA.

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CENTRO DE EXCELENCIA (COE) DE RPA

Establezca su centro de estándares y supervisión global de RPA.

Planifique la adopción a escala de RPA mediante la creación de un CoE global centrado en la efectividad y la gobernanza.

Su CoE estará a cargo de la creación de estándares y propagación de mejores prácticas, herramientas y plantillas, que brinden asistencia técnica a los usuarios de negocios que crean bots. El CoE ha concentrado la experiencia en RPA para ayudar a las unidades de negocios a empezar a crear y optimizar sus propias automatizaciones.

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EXPANSIÓN

Cree un impulso continuo y extienda y profundice el uso de RPA en toda la organización.

Es aquí que su selección de software de RPA intuitivo realmente se destacará. La expansión de la RPA depende del uso que haga de ella su fuerza de trabajo.

Con el asesoramiento del CoE, las unidades de negocios y departamentos implementan las funciones de creación de bots que serán los motores diarios de la automatización. El CoE se centrará en supervisar el progreso, establecer las mejores prácticas, promover el éxito y seguir mejorando los recursos y conocimientos.

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TRANSFORMACIÓN DIGITAL

Vea los resultados de involucrar a todos en la RPA

La RPA es un importante factor de transformación digital, no solo porque proporciona una manera accesible de que los procesos empresariales se vuelvan más “digitales”, sino también porque cambia la experiencia humana de trabajo y sienta las bases para el aumento y la transformación de negocios más complejos e inteligentes.

Cuando la automatización se integra en la vida laboral y forma parte del ADN de su organización, los componentes aislados digitales pasan a ser cosa del pasado, los procesos de mayor complejidad se pueden automatizar, y las personas agregan valor al aplicar la creatividad y el ingenio humanos para resolver nuevos problemas.

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¿Le interesa saber qué puede hacer la RPA por su organización? Estamos a disposición para ayudar.