この記事はもともと FortressIQ の Web サイトに掲載されていたもので、同社の状況の変化を反映するために更新されています。現在、FortressIQ はオートメーション・エニウェアの一員となっており、そのサービスは当社のプロセスインテリジェンス製品「FortressIQ」として提供されています。

財務プロセスは、あらゆる企業の運営を支えるものであり、単なる会計や数値管理にはとどまりません。財務担当者は企業のすべての部門に対応しているため、彼らが管理するプロセスは不可欠であり、あらゆる経営判断と密接に結びついています。しかし、手作業で時間がかかり、エラーが発生しやすい業務や、問題の多いプロセスに追われているようでは、戦略的レベルで関与することができません。戦略的に取り組めないと、ミスや見落としが生じ、企業は誤った道に向かってしまいます。

財務プロセスの改善は、企業全体にメリットをもたらします。特に財務分野向け AI ツールを活用して、買掛金、キャッシュフロー、売掛金、データ入力といった主要な要素に重点を置くだけでも、業務の効率化、精度向上、適切な意思決定につながります。

改善方法

現在の業務の流れを把握することが、財務プロセスの改善方法を見つける鍵となります。これらのプロセスは通常、財務チーム以外にも関わりがあるため、包括的かつ徹底的に取り組むことが重要です。給与計算、予算編成、予測、監査、研修、事業開発、経費、営業など、あらゆる業務について考えてみてください。通常、企業の財務マネージャーは、部門長や人事マネージャー、場合によっては CEO と共に意思決定を行い、従業員が給与、ノートパソコン、メールアカウントなど、業務に必要なすべてのものを確実に得られるようにします。それらすべてに費用がかかり、各決定に財務プロセスが関わっています。

したがって、エンドツーエンドの財務プロセスを理解するには、ビジネスを深く掘り下げ、これらのプロセスがどのように機能しているかを確認する必要があります。財務部門で使用されているソフトウェアツールだけを見たのでは、全体のごく一部しか捉えられない可能性があります。同様に、ほぼすべての企業がメールとスプレッドシートを利用して財務プロセスの大半を行っているため、手動によるプロセスマイニングや限定的なアプリケーションログファイルだけに依存すると、不明な点が非常に多くなります。必要なのは、すべての従業員とすべてのシステムを対象に、リアルタイムでエンドツーエンドのプロセスインサイトを取得できるプラットフォームです。

財務プロセスの全体像を詳細に把握したら、以下のヒントを確認して取り組んでください。

プロセスにおける手作業でのエラーを削減する

非効率的で一貫性のないプロセスは、ミスや見落とし、不適切な判断につながります。その原因としては、買掛金管理とキャッシュフロー予測などのプロセスがデータのサイロ化によって分離されていることや、手作業によるデータ入力、データ変換、データ読み込みが貴重なインサイトの取得を遅らせたり、タイムリーな財務報告を遅延させたりすることが挙げられます。

プロセスインテリジェンスを活用し、財務プロセスが専用ツールからメール、スプレッドシート、紙の文書へと移行する箇所を把握することで、手作業によるミスが最も発生しやすい分野を特定できます。こうした手動のツールやエンドユーザー向けコンピューティング (EUC) ツールは、管理や保守に多大な手作業を要するため、人為的なミスが発生しやすくなります。

解決策として、ロボティックプロセスオートメーション (RPA) Bot や人工知能 (AI) ツールを活用した財務プロセスの自動化、プロセス実行における不整合の削減、手動でのデータ転送を回避するためのシステム統合などがあります。

財務プロセスを効率化する

時は金なりともいわれるように、現金は大変貴重です。つまり、財務プロセスを効率化すれば、より適切かつ迅速に、正確な意思決定が可能となり、企業は時間と資金を確保できます。企業が投資を検討する際は、意思決定の財務的影響を把握するために財務チームに頼ることになります。古い計画や期限切れの報告書、古くなった財務データ、過去の予算、その他の過去データを使用すると、誤った方向へ導かれてしまう恐れがあります。しかし、財務プロセスが迅速であれば、意思決定はより関連性の高いインサイトに基づいて行われます。

プロセスの迅速化は、月次決算や連結決算、年間計画サイクル、さらには月次および四半期の財務予算や予測などの財務報告にも影響します。これらのプロセスにかかる時間を削減することで、財務チームや事業部門はよりタイムリーなインサイトを得られるだけでなく、より多くの時間を重要な戦略的意思決定に費やすこともできます。また、規制やコンプライアンスに関する報告書を、より少ない労力で期限内に提出できるようになります。

財務プロセスにかかるコストを削減する

どのプロセスでも、所要時間を短縮すればコストも削減されるものですが、財務チームが重視するのは最終利益であるため、プロセスのコスト削減は利益の向上につながります。財務プロセスにおけるコスト削減は、従業員の手作業を減らすことで実現でき、結果として、コストを増やすことなく、より付加価値の高い業務に注力できるようになります。

プロセスの重複や冗長も、過剰なコストにつながります。監査から会計に至るまでの財務プロセスを詳細に精査することで、繰り返し作業が必要なタスクや、ミスが頻発してやり直しが求められる箇所を明らかにできます。その重複を解消するには、既存のすべてのプロセスを可視化し、どこで重複が発生しているかを特定した上で、是正する必要があります。当然ながら、従来のプロセスマッピングやプロセスマイニングツールに、このレベルの可視性は備わっていません。

財務プロセスの可視性を高める

財務プロセスとそこから導かれるインサイトは、徹底的に精査、監査、分析されます。これには、財務プロセスのエラーは、企業に数百万ドル規模の利益損失、売上減少、および規制上の罰金をもたらす可能性があるという十分な理由があります。多くの場合、根本原因は手動プロセスへの依存にありますが、これらを排除するには、財務プロセスの可視化が必要です。

プロセスインテリジェンスを活用することで、財務プロセスの運用状況を詳細かつ正確に、リアルタイムで可視化できます。そのインサイトを活かせば、自動化すべき分野を特定してミスをさらに減らせるようになります。あるいは、スプレッドシートやメールに依存した財務プロセスを、適切なレビュー、承認、監査サイクルが組み込まれた専用システムに移行する方法を見つけることもできます。これにより、ビジネスに影響が及ぶ前に、より多くのエラーを検出できます。

財務プロセスの研修にかかるコストを削減する

財務チームに新しいメンバーを迎えるには、業務プロセスやシステムに関する研修が必要です。しかし、研修内容が実務を通じて習得すべき実際の業務プロセスと一致していないと、生産性の低下や不満を招く可能性があります。

現在の財務プロセスをマッピングすることで、改善点が見つかるだけでなく、現実と期待が合致していない部分も明らかになります。そうすれば、機能不全に陥っている財務プロセスを修正し、従業員が特定のプロセスを回避または迂回する理由を把握して、現実に合わせて研修内容を更新したり、定められた財務プロセスに従う重要性を再認識させたりすることができます。

FortressIQ で財務プロセスの変革を始める

オートメーション・エニウェアの FortressIQ プロセスオートメーションツールは、コンピュータービジョンと AI を活用し、ユーザーレベルで財務プロセスのインサイトをリアルタイムかつエンタープライズ規模で発見、記録、分析します。さらに、機械学習と深層学習アルゴリズムを使用して、財務プロセスデータのマイニングを行い、関連する財務プロセスをすべて発見してマッピングします。そこから、財務部門だけでなく全社のプロセスの自動化、最適化、効率化に着手できます。