Tipps zur Verbesserung Ihrer Finanzprozesse

Dieser Artikel wurde ursprünglich auf der FortressIQ-Website veröffentlicht und enthält Aktualisierungen, die der geänderten Unternehmenssituation Rechnung tragen. FortressIQ ist jetzt Teil von Automation Anywhere, und sein Angebot ist nun unser Process‑Intelligence‑Produkt FortressIQ

Finanzprozesse sind das Rückgrat jedes Unternehmens; sie umfassen weit mehr als reine Buchhaltung und das bloße Erfassen von Kennzahlen. Da Finanzfachleute alle Bereiche eines Unternehmens unterstützen, sind die von ihnen verwalteten Prozesse integraler Bestandteil jeder Geschäftsentscheidung und eng mit ihr verflochten. Aber sie können nicht auf strategischer Ebene mitwirken, wenn sie mit manuellen, langsamen, fehleranfälligen oder anderweitig reibungsbehafteten Prozessen beschäftigt sind. Wenn sie nicht strategisch handeln können, passieren Fehler, Dinge werden übersehen und Unternehmen wählen den falschen Weg.

Die Optimierung von Finanzprozessen kommt dem gesamten Unternehmen zugute. Allein die Konzentration auf die größten Bereiche – Kreditorenbuchhaltung, Cashflow, Debitorenbuchhaltung und Dateneingabe – kann Effizienz, Genauigkeit und fundiertere Entscheidungen ermöglichen, insbesondere mit KI-Tools für das Finanzwesen.

 
Verbesserungsansätze

Wenn Sie verstehen, wie Ihr Unternehmen heute funktioniert, können Sie Ansatzpunkte zur Optimierung Ihrer Finanzprozesse identifizieren. Es ist wichtig, umfassend und tiefgreifend zu arbeiten, da die Prozesse typischerweise über das Finanzteam hinausgehen. Denken Sie an Lohn‑ und Gehaltsabrechnung, Budgetierung, Prognosen, Audits, Schulungen, Geschäftsentwicklung, Ausgaben, Vertrieb und – nun ja – an alles. In der Regel trifft der Finanzmanager eines Unternehmens Entscheidungen gemeinsam mit einer Abteilungsleitung, einem Personalleiter und in manchen Fällen sogar mit dem CEO, um sicherzustellen, dass die Mitarbeitende ein Gehalt, einen Laptop, eine E‑Mail-Adresse und alles Weitere erhalten, was sie für ihre Arbeit benötigen. All das kostet Geld, und hinter jeder dieser Entscheidungen stehen Finanzprozesse.

Das Verständnis von End‑to‑End‑Finanzprozessen erfordert ein tiefes Eintauchen in Ihr Unternehmen, um zu sehen, wie diese Prozesse ablaufen. Nur ein Blick auf die von der Finanzabteilung genutzten Software‑Tools erfasst möglicherweise nur einen Bruchteil des Gesamtbildes. Ebenso, da nahezu alle Unternehmen E‑Mail und Tabellenkalkulationen zur Abwicklung der meisten Finanzprozesse einsetzen, führt die ausschließliche Nutzung manueller Process Mining‑Methoden oder begrenzter Anwendungsdateien zu einem zu großen Unbekannten. Erforderlich ist eine Plattform, die Echtzeit‑Einblicke in End‑to‑End‑Prozesse über alle Mitarbeitenden und Systeme hinweg.

Sobald Sie einen vollständigen, detaillierten Überblick über Ihre Finanzprozesse haben, können Sie beginnen, diese Tipps zu identifizieren und umzusetzen.

 
Manuelle Fehler in Prozessen reduzieren

Ineffiziente und inkonsistente Prozesse führen zu Fehlern, Auslassungen und unklaren Entscheidungen. Dies kann darauf zurückzuführen sein, dass isolierte Daten beispielsweise die Prozesse der Kreditorenbuchhaltung von der Cash‑Flow‑Prognose trennen, oder dass manuelle Dateneingabe, Daten­transformation oder das Laden von Daten wertvolle Erkenntnisse verlangsamen und eine zeitnahe Finanzberichterstattung verzögern.

Durch den Einsatz von Process Intelligence lässt sich erkennen, an welchen Stellen Finanzprozesse aus dedizierten Tools in E‑Mails, Tabellenkalkulationen oder Papierdokumente abwandern. So können die Bereiche identifiziert werden, in denen manuelle Fehler am wahrscheinlichsten auftreten. Diese manuellen und End‑User‑Computing‑Tools (EUC) erfordern einen übermäßigen manuellen Aufwand für Verwaltung und Wartung, sodass leicht Fehler auftreten können.

Lösungen umfassen die Automatisierung von Finanzprozessen mithilfe von RPA-Bots (Robotergesteuerte Prozessautomatisierung) und KI-Tools (Künstliche Intelligenz); sie reduzieren Inkonsistenzen bei der Prozessaussführung, integrieren Systeme, um manuelle Datenübertragungen zu vermeiden, und mehr.

 
Automatisierung von Finanzprozessen

Zeit ist Geld, und Bargeld ist König – die Beschleunigung von Finanzprozessen verschafft Ihrem Unternehmen durch bessere, schnellere und präzisere Entscheidungen mehr Zeit und Geld. Wenn das Unternehmen eine Investition tätigen möchte, verlässt es sich auf das Finanzteam, um die finanziellen Auswirkungen dieser Entscheidung zu verstehen. Die Verwendung alter Pläne, veralteter Berichte, veralteter Finanzdaten, historischer Budgets und anderer historischer Daten könnte sie auf den falschen Weg führen. Wenn Finanzprozesse jedoch schnell sind, werden diese Entscheidungen auf Basis relevanterer Erkenntnisse getroffen.

Die Beschleunigung von Prozessen wirkt sich auch auf die Finanzberichterstattung aus, etwa auf den Monatsabschluss und Konsolidierungen, die jährlichen Planungszyklen sowie die monatlichen und vierteljährlichen Finanzbudgets und -prognosen. Wenn Zeit aus diesen Prozessen genommen wird, erhalten das Finanzteam und das Unternehmen nicht nur zeitnahe Erkenntnisse, sondern das Team gewinnt auch mehr Spielraum für strategische Entscheidungen, die wirklich zählen. Und es hilft dabei, Regulierungs‑ und Compliance‑Berichte pünktlich und mit weniger Aufwand einzureichen.

 
Kosten für Finanzprozesse reduzieren

Zeit aus einem Prozess zu entfernen, senkt ebenfalls die Kosten dieses Prozesses. Ein Finanzteam konzentriert sich jedoch auf das Ergebnis, daher trägt die Kostensenkung in jedem Prozess zur Gewinnsteigerung bei. Kostensenkungen in Finanzprozessen können durch die Reduzierung des manuellen Aufwands der Mitarbeitenden erzielt werden, wodurch sie mehr wertschöpfende Tätigkeiten übernehmen können, ohne zusätzliche Kosten zu verursachen.

Prozessduplizierung und Redundanz führen ebenfalls zu überhöhten Kosten. Ein genauer Blick auf Finanzprozesse – von der Prüfung bis zur Buchhaltung – kann Aufgaben aufzeigen, die wiederholt erledigt werden müssen, oder bei denen Fehler häufig Nacharbeiten erfordern. Um diese Überschneidungen zu beseitigen, müssen Sie alle Ihre bestehenden Prozesse transparent machen, um Doppelungen zu erkennen und anschließend zu beheben. Natürlich verfügen die herkömmlichen Prozessabbildungs‑ und Process Mining‑Tools nicht über dieses Maß an Sichtbarkeit.

 
Erhöhung der Sichtbarkeit von Finanzprozessen

Finanzprozesse und die daraus resultierenden Erkenntnisse werden intensiv geprüft, auditiert und analysiert. Das ist aus gutem Grund so, denn Fehler in Finanzprozessen können Unternehmen Millionen von Dollar an Gewinnen, Umsatzeinbußen und behördlichen Geldstrafen kosten. Die Hauptursache liegt in vielen Fällen in der Abhängigkeit von manuellen Prozessen. Um diese Prozesse zu eliminieren, benötigen Sie jedoch Transparenz über die Finanzabläufe.

Process Intelligence kann detaillierte, präzise Echtzeit‑Einblicke darüber liefern, wie Ihr Unternehmen seine Finanzprozesse gestaltet. Mit dieser Erkenntnis können Sie Bereiche für die Automatisierung identifizieren, um weitere Fehler zu eliminieren. Oder Sie können Wege finden, weitere Finanzprozesse aus Tabellenkalkulationen und E‑Mails herauszuziehen und auf dedizierte Systeme zu verlagern, wo sie ordnungsgemäße Prüfungs‑, Genehmigungs‑ und Audit-Zyklen durchlaufen. Damit können Sie mehr Fehler erkennen, bevor sie Ihr Unternehmen beeinträchtigen.

 
Kosten für die Schulung von Finanzprozessen reduzieren

Neue Mitarbeiter im Finanzteam benötigen eine Schulung Ihrer Prozesse und Systeme. Dennoch kann es zu Produktivitätseinbußen und Frustration führen, wenn die Schulung nicht den tatsächlichen Ist‑Prozessen entspricht, die neue Mitarbeitende im Arbeitsalltag erlernen müssen.

Die Zuordnung Ihrer aktuellen Finanzprozesse hilft Ihnen nicht nur, Verbesserungsbereiche zu identifizieren, sondern deckt auch Bereiche auf, in denen die Realität nicht den Erwartungen entspricht. Anschließend können Sie fehlerhafte Finanzprozesse beheben, verstehen, warum Mitarbeitende bestimmte Prozesse vermeiden oder umgehen, und die Schulungen so aktualisieren, dass sie der Realität entsprechen bzw. die Bedeutung der Einhaltung etablierter Finanzprozesse betonen.

 
Transformation Ihrer Finanzprozesse mit FortressIQ starten

Das Automation Anywhere FortressIQ Process Intelligence‑Tool nutzt Computer Vision und KI, um Finanzprozesse auf Benutzerebene in Echtzeit und in unternehmensweiter Größenordnung zu entdecken, zu dokumentieren und zu analysieren. Diese umfassenden Prozessdaten werden dann mithilfe von Algorithmen für maschinelles Lernen und Deep Learning ausgewertet, um alle relevanten Prozesse zu erkennen und abzubilden. Von dort aus können Sie beginnen, Prozesse im Finanzwesen und im gesamten Unternehmen zu automatisieren, zu optimieren und zu verschlanken.