نصائح لتحسين عملياتك المالية

نُشر هذا المقال في الأصل على موقع FortressIQ، وقد أُدخلت عليها تحديثات تبرز التغير في وضع الشركة. وقد أصبحت FortressIQ الآن جزءًا من Automation Anywhere، وأصبح الحل الذي تقدمه منتجنا لذكاء العمليات FortressIQ.

العمليات المالية هي ما يحافظ على استمرارية أي شركة، لكنها تتجاوز بكثير مجرد المحاسبة وتسجيل النتائج. ونظرًا إلى أن العاملين في الشؤون المالية يدعمون جميع جوانب الأعمال، فإن العمليات التي يديرونها تشكل جزءًا لا يتجزأ من كل قرار من قرارات الأعمال وترتبط بتلك القرارات ارتباطًا وثيقًا. ومع ذلك، فإنهم لن يتمكنوا من المشاركة على المستوى الاستراتيجي إذا كانت العمليات اليدوية أو البطيئة أو المعرضة للأخطاء أو التي تعوقها أوجه القصور تستنزف وقتهم وجهدهم. وعندما يتعذر عليهم أداء دور استراتيجي، تقع الأخطاء وتُغفل بعض الأمور وقد تتخذ الشركات مسارًا غير مناسب.

يعود تحسين العمليات المالية بالنفع على أعمالك بأكملها. فحتى التركيز على أكبر مكوناتها فحسب، وهي الحسابات الدائنة والتدفق النقدي والحسابات المدينة وإدخال البيانات، يمكن أن يؤدي إلى تعزيز الكفاءة والدقة وتحسين عملية اتخاذ القرار، لا سيما عند الاستعانة بأدوات الذكاء الاصطناعي للشؤون المالية.

 
طرق التحسين

يمثل فهم كيفية سير أعمالك في الوقت الحالي نقطة البداية لاكتشاف سبل تحسين العمليات المالية. ومن المهم أن يكون هذا الفهم شاملًا ومتعمقًا، لأن هذه العمليات عادةً ما تمتد إلى ما هو أبعد من فريق الشؤون المالية. إليك مثلًا كشوف الرواتب وإعداد الميزانيات والتنبؤات والتدقيق والتدريب وتطوير الأعمال والمصروفات والمبيعات بل وكل شيء تقريبًا. عادةً ما يتخذ المدير المالي في الشركة القرارات بالتعاون مع رؤساء الأقسام ومدير الموارد البشرية، بل وحتى الرئيس التنفيذي في بعض الحالات، لضمان حصول الموظفين على رواتبهم وأجهزة الكمبيوتر المحمولة والبريد الإلكتروني وكل ما يحتاجون إليه لأداء أعمالهم. وكل ذلك ينطوي على تكاليف مالية، وتقف العمليات المالية وراء كل قرار من هذه القرارات.

من ثم، يتطلب فهم العمليات المالية من البداية إلى النهاية التعمق في أعمالك لمعرفة كيفية سير هذه العمليات. فمجرد النظر إلى الأدوات البرمجية التي تستخدمها الشؤون المالية قد لا يكشف سوى جزء بسيط من الصورة الكاملة. وبالمثل، نظرًا إلى أن جميع الشركات تقريبًا تستخدم البريد الإلكتروني وجداول البيانات في تنفيذ معظم العمليات المالية، فإن الاعتماد على التنقيب اليدوي عن العمليات أو ملفات سجلات التطبيقات المحدودة يترك قدرًا كبيرًا من جوانب العمل دون وضوح. وما يلزم هو منصة توفر رؤى آنية وشاملة حول العمليات من البداية إلى النهاية على مستوى جميع الموظفين والأنظمة.

وبمجرد تكوين صورة كاملة ومفصلة عن عملياتك المالية، يمكنك البدء في تحديد الفرص التالية والعمل عليها.

 
تقليل الأخطاء اليدوية في العمليات

يؤدي عدم كفاية العمليات وعدم اتساقها إلى وقوع الأخطاء وإغفال بعض الأمور وعدم وضوح القرارات. وقد يرجع ذلك إلى انعزال البيانات في أنظمة منفصلة، بما يفصل مثلًا بين عمليات الحسابات الدائنة وعمليات التنبؤ بالتدفقات النقدية، أو إلى إدخال البيانات أو تحويلها أو تحميلها يدويًا، ما يبطئ الحصول على رؤى قيّمة أو إعداد التقارير المالية في الوقت المناسب.

يمكن أن يساعد استخدام ذكاء العمليات لفهم المواضع التي تنتقل فيها العمليات المالية من الأدوات المخصصة إلى البريد الإلكتروني أو جداول البيانات أو الوثائق الورقية في إظهار المواضع الأكثر عرضة للأخطاء اليدوية. وتتطلب هذه الأدوات اليدوية وأدوات حوسبة المستخدم النهائي (EUC) جهدًا يدويًا كبيرًا لإدارتها وصيانتها، ما يزيد من احتمالية وقوع الأخطاء اليدوية.

تشمل الحلول أتمتة العمليات المالية باستخدام روبوتات الأتمتة الروبوتية للعمليات (RPA) وأدوات الذكاء الاصطناعي، والحد من أوجه عدم الاتساق في تنفيذ العمليات، والتكامل بين الأنظمة لتجنب عمليات نقل البيانات يدويًا، وغير ذلك.

 
تسريع العمليات المالية

الوقت يساوي المال، والسيولة هي العنصر الأكثر تأثيرًا. لذلك فإن تسريع العمليات المالية يتيح لشركتك الحصول على الوقت والمال من خلال اتخاذ قرارات أفضل وأسرع وأدقّ. فعندما ترغب الشركة في إجراء أي استثمار، تعتمد على فريق الشؤون المالية لمساعدتها على فهم الأثر المالي لذلك القرار. وقد يؤدي الاعتماد على الخطط القديمة أو التقارير غير المحدثة أو البيانات المالية القديمة أو الميزانيات السابقة أو غيرها من أنواع البيانات القديمة إلى اتخاذ المسار الخطأ. أما عندما تكون العمليات المالية سريعة، فتُتخذ هذه القرارات استنادًا إلى رؤى أكثر صلة بالواقع.

يؤثر تسريع العمليات أيضًا في إعداد التقارير المالية، مثل الإقفال الشهري وعمليات التجميع، ودورات التخطيط السنوية، والميزانيات والتنبؤات المالية الشهرية وربع السنوية. ولا يؤدي تقليص الوقت المستغرق في هذه العمليات إلى تزويد فريق الشؤون المالية والشركة برؤى أكثر صلة بالوقت المناسب فحسب، بل يمنح الفريق أيضًا مزيدًا من الوقت للتركيز على القرارات الاستراتيجية المهمة، ويساعد أيضًا على تقديم التقارير التنظيمية وتقارير الامتثال في مواعيدها وبجهد أقل.

 
خفض تكلفة العمليات المالية

يؤدي تقليص الزمن المستغرق في أي عملية أيضًا إلى خفض تكلفة تلك العملية. لكن بما أن فريق الشؤون المالية يهتم بالنتائج النهائية، فإن خفض التكاليف في أي عملية يساعد في تحسين الأرباح. ويمكن أن يأتي خفض تكاليف العمليات المالية من تقليل الجهد اليدوي الذي يبذله الموظفون، ما يتيح لهم التوجه نحو المزيد من الأنشطة ذات القيمة المضافة دون تكاليف إضافية.

يؤدي أيضًا تكرار العمليات وازدواجيتها إلى تكاليف زائدة. ويمكن للتعمق في دراسة العمليات المالية، بدءًا من التدقيق ووصولًا إلى المحاسبة، أن يسلط الضوء على المهام التي تتطلب تكرار الجهد أو التي تستلزم إعادة العمل كثيرًا بسبب الأخطاء. ويتطلَّب القضاء على هذا التداخل منك تحقيق وضوح لجميع عملياتك الحالية بحيث تتمكن من اكتشاف مواضع الازدواجية ثم علاجها. وبالطبع، لا توفر أدوات تخطيط العمليات والتنقيب عن العمليات التقليدية هذا المستوى من الوضوح.

 
زيادة وضوح العمليات المالية

تخضع العمليات المالية والرؤى الناتجة عنها لقدر كبير من التدقيق والمراجعة والتحليل. وهناك أسباب وجيهة لذلك، إذ يمكن أن تكلف الأخطاء في العمليات المالية الشركات ملايين الدولارات في صورة خسائر في الأرباح والمبيعات وغرامات تنظيمية. وفي كثير من الحالات، يكون السبب الجذري الاعتماد على العمليات اليدوية، ولكن التخلص من هذه العمليات يتطلب أولًا تحقيق الوضوح بشأن العمليات المالية.

يمكن لذكاء العمليات توفير رؤية تفصيلية ودقيقة وآنية لكيفية تنفيذ شركتك لعملياتها المالية. ومن خلال هذه الرؤى، يمكنك البدء في تحديد المجالات المناسبة للأتمتة بما يساعد على التخلص من المزيد من الأخطاء. ويمكنك أيضًا العثور على طرق لنقل المزيد من العمليات المالية من جداول البيانات والبريد الإلكتروني إلى أنظمة مخصصة، حيث تخضع لدورات مناسبة من المراجعة والموافقة والتدقيق. ويساعدك ذلك على اكتشاف المزيد من الأخطاء قبل أن تتاح لها فرصة التأثير في أعمالك.

 
تقليص تكلفة التدريب على العمليات المالية

يتطلب انضمام موظفين جدد إلى فريق الشؤون المالية تدريبهم على عملياتك وأنظمتك. غير أن ذلك قد يؤدي إلى تأخر في الإنتاجية والشعور بالإحباط عندما لا يتوافق التدريب مع العمليات الفعلية القائمة التي يحتاج الموظفون الجدد إلى تعلمها أثناء العمل.

ولا يساعدك تخطيط عملياتك المالية الحالية على اكتشاف مجالات التحسين فحسب، بل يكشف أيضًا عن المجالات التي لا يتطابق فيها الواقع مع التوقعات. ويمكنك بعد ذلك العمل على إصلاح العمليات المالية التي تعاني من قصور، وفهم أسباب تجنب الموظفين لعمليات معينة أو لجوئهم إلى طرق بديلة لتنفيذها، وتحديث الدورات التدريبية لتطابق الواقع أو التأكيد على أهمية اتباع العمليات المالية المعتمدة.

 
ابدأ إحداث تحول في العمليات المالية باستخدام FortressIQ

تستخدم أداة ذكاء العمليات FortressIQ من Automation Anywhere الرؤية الحاسوبية والذكاء الاصطناعي لاكتشاف الرؤى المتعلقة بالعمليات المالية وتوثيقها وتحليلها على مستوى المستخدم، آنيًا وعلى نطاق المؤسسة. بعد ذلك يجري التنقيب في بيانات عملياتك المالية باستخدام خوارزميات تعلُّم الآلة والتعلم العميق لاكتشاف جميع العمليات المالية ذات الصلة وتخطيطها. وبعد ذلك، يمكنك العمل على أتمتة العمليات وتحسينها وتبسيطها داخل الشؤون المالية وعلى مستوى أعمالك بأكملها.