Cet article a été publié à l’origine sur le site de FortressIQ et a été mis à jour pour refléter le changement de statut de l’entreprise. FortressIQ fait désormais partie d’Automation Anywhere, et son offre est devenue notre solution d’intelligence des processus FortressIQ.

Les processus financiers font fonctionner toute entreprise, mais ils vont bien au-delà de la simple comptabilité et de la tenue des comptes. Dans la mesure où les équipes financières soutiennent l’ensemble des activités de l’entreprise, les processus qu’elles gèrent jouent un rôle central et sont étroitement liés à chaque décision de l’entreprise. Mais ils ne peuvent pas être impliqués à un niveau stratégique s’ils sont absorbés par des processus manuels, lents, sujets aux erreurs ou autrement entravés par des frictions. Lorsqu’ils ne peuvent pas être stratégiques, des erreurs surviennent, des éléments sont négligés et les entreprises empruntent la mauvaise voie.

L’optimisation des processus financiers profite à l’ensemble de votre entreprise. Même le ciblage des principaux domaines que sont les comptes créditeurs, la trésorerie, les comptes clients et la saisie de données suffit souvent à améliorer l’efficacité, la précision et la qualité de la prise de décision, notamment grâce aux outils d’IA pour la finance.

Axes d’amélioration

C’est en comprenant le fonctionnement actuel de votre entreprise que vous pouvez identifier des opportunités d’amélioration des processus financiers. Une vision large et une analyse approfondie sont nécessaires, car ces processus ne se limitent généralement pas à l’équipe financière. Pensez à la paie, à la budgétisation, aux prévisions, à l’audit, à la formation, au développement commercial, aux dépenses, aux ventes... En réalité, à tout ! En règle générale, le directeur financier d’une entreprise prend des décisions en collaboration avec le responsable d’un service, le responsable des ressources humaines et même, dans certains cas, le PDG. L’objectif est de s’assurer que les collaborateurs reçoivent un salaire, un ordinateur portable, une adresse e‑mail et tout le nécessaire pour exercer leurs fonctions. Tout cela a un coût et des processus financiers sous-tendent chacune de ces décisions.

Par conséquent, la compréhension des processus financiers de bout en bout nécessite une analyse approfondie de votre entreprise afin d’identifier leur mode de fonctionnement. Si vous vous contentez d’examiner les outils logiciels utilisés par le service des finances, vous risquez de n’avoir qu’une vision parcellaire de la situation. De la même manière, étant donné que la quasi-totalité des entreprises utilise des e-mails et des feuilles de calcul pour exécuter la plupart des processus financiers, le fait de s’appuyer sur un process mining manuel ou sur des fichiers journaux d’application limités laisse trop de place aux inconnues. Ce qu’il faut, c’est une plateforme qui capture en temps réel des informations sur les processus de bout en bout pour chaque collaborateur et chaque système.

Une fois que vous disposez d’une vue complète et détaillée de vos processus financiers, vous pouvez commencer à identifier et à mettre en pratique ces conseils.

Réduction des erreurs manuelles dans les processus

Des processus inefficaces et incohérents entraînent des erreurs, des omissions et des décisions mal éclairées. Cela peut résulter d’un cloisonnement des données qui sépare, par exemple, les processus des comptes créditeurs et de prévision de trésorerie, ou d’une saisie, d’une transformation ou d’un chargement manuels des données. Autant d’éléments qui ralentissent l’obtention d’informations utiles ou retardent la production de rapports financiers en temps voulu.

Le fait d’utiliser l’intelligence des processus afin d’identifier les moments où les processus financiers quittent les outils dédiés pour se retrouver dans les e‑mails, les feuilles de calcul ou les documents papier permet de mettre en évidence les points où les erreurs manuelles sont les plus probables. Ces outils manuels et les solutions d’informatique décisionnelle exigent trop d’efforts manuels pour leur gestion et leur maintenance, ce qui rend les erreurs humaines probables.

Les solutions comprennent l’automatisation des processus financiers qui utilisent l’automatisation des processus par la robotique (RPA), des robots et des outils d’intelligence artificielle (IA), la réduction des incohérences dans l’exécution des processus, l’intégration des systèmes pour éviter les transferts manuels de données, etc.

Accélération des processus financiers

Le temps, c’est de l’argent, et la trésorerie est le nerf de la guerre. L’accélération des processus financiers permet donc à l’entreprise de gagner du temps et de dégager des ressources financières grâce à des décisions plus rapides, plus pertinentes et plus précises. Lorsque l’entreprise souhaite réaliser un investissement, elle s’appuie sur l’équipe financière pour comprendre l’impact financier de cette décision. L’utilisation d’anciens plans, de rapports obsolètes, de données financières périmées, de budgets historiques et d’autres données du passé pourrait la conduire sur une mauvaise voie. En revanche, lorsque les processus financiers sont rapides, ces décisions sont prises avec des informations plus pertinentes.

L’accélération des processus influence également les rapports financiers tels que la clôture mensuelle et les rapprochements, les cycles de planification annuels, ainsi que les budgets et prévisions financières mensuels et trimestriels. En récupérant le temps de ces processus, l’équipe financière et l’entreprise obtiennent des informations plus rapides, et l’équipe peut se consacrer aux décisions stratégiques. Les rapports réglementaires et de conformité sont prêts dans les temps, avec moins d’effort.

Réduction du coût des processus financiers

En retirant du temps consacré à un processus, vous réduisez également son coût. Une équipe financière s’intéresse au résultat net, et le fait de réduire les coûts d’un processus contribue à améliorer la rentabilité. Il est possible de réduire les coûts des processus financiers en diminuant les efforts manuels des collaborateurs qui peuvent se consacrer à des activités à plus forte valeur ajoutée, sans aucun coût supplémentaire.

La duplication et la redondance des processus entraînent également des surcoûts. En examinant en détail les processus financiers, de l’audit à la comptabilité, vous pouvez identifier les tâches qui exigent des efforts répétés ou celles où les erreurs entraînent souvent des reprises. Pour éliminer ces chevauchements, il faut avoir une visibilité complète de l’ensemble de vos processus existants afin d’identifier les doublons et de les corriger. Bien entendu, les outils traditionnels de cartographie des processus et de process mining n’offrent pas ce niveau de visibilité.

Amélioration de la visibilité des processus financiers

Les processus financiers et les informations qui en résultent sont fortement scrutés, audités et analysés. Cela se justifie, car les erreurs dans les processus financiers peuvent coûter aux entreprises des sommes importantes, qu’il s’agisse de pertes de bénéfices, de ventes manquées ou de sanctions réglementaires. Dans de nombreux cas, la cause première réside dans la dépendance aux processus manuels. Pour les éliminer, il faut disposer d’une visibilité sur les processus financiers.

L’intelligence des processus offre une visibilité détaillée, précise et en temps réel sur la façon dont votre entreprise exécute ses processus financiers. Grâce à cette vision, vous pouvez commencer à identifier les zones à automatiser afin d’éliminer davantage d’erreurs. Vous pouvez également trouver des moyens de sortir davantage de processus financiers des feuilles de calcul et des échanges par e‑mail pour les transférer vers des systèmes dédiés, où ils sont soumis à des cycles appropriés d’examen, d’approbation et d’audit. Vous détecterez davantage d’erreurs avant qu’elles n’aient le temps d’impacter votre activité.

Réduction du coût de la formation aux processus financiers

L’intégration de nouveaux collaborateurs dans l’équipe finance exige de les former à vos processus et systèmes. Toutefois, une formation qui ne correspond pas aux processus réels que les nouveaux collaborateurs doivent assimiler sur le terrain peut entraîner des ralentissements de productivité et de la frustration.

Le fait de cartographier vos processus financiers actuels vous permet non seulement d’identifier les axes d’amélioration, mais révèle également les écarts entre la réalité et les attentes. Vous pourrez alors corriger les processus financiers défaillants, comprendre pourquoi les collaborateurs les contournent ou les évitent, et adapter les formations à la réalité ou souligner l’importance de respecter les processus financiers établis.

Transformation de vos processus financiers grâce à FortressIQ

FortressIQ, l’outil d’intelligence des processus d’Automation Anywhere, utilise la vision par ordinateur et l’intelligence artificielle pour identifier, documenter et analyser les informations relatives aux processus financiers au niveau de l’utilisateur, en temps réel et à l’échelle de l’entreprise. Vos données sur les processus financiers sont ensuite exploitées à l’aide d’algorithmes d’apprentissage machine et d’apprentissage profond pour identifier et cartographier tous les processus pertinents. Vous pouvez ensuite automatiser, optimiser et rationaliser les processus du service des finances et, plus globalement, de toute votre entreprise.