Dicas para aprimorar seus processos financeiros

Este artigo foi originalmente publicado no site da FortressIQ e inclui atualizações para refletir a mudança na situação da empresa. A FortressIQ agora faz parte da Automation Anywhere, e sua oferta agora é o nosso produto de inteligência de processos, o FortressIQ

Os processos financeiros são o que mantêm qualquer empresa em funcionamento, mas vão muito além da simples contabilidade e do controle de números. Uma vez que os profissionais da área financeira dão suporte a todas as partes de uma empresa, os processos que eles gerenciam são essenciais e estão intimamente ligados a todas as decisões empresariais. No entanto, eles não podem se envolver em um nível estratégico se estiverem sobrecarregados com processos manuais, lentos, propensos a erros ou que envolvam outros tipos de atrito. Quando não conseguem adotar uma abordagem estratégica, ocorrem erros, itens são negligenciados e as empresas escolhem o caminho errado.

Melhorar os processos financeiros beneficia toda a sua empresa. Mesmo concentrando-se apenas nos principais componentes (contas a pagar, fluxo de caixa, contas a receber e entrada de dados), já é possível obter eficiência, precisão e uma melhor tomada de decisões, especialmente com o uso de ferramentas de IA para finanças.

 
Maneiras de aprimorar

Compreender como sua empresa funciona atualmente é o que possibilitará encontrar maneiras de aprimorar os processos financeiros. É importante fazer uma análise abrangente e aprofundada, já que esses processos geralmente vão além da equipe financeira. Pense na folha de pagamento, no orçamento, nas projeções, na auditoria, no treinamento, no desenvolvimento de negócios, nas despesas, nas vendas e, enfim, em tudo. Normalmente, o gerente financeiro de uma empresa toma decisões em conjunto com o chefe de departamento, o gerente de recursos humanos e, em alguns casos, até mesmo com o CEO, para garantir que os funcionários tenham um salário, um notebook, e-mail e tudo o mais necessário para realizar seu trabalho. Tudo isso custa dinheiro, e os processos financeiros estão por trás de cada uma dessas decisões.

Portanto, para compreender os processos financeiros de ponta a ponta, é preciso analisar a fundo o seu negócio para entender como esses processos funcionam. Apenas analisar as ferramentas de software utilizadas pelo setor financeiro pode revelar apenas uma fração do quadro completo. Da mesma forma, como quase todas as empresas utilizam e-mail e planilhas para executar a maior parte dos processos financeiros, basear-se na mineração manual de processos ou em arquivos de log de aplicativos limitados deixa muitas incógnitas. O que é necessário é uma plataforma que capture insights de processos em tempo real e de ponta a ponta, abrangendo todos os funcionários e todos os sistemas.

Assim que você tiver uma visão completa e detalhada dos seus processos financeiros, poderá começar a identificar e implementar essas dicas.

 
Redução de erros manuais nos processos

Processos ineficientes e inconsistentes levam a erros, omissões e decisões equivocadas. Isso pode ser causado por dados isolados em silos que separam, por exemplo, os processos de contas a pagar e de previsão de fluxo de caixa, ou pela entrada manual de dados, transformação de dados ou carregamento de dados, o que retarda a obtenção de insights importantes ou atrasa a elaboração de relatórios financeiros em tempo hábil.

O uso da inteligência de processos para identificar em que pontos os processos financeiros saem das ferramentas específicas e passam a ser realizados por e-mail, planilhas ou documentos em papel pode destacar onde é mais provável que ocorram erros manuais. Essas ferramentas manuais e de computação do usuário final (EUC) exigem muito esforço manual para serem gerenciadas e mantidas, o que aumenta a probabilidade de ocorrência de erros manuais.

As soluções incluem a automação de processos financeiros por meio de bots de Automação Robótica de Processos (RPA) e ferramentas de inteligência artificial (IA); a redução de inconsistências na execução dos processos, a integração de sistemas para evitar transferências manuais de dados e muito mais.

 
Agilização dos processos financeiros

Tempo é dinheiro, e o dinheiro é rei; portanto, agilizar os processos financeiros proporciona à sua empresa acesso a tempo e dinheiro por meio de decisões melhores, mais rápidas e mais precisas. Quando a empresa pretende realizar algum investimento, ela recorre à equipe financeira para ajudá-la a compreender o impacto financeiro dessa decisão. O uso de planos antigos, relatórios desatualizados, dados financeiros obsoletos, orçamentos históricos e outros dados do passado pode levar a empresa por um caminho errado. Quando os processos financeiros são ágeis, no entanto, essas decisões são tomadas com base em informações mais relevantes.

A agilização dos processos também afeta os relatórios financeiros, como o fechamento mensal e as consolidações, os ciclos de planejamento anual e os orçamentos e previsões financeiras mensais e trimestrais. Reduzir o tempo gasto nesses processos não apenas proporciona à equipe financeira e à empresa insights mais oportunos, como também dá à equipe mais tempo para se dedicar a decisões estratégicas que realmente importam. Além disso, ajuda a garantir que os relatórios regulatórios e de conformidade sejam apresentados dentro do prazo e com menos esforço.

 
Redução dos custos dos processos financeiros

Reduzir o tempo de qualquer processo também reduz o custo desse processo. No entanto, uma equipe de finanças está interessada no resultado financeiro, portanto, reduzir custos em qualquer processo ajuda a aumentar os lucros. A redução de custos nos processos financeiros pode decorrer da diminuição do trabalho manual dos funcionários, o que, por sua vez, permite que eles se dediquem a atividades de maior valor agregado sem aumentar os custos.

A duplicação e a redundância de processos também geram custos excessivos. Uma análise aprofundada dos processos financeiros, desde a auditoria até a contabilidade, pode identificar tarefas que exigem esforços repetitivos ou nas quais erros frequentemente exigem retrabalho. Para eliminar essa sobreposição, é necessário obter visibilidade de todos os seus processos existentes, a fim de identificar onde ocorre a duplicação e, então, corrigi-la. É claro que as ferramentas tradicionais de mapeamento e mineração de processos não oferecem esse nível de visibilidade.

 
Aumento da visibilidade dos processos financeiros

Os processos financeiros e as conclusões decorrentes deles são submetidos a um rigoroso escrutínio, auditoria e análise. Isso se deve a um motivo válido, já que erros nos processos financeiros podem custar às empresas milhões de dólares em lucros perdidos, vendas perdidas e multas regulatórias. A causa principal, em muitos casos, é a dependência de processos manuais, mas, para eliminar esses processos, é necessário ter visibilidade sobre os processos financeiros.

A inteligência de processos pode oferecer uma visibilidade detalhada, precisa e em tempo real sobre como sua empresa administra seus processos financeiros. Com essas informações, você pode começar a identificar áreas passíveis de automação, de modo a eliminar mais erros. Ou pode encontrar maneiras de transferir mais processos financeiros das planilhas e dos e-mails para sistemas dedicados, onde eles passam por ciclos adequados de revisão, aprovação e auditoria. Isso ajuda a detectar mais erros antes que eles tenham a chance de afetar seus negócios.

 
Redução dos custos do treinamento em processos financeiros

A contratação de novos funcionários para a equipe financeira exige treinamento sobre seus processos e sistemas. No entanto, isso pode causar atrasos na produtividade e frustração quando o treinamento não corresponde aos processos reais que os novos funcionários precisam aprender na prática.

Mapear seus processos financeiros atuais não só ajuda a identificar áreas que precisam de melhorias, mas também revela pontos em que a realidade não corresponde às expectativas. Você pode, então, trabalhar para corrigir processos financeiros que não estão funcionando, entender por que os funcionários estão evitando ou contornando processos específicos e atualizar os cursos de treinamento para que se adequem à realidade ou reforcem a importância de seguir os processos financeiros estabelecidos.

 
Comece a transformar os processos financeiros com o FortressIQ

A ferramenta de inteligência de processos FortressIQ da Automation Anywhere utiliza visão computacional e IA para identificar, documentar e analisar insights sobre processos financeiros no nível do usuário, em tempo real e em escala empresarial. Os dados dos seus processos financeiros são então analisados por meio de algoritmos de aprendizagem de máquina e aprendizagem profunda para identificar e mapear todos os processos financeiros relevantes. A partir daí, você pode começar a trabalhar na automação, otimização e simplificação de processos na área financeira e em toda a sua empresa.