Originalmente, este artículo se publicó en el sitio web de FortressIQ e incluye actualizaciones que reflejan el cambio de estado de la empresa. FortressIQ ahora forma parte de Automation Anywhere, y su oferta ahora forma parte de nuestro producto de inteligencia de procesos, FortressIQ.

Los procesos financieros son los que mantienen en marcha cualquier empresa, pero van mucho más allá de la simple contabilidad y el registro de números. Dado que los profesionales financieros respaldan cada parte de una empresa, los procesos que gestionan son esenciales y se relacionan con todas las decisiones de negocio. Pero no pueden participar a nivel estratégico si están consumidos por procesos manuales, lentos, propensos a errores o que, de alguna otra forma, generan fricción. Cuando los profesionales no pueden ser estratégicos, se cometen errores, hay aspectos que se pasan por alto y las empresas eligen la ruta equivocada.

Mejorar los procesos financieros beneficia a toda su empresa. Incluso centrarse solo en los componentes más importantes (cuentas por pagar, flujo de efectivo, cuentas por cobrar y entrada de datos) puede aportar eficiencia, precisión y una mejor toma de decisiones, sobre todo con herramientas de IA para finanzas.

Maneras de mejorar

Comprender cómo funciona su empresa hoy es el punto de partida para identificar oportunidades de mejora en los procesos financieros. Es importante adoptar un enfoque integral y profundo, ya que los procesos suelen trascender al equipo financiero. Piense en la nómina, la elaboración de presupuestos, las previsiones, las auditorías, la capacitación, el desarrollo de negocios, los gastos y las ventas; básicamente, debe pensar en todo. Por lo general, el gerente de Finanzas de una empresa toma decisiones junto con el jefe de departamento, el gerente de Recursos Humanos y, en algunos casos, incluso el director general, para garantizar que los empleados cuenten con un salario, una computadora portátil, un correo electrónico y todo lo demás que necesiten para desempeñar su trabajo. Todo eso tiene un costo y los procesos financieros están detrás de cada una de esas decisiones.

Por lo tanto, comprender los procesos financieros de principio a fin requiere analizar su negocio en profundidad para observar cómo se desarrollan dichos procesos. Solo observar las herramientas de software que utiliza el Departamento de Finanzas podría permitirle captar solo una fracción del panorama completo. Del mismo modo, dado que casi todas las empresas utilizan correos electrónicos y hojas de cálculo para gestionar la mayoría de los procesos financieros, recurrir a la minería de procesos manual o a archivos de registro de aplicaciones limitados deja demasiadas incógnitas. Lo que se requiere es una plataforma que capture información de procesos en tiempo real y de principio a fin de cada trabajador y cada sistema.

Una vez que cuente con una visión completa y detallada de sus procesos financieros, podrá comenzar a identificar y abordar estos consejos.

Reducción de los errores manuales en los procesos

Los procesos ineficientes e inconsistentes generan errores, omisiones y decisiones confusas. Esto puede deberse a que los datos están aislados, lo que separa, por ejemplo, los procesos de cuentas por pagar y de previsión de flujo de efectivo, o bien a la entrada, transformación o carga manual de datos, que ralentizan la obtención de información valiosa y demoran la presentación oportuna de los informes financieros.

Utilizar la inteligencia de procesos para comprender cuándo los procesos financieros pasan de las herramientas específicas al correo electrónico, las hojas de cálculo o los documentos en papel puede revelar dónde es más probable que se produzcan errores manuales. Estas herramientas manuales y de informática de usuario final (EUC) demandan demasiado esfuerzo manual para su gestión y mantenimiento, por lo que es probable que se generen errores humanos.

Las soluciones incluyen la automatización de procesos financieros mediante bots de automatización robótica de procesos (RPA) y herramientas de inteligencia artificial (IA); la reducción de inconsistencias en la ejecución de los procesos, la integración de sistemas para evitar transferencias manuales de datos y mucho más.

Aceleración de los procesos financieros

El tiempo es dinero y el efectivo es clave, por lo que acelerar los procesos financieros brinda a su empresa acceso a tiempo y dinero mediante decisiones más acertadas, rápidas y precisas. Cuando la empresa desea realizar una inversión, recurre al equipo financiero para que le ayude a comprender el impacto económico de esa decisión. El uso de planes antiguos, informes desactualizados, datos financieros obsoletos, presupuestos históricos y otros datos del pasado podría llevarlos a una dirección equivocada. Sin embargo, cuando los procesos financieros son ágiles, esas decisiones se basan en conocimientos más relevantes.

La agilización de los procesos también tiene un impacto en los informes financieros, como el cierre mensual y las consolidaciones, los ciclos de planificación anual, y los presupuestos y previsiones financieras mensuales y trimestrales. Dedicar tiempo a estos procesos no solo brinda al equipo financiero y a la empresa información más oportuna, sino que también les otorga más tiempo para centrarse en decisiones estratégicas que realmente importan. Además, ayuda a que los informes regulatorios y de cumplimiento normativo se presenten a tiempo y con menos esfuerzo.

Reducción del costo de los procesos financieros

Reducir el tiempo dedicado a cualquier proceso también disminuye su costo. Pero a un equipo financiero le interesa el resultado final, por lo que reducir los costos en cualquier proceso ayuda a mejorar las ganancias. Las reducciones de costos en los procesos financieros pueden provenir de la disminución del esfuerzo manual de los empleados, lo que a su vez permite asumir más actividades de valor agregado sin incurrir en costos adicionales.

La duplicación y la redundancia de procesos también generan costos excesivos. Un análisis profundo de los procesos financieros, desde la auditoría hasta la contabilidad, puede revelar tareas que requieren un esfuerzo repetido o en las que los errores con frecuencia obligan a rehacer el trabajo. Eliminar esa superposición requiere obtener visibilidad de todos sus procesos existentes, de modo que pueda identificar dónde se produce la duplicación y corregirla. Por supuesto, las herramientas tradicionales de diagramación y minería de procesos no cuentan con este nivel de visibilidad.

Aumento de la visibilidad de los procesos financieros

Los procesos financieros y los conocimientos resultantes son objeto de escrutinios, auditorías y análisis exhaustivos. Es razonable, ya que los errores en los procesos financieros pueden costarle a las empresas millones de dólares en ganancias, pérdida de ventas y multas normativas. La causa raíz en muchos casos es la dependencia en los procesos manuales, pero para eliminar esos procesos es necesario contar con visibilidad de los procesos financieros.

La inteligencia de procesos puede proporcionar una visión detallada, precisa y en tiempo real de cómo su empresa ejecuta los procesos financieros. Con esa visión, puede comenzar a identificar áreas que se pueden automatizar para eliminar más errores. También puede buscar formas de trasladar más procesos financieros de las hojas de cálculo y del correo electrónico a sistemas específicos, donde se sometan a ciclos adecuados de revisión, aprobación y auditoría. Esto le ayuda a detectar más errores antes de que tengan la oportunidad de causar un impacto en su empresa.

Reducción del costo de la capacitación en procesos financieros

La incorporación de empleados nuevos al equipo financiero requiere brindarles capacitación sobre sus procesos y sistemas. Sin embargo, esto puede generar demoras en la productividad y frustración en los casos en que la capacitación no se alinea con los procesos reales que los empleados nuevos deben aprender en el puesto.

Diagramar sus procesos financieros actuales no solo le ayuda a identificar áreas de mejora, sino que también revela aspectos en los que la realidad no coincide con las expectativas. De esta manera, podrá trabajar en corregir los procesos financieros defectuosos, comprender por qué los empleados evitan o eluden procesos específicos, y actualizar los cursos de capacitación para que reflejen la realidad o refuercen la importancia de seguir los procesos financieros aceptados.

Inicie la transformación de los procesos financieros con FortressIQ

La herramienta de inteligencia de procesos FortressIQ de Automation Anywhere emplea IA y visión por computadora para identificar, documentar y analizar información sobre los procesos financieros a nivel de usuario, en tiempo real y a escala empresarial. Luego, estos datos del proceso integral se extraen mediante algoritmos de aprendizaje automático y aprendizaje profundo para descubrir y diagramar todos los procesos relevantes. Desde allí, puede comenzar a automatizar, optimizar y agilizar los procesos dentro del Departamento de Finanzas y en toda su empresa.