Office Suite タスクの自動化
RPA によるオフィス業務の自動化: オフィス業務の自動化の効果
表計算ソフト、ワープロ ソフト、電子メール、クラウド ストレージ、チーム アプリケーションなどにより、業務効率が向上しました。これらの Office Suite 機能にロボティック・プロセス・オートメーション (RPA) を導入することで、さらなる効率化を図れることをご存知でしたか?
RPA を活用してオフィス業務を自動化することで、Google スプレッドシートへのデータ入力、Microsoft Word の処理、Invoicely での請求書テンプレートの作成などのワークフローを合理化できます。これにより、効率性の向上、ヒューマン エラーの低減、コストの削減が実現します。さらに、RPA により、人間が介入することなく、これらのプログラム間で自動的にデータを移動できるため、従業員はより価値の高い、やりがいのある業務に専念できます。
オフィス業務の自動化ツールにより、データ管理、タスク管理、IT サービスを最適化して、ボトルネックを解消できます。RPA によってオフィス業務を自動化することのメリットについて見ていきましょう。
Office Suite の自動化のメリットとは?
オフィス業務の自動化システムにより、ビジネス プロセスを合理化して、データ入力のミスをなくし、ワークフローを改善し、時間のかかる反復作業から解放されます。RPA は、ボトルネックを解消し、タスク管理を支援するだけでなく、ビジネス ニーズに合わせてカスタマイズすることも可能です。
カナダの大手電力会社で、表計算ソフトのカット&ペーストのミスを誰も発見できず、2,400 万 US ドルの損失を出した人を想像してください。残念ながら、表計算ソフトでのヒューマン エラーは珍しいことではありません。そのエラーのせいで数百万ドルものコストが発生することは稀かもしれませんが、繰り返し発生すれば蓄積されていくものです。

データ分析は人間に任せるべき業務ですが、スプレッドシートからレガシー プラットフォームやマスター データ ソースへのデータ転送は Bot に任せるべき作業です。RPA を用いたオフィス業務の自動化により、効率性を高めて、ヒューマン エラーを減らすことで、従業員はより重要な思考活動に頭脳を活用できます。

ロボティック・デスクトップ・オートメーション (RDA) により、デスクトップ上のローカル プログラム (Citrix アプリケーション、Java アプリケーション、Web ページなど) を使用して、Microsoft Office で発生する反復作業を自動化できます。ノーコードかつドラッグ & ドロップ操作のインターフェースにより、煩雑な作業を簡素化し、日常業務を高速化できます。

マクロは便利ですが、複数のシステムで作成および管理するのは面倒なものです。Google Sheets と Excel を使用している場合は、オートメーション・エニウェアのスプレッドシート Bot (英語) をダウンロードするだけで、すぐにデータ管理に活用できます。

業務に電子メールは必要不可欠です。受信トレイの監視、通知の送信、ヘルプ デスクや注文状況に関するリクエスト対応、顧客関係管理ソフトウェアとの連携、適切な部署への文書の転送、対応が必要な緊急メッセージへのフラグ付けなど、各種オフィス業務を自動化するためのソリューションに多くの企業が投資しています。

数回クリックするだけで、相手に合わせてカスタマイズした PowerPoint プレゼンテーションを生成できます。オートメーション・エニウェアの PowerPoint Bot (英語) は、プレゼンテーションを生成し、スプレッドシートからデータを取得し、テキスト、画像、アニメーションを追加し、リアルタイムで更新できます。

複数のチームや場所にわたって、承認、アクセス制御、接続の問題を管理できます。RPA を使用して、従業員の追加/削除、ディレクトリへのファイルの自動アップロード/ダウンロード、リアルタイムでの情報更新、ダッシュボードや継続計画の更新、ファイル アクセスに関する監査証跡の作成などを 24 時間いつでも実行できます。
オフィス業務の自動化のメリット
オフィス業務の自動化が、どのようにビジネス プロセスの効率化に寄与するのかをご体験ください。
オフィス業務の自動化は誰にメリットをもたらすのか?
オフィス自動化システムは、ビジネス ワークフローに合わせてカスタマイズし、プロセスを合理化できるため、組織内の多くの部門に適したソリューションとなります。

インテリジェント オートメーションを使用したオフィス自動化ソフトウェアにより、さまざまなシステム (レガシー システムを含む) から CRM にデータを入力し、完全な顧客プロフィールを作成して、それをリアルタイムでアップデートできます。包括的な顧客プロフィールは、効果的なクロスセル機会につながります。

電子メール受信箱を作成し、請求書を自動的に買掛金 (英語)部門に転送することで、請求書処理を自動化できます。RPA Bot が、デジタル ファイルの作成 (ペーパーレス化)、顧客ファイルの更新、Excel での支払いの追跡、リマインダーの送信、明細書の作成などを行います。

従業員のオンボーディングとオフボーディング、承認の設定、案内パッケージの送信に加え、オフィス業務の自動化により、ユーザー パスワードやプロフィールを作成またはリセットし、それを複数システムのダッシュボードに追加できます。また、テンプレート、ダッシュボード、チーム、ビジネス プロセスを更新できます。

ワークフローをデジタル化して、紙データの保管を減らし、印刷サービスの必要性を最小限に抑制できます。RPA と ML を活用してワークフローを自動化することで、従業員はより価値の高い業務に専念できます。Automation 360 に Microsoft Luis NLP を追加することで、電子メールや会話から重要な情報を抽出できます。
BAE Systems 社のシェアードサービス チームが、自動化によってパフォーマンスを新たな高みへと引き上げる

「非常に時間がかかり、多くの手作業を必要とし、エラーが発生しやすい複数のプロセスを自動化することで、HGS はこの米国の医療保険会社のバックオフィス環境に大きな付加価値を提供できるようになりました」
90 件以上
分の手作業を削減
平均
処理時間を 40% 以上削減
高い
効率性 (コストを 40% 以上削減)
オフィス業務の自動化の効果とは?
中小企業や多国籍企業など、組織の規模を問わず、オフィス自動化テクノロジーにより、プロセスのワークフローを改善し、効率性を高め、バックログやボトルネックを解消し、データ入力などの時間のかかる反復作業から従業員を解放して、より価値の高い業務に専念させることができます。人工知能、機械学習、自然言語処理を利用した RPA のその他のメリットを以下に紹介します。

Excel オートメーション
- Visual Basic Editor (VBA) コードの知識なしで、マクロを作成および記録。
- Excel ファイルから情報を抽出して、形式を変更し、ダッシュボードやデータベースにアップ
ロード。 - 任意の情報をスプレッドシートからカラフルなダッシュボード、チャート、グラフに変換。
- オフィス業務の自動化を使用して、データやスプレッドシートを任意のエンタープライズ システムまたはレガシー システムに統合。
- XLS、XLSX、XLSM (VBA マクロに特化した Excel ファイル)、CSV ファイルのデータを安全に共有。
- オフィス業務の自動化を使用して、データを暗号化および圧縮し、複数の場所にいる他の人に転送。

契約管理
- 契約書の作成、承認の追跡、ダッシュボード/顧客アカウントの更新を行うためのインタラクティブ フォームを作成。
- NLP と Document Automation を使用して、メモ、電子メール、PDF、発注書から情報を抽出し、情報をデジタル化。
- RPA と統合して、Bot を構築し、ビジネス プロセス ワークフローを自動化。
- 高度な文書処理により、顧客のクレジット カード情報、支払い、与信申請を検証。
- 自然災害や不測の事業中断が発生した際に、RPA を活用して事業継続性を確保。
- RPA により、複数の管轄区域の要件に対応し、リスクを最小化。

IT 部門へのリクエスト
- IT 担当者がより複雑な問題の解決に専念できるよう、パスワードのリセットや新規ユーザーの作成を自動化。
- Active Directory と必要なビジネス アプリケーションをプロビジョニングし、承認を追跡するための単一のワークフローを作成。
- アプリ、インタラクティブ フォーム、または電子メールによるユーザー パスワードのリクエスト、ユーザーの移行、ユーザーの削除を自動化。
- ダッシュボード、データベース、権限、ファイルをリアルタイムで更新。
- Document Automation を使用して、データのサイロ化、接続性の問題、互換性の問題を解消。
- エンタープライズ システムやレガシー システムなど、複数のプラットフォーム間でデータを
同期。

顧客関係
- Discovery Bot (英語) が、繰り返されるユーザーの操作を分析し、これらの操作を実行する RPA Bot を生成。
- インテリジェント オートメーションを使用して、Microsoft Access などのデータベース上の顧客情報にアクセスし、同期。
- Sharepoint 上のデータにアクセスし、プラットフォーム間やレガシー システム間で同期し、統合された顧客プロフィールを
作成。 - テンプレートを作成して、電子メール、Word 文書、契約書、通知書を自動生成し、リマインダーや明細書を送信。
- RPA により、顧客関係管理を簡素化。入門書 (英語)はこちら。
オフィス業務の自動化ソリューションに求めるべき要件
オフィス業務の自動化戦略を開始する前に、まず組織内のどのプロセスを自動化するのが最も効果的なのかを把握します。RPA は、データ入力のような時間のかかる反復作業や、MS Word、Excel、XML、PPT、PDF のような機械可読な出力内容を伴うタスクに最適です。スキャンした画像を扱う場合は、光学式文字認識 (OCR) で RPA を強化できます。バックオフィス (財務、人事、IT など) またはフロントオフィス (顧客オンボーディングとカスタマーサポートなど) のビジネス プロセスは、POC (概念実証) を行うための最適な機会となります。
RPA ソリューションを選択する際の 1 つ目の重要ポイントは、カスタマイズ性です。自社のビジネスに合わせて拡張して、組織内のエコシステム全体で使用し、レガシー システムと容易に統合できるだけのカスタマイズ性が必要です。また、データ セキュリティ要件は業界によって異なるため、自社のセキュリティ要件を満たすソリューションを選択する必要があります。
2 つ目の重要ポイントは、使いやすさです。トレーニングが不十分であったり、複雑すぎて経営陣や従業員の支持を得られなかったりしたことが原因で、多くの自動化計画が失敗に終わっています。使いやすいソリューションを選択して、トレーニングを提供し、継続的にサポートすることが重要です。
オフィス業務の自動化ソリューションの使用を開始する方法
また、RPA のトレンドやイノベーションに関する最新情報をお届けする各種イベントとオンライン セミナーにより、オフィス業務の自動化の ROI を最大化できます。
オートメーション・エニウェアが提供する包括的なトレーニング プラットフォームにより、従業員は、自社のニーズに合わせてカスタムの買掛金自動処理システムを構築するためのスキルを習得できます。