أحد أهم جوانب العمل هو الدفع مقابل خدماتك. وبرغم ذلك، فإن إعداد الفواتير عادةً ما يكون عملية تجارية تستغرق وقتًا طويلاً وتتضمن إدخال البيانات يدويًا والسجلات وجداول بيانات excel وهي عرضة للخطأ البشري. تتمثل إحدى طرق تحسين الربحية وتبسيط سير عمل العمليات المكتبية كبيرة الحجم في إضافة التشغيل الروبوتي للعمليات (RPA) والتعرف الضوئي على الأحرف (OCR) إلى معاملات الخدمات المالية الخاصة بك.
تعمل تقنية RPA على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع، حيث تعمل على التشغيل الآلي لمهام الفوترة وإعداد الفواتير بدقة 100%، وتبسيط العمليات المكتبية، وزيادة الربحية. يمكن إنشاء أوامر العمل في الوقت الحقيقي عند اكتمال الطلبات، ما يقلل من وقت المعالجة ويزيد من رضا العملاء. يمكنك تبسيط وظائف حساب المدفوعات وحساب المقبوضات عن طريق التشغيل الآلي لمهام إصدار الفواتير والتسوية، وزيادة الدقة، وتقليل الخطأ البشري، وتحسين الكفاءة العامة لقسمي الشؤون المالية والمحاسبة.
ما مزايا التشغيل الآلي لإصدار الفواتير؟
تستخدم تقنية RPA الذكاء الاصطناعي (AI)، ومعالجة اللغة الطبيعية (NLP)، والتعلم الآلي والمعالجة الذكية للمستندات لتطبيق التشغيل الآلي على عمليات الأعمال الروتينية مثل تحرير الفواتير والتحصيل وإلحاق الموردين. يمكن لروبوتات تقنية RPA تسوية المعلومات المالية، ووضع علامة على التناقضات للتحقيق، وإنشاء التقارير، ومعالجة المدفوعات، وتحديث الحسابات، وتقديم تحديثات في الوقت الحقيقي. يمكن لتقنية RPA أن تحل محل إدخال البيانات اليدوي الممل، ما يمكّن الموظفين من القيام بعمل مُرضٍ وذي قيمة أعلى.
تبسيط اتصالات الفريقيمكن للتشغيل الآلي الذكي باستخدام تقنية RPA تبسيط الاتصالات من خلال التحقق التلقائي وإلحاق العملاء، ومعالجة المدفوعات، ووضع علامة على التناقضات للتحقيق، وتقديم تقارير مالية واضحة في الوقت الحقيقي والمزيد. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن تقوم روبوتات الشؤون المالية من Automation Anywhere باستخراج البيانات من موارد متعددة.
تحسين تدفق النقديمكن للتشغيل الروبوتي للعمليات تحسين التدفق النقدي عن طريق التشغيل الآلي لمهام سير العمل المستهلكة للوقت مثل إنشاء السجلات المالية، وتخصيص المبالغ عبر الحسابات المختلفة، ومراجعة المدفوعات. يمكن تحرير الفواتير على الفور وإرسالها وفقًا لجداول زمنية محددة مسبقًا، ما يوفر دفعًا أسرع وربحية أكبر.
تقليل التكاليفمعالجة المدفوعات هي عملية تستغرق وقتًا طويلاً مع نقاط بيانات متعددة، وإدخال يدوي للبيانات، ومعالجة الفواتير والمدفوعات وتسوية الحسابات. يمكن أن يؤدي خطأ واحد في التحويل إلى قضاء ساعات من التسوية وضياع الوقت والإنتاجية. تعمل تقنية RPA على تقليل الأخطاء والتكاليف وزيادة الكفاءة ورضا العملاء.
تحسين الدقةتُعد فواتير الأعمال عرضة لأخطاء مثل المعلومات المفقودة/غير الصحيحة. كما أن التحقيق في التناقضات وتسويتها يستغرق وقتًا طويلاً ولكن يمكن تجنبه عن طريق إضافة تقنية RPA إلى مهام حساب المدفوعات/حساب المقبوضات. عندما نفذت GLT International أحد حلول تقنية RPA، سرعان ما "حققت دقة تبلغ 95% مع معالجة مباشرة تبلغ 89%".
الإسراع في إتمام العمليات الماليةيمكن لتقنية RPA إنشاء الفواتير وأوامر العمل، ومعالجة المدفوعات، وتسوية الحسابات، وإنشاء سجلات تدقيق واضحة، وإنشاء التقارير، وتحديث الحسابات في الوقت الحقيقي. توفر تقنية RPA البيانات المالية حسب الطلب، ما يدعم التوقع، وإعداد التقارير الخارجية، واتخاذ قرارات الأعمال.
تعزيز الحوكمة والضوابطيمكن أن تتسبب التغييرات في ممارسات المحاسبة المالية الدولية في حدوث تأخيرات لأن الموظفين يتعلمون إجراء عمليات جديدة. يمكن لتقنية RPA تحديث المعايير وحدود التفاوت والضوابط تلقائيًا، ما يضمن امتثال تقاريرك المالية دائمًا. يمكنك تعزيز الحوكمة والامتثال التنظيمي من خلال التشغيل الآلي لممارسات التدقيق وضوابطه.
مَن المستفيد من التشغيل الآلي لمعالجة الفواتير؟
يمكن أن يفيد التشغيل الروبوتي للعمليات عمليات أعمالك من خلال تبسيط عمليات الأعمال ومهام سير العمل التي تستغرق وقتًا طويلاً، وسياسات الشركة المتسقة، وتسهيل إلحاق سلسلة التوريد، وبيانات الوقت الحقيقي لقرارات الأعمال والربحية.
عندما تختار شريكًا لرحلتك الخاصة بتقنية RPA، لا تختره على أساس التكلفة فقط ولكن تحقق من اختيار شريك سيدعمك في الأوقات التي تكون فيها في أمس الحاجة إليه. كانت شركة Automation Anywhere معنا في كل لحظة في رحلتنا تساعدنا على تحقيق نجاحنا.
- براتيك كابور، مدير التحول الرقمي السلس، بشركة Juniper Networks 
100%
نسبة الانخفاض بوقت دورة العملية
33%
نسبة الانخفاض في معدل العمل اليدوي
7/24
قدرة غير محدودة على إصدار الفواتير
كيف يمكن للتشغيل الآلي للفواتير مساعدة عملك
أثناء عمل كل من عمليات الشراء، وإدارة سلسلة التوريد، والمخزون، وحساب المدفوعات/حساب المقبوضات، وعلاقات العملاء، والمبيعات والتسويق بشكل مستقل، فإنها تعتمد جميعها على عمليات تجارية فعالة في مجال الخدمات المالية لعملك. فيما يلي بعض الطرق التي توضح مدى المساعدة التي تقدمها إضافة تقنية RPA لتحرير الفواتير على مساعدة عملك.
تحرير الفواتير
- إنشاء فواتير من بيانات الشركة عند الطلب أو وفقًا لجدول
- تنسيق البيانات وإعداد كشوفات العميل وتسوية الحسابات ووضع علامة على التناقضات على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع
- تبسيط إدخال البيانات الروتينية، والوصول إلى حسابات متعددة، واسترجاع البيانات
- جمع البيانات من مصادر وأنظمة متعددة لملء الحسابات والتقارير والكشوفات
- معالجة المدفوعات، وتحديث الحسابات، وتنسيق الكشوفات وإنشاء تقارير عند الطلب في الوقت الحقيقي
- إنشاء سجلات تدقيق واضحة لتلبية الامتثال التنظيمي
عمليات الشراء
- إنشاء أوامر العمل، وسندات الشحن، وتتبع الشحنات، وتحديث الحسابات، وإرسال التذكيرات
- إلحاق الموردين الجدد تلقائيًا وفقًا لسياسات الشركة المعمول بها
- التعامل مع الطلبات كبيرة الحجم بسلاسة، والعمل على حسابات متعددة في وقت واحد
- التعامل مع استفسارات العملاء الروتينية حول كشوفات الحسابات، والأرصدة، واستفسارات الدفع، والتحديثات
- إنشاء تذكيرات بالمخزون، والتقارير، وأوامر العمل، والفواتير في الوقت الحقيقي
- التحقق من استفسارات الموردين من خلال الرجوع إلى المكتبة الفنية، وقاعدة البيانات، ومستودع المستندات
علاقات العملاء
- إنشاء أوامر عمل وكشوفات حسابات وفواتير وحسابات دقيقة في الوقت المناسب
- التشغيل الآلي لإدخال البيانات حتى يتمكن الموظفون من التركيز على إدارة علاقة العملاء (CRM)
- توفير دقة تبلغ 100% في حل تناقضات الحسابات واستفسارات الدفع وتسويات الحساب
- الوصول إلى معلومات العملاء من أي منصة أو نظام قديم أو قاعدة بيانات وتوفير تحديثات في الوقت الحقيقي
- استكشاف الأخطاء وإصلاحها وحل المشكلات في الوقت الحقيقي مع تحديثات شاملة لجميع جوانب ملف العميل
- التشغيل الآلي لمهام سير العمل المعقدة ومتعددة النقاط ودمج التشغيل الآلي داخل إدارة علاقة العملاء (CRM) وأنظمة إصدار التذاكر
الخدمات المالية
- معالجة المتطلبات التنظيمية من ولايات قضائية متعددة بناءً على اتخاذ القرارات المستندة إلى الأدوار
- توسيع نطاق عمليات حساب المقبوضات، وفتح حسابات العملاء، وإصدار الفواتير، ومعالجة المدفوعات.
- إنشاء تقارير مالية في الوقت الحقيقي لدعم عمليات التوقع القوية واتخاذ القرارات وطلبات التدقيق
- إكمال تسويات الحساب في الوقت الحقيقي، وإرسال تذكيرات بالدفع، وإنشاء كشوفات الحسابات على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع
- اكتساب دقة تبلغ 100% في إنشاء الفواتير، والتسوية ومعالجة الدفع، ما يزيد من الربحية
- تقليل الاحتيال والإبلاغ عن استثناءات التحقيق، مع تعزيز استمرارية العمل والتشغيل
ما يجب البحث عنه في بائع التشغيل الآلي للفواتير
ضع في حسبانك العمليات المملة، مثل الحسابات المتأخرة منخفضة القيمة، التي يمكن تشغيلها آليًا، ما يتيح للموظفين التركيز على المهام ذات القيمة الأعلى. ما مستوى التشغيل الآلي الذي تحتاج إليه، وما نوع إثبات المفهوم الذي ستستخدمه، وكيف ستقيم النتائج؟
يمكن للروبوتات معالجة المدفوعات، وتحديث الحسابات، وتسوية الحسابات المتأخرة واستهدافها ضمن المعلمات، بينما يركز الموظفون على الأرصدة العالية والأنشطة ذات القيمة الإضافية. ترسل تقنية RPA للتشغيل الآلي الذكي التذكيرات، وتتتبع الاستجابات وتُصعد الأمر إذا تجاهل العميل التذكيرات.
يجب أن تتكامل حلول تقنية RPA مع أنظمة المؤسسة أو الأنظمة القديمة لاستخراج البيانات من مصادر متعددة بسلاسة. يجب أن توسع عملياتك، بحيث تكون قوية وقابلة للتخصيص. يمكن أن يبدأ دمج تقنية RPA بقسم الشؤون المالية، ولكن يمكن استخدام النجاح كنموذج لتطبيقه على الأقسام الأخرى في مؤسستك.
كيفية البدء
يمكن لشركة Automation Anywhere مساعدتك في كل خطوة على الطريق، ويمكنك العمل مع خبرائنا لبناء مفهوم حول مدى إمكانية الاستفادة من تقنية RPA في كل أعمالك.
