Einer der wichtigsten Aspekte im Geschäftsleben ist die Bezahlung Ihrer Dienstleistungen. Die Rechnungsstellung ist jedoch in der Regel ein zeitaufwändiger Geschäftsprozess, der die manuelle Eingabe von Daten, Protokollen und Excel-Tabellen erfordert und menschlichen Fehlern unterliegt. Eine Möglichkeit, die Rentabilität zu steigern und die Arbeitsabläufe in Büros mit hohem Arbeitsaufkommen zu optimieren, besteht darin, bei Ihren Finanzdienstleistungstransaktionen robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) und optische Zeichenerkennung (OCR) einzusetzen.

RPA ist rund um die Uhr aktiv und automatisiert Rechnungsstellungs- und Fakturierungsfunktionen mit 100-prozentiger Genauigkeit, rationalisiert die Büroabläufe und erhöht die Rentabilität. Arbeitsaufträge lassen sich in Echtzeit generieren, sobald die Bestellungen abgeschlossen sind, was die Bearbeitungszeit verkürzt und die Kundenzufriedenheit erhöht. Rationalisieren Sie die Funktionen der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, indem Sie die Rechnungsstellung und den Abgleich automatisieren, die Genauigkeit erhöhen, menschliche Fehler reduzieren und die Gesamteffizienz Ihrer Finanz- und Buchhaltungsabteilungen verbessern.

Welche Vorteile bietet die Rechnungsautomatisierung?

RPA nutzt Künstliche Intelligenz (AI), natürliche Sprachverarbeitung (NLP), maschinelles Lernen und intelligente Dokumentenverarbeitung zur Automatisierung von routinemäßigen Geschäftsprozessen wie Rechnungsstellung, Beschaffung und Onboarding von Lieferanten. RPA-Bots können Finanzdaten abgleichen, Unstimmigkeiten zur Untersuchung kennzeichnen, Berichte erstellen, Zahlungen verarbeiten, Konten aktualisieren und Echtzeit-Updates bereitstellen. RPA kann die mühsame manuelle Dateneingabe ersetzen, sodass Mitarbeitende höherwertige, erfüllende Aufgaben übernehmen können.

Rationalisierung der Teamkommunikation

Intelligente Automatisierung mit RPA kann die Kommunikation optimieren, indem Kunden automatisch validiert und in den Kundenstamm aufgenommen, Zahlungen verarbeitet, Unstimmigkeiten zur Untersuchung gekennzeichnet und transparente Finanzberichte in Echtzeit sowie vieles mehr bereitgestellt werden. Außerdem extrahieren die Finanz-Bots von Automation Anywhere Daten aus verschiedenen Quellen.

Verbesserter Cashflow

Die Robotergesteuerte Prozessautomatisierung kann den Cashflow durch die Automatisierung von zeitaufwändigen Arbeitsabläufen verbessern, z. B. die Erstellung von Hauptbüchern, die Zuordnung von Beträgen zu verschiedenen Konten und die Überprüfung von Zahlungen. Rechnungen können sofort erstellt und nach vordefinierten Zeitplänen versandt werden, was zu schnelleren Zahlungen und höherer Rentabilität führt.

Kostensenkung

Die Zahlungsabwicklung ist ein zeitaufwändiger Vorgang mit mehreren Datenpunkten, manueller Dateneingabe, der Bearbeitung von Rechnungen und Zahlungen sowie dem Abgleich von Konten. Ein einziger Umsetzungsfehler kann zu stundenlangem Abgleichsaufwand, Zeit- und Produktivitätsverlust führen. RPA reduziert Fehler, senkt Kosten, erhöht die Effizienz und steigert die Kundenzufriedenheit.

Höhere Genauigkeit

Geschäftsrechnungen sind anfällig für Fehler, wie fehlende oder falsche Angaben. Die Untersuchung und der Abgleich von Unstimmigkeiten sind zeitaufwändig und können durch den Einsatz von RPA in der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung vermieden werden. Als GLT International eine RPA-Lösung implementierte, wurde schnell „eine Genauigkeit von 95 % bei einer Durchlaufquote von 89 % erreicht.“

Schnellerer Finanzabschluss

RPA kann Rechnungen und Arbeitsaufträge erstellen, Zahlungen verarbeiten, Konten abgleichen, transparente Audit-Pfade erstellen und Berichte generieren sowie Konten in Echtzeit aktualisieren. RPA generiert Finanzdaten auf Anforderung und unterstützt so die Prognose, externe Berichterstattung und Entscheidungsfindung im Unternehmen.

Stärkere Unternehmensführung und Kontrollen

Änderungen in der internationalen Finanzbuchhaltung können zu Verzögerungen führen, da die Mitarbeitenden neue Prozesse erlernen müssen. RPA aktualisiert Standards, Toleranzen und Kontrollen automatisch und stellt so sicher, dass Ihre Finanzberichterstattung stets den Vorschriften entspricht. Durch die Automatisierung von Audit-Verfahren und -Kontrollen verbessern Sie die Governance und Einhaltung von Vorschriften.

Wer profitiert von der Automatisierung der Rechnungsverarbeitung?

Die Robotergesteuerte Prozessautomatisierung unterstützt Ihr Unternehmen durch die Rationalisierung zeitaufwändiger Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe, die Vereinheitlichung von Unternehmensrichtlinien, die Erleichterung des Onboardings in der Lieferkette und Echtzeitdaten für Geschäftsentscheidungen und Rentabilität.

Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung

Durch den Einsatz von RPA bei der Rechnungsstellung können manuelle Prozesse eliminiert werden, um Kosten zu senken, Kontrollen zu verstärken, die Genauigkeit zu verbessern, die Finanzberichterstattung zu beschleunigen und schnellere Zahlungen, genaue Abgleichsvorgänge und Finanztransaktionen in Echtzeit zu ermöglichen. So haben Mitarbeitende Zeit, sich auf befriedigendere, höherwertige Aufgaben zu konzentrieren.

Beschaffung

RPA ermöglicht die Automatisierung von Routinefunktionen, wie das Onboarding neuer Lieferanten, die automatische Generierung von Arbeitsaufträgen, Rechnungen, E-Commerce-Transaktionen, Kontoauszügen und den Kontenabgleich. 100-prozentige Genauigkeit führt zu höherer Kundenzufriedenheit, weniger Kontodiskrepanzen und effizienteren Geschäftsabläufen.

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

RPA nutzt Künstliche Intelligenz und intelligente Dokumentenverarbeitung, um Unternehmensrichtlinien, gesetzliche Änderungen in Richtlinien, Verfahren und Standardbuchhaltungspraktiken schnell zu aktualisieren und so sicherzustellen, dass Ihr Finanzdienstleistungsgeschäft immer zu 100 % konform ist.

Kundenbeziehungen

Da zeitaufwändige manuelle Vorgänge durch rationalisierte RPA-Workflows ersetzt werden, haben Mitarbeitende Zeit, sich auf die Kundenzufriedenheit zu konzentrieren und ihre Kommunikationsfähigkeiten zu nutzen, anstatt sich mit der Dateneingabe und Excel aufzuhalten.

Erfahrungsbericht

Wenn Sie einen Partner für Ihre Intelligente Automatisierung suchen, treffen Sie Ihre Entscheidung nicht nur anhand der Kosten. Wählen Sie einen Partner, der Sie auch in Notfällen unterstützt. Automation Anywhere hat uns an jedem Punkt der Entwicklung begleitet und die erfolgreiche Umsetzung unterstützt.

Prateek Kapoor, Lean Digital Transformation Leade
Juniper Networks

Fallstudie lesen

100 %

weniger Prozesslaufzeit

33 %

weniger manuelle Arbeit

24/7

unbegrenzte Fakturierungskapazität

Wie kann Rechnungsautomatisierung Ihrem Unternehmen helfen?

Beschaffung, Lieferkettenmanagement, Lagerhaltung, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, Kundenbeziehungen, Vertrieb und Marketing arbeiten zwar getrennt voneinander, sind aber alle von effizienten Geschäftsprozessen im Bereich der Finanzdienstleistungen Ihres Unternehmens abhängig. Hier sind einige Möglichkeiten, wie RPA für die Rechnungsstellung Ihr Unternehmen unterstützt.

Rechnungsstellung

Erstellen Sie Rechnungen aus Unternehmensdaten auf Abruf oder nach einem Zeitplan.
Gleichen Sie Daten ab, erstellen Sie Kundenauszüge, gleichen Sie Konten ab und kennzeichnen Sie Unstimmigkeiten rund um die Uhr.
Optimieren Sie die routinemäßige Dateneingabe, den Zugriff auf mehrere Konten und die Datenabfrage.
Stellen Sie Daten aus verschiedenen Quellen und Systemen zusammen, um Konten, Berichte und Auszüge zu füllen.
Verarbeiten Sie Zahlungen, aktualisieren Sie Konten, gleichen Sie Auszüge ab und erstellen Sie bei Bedarf Berichte in Echtzeit.
Erstellen Sie transparente Audit-Pfade zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Beschaffung

Generieren Sie Arbeitsaufträge und Frachtbriefe, verfolgen Sie Sendungen, aktualisieren Sie Konten und versenden Sie Mahnungen.
Binden Sie automatisch neue Lieferanten gemäß den Unternehmensrichtlinien ein.
Bearbeiten Sie reibungslos umfangreiche Anfragen über mehrere Konten hinweg gleichzeitig.
Bearbeiten Sie routinemäßige Kundenanfragen zu Auszügen, Salden, Zahlungsanfragen und Aktualisierungen.
Generieren Sie Bestandsmahnungen, Berichte, Arbeitsaufträge und Rechnungen in Echtzeit.
Prüfen Sie Lieferantenanfragen durch Querverweise auf die technische Bibliothek, die Datenbank und die Dokumentenablage.

Kundenbeziehungen

Erstellen Sie zeitnah genaue Arbeitsaufträge, Auszüge, Rechnungen und Konten.
Automatisieren Sie die Dateneingabe, damit sich die Mitarbeitenden auf das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) konzentrieren können.
Erreichen Sie 100-prozentige Genauigkeit bei der Lösung von Kontodiskrepanzen, Zahlungsanfragen und Kontoabgleichen.
Greifen Sie auf Kundeninformationen von jeder Plattform, jedem Legacy-System oder jeder Datenbank zu und stellen Sie Aktualisierungen in Echtzeit bereit.
Profitieren Sie von Fehlerbehebung und Problemlösung in Echtzeit mit umfassenden Updates für alle Aspekte einer Kundenakte.
Automatisieren Sie komplexe Multi-Touch-Workflows und betten Sie die Automatisierung direkt in CRM- und Ticketing-Systeme ein.

Finanzdienstleistungen

Verarbeiten Sie regulatorische Anforderungen aus verschiedenen Rechtsordnungen auf der Grundlage regelbasierter Entscheidungsfindung.
Skalieren Sie die Vorgänge in der Debitorenbuchhaltung, eröffnen Sie Kundenkonten, stellen Sie Rechnungen aus und bearbeiten Sie Zahlungen.
Generieren Sie Finanzberichte in Echtzeit, um zuverlässige Prognosen, Entscheidungsfindungen und Audit-Anfragen zu unterstützen.
Gleichen Sie Konten in Echtzeit ab, senden Sie Zahlungserinnerungen und erstellen Sie Auszüge rund um die Uhr.
100-prozentige Genauigkeit bei der Rechnungserstellung, dem Abgleich und der Zahlungsabwicklung erhöht die Rentabilität.
Reduzieren Sie Betrug und kennzeichnen Sie Ausnahmen zur Untersuchung, während Sie gleichzeitig die Geschäfts- und Betriebskontinuität verbessern.

Worauf sollten Sie bei einem Anbieter von Rechnungsautomatisierung achten?

Überlegen Sie, welche langwierigen Prozesse, wie z. B. die Bearbeitung von Außenständen mit geringem Wert, sich automatisieren lassen, damit sich die Mitarbeitenden auf höherwertige Aufgaben konzentrieren können. Welchen Automatisierungsgrad benötigen Sie, welche Art von Proof-of-Concept wenden Sie an und wie werten Sie die Ergebnisse aus?

Bots können Zahlungen verarbeiten, Konten aktualisieren und überfällige Konten innerhalb bestimmter Parameter abgleichen und angehen, während sich die Mitarbeitenden auf hohe Salden und wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren. Intelligente Automatisierung mit RPA sendet Mahnungen, verfolgt Antworten und eskaliert, wenn der Kunde Mahnungen ignoriert.

Eine RPA-Lösung muss sich in Unternehmens- oder Legacy-Systemen integrieren lassen, um Daten aus verschiedenen Quellen nahtlos zu extrahieren. Sie muss mit Ihrem Betrieb mitwachsen, robust und anpassbar sein. Sie können die RPA zunächst nur für Ihre Finanzabteilung einführen, aber der Erfolg kann auch auf andere Abteilungen in Ihrem Unternehmen übertragen werden.

Wie beginnen Sie?

Automation Anywhere unterstützt Sie bei jedem Schritt des Weges. Arbeiten Sie mit unseren Experten zusammen, um zu untersuchen, wie RPA Ihr Unternehmen unterstützen kann.

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Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen manueller und automatisierter Rechnungsverarbeitung?

Die manuelle Verarbeitung erfordert, dass Mitarbeitende Daten eingeben, Genehmigungen einholen und Zahlungen terminieren – ein langsamer und fehleranfälliger Prozess. Die automatisierte Rechnungsverarbeitung nutzt KI‑gestützte Dokumentenautomatisierung, um Rechnungsdaten zu erfassen, sie mit Bestellungen abzugleichen, Genehmigungen regelbasiert zu steuern und sie mit Ihrem Hauptbuch zu synchronisieren. Agentenbasierte Systeme gehen noch einen Schritt weiter, indem sie Ausnahmen autonom analysieren.

Welche KI-Tools sind am besten für die Extraktion von Rechnungsdaten geeignet?

Die leistungsstärksten Tools kombinieren intelligente Dokumentenverarbeitung und OCR, um Daten aus PDFs, E‑Mails und gescannten Rechnungen zu extrahieren und anschließend automatisch zu validieren. Automation Anywhere Document Automation nutzt KI, um Positions‑ und Kopfdaten aus jedem Format zu erfassen, während KI-Agenten Ausnahmen eigenständig analysieren, anstatt sie lediglich zur manuellen Prüfung zu kennzeichnen.

Was sind die wichtigsten Vorteile der Rechnungsautomatisierung und wie steigert sie die Effizienz?

Die Rechnungsautomatisierung erhöht die Genauigkeit, beschleunigt den Finanzabschluss und stärkt die Governance, während sie manuelle Engpässe in der Kreditoren‑ und Debitorenbuchhaltung eliminiert. Automation Anywhere’s Process Reasoning Engine ermöglicht KI-Agent, unstrukturierte Rechnungen zu interpretieren und Ausnahmen eigenständig zu beheben, sodass Finanz‑ und Beschaffungsteams höhere Volumina schneller verarbeiten, mit weniger Fehlern und einer höheren Durchlaufquote.

Wie viel Zeit und Geld lässt sich durch die automatisierte Rechnungsverarbeitung einsparen?

Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung verkürzt die Durchlaufzeiten von Wochen auf Stunden, indem sie die manuelle Dateneingabe eliminiert und die Ausnahmebehandlung beschleunigt. Es senkt die Personalkosten, verhindert Überzahlungen und doppelte Rechnungen und sichert frühzeitige Skonti. Kunden von Automation Anywhere, wie Juniper Networks, haben die Prozessdurchlaufzeit reduziert und den manuellen Arbeitsaufwand um 33 % gesenkt.

Integriert sich die Software zur automatisierten Rechnungsverarbeitung in bestehende ERP‑ und Buchhaltungssysteme?

Ja. Automation Anywhere verbindet sich über vorgefertigte Integrationen und APIs mit den wichtigsten ERP‑ und Buchhaltungsplattformen, darunter SAP, Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics, QuickBooks, Sage und Xender. Die Zwei‑Wege‑Synchronisierung hält Lieferantenstammdaten, Bestellungen und Zahlungsstatus auf dem neuesten Stand und schafft eine einheitliche Datenquelle für Finanz‑, Beschaffungs‑ und Bestandsverwaltungssysteme.

Worauf sollte ich bei der Auswahl einer E‑Rechnungs‑Lösung achten?

Setzen Sie auf eine Lösung, die unternehmensweit skalierbar ist, sich nahtlos in bestehende ERP‑ und Altsysteme integriert und Ausnahmen intelligent verarbeitet. Blicken Sie über einfache Bot hinaus und setzen Sie auf agentenbasierte Automatisierung, die unstrukturierte Rechnungen analysiert, sich an Formatänderungen anpasst und Compliance sowie Audit Trails stärkt, damit Ihr Finanzteam sich auf höherwertige Aufgaben konzentrieren kann.

Welche Softwarelösungen sind für die elektronische Rechnungsstellung am besten geeignet und können Sie eine Empfehlung aussprechen?

Führende Lösungen verbinden intelligente Dokumentenverarbeitung mit ERP‑Anbindung. Automation Anywhere automatisiert die Rechnungsverarbeitung, indem es Document Automation zur Datenerfassung mit KI‑gestütztem 3‑Wege‑Abgleich, Kontierung, Validierung und Genehmigungen kombiniert, sodass Rechnungen durchgängig exakt verarbeitet werden. Fordern Sie eine Demo an, um die Lösung in Aktion zu sehen.

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