L'un des aspects les plus critiques d'une entreprise concerne le paiement de vos services. Pourtant, la facturation est généralement un processus métier qui demande beaucoup de temps et qui implique la saisie manuelle de données, des registres et des fichiers Excel, elle est donc sujette à l'erreur humaine. Une façon d'améliorer la rentabilité et de rationaliser le flux de travail des opérations de bureau à fort volume est d'intégrer l'automatisation des processus par la robotique (RPA) et la reconnaissance de texte (OCR) à vos transactions de services financiers.
La RPA fonctionne 24 h/24, 7 j/7, en automatisant les fonctions de facturation avec une précision de 100 %, en rationalisant les opérations de bureau et en augmentant la rentabilité. Les bons de travail peuvent être générés en temps réel, au fur et à mesure de l'exécution des commandes, ce qui réduit le temps de traitement et augmente la satisfaction client. Vous pouvez rationaliser les fournisseurs et comptes débiteurs en automatisant les tâches de facturation et de réconciliation, en augmentant la précision, en réduisant les erreurs humaines et en améliorant l'efficacité globale de vos services de finance et comptables.
Quels sont les avantages de l'automatisation de la facturation ?
La RPA utilise l'intelligence artificielle (IA), le traitement du langage naturel (NLP), l'apprentissage machine et le traitement intelligent des documents pour automatiser les processus métier de routine tels que la facturation, les achats et l'intégration des fournisseurs. Les robots RPA peuvent réconcilier les informations financières, signaler les divergences à examiner, générer des rapports, traiter les paiements, mettre à jour les comptes et fournir des mises à jour en temps réel. La RPA peut remplacer la saisie manuelle fastidieuse des données, permettant ainsi aux employés d'effectuer un travail plus valorisant et plus gratifiant.
Rationaliser les communications d'équipeL'automatisation intelligente à l'aide de la RPA peut rationaliser les communications en validant et en intégrant automatiquement les clients, en traitant les paiements, en signalant les anomalies à examiner et en fournissant des rapports de finance transparents en temps réel, et plus encore. De plus, les robots de finance d'Automation Anywhere peuvent extraire des données de plusieurs sources.
Améliorer la trésorerieL'automatisation des processus par la robotique peut améliorer la trésorerie en automatisant les flux de travail fastidieux tels que la création de grand livre, la répartition des montants entre les différents comptes et l'examen des paiements. Les factures peuvent être créées instantanément et envoyées selon des calendriers prédéfinis, ce qui permet un paiement plus rapide et une meilleure rentabilité.
Réduction des coûtsLe traitement des paiements est une opération qui prend beaucoup de temps, avec de multiples points de données, la saisie manuelle des données, le traitement des factures et des paiements et la réconciliation des comptes. Une seule erreur de transposition peut entraîner des heures de réconciliation, une perte de temps et de productivité. La RPA réduit les erreurs, les coûts, tout en augmentant l'efficacité et la satisfaction client.
Améliorer la précisionLes factures d'entreprise sont sujettes à des erreurs telles que des informations manquantes ou incorrectes. La recherche et la réconciliation des divergences prennent du temps et peuvent être évitées en ajoutant la RPA aux fonctions de comptes débiteurs et fournisseurs. Quand GLT International a mis en place une solution RPA, l'entreprise a rapidement « atteint une précision de 95 % avec un traitement STP de 89 %. »
Accélérer la clôture des comptesLa RPA peut générer des factures et des bons de travail, traiter les paiements, réconcilier les comptes, créer des pistes d'audit transparentes, générer des rapports et mettre à jour les comptes en temps réel. La RPA peut générer des données de finance à la demande pour appuyer les prévisions, les rapports externes et la prise de décision commerciale.
Renforcer la gouvernance et les commandesLes changements dans les pratiques internationales de comptabilité de finance peuvent entraîner des retards, car les employés doivent apprendre de nouveaux processus. La RPA peut automatiquement mettre à jour les normes, les tolérances et les contrôles, garantissant ainsi que vos rapports de finance sont toujours conformes. En automatisant les pratiques et les contrôles d'audit, vous pouvez renforcer la gouvernance et la conformité réglementaire.
Qui profite du traitement des factures automatisé ?
L'automatisation des processus par la robotique peut être bénéfique pour les activités de votre entreprise en rationalisant les processus métier et flux de travail fastidieux, en assurant la cohérence des politiques de l'entreprise, en facilitant l'intégration de la chaîne d'approvisionnement et en fournissant des données en temps réel pour les décisions commerciales et la rentabilité.
Au moment de choisir un partenaire pour votre transition vers la RPA, ne prenez pas uniquement en compte l'aspect rentabilité, mais optez pour un partenaire qui vous apportera une assistance lorsque vous en aurez le plus besoin. Automation Anywhere nous a accompagnés tout au long de notre parcours, contribuant ainsi à notre réussite.
- Prateek Kapoor, Responsable de la transformation numérique, Lean Juniper Networks 
100%
de réduction des temps de cycle des processus
33%
de réduction des tâches manuelles
24 h/24, 7 j/7
capacité illimitée de facturation
Comment l'automatisation de la facturation peut aider votre entreprise
Alors que les achats, la gestion de la chaîne d'approvisionnement, l'inventaire, les comptes débiteurs/fournisseurs, les relations avec la clientèle, les ventes et le marketing fonctionnent indépendamment les uns des autres, ils dépendent tous de processus métier efficaces dans le domaine des services financiers de votre entreprise. Voici quelques façons dont l'ajout de la RPA pour la facturation peut aider votre entreprise.
Facturation
- Créez des factures à partir des données de l'entreprise, à la demande ou selon un calendrier
- Rapprochez les données, préparez les relevés des clients, réconciliez les comptes et signalez les divergences, 24 h/24 et 7 j/7
- Rationalisez la saisie des données de routine, l'accès à plusieurs comptes et l'extraction de données
- Rassemblez des données provenant de sources et de systèmes multiples pour alimenter les comptes, les rapports et les relevés
- Traitez les paiements, mettez à jour les comptes, rapprochez les relevés et générez des rapports à la demande et en temps réel
- Générez des pistes d'audit transparentes pour respecter la conformité réglementaire
Achats
- Générez des bons de travail et des connaissements, suivez les expéditions, mettez à jour les comptes et envoyez des rappels
- Intégrez automatiquement les nouveaux fournisseurs en suivant les politiques établies de l'entreprise
- Traitez les demandes de grand volume de manière transparente, en travaillant sur plusieurs comptes simultanément
- Traitez les demandes courantes des clients concernant les relevés, les soldes, les demandes de paiement et les mises à jour
- Générez des rappels de stock, des rapports, des bons de travail et des factures en temps réel
- Validez les demandes des fournisseurs en consultant la bibliothèque technique, la base de données et le référentiel de documents
Relations avec la clientèle
- Créez des bons de travail, des relevés, des factures et des comptes précis en temps opportun
- Automatisez la saisie des données afin que les employés puissent se concentrer sur la gestion de la relation client (CRM)
- Exactitude à 100 % dans la résolution des divergences de comptes, des demandes de paiement et des réconciliations de comptes
- Accédez aux informations sur les clients à partir de n'importe quelle plateforme, système existant ou base de données et fournissez des mises à jour en temps réel
- Profitez du dépannage et de la résolution de problèmes en temps réel avec des mises à jour complètes pour tout ce qui concerne le dossier client
- Automatisez les flux de travail complexes et polyvalents et intégrez l'automatisation directement dans les systèmes de CRM et de tickets
Services financiers
- Traitez les exigences réglementaires de plusieurs juridictions sur la base d'un processus décisionnel fondé sur des règles
- Faites évoluer les opérations des comptes débiteurs, ouvrez des comptes clients, émettez des factures et traitez les paiements.
- Générez des rapports de finance en temps réel pour appuyer des prévisions solides, la prise de décision et les demandes d'audit
- Effectuez des réconciliations de comptes en temps réel, envoyez des rappels de paiement et générez des relevés 24 h/24, 7 j/7
- Obtenez une précision de 100 % dans la création des factures, la réconciliation et le traitement des paiements afin d'accroître la rentabilité
- Réduisez la fraude et signalez les exceptions à examiner, tout en améliorant la continuité des activités et des opérations
Aspects importants d'un fournisseur d'automatisation de la facturation
Réfléchissez aux processus fastidieux, tels que les comptes en souffrance de faible valeur, qui pourraient être automatisés, permettant ainsi aux employés de se concentrer sur des tâches de plus grande valeur. Quel est le niveau d'automatisation dont vous avez besoin, quel type de démonstration de faisabilité (POC) utiliserez-vous, et comment évaluerez-vous les résultats ?
Les robots peuvent traiter les paiements, mettre à jour les comptes, effectuer des réconciliations et cibler les comptes en souffrance en fonction de paramètres, tandis que les employés se concentrent sur les soldes élevés et les activités à valeur ajoutée. L'automatisation intelligente RPA envoie des rappels, assure le suivi des réponses et fait remonter l'information si le client ignore les rappels.
Les solutions RPA doivent s'intégrer aux systèmes d'entreprise ou aux systèmes existants pour extraire des données de plusieurs sources de manière transparente. Elles doivent s'adapter à votre activité, être robustes et personnalisables. Pour commencer, la RPA peut être appliquée au service des finances. Si l'initiative est fructueuse, l'exemple peut servir de modèle pour les autres services de votre entreprise.
Premiers pas
Automation Anywhere peut vous assister à chaque étape du processus. Vous pouvez travailler avec nos experts pour élaborer une approche sur la façon dont la RPA pourrait être utile à votre entreprise.
