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O que é o processamento automatizado de faturas e como ele beneficia as equipes de contabilidade?
Um dos aspectos mais críticos dos negócios é pagar por seus serviços. No entanto, o faturamento é tipicamente um processo comercial demorado que envolve a entrada manual de dados, registros e planilhas de Excel e está sujeito a erro humano. Uma maneira de melhorar a rentabilidade e racionalizar o fluxo de trabalho das operações de escritório de alto volume é adicionar a Automação Robótica de Processos (RPA) e reconhecimento de caracteres ópticos (OCR) para suas transações de serviços financeiros.
A RPA trabalha 24 horas por dia, 7 dias por semana, automatizando as funções de faturamento com 100% de precisão, agilizando as operações de escritório e aumentando a rentabilidade. As ordens de serviço podem ser geradas em tempo real à medida que elas são concluídas, diminuindo o tempo de processamento e aumentando a satisfação do cliente. Você pode agilizar as contas a pagar e a receber automatizando as tarefas de faturamento e reconciliação, aumentando a precisão, reduzindo erros humanos e melhorando a eficiência geral de seu departamento de finanças e contabilidade.
A RPA usa inteligência artificial (IA), processamento de linguagem natural (PNL), machine learning e processamento inteligente de documentos para automatizar os processos comerciais rotineiros tais como faturamento, compras e fornecedores de bordo. Os bots da RPA podem conciliar informações financeiras, assinalar discrepâncias para investigação, gerar relatórios, processar pagamentos, atualizar contas e fornecer atualizações em tempo real. A RPA pode substituir a tediosa entrada manual de dados, permitindo que os funcionários façam um trabalho gratificante e de maior valor.
A automação inteligente usando RPA pode agilizar as comunicações validando e integrando automaticamente os clientes, processando pagamentos, sinalizando discrepâncias para investigação e fornecendo relatórios financeiros transparentes e em tempo real e muito mais. Também, os bots financeiros da Automation Anywhere podem extrair dados de múltiplas fontes.
A automação robótica de processos pode melhorar o fluxo de caixa ao automatizar fluxos de trabalho que consomem tempo, tais como desenvolver livros contábeis, alocar valores entre diferentes contas e rever pagamentos. As faturas podem ser criadas instantaneamente e enviadas em horários pré-definidos, resultando em pagamentos mais rápidos e maior lucratividade.
O processamento de pagamentos é uma operação de tempo intensivo com múltiplos pontos de dados, entrada manual de dados, processamento de faturas e pagamentos e conciliação de contas. Um único erro de transposição pode resultar em horas de reconciliação, perda de tempo e produtividade. A RPA reduz erros, reduz custos, aumenta a eficiência e aumenta a satisfação do cliente.
As faturas comerciais são propensas a erros, tais como informações faltantes/incorretas. Investigar e reconciliar discrepâncias é demorado e pode ser evitado, acrescentando RPA às funções de contas a pagar/receber. Quando a GLT Internacional implementou uma solução RPA, rapidamente “alcançaram 95% de precisão com 89% de processamento direto”.
A RPA pode gerar faturas e ordens de serviço, processar pagamentos, conciliar contas, criar trilhas de auditoria transparentes e gerar relatórios e atualizar contas em tempo real. A RPA pode gerar dados financeiros sob demanda, suportando previsões, relatórios externos e tomada de decisões de negócios.
As mudanças nas práticas internacionais de contabilidade financeira podem causar atrasos à medida que os funcionários aprendem novos processos. A RPA pode atualizar automaticamente as normas, tolerâncias e controles, garantindo que seus relatórios financeiros estejam sempre em conformidade. Ao automatizar as práticas e controles de auditoria, você pode fortalecer a governança e a conformidade regulamentar.
Uma montanha de ações manuais?
Obtenha os benefícios de automatizar processos financeiros com RPA.
A automação robótica de processos pode beneficiar sua operação comercial ao racionalizar processos e fluxos de trabalho demorados, políticas empresariais consistentes, facilitando a cadeia de fornecimento a bordo, e dados em tempo real para decisões comerciais e lucratividade.
Adicionar RPA ao faturamento pode eliminar processos manuais para reduzir custos, fortalecer controles, melhorar a precisão, acelerar relatórios financeiros e resultar em pagamentos mais rápidos, reconciliações precisas e transações financeiras em tempo real. Os funcionários podem realizar um trabalho mais satisfatório e de maior valor.
A RPA pode automatizar funções rotineiras, tais como a integração de novos fornecedores, geração automática de ordens de trabalho, faturas, transações de comércio eletrônico, extratos e reconciliações de contas. 100% de precisão levam a uma maior satisfação do cliente, menos discrepâncias nas contas e fluxos de trabalho de negócios eficientes.
A RPA usa inteligência artificial e processamento inteligente de documentos para atualizar rapidamente as políticas da empresa, mudanças regulamentares nas políticas, procedimentos e práticas contábeis padrão para garantir que sua prática comercial de serviços financeiros esteja sempre 100% em conformidade.
A substituição de operações manuais demoradas por fluxos de trabalho RPA simplificados permite que os funcionários se concentrem na satisfação do cliente, usem suas habilidades de comunicação em vez de gastar todo o seu tempo com a entrada de dados e se sobressaírem.
Ao escolher um parceiro para sua jornada de RPA, não faça isso apenas com base no custo, mas certifique-se de selecionar um parceiro que o apoiará nos momentos em que você mais precisar. A Automation Anywhere esteve conosco em todos os momentos da nossa jornada, nos ajudando a alcançar o sucesso.
– Prateek Kapoor, Líder de Transformação Digital da Juniper Networks
100%
de redução no tempo de ciclo de processos
33%
de redução no trabalho manual
24/7
capacidade de cobrança ilimitada e ininterrupta
Enquanto compras, gerenciamento da cadeia de fornecimento, inventário, contas a pagar/receber, relações com clientes, vendas e marketing todos operam independentemente, todos eles dependem de processos comerciais eficientes na área de serviços financeiros de sua empresa. Aqui estão algumas maneiras de acrescentar RPA para faturamento que podem ajudar sua empresa.
Faturamento
Compras
Relações com o cliente
Serviços financeiros
Considere quais processos tediosos, como contas inadimplentes de baixo valor, que podem ser automatizados, permitindo que os funcionários se concentrem em tarefas de maior valor. Que nível de automação você requer, que tipo de prova de conceito você usará e como avaliará os resultados?
Os bots podem processar pagamentos, atualizar contas, reconciliar e visar contas vencidas dentro dos parâmetros, enquanto os funcionários se concentram em saldos altos e atividades de valor agregado. A RPA de automação inteligente envia lembretes, rastreia as respostas e aumenta se o cliente ignorar os lembretes.
As soluções RPA devem se integrar com sistemas empresariais ou herdados para extrair dados de múltiplas fontes sem problemas. Ele precisa ser dimensionado com sua operação, ser robusto e personalizável. A incorporação do RPA pode começar dentro do seu departamento financeiro, mas o sucesso pode ser usado como um modelo para aplicá-lo a outros departamentos em toda a sua organização.
Automation Anywhere pode ajudá-lo em cada passo do caminho. Você pode trabalhar com nossos especialistas para desenvolver um ponto de conceito sobre como a RPA pode ser útil em toda a sua empresa.
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