Uno de los aspectos más críticos del negocio es el pago de sus servicios. Sin embargo, la facturación suele ser un proceso empresarial que requiere mucho tiempo y que implica el ingreso manual de datos, registros y hojas de cálculo de Excel, y está sujeta a errores humanos. Una forma de mejorar la rentabilidad y agilizar el flujo de trabajo de las operaciones de oficina de gran volumen es incorporar la automatización robótica de procesos (RPA, del inglés Robotic Process Automation) y el reconocimiento óptico de caracteres (OCR, del inglés Optical Character Recognition) a sus transacciones de servicios financieros.
La RPA trabaja las 24 horas del día, los 7 días de la semana para automatizar las funciones de facturación con un 100% de precisión, agilizar las operaciones de la oficina y aumentar la rentabilidad. Las órdenes de trabajo pueden generarse en tiempo real a medida que se completan los pedidos, lo que disminuye el tiempo de procesamiento y aumenta la satisfacción de los clientes. Puede agilizar las funciones de cuentas por pagar y cuentas por cobrar gracias a la automatización de las tareas de facturación y conciliación, lo que aumenta la precisión, reduce los errores humanos y mejora la eficiencia general de sus departamentos financieros y contables.
¿Cuáles son las ventajas de la automatización de las facturas?
La RPA utiliza la inteligencia artificial (IA), el procesamiento del lenguaje natural (PNL, del inglés Natural Language Processing), el aprendizaje automático y el procesamiento inteligente de documentos para automatizar los procesos empresariales rutinarios como la facturación, las compras y la incorporación de proveedores. Los bots de RPA pueden conciliar la información financiera, marcar las discrepancias para su investigación, generar informes, procesar pagos, actualizar cuentas y proporcionar actualizaciones en tiempo real. La RPA puede sustituir el laborioso ingreso manual de datos, lo que permite a los empleados realizar un trabajo más valioso y satisfactorio.
Agilización de las comunicaciones del equipoLa automatización inteligente mediante RPA puede agilizar las comunicaciones con la validación y la incorporación automática de los clientes, el procesamiento de los pagos, la señalización de las discrepancias para su investigación y la elaboración de informes financieros transparentes en tiempo real, entre otros. Además, los bots financieros de Automation Anywhere pueden extraer datos de múltiples fuentes.
Mejore el flujo de efectivoLa automatización robótica de procesos puede mejorar el flujo de efectivo porque automatiza los flujos de trabajo que consumen mucho tiempo, como la creación de libros contables, la asignación de importes entre las distintas cuentas y la revisión de los pagos. Las facturas pueden crearse de forma instantánea y enviarse según calendarios predefinidos, lo que da lugar a un pago más rápido y a una mayor rentabilidad.
Disminuya los costosEl procesamiento de los pagos es una operación que requiere mucho tiempo, con múltiples puntos de datos, ingreso manual de datos, procesamiento de facturas y pagos, y conciliación de cuentas. Un solo error de transposición puede suponer horas de conciliación, pérdida de tiempo y productividad. La RPA reduce los errores, disminuye los costos, aumenta la eficiencia e incrementa la satisfacción de los clientes.
Aumente la precisiónLa investigación y la conciliación de las discrepancias llevan mucho tiempo y pueden evitarse con la incorporación de la RPA a las funciones de cuentas por pagar y por cobrar. Cuando GLT International implementó una solución de RPA, no tardaron en “alcanzar un 95 % de precisión con un 89 % de procesamiento directo”.
Acelere el cierre financieroLa RPA puede generar facturas y órdenes de trabajo, procesar pagos, conciliar cuentas, crear registros de auditoría transparentes y generar informes y actualizar cuentas en tiempo real. La RPA puede generar datos financieros a pedido, lo que permite realizar previsiones, elaborar informes externos y tomar decisiones empresariales.
Consolide la gobernanza y los controlesLos cambios en las prácticas contables internacionales pueden provocar retrasos mientras los empleados aprenden los nuevos procesos. La RPA puede actualizar automáticamente los estándares, las tolerancias y los controles, lo que garantiza que sus informes financieros siempre cumplan con la normativa. Con la automatización de las prácticas y los controles de auditoría, puede reforzar la gobernanza y el cumplimiento regulatorio.
¿Quién se beneficia de la automatización del procesamiento de facturas?
La automatización robótica de procesos puede beneficiar el funcionamiento de su empresa mediante la optimización de los procesos y flujos de trabajo que consumen tiempo, la coherencia de las políticas de la empresa, la facilitación de la incorporación de la cadena de suministro, y los datos en tiempo real para la toma de decisiones empresariales y la rentabilidad.
“Cuando elija un socio para su proceso hacia la RPA, no se fije únicamente en el costo; asegúrese de elegir un socio que brinde asistencia técnica cuando más lo necesite. Automation Anywhere estuvo con nosotros en cada paso de nuestro recorrido, lo que nos ayudó a alcanzar el éxito”.
- Prateek Kapoor, Líder de Transformación Digital Lean, Juniper Networks 
Un 100%
en reducción en los tiempos de ciclo de procesos
Un 33%
Disminución del trabajo manual
24/7
Capacidad de facturación ilimitada
Cómo la automatización de las facturas puede ayudar a su empresa
Aunque las compras, la gestión de la cadena de suministro, el inventario, las cuentas por pagar y por cobrar, las relaciones con los clientes, las ventas y el marketing funcionan de forma independiente, todo depende de procesos empresariales eficientes en el área de servicios financieros de su empresa. Estas son algunas de las formas en las que incorporar la RPA para la facturación puede ayudar a su empresa.
Facturación
- Cree facturas a partir de los datos de la empresa a pedido o según un programa
- Concilie datos, prepare extractos de clientes, concilie cuentas y señale discrepancias las 24 horas del días, los 7 días de la semana
- Agilice el ingreso rutinario de datos, el acceso a múltiples cuentas y la recuperación de datos
- Recopile datos de múltiples fuentes y sistemas para completar cuentas, informes y estados
- Procese los pagos, actualice las cuentas, concilie los estados y genere informes a petición en tiempo real
- Genere registros de auditoría transparentes para cumplir con la normativa.
Compras
- Genere órdenes de trabajo, recibos de embarque, rastree los envíos, actualice las cuentas y envíe recordatorios
- Incorpore automáticamente a los nuevos proveedores según las políticas establecidas por la empresa
- Gestione sin problemas un gran volumen de solicitudes mientras trabaja con varias cuentas al mismo tiempo
- Gestione las consultas rutinarias de los clientes sobre estados de cuenta, saldos, consultas de pago y actualizaciones
- Genere recordatorios de existencias, informes, órdenes de trabajo y facturas en tiempo real
- Valide las consultas de los proveedores mediante referencias cruzadas con la biblioteca técnica, la base de datos y el repositorio de documentos
Relaciones con los clientes
- Cree órdenes de trabajo, estados de cuenta, facturas y cuentas precisas de manera oportuna
- Automatice el ingreso de datos para que los empleados puedan concentrarse en la gestión de las relaciones con los clientes (CRM, del inglés Customer Relationship Management)
- Resuelva con un 100% de precisión las discrepancias en las cuentas, las consultas de pago y las conciliaciones de cuentas
- Acceda a la información de los clientes desde cualquier plataforma, sistema heredado o base de datos, y proporcione actualizaciones en tiempo real
- Solucione los problemas en tiempo real con actualizaciones completas de todos los aspectos de un archivo de cliente
- Automatice los flujos de trabajo complejos y de múltiples contactos, e integre la automatización en los sistemas de CRM y de emisión de tickets
Servicios financieros
- Procese los requisitos normativos de múltiples jurisdicciones en función de la toma de decisiones basada en reglas
- Escale las operaciones de cuentas por cobrar, abra cuentas de clientes, emita facturas y procese los pagos.
- Genere informes financieros en tiempo real para respaldar pronósticos sólidos, la toma de decisiones y las solicitudes de auditoría
- Realice conciliaciones de cuentas en tiempo real, envíe recordatorios de pago y genere extractos las 24 horas del día, los 7 días de la semana
- Consiga una precisión del 100 % en la creación de facturas, la conciliación y el procesamiento de pagos, lo que aumenta la rentabilidad
- Reduzca los fraudes y señale las excepciones para su investigación, al tiempo que mejora la continuidad empresarial y operativa
Qué buscar en un proveedor de automatización de facturas
Considere qué procesos tediosos, como las cuentas morosas de poco valor, podrían automatizarse, lo que permitiría a los empleados centrarse en tareas de mayor valor. ¿Qué nivel de automatización necesita, qué tipo de prueba de concepto utilizará y cómo evaluará los resultados?
Los bots pueden procesar los pagos, actualizar las cuentas, conciliar y dirigir las cuentas atrasadas dentro de parámetros, mientras los empleados se centran en los saldos altos y en las actividades de valor agregado. La automatización inteligente con RPA envía recordatorios, hace un seguimiento de las respuestas y escala si el cliente ignora los recordatorios.
Las soluciones de RPA deben integrarse en los sistemas empresariales o heredados para extraer datos de múltiples fuentes sin problemas. Tiene que ampliarse con su operación, ser robusta y personalizable. La incorporación de la RPA puede comenzar en el departamento financiero, pero el éxito puede utilizarse como plantilla para aplicarla a otros departamentos de la organización.
Primeros pasos
Automation Anywhere puede asistirlo en cada paso del camino, puede trabajar con nuestros expertos para elaborar un punto de concepto sobre cómo RPA podría ser útil en toda su empresa.
