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¿Qué es el procesamiento automatizado de facturas y cómo beneficia a los equipos contables?
Uno de los aspectos más críticos del negocio es el pago de sus servicios. Sin embargo, la facturación suele ser un proceso empresarial que requiere mucho tiempo y que implica el ingreso manual de datos, registros y hojas de cálculo de Excel, y está sujeta a errores humanos. Una forma de mejorar la rentabilidad y agilizar el flujo de trabajo de las operaciones de oficina de gran volumen es incorporar la automatización robótica de procesos (RPA, del inglés Robotic Process Automation) y el reconocimiento óptico de caracteres (OCR, del inglés Optical Character Recognition) a sus transacciones de servicios financieros.
La RPA trabaja las 24 horas del día, los 7 días de la semana para automatizar las funciones de facturación con un 100% de precisión, agilizar las operaciones de la oficina y aumentar la rentabilidad. Las órdenes de trabajo pueden generarse en tiempo real a medida que se completan los pedidos, lo que disminuye el tiempo de procesamiento y aumenta la satisfacción de los clientes. Puede agilizar las funciones de cuentas por pagar y cuentas por cobrar gracias a la automatización de las tareas de facturación y conciliación, lo que aumenta la precisión, reduce los errores humanos y mejora la eficiencia general de sus departamentos financieros y contables.
La RPA utiliza la inteligencia artificial (IA), el procesamiento del lenguaje natural (PNL, del inglés Natural Language Processing), el aprendizaje automático y el procesamiento inteligente de documentos para automatizar los procesos empresariales rutinarios como la facturación, las compras y la incorporación de proveedores. Los bots de RPA pueden conciliar la información financiera, marcar las discrepancias para su investigación, generar informes, procesar pagos, actualizar cuentas y proporcionar actualizaciones en tiempo real. La RPA puede sustituir el laborioso ingreso manual de datos, lo que permite a los empleados realizar un trabajo más valioso y satisfactorio.
La automatización inteligente mediante RPA puede agilizar las comunicaciones con la validación y la incorporación automática de los clientes, el procesamiento de los pagos, la señalización de las discrepancias para su investigación y la elaboración de informes financieros transparentes en tiempo real, entre otros. Además, los bots financieros de Automation Anywhere pueden extraer datos de múltiples fuentes.
La automatización robótica de procesos puede mejorar el flujo de efectivo porque automatiza los flujos de trabajo que consumen mucho tiempo, como la creación de libros contables, la asignación de importes entre las distintas cuentas y la revisión de los pagos. Las facturas pueden crearse de forma instantánea y enviarse según calendarios predefinidos, lo que da lugar a un pago más rápido y a una mayor rentabilidad.
El procesamiento de los pagos es una operación que requiere mucho tiempo, con múltiples puntos de datos, ingreso manual de datos, procesamiento de facturas y pagos, y conciliación de cuentas. Un solo error de transposición puede suponer horas de conciliación, pérdida de tiempo y productividad. La RPA reduce los errores, disminuye los costos, aumenta la eficiencia e incrementa la satisfacción de los clientes.
La investigación y la conciliación de las discrepancias llevan mucho tiempo y pueden evitarse con la incorporación de la RPA a las funciones de cuentas por pagar y por cobrar. Cuando GLT International implementó una solución de RPA, no tardaron en “alcanzar un 95 % de precisión con un 89 % de procesamiento directo”.
La RPA puede generar facturas y órdenes de trabajo, procesar pagos, conciliar cuentas, crear registros de auditoría transparentes y generar informes y actualizar cuentas en tiempo real. La RPA puede generar datos financieros a pedido, lo que permite realizar previsiones, elaborar informes externos y tomar decisiones empresariales.
Los cambios en las prácticas contables internacionales pueden provocar retrasos mientras los empleados aprenden los nuevos procesos. La RPA puede actualizar automáticamente los estándares, las tolerancias y los controles, lo que garantiza que sus informes financieros siempre cumplan con la normativa. Con la automatización de las prácticas y los controles de auditoría, puede reforzar la gobernanza y el cumplimiento regulatorio.
¿Atrapado por las acciones manuales?
Conozca los beneficios que ofrece la automatización de procesos financieros con la RPA.
La automatización robótica de procesos puede beneficiar el funcionamiento de su empresa mediante la optimización de los procesos y flujos de trabajo que consumen tiempo, la coherencia de las políticas de la empresa, la facilitación de la incorporación de la cadena de suministro, y los datos en tiempo real para la toma de decisiones empresariales y la rentabilidad.
La incorporación de la RPA a la facturación puede eliminar los procesos manuales para reducir costos, reforzar los controles, mejorar la precisión, acelerar los informes financieros y dar lugar a pagos más rápidos, conciliaciones precisas y transacciones financieras en tiempo real. Los empleados pueden realizar un trabajo más satisfactorio y de mayor valor.
La RPA puede automatizar funciones rutinarias como la incorporación de nuevos proveedores, la generación automática de órdenes de trabajo, facturas, transacciones de comercio electrónico, estados de cuenta y conciliación de cuentas. Un 100 % de precisión genera una mayor satisfacción de los clientes, menos discrepancias en las cuentas y flujos de trabajo empresariales eficientes.
La RPA utiliza la inteligencia artificial y el procesamiento inteligente de documentos para actualizar rápidamente las políticas de la empresa, los cambios normativos en las políticas, los procedimientos y las prácticas contables estándar para garantizar que la práctica empresarial de sus servicios financieros siempre cumpla con la normativa.
La sustitución de las operaciones manuales, que consumen mucho tiempo, por flujos de trabajo de RPA optimizados, permite a los empleados centrarse en la satisfacción de los clientes y utilizar sus habilidades de comunicación en lugar de dedicar todo su tiempo a la introducción de datos y Excel.
“Cuando elija un socio para su proceso hacia la RPA, no se fije únicamente en el costo; asegúrese de elegir un socio que brinde asistencia técnica cuando más lo necesite. Automation Anywhere estuvo con nosotros en cada paso de nuestro recorrido, lo que nos ayudó a alcanzar el éxito”.
- Prateek Kapoor, Líder de Transformación Digital Lean, Juniper Networks
Un 100%
en reducción en los tiempos de ciclo de procesos
Un 33%
Disminución del trabajo manual
24/7
Capacidad de facturación ilimitada
Aunque las compras, la gestión de la cadena de suministro, el inventario, las cuentas por pagar y por cobrar, las relaciones con los clientes, las ventas y el marketing funcionan de forma independiente, todo depende de procesos empresariales eficientes en el área de servicios financieros de su empresa. Estas son algunas de las formas en las que incorporar la RPA para la facturación puede ayudar a su empresa.
Facturación
Compras
Relaciones con los clientes
Servicios financieros
Considere qué procesos tediosos, como las cuentas morosas de poco valor, podrían automatizarse, lo que permitiría a los empleados centrarse en tareas de mayor valor. ¿Qué nivel de automatización necesita, qué tipo de prueba de concepto utilizará y cómo evaluará los resultados?
Los bots pueden procesar los pagos, actualizar las cuentas, conciliar y dirigir las cuentas atrasadas dentro de parámetros, mientras los empleados se centran en los saldos altos y en las actividades de valor agregado. La automatización inteligente con RPA envía recordatorios, hace un seguimiento de las respuestas y escala si el cliente ignora los recordatorios.
Las soluciones de RPA deben integrarse en los sistemas empresariales o heredados para extraer datos de múltiples fuentes sin problemas. Tiene que ampliarse con su operación, ser robusta y personalizable. La incorporación de la RPA puede comenzar en el departamento financiero, pero el éxito puede utilizarse como plantilla para aplicarla a otros departamentos de la organización.
Automation Anywhere puede asistirlo en cada paso del camino, puede trabajar con nuestros expertos para elaborar un punto de concepto sobre cómo RPA podría ser útil en toda su empresa.
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