تقنية RPA متميزة - ثلاث خطوات بسيطة لتشغيل عمليات مؤسستك آليًا

كتب بواسطة Shobhana Viswanathan في تغيير العالم من خلال التشغيل الآلي على 27-سبتمبر-2019
المطور

مقدمة إلى السلسلة التمهيدية لتقنية التشغيل الروبوتي للعمليات (RPA)

نتلقى، في شركة Automation Anywhere، العديد من الأسئلة المتعلقة بالإطار العام للتشغيل الآلي. كيف تجري طبيعة عمله؟ ولم أنا بحاجة إليه؟ وكيف أبدأ باستخدامه؟ وهل من الصعب استخدامه؟ وهل يعد آمنًا للاستخدام مع أعمالي التجارية؟

من أجل مساعدتك في الإجابة عن هذه الأسئلة، قررنا إنشاء نسخة تمهيدية لتوضيح العناصر الأساسية للغاية المتعلقة بالتشغيل الآلي للأعمال المكتبية. وسواءً كنت تعمل بمنصب كبير المديرين التنفيذيين أو تعمل موظفًا في قسم المحاسبة، فإننا نود مساعدتك في استيعاب القيمة التي يمكن أن تحققها مؤسستك.

في هذه السلسلة المكونة من ثلاثة أجزاء، سنعمل على تجزئة جميع الأمور المتعلقة بتقنية التشغيل الروبوتي للعمليات، حيث نبدأ بتقديم نظرة عامة على التقنية، ثم تصبح المعلومات المتوفرة أكثر تقدمًا خلال المقالين المقبلين. إليك الأجزاء التي تنتظرك:

  • الجزء الأول: ما المقصود بالتشغيل الروبوتي للعمليات (RPA) ولم أنا بحاجة إليه؟
  • الجزء الثاني: ما مكونات تقنية التشغيل الروبوتي للعمليات اللازمة لبدء الاستخدام؟ كيف يمكنني إنشاء روبوتات تعمل بتقنية التشغيل الروبوتي للعمليات وإدارتها؟
  • الجزء الثالث: ميزات متقدمة — التشغيل الآلي الإدراكي والذكاء الاصطناعي (AI)

دعنا نبدأ.

الجزء الأول: ما المقصود بالتشغيل الروبوتي للعمليات (RPA) ولم أنا بحاجة إليه؟

انسخ. الصق. كرر. افعل ذلك 10000 مرة.

لقد منحنا العصر الرقمي العديد من الأمور الرائعة، لكنه جلب لنا أيضًا أعمالاً رقمية شاقة ومملة. فبينما كنا فيما سبق نملأ ثلاث نسخ من النماذج باستخدام ورق نسخ غير كربوني، أصبحنا نُجري عمليات النسخ واللصق للمعلومات باستخدام ضغطات مفاتيح متكررة مملة تمحي قدرات التفكير.

ومثلما ظهرت الروبوتات المادية التي تؤدي العديد من المهام المتكررة للغاية التي كان يضطر البشر إلى أدائها سابقًا، والتي غالبًا ما تتسم بالخطورة الشديدة، أصبحت توجد الآن عمليات روبوتية تنقذنا من المهام المكتبية الرقمية شديدة التكرار (بالرغم من عدم خطورتها في الواقع). ويُطلَق على تلك العمليات تقنية التشغيل الروبوتي للعمليات (RPA).

تمثل تقنية التشغيل الروبوتي للعمليات إحدى الطرق المستخدمة في تشغيل العمليات المتكررة لديك آليًا، بحيث تؤدي الأعمال اليدوية بالنيابة عنك. وتعتمد تقنية التشغيل الروبوتي للعمليات على برمجة روبوتات برمجية لأداء هذه الأعمال. ويُعد الأمر مماثلاً للطريقة التي قد تكتب بها تعليمة الماكرو البرمجية في مستند Excel من أجل تعبئة الخلايا آليًا في جدول بيانات. ولكن باستثناء أن تقنية التشغيل الروبوتي للعمليات تتيح لك إنشاء برامج عبر البرامج والمنصات.

علي سبيل المثال، إذا كنتُ أعمل في مجال خدمة العملاء وكان يتعين عليّ نسخ بيانات ولصقها من نظام إدارة موارد العملاء (CRM) إلى جدول بيانات لإنشاء تقرير ما، فإنه يمكن تشغيل هذه العملية آليًا باستخدام الروبوتات. فبمجرد برمجة الروبوتات بصورة صحيحة، لن ترتكب أي أخطاء على الإطلاق؛ حيث إنها دقيقة بنسبة 100% ولا تمر مطلقًا بأوقات عصيبة وتعمل على مدار الساعة. إن هذه الروبوتات تساهم في تفرّغ البشر لتنفيذ مزيد من الأعمال ذات القيمة العالية، مثل تقديم خدمة إضافية إلى العملاء.

يمكن تقسيم الروبوتات إلى فئتين أساسيتين: خاضعة للإشراف وغير خاضعة للإشراف. تعد الروبوتات غير الخاضعة للإشراف مصممة للعمل في الإطار الخلفي، حيث تعمل على إتمام وظائف المكاتب الخلفية آليًا على نطاق واسع في ظل أقل قدر من التدخل من قِبل الموظفين. أما بالنسبة للروبوتات الخاضعة للإشراف، فهي تتطلب التفاعل معها؛ حيث إنها تستجيب للإجراءات التي ينفذها الموظفون من خلال إتمام بعض المهام آليًا لتبسيط سير العمل.

ما الذي يمكنني تشغيله آليًا؟

يمكن تقريبًا تشغيل أي مهمة أو عملية متكررة آليًا. بدءًا من تشغيل الأوامر البسيطة للنسخ ثم اللصق آليًا، وصولاً إلى استخدام الروبوتات الذكية الإدراكية التي يمكنها معرفة شعور العميل بالانزعاج وتصعيد المسألة إلى البشر. (سنتحدث باستفاضة عن الروبوتات الإدراكية في إصدار قادم.)

ويمكن تشغيل جميع الأوامر الأساسية آليًا، مثل فتح أحد التطبيقات، وتسجيل الدخول (باسم المستخدم وكلمة المرور)، والقص ثم اللصق، وإجراء العمليات الحسابية، والحفظ ثم الإغلاق، وغير ذلك. كما يمكن تشغيل جميع التطبيقات آليًا مثل أنظمة CRM وأنظمة المكاتب الخلفية، بما فيها المحاسبة وتخطيط الموارد المؤسسية وسلسلة الإمداد، بالإضافة إلى قواعد بيانات العملاء وغيرها الكثير.

ما المجال الذي يمكنني فيه تنفيذ التشغيل الآلي؟

يمكن لجميع الأشخاص، العاملين في أي مجال تقريبًا، الاستفادة من التشغيل الآلي. حيث تكمن فوائد تقنية التشغيل الروبوتي للعمليات خصيصًا في المجالات الخاضعة بشدة للوائح التنظيمية، مثل الرعاية الصحية والخدمات المصرفية والمالية. فهناك لوائح تنظيمية، مثل قانون إخضاع التأمين الصحي لقابلية النقل والمساءلة (HIPAA) وقواعد ASC 606 واللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)، يمكنها فرض عقوبات صارمة بسبب عدم الامتثال. لكن تقنية التشغيل الروبوتي للعمليات ستضمن إعداد تقارير الامتثال بصورة صحيحة وفقًا للمبادئ التوجيهية التنظيمية.

أمثلة واقعية لاستخدام التقنية

دعونا نرى، باستخدام أمثلة واقعية، كيف يمكن لتقنية التشغيل الروبوتي للعمليات، إلى جانب الروبوتات، مساعدتك في حياتك العملية.

قطاع المحاسبة والشؤون المالية

يتمثل أحد الاستخدامات الأكثر وضوحًا لتقنية التشغيل الروبوتي للعمليات في مجال الخدمات المصرفية والمالية (يُشار إليه في بعض الأحيان بقطاع الخدمات المصرفية والمالية والتأمين (BFSI)). فهو خاضع بشدة للوائح التنظيمية، وذلك لأسباب وجيهة، حيث تعد الدقة أمرًا مهمًا للغاية عند التعامل مع المشكلات النقدية. دعونا نلقي نظرة على أحد الأمثلة التي يستطيع التشغيل الآلي فيها إتاحة الامتثال للوائح التنظيمية، خاصة لإحدى اللوائح الجديدة التي يطلق عليها اسم ASC 606، وهي عبارة عن مبدأ توجيهي لإثبات الإيرادات مصمم خصيصًا للعقود. في السيناريو الموضح أدناه، يتم تحديث المعلومات الصادرة من صفقة بيع جديدة تلقائيًا من نظام إدارة موارد العملاء لدى موقع Salesforce.com إلى التطبيق المالي لنظام NetSuite.

Netsuite

وبتشغيل العملية آليًا، فأنت لا تضمن فقط تحقيق الامتثال التنظيمي، بل ستحقق أيضًا وفورات في الوقت والمال بترك الروبوتات تؤدي العمل المتكرر بدلاً من البشر.

مجال علوم الحياة

يتضمن مجال علوم الحياة قطاعات مثل صناعة الدواء والتكنولوجيا الحيوية والأجهزة الطبية والعديد من المؤسسات الأخرى ذات الصلة بمجال الرعاية الصحية. ونظرًا لأن منتجاتها ذات صلة حرفيًا بمسائل تتعلق بالحياة والموت، فهي تخضع بشدة للوائح التنظيمية. وتتطلب العديد من هذه اللوائح التنظيمية كمًا كبيرًا من التقارير، والتي تتطلب بدورها قدرًا كبيرًا من العمل. وفي الواقع، قدَّرت إحدى شركات التكنولوجيا الحيوية قضاء 240000 ساعة في السنة في تعبئة النماذج التنظيمية. وهو ما يعادل العمل الذي يؤديه 120 شخصًا في السنة، أي 120 موظفًا بدوام كامل!

دعونا نرى كيف يمكن للتشغيل الآلي مساعدة شركات علوم الحياة في تنفيذ عملية إعداد التقارير لديها.

الطريقة القديمة

تتضمن الطريقة اليدوية للإبلاغ عن الشكاوى العديد من الخطوات:

  • يتصل العميل بشأن مشكلة تتعلق بأحد المنتجات.
  • يتم تسجيل التفاصيل (المميزة باللون الأصفر) من قِبل أحد الممثلين في نظام إدارة موارد العملاء لدى الشركة.
  • يجب تسجيل معلومات الشكوى ـ بما في ذلك اسم الممثل ومعلومات المنتج وما إلى ذلك ـ في نموذج معين بطريقة معينة، في وحدة الشكاوى في نظام برامج إدارة الجودة بالمؤسسات (eQMS) على سبيل المثال.
  • يتضمن نسخ هذه البيانات العملية اليدوية لنسخ البيانات ولصقها من نظام إدارة موارد العملاء إلى نظام eQMS. ولا تتطلب هذه العملية عمالة كثيرة للغاية فحسب، بل هي عرضة للأخطاء كذلك. ولا تُعد الأخطاء أمرًا جيدًا في المجالات التي تخضع للوائح التنظيمية بدرجة كبيرة مثل مجال صناعة الدواء.

Automation works

ويُشار إلى هذه العملية بشكل ملطف باسم "واجهة الكرسي الدوار"، حيث ينسخ العامل المكتبي المعلومات يدويًا من أحد الأنظمة ويلصقها في نظام آخر.

طريقة التشغيل الآلي

عند تشغيل عملية نقل البيانات آليًا، تتم عملية النسخ واللصق وراء الكواليس من قِبل أحد الروبوتات. ويحدث هذا بسرعة فائقة وبدقة عالية:

  • ينسخ الروبوت البيانات.
  • يلصق الروبوت البيانات.
  • يكرر العملية.

Product complaint initiation

كما ترون، فإن التشغيل الآلي لنماذج التقارير المعقدة للغاية هذه لا يوفر الكثير من الوقت فحسب، ولكنه أيضًا يقضي تقريبًا على كل الأخطاء المحتملة.

يمكن تطبيق التشغيل الآلي على كل العمليات في كل المجالات تقريبًا. وقد شهدنا تنفيذ تقنية التشغيل الروبوتي للعمليات في المؤسسات بدءًا من الشركات الناشئة ووصولاً إلى الشركات الموجودة في قائمة Fortune 500.

لستَ بحاجة لتكون عالم كمبيوتر لتتمكن من إنشاء الروبوتات. في الواقع، ففي أحدث مسابقة من "ألعاب الروبوتات"، كان أفضل روبوت من إنشاء أحد المستخدمين في قطاع الأعمال – وليس أحد مطوري البرامج. كما أصبح بإمكانك الآن الحصول على روبوتات مصممة مسبقًا من متجر Bot Store.

الخاتمة

مثلما حدثت الثورة الصناعية في أواخر القرن التاسع عشر والثورة الحاسوبية في منتصف القرن العشرين، فإن تقنية التشغيل الروبوتي للعمليات تمثل ثورة القرن الواحد والعشرين. وكل هذه الثورات قد رفعت عن كاهل البشر أعباء العمل اليدوي وجعلت حياتنا أفضل وأسهل. وبصورة غير مباشرة، أصبحنا أكثر ازدهارًا أيضًا.

في الواقع، أظهرت دراسة أجرتها جامعة لندن مؤخرًا أن العاملين في مكان عمل مُعزَّز بالتشغيل الآلي أحرزوا نتائج أعلى بنسبة 33% فيما يتعلق بعوامل مكان العمل البشري من نظرائهم العاملين في مكان غير مُعزَّز بالتشغيل الآلي.

بالإضافة إلى ذلك، توفر الشركات مقدارًا هائلاً من الوقت والمال باستخدام التشغيل الآلي. وذكرت دراسة حديثة أجرتها شركة "Towards Data Science" أن "98% من قادة الأعمال في مجال تكنولوجيا المعلومات يصرحون أن التشغيل الآلي للعمليات يُعد أمرًا ضروريًا لتحقيق فوائد الأعمال".

ولكنك لا تحتاج إلى الدراسات التي تخبرك بضرورة تنفيذ التشغيل الآلي. فهذا أمر تدركه بالحس السليم. وفي الواقع، فإن الأمر في غاية السهولة. يمكنك تجربة التشغيل الروبوتي للعمليات مجانًا والتحقق من الأمر بنفسك.

ترقبوا الجزء الثاني: ما مكونات تقنية التشغيل الروبوتي للعمليات اللازمة لبدء الاستخدام؟

تجربة
قريب

للأعمال

استمتع بمنصة Enterprise A2019، منصة التشغيل الآلي الذكي الرائدة في العالم مع دعم كامل كتجربة مجانية لمدة 30 يومًا

للطلاب والمطورين

ابدأ رحلة RPA على الفور مع وصول مجاني إلى Community Edition