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An RPA Primer—Three Simple Steps to Automate Your Organization

Escrito por Shobhana Viswanathan en Cambiar el mundo con la automatización el March 27, 2019
desarrollador

Introducción a la serie Guía básica de la automatización robótica de procesos (RPA)

En Automation Anywhere, recibimos muchas preguntas relacionadas con la automatización. ¿Cómo funciona? ¿Por qué la necesito? ¿Cómo puedo comenzar a utilizarla? ¿Es difícil de usar? ¿Es segura para mi empresa?

Para ayudar a abordar esas preguntas, decidimos crear una guía rápida para explicar los elementos fundamentales de la automatización de oficinas. Ya sea un ejecutivo de nivel C o un auxiliar contable, queremos ayudarlo a comprender el valor potencial de su organización.

En esta serie de tres partes, desglosaremos la RPA comenzando con una descripción general; luego, veremos un nivel más avanzado en las dos partes siguientes. Esto es lo que puede esperar:

  • Parte 1: ¿Qué es la automatización robótica de procesos (RPA) y por qué la necesito?
  • Parte 2: ¿Qué componentes de RPA necesito para comenzar? ¿Cómo puedo crear y administrar bots de RPA?
  • Parte 3: Funciones avanzadas: automatización cognitiva e IA

Comencemos.

Parte 1: ¿Qué es la automatización robótica de procesos (RPA) y por qué la necesito?

Copiar. Pegar. Repetir. Hágalo 10 000 veces.

La era digital nos ha brindado muchas cosas maravillosas, pero también nos ha traído la monotonía digital. Antes rellenábamos formularios por triplicado con papel de copia sin carbón; ahora copiamos y pegamos la información mediante pulsaciones de teclas repetitivas que agobian la mente.

De forma similar a la que los robots físicos hacen muchos de los trabajos repetitivos (y, generalmente, muy peligrosos) que alguna vez realizamos los humanos, existe un nuevo proceso robótico que nos ahorra realizar trabajos digitales de oficina repetitivos (aunque, en verdad, no peligrosos). Se denomina "automatización robótica de procesos (RPA)".

La RPA es una forma de automatizar los procesos repetitivos para que hagan el trabajo manual por usted. La RPA es la programación de robots de software, o bots, para que hagan este trabajo. Es similar a la forma en que se crea una macro en Excel para completar celdas automáticamente en una hoja de cálculo. Excepto que con la RPA puede crear programas entre programas y plataformas.

Por ejemplo, si alguien trabaja en servicio al cliente y debe copiar y pegar datos del administrador de recursos del cliente (CRM) en una hoja de cálculo para crear un informe, este proceso se puede automatizar con bots. Una vez programados correctamente, los bots nunca cometen errores; son 100 % precisos, nunca tienen días malos y trabajan todo el día. Estos bots liberan a los seres humanos para hacer trabajos de mayor valor, como brindarles servicios adicionales a los clientes.

Los bots pueden dividirse en dos categorías fundamentales: supervisados y no supervisados. Los bots no supervisados están diseñados para ejecutarse en segundo plano, donde ocupan automáticamente las posiciones administrativas a escala con una intervención mínima del empleado. Los bots supervisados requieren interacción; responden a acciones activadas por los empleados completando automáticamente ciertas tareas para simplificar un flujo de trabajo.

¿Qué puedo automatizar?

Se puede automatizar prácticamente cualquier tarea o proceso repetitivo. Se pueden automatizar desde simples comandos para copiar y pegar hasta inteligentes bots cognitivos que pueden detectar cuando un cliente está molesto y escalar el problema a un humano. (Hablaremos más sobre robots cognitivos en una próxima edición).

Los comandos básicos, como abrir una aplicación, iniciar sesión (nombre de usuario y contraseña), cortar y pegar, calcular, guardar y cerrar, etc. se pueden automatizar. Se pueden automatizar aplicaciones, como sistemas de CRM, sistemas administrativos, incluidos contabilidad, ERP y cadena de suministro, así como bases de datos de clientes y más.

¿Dónde puedo automatizar?

Cualquier persona, en prácticamente cualquier industria, puede beneficiarse de la automatización. La RPA es especialmente útil en sectores ampliamente regulados, como en salud, banca y finanzas. Regulaciones como HIPAA, ASC 606 o GDPR pueden imponer graves sanciones por incumplimiento. La RPA garantizará que los informes de cumplimiento se realicen correctamente, de acuerdo con los lineamientos regulatorios.

Ejemplos de aplicaciones reales

Veamos cómo la RPA y los bots pueden ayudarlo en su vida laboral utilizando ejemplos reales.

Contabilidad y finanzas

Una aplicación bastante evidente de la RPA se encuentra en el sector de servicios bancarios y financieros (a veces denominado BFSI). Por buenas razones, este sector está ampliamente regulado y la precisión es muy importante cuando se trata de asuntos monetarios. Veamos un ejemplo en el que la automatización puede permitir el cumplimiento normativo, específicamente, una nueva regulación llamada ASC 606, un lineamiento de reconocimiento de ingresos especial para contratos. En el siguiente ejemplo, la información de un nuevo acuerdo de venta se actualiza automáticamente desde el CMR de Salesforce.com a la aplicación financiera NetSuite.

Netsuite

Al automatizar el proceso, no solo garantiza el cumplimiento normativo, sino que también ahorra tiempo y dinero al hacer que los bots hagan este trabajo repetitivo en el lugar de los humanos.

Sector de ciencias de la vida

El sector de ciencias de la vida incluye sectores como el de productos farmacéuticos, biotecnología, dispositivos médicos y muchas otras organizaciones relacionadas con la atención médica. Y puesto que sus productos implican literalmente la vida o la muerte, están ampliamente regulados. Muchas de estas regulaciones implican un montón de informes, que requieren una tonelada de trabajo. De hecho, una empresa de biotecnología estimó que dedicó 240 000 horas al año a llenar formularios regulatorios. Esto equivale a 120 personas-años de trabajo; es decir, ¡120 empleados de tiempo completo!

Veamos cómo la automatización puede ayudar a las empresas de ciencias de la vida a elaborar sus informes.

La forma antigua

Los informes de quejas realizados de forma manual implican varios pasos:

  • Un cliente llama para consultar sobre un problema con un producto.
  • Un representante registra los detalles (resaltados en amarillo) en el CRM de la empresa.
  • La información sobre la queja, que incluye el nombre del representante, la información del producto, etc., se debe capturar dentro de un formulario específico y de una forma específica; por ejemplo, dentro del módulo de quejas eQMS.
  • Copiar estos datos requiere el proceso manual de copiar y pegar los datos desde el CRM al eQMS. Esto no solo requiere de mucho trabajo, sino que también es propenso a errores. Y los errores no son buenos en un sector altamente regulado como el de productos farmacéuticos.

Automation works

Este proceso se conoce eufemísticamente como "interfaz de silla giratoria", donde el trabajador de oficina copia manualmente la información de un sistema y la pega en otro.

La forma automatizada

Cuando se automatiza el proceso de transferencia de datos, un bot realiza las tareas de copiar y pegar en segundo plano. Esto sucede de manera muy rápida y precisa:

  • El bot copia los datos.
  • El bot pega los datos.
  • Repetir.

Product complaint initiation

Como puede ver, la automatización de estos formularios de informes muy complejos no solo ahorra mucho tiempo, sino que también prácticamente elimina posibles errores.

La automatización se puede aplicar a casi cualquier proceso y a casi cualquier sector. Hemos visto la RPA implementada en organizaciones, desde negocios emergentes hasta empresas de Fortune 500.

No es necesario ser un experto en informática para crear bots. De hecho, en el concurso reciente de "Bot Games", el mejor bot fue creado por un usuario empresarial y no por un desarrollador de software. Y ahora incluso puede obtener bots prediseñados en Bot Store.

Conclusión

Al igual que la Revolución Industrial de finales del siglo XIX y la informática de mediados del siglo XX, la RPA es una revolución del siglo XXI. Todas estas revoluciones liberaron a los humanos del trabajo manual y nos hicieron la vida mejor y más fácil. E, indirectamente, también nos tornamos más prósperos.

De hecho, en un estudio reciente de la Universidad de Londres, se demostró que los trabajadores de un sitio de trabajo mejorado por la automatización obtuvieron una puntuación de 33 % más alta en los factores de sitios de trabajo humanos en comparación con sus competencias, que no la implementaron.

Además, las empresas están ahorrando gran cantidad de tiempo y dinero con la automatización. En un estudio reciente realizado por "Towards Data Science", se indica que "el 98 % de los líderes empresariales de TI expresan que los procesos de automatización son esenciales para generar beneficios comerciales".

Pero usted no necesita estudios que le digan que debe automatizar. Es sentido común. Y en realidad, es bastante fácil. Puede probar la RPA gratis y comprobarlo usted mismo.

No se pierda la Parte 2: ¿Qué componentes de RPA necesito para comenzar?