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An RPA Primer—Three Simple Steps to Automate Your Organization

Escrito por Shobhana Viswanathan em Mudando o mundo com automação em March 27, 2019
desenvolvedor

Apresentação da série de artigos introdutórios sobre automação robótica de processos (RPA)

Na Automation Anywhere, recebemos muitas perguntas sobre a experiência da automação. Como funciona? Por que preciso dela? Como posso começar a usá-la? É difícil usá-la? Ela é segura para os meus negócios?

Para ajudar a abordar essas questões, decidimos criar uma série de artigos introdutórios para explicar os elementos fundamentais da automação de escritório. Seja você um executivo de nível C ou um auxiliar contábil, queremos ajudá-lo a compreender o valor potencial da sua organização.

Nesta série de três partes, vamos esmiuçar a RPA, começando com uma visão geral da RPA. Em seguida, avançaremos mais nos próximos dois artigos. Veja o que você pode esperar:

  • Parte 1: O que é a automação robótica de processos (RPA) e por que preciso dela?
  • Parte 2: De que componentes da RPA preciso para começar? Como posso criar e gerenciar bots de RPA?
  • Parte 3: Recursos avançados: automação cognitiva e IA

Vamos começar.

Parte 1: O que é a automação robótica de processos (RPA) e por que preciso dela?

Copiar. Colar. Repetir. Faça isso 10.000 vezes.

A era digital trouxe muitas coisas maravilhosas, mas ela também gerou a fadiga digital. Antes preenchíamos formulários com papel de cópia sem carbono. Agora a tarefa entediante é copiar e colar as informações, pressionando teclas repetidamente.

Assim como os robôs físicos executam muitas das tarefas repetitivas e, muitas vezes perigosas, que as pessoas antes precisavam executar, hoje existe um processo robótico para nos poupar dos trabalhos de escritório digitais repetitivos (apesar de não oferecerem perigo). Esta é a chamada automação robótica de processos (RPA).

A RPA é uma forma de automatizar processos repetitivos para que eles façam o trabalho manual para você. A RPA é a programação de bots para realizarem este trabalho. É como se você criasse uma macro no Excel para preencher automaticamente as células de uma planilha. Com a exceção de que, na RPA, você pode criar programas entre programas e plataformas.

Por exemplo, se eu trabalhar no atendimento ao cliente e precisar copiar e colar dados do gerenciador de recursos do cliente (CRM) em uma planilha para criar um relatório, esse processo poderá ser automatizado com bots. Uma vez programados corretamente, os bots nunca cometerão erros já que eles são 100% precisos. Não há dia ruim para eles, pois trabalham 24 horas por dia. Esses bots liberam as pessoas para dedicarem-se a trabalhos de maior valor, como prestar serviços adicionais aos clientes.

Os bots podem ser divididos em duas categorias fundamentais: assistidos e não assistidos. Os bots não assistidos trabalham em segundo plano, onde concluem automaticamente funções de back-office em escala com intervenção mínima do funcionário. Os bots assistidos exigem interação; eles respondem às ações acionadas pelo funcionário, concluindo automaticamente determinadas tarefas para simplificar um fluxo de trabalho.

O que posso automatizar?

Praticamente qualquer tarefa ou processo repetitivo pode ser automatizado. Pode-se automatizar desde comandos simples de copiar e colar até bots inteligentes e cognitivos que indicam quando um cliente está chateado e escalam a questão para uma pessoa. Falaremos mais sobre bots cognitivos em uma próxima edição.

Comandos básicos, como abrir um aplicativo, fazer login (nome de usuário e senha), recortar e colar, calcular, salvar e fechar etc., podem ser automatizados. É possível automatizar aplicativos como sistemas de CRM, sistemas de back-office, incluindo contabilidade, ERP e cadeia de suprimentos, bem como bancos de dados de clientes e muito mais.

Onde posso automatizar?

Qualquer pessoa, de praticamente qualquer setor, pode aproveitar a automação. A RPA é especialmente útil em setores altamente regulamentados, como saúde, bancário e financeiro. Regulamentos como HIPAA, ASC 606 e GDPR podem impor penalidades rígidas por não conformidade. A RPA garantirá que os relatórios de conformidade estejam corretos, de acordo com as diretrizes regulamentares.

Exemplos de aplicativos do mundo real

Vejamos como a RPA e os bots podem ajudá-lo no trabalho e na vida, usando exemplos do mundo real.

Contabilidade e finanças

Uma aplicação bem óbvia da RPA é o setor de serviços bancários e financeiros (às vezes, chamado de BFSI). Por bons motivos, ele é altamente regulamentado. A precisão é muito importante quando lidamos com questões monetárias. Vejamos um exemplo onde a automação pode permitir a conformidade regulamentar, especificamente um novo regulamento denominado ASC 606, uma diretriz de reconhecimento de receita específica para contratos. No cenário abaixo, as informações de um novo negócio de vendas são atualizadas automaticamente do Salesforce.com CRM para o aplicativo financeiro NetSuite.

Netsuite

Ao automatizar o processo, você não está apenas garantindo a conformidade regulamentar, mas também está economizando tempo e dinheiro pois os bots fazem esse trabalho repetitivo, e não as pessoas.

Setor de ciências naturais

O setor de ciências naturais inclui empresas farmacêuticas, de biotecnologia, de fabricação de dispositivos médicos e muitas outras organizações relacionadas à saúde. Como seus produtos literalmente envolvem vida ou morte, elas são altamente regulamentadas. Muitos destes regulamentos envolvem muitos relatórios que, por sua vez, envolvem muito trabalho. Na verdade, uma empresa de biotecnologia estima que gastou 240.000 horas por ano preenchendo formulários regulatórios. Isso equivale ao trabalho de 120 pessoas por ano, ou seja, 120 funcionários em tempo integral!

Vejamos como a automação pode ajudar as empresas do setor de ciências naturais a fazer seus relatórios.

À moda antiga

O relatório de reclamações, na forma manual, envolve várias etapas:

  • Um cliente liga para falar do problema em um produto.
  • Os detalhes (destacados em amarelo) são gravados por um representante no CRM da empresa.
  • As informações da reclamação, incluindo o nome do representante, informações sobre o produto, etc., devem ser capturadas em um formato específico e de maneira específica; por exemplo, em um módulo de reclamação eQMS.
  • Copiar esses dados envolve o processo manual de copiar e colar os dados do CRM para o eQMS. Isso não é apenas trabalhoso, mas também propenso a erros, e não é bom encontrar erros em setores tão regulamentados como o farmacêutico.

Automation works

Esse processo é, de forma eufemística, referenciado como uma "interface de cadeira giratória", em que o trabalhador de escritório copia manualmente as informações de um sistema e cola-as em outro sistema.

A maneira automatizada

Quando o processo de transferência de dados é automatizado, copiar e colar é executado nos bastidores por um bot. Isso ocorre de forma rápida e precisa:

  • Os dados são copiados pelo bot.
  • Os dados são colados pelo bot.
  • Repetir.

Product complaint initiation

Como você pode ver, automatizar esses formulários de relatórios complexos não só economiza tempo, mas também praticamente elimina erros potenciais.

A automatização pode ser aplicada a quase todos os processos e a quase todos os setores. Vimos a RPA implementada em organizações, desde startups até empresas da Fortune 500.

Você não precisa ser um cientista da computação para criar bots. Na verdade, em um recente concurso "Bot Games", o principal bot foi criado por um usuário de negócios, e não por um desenvolvedor de software. Agora você pode até mesmo obter bots pré-criados na Bot Store.

Conclusão

Assim como a Revolução Industrial no final do século XIX e a computação em meados do século XX, a RPA é uma revolução no século XXI. Todas essas revoluções libertaram as pessoas do trabalho manual e tornaram nossas vidas melhores e mais fáceis. Indiretamente, também ficamos mais prósperos.

Na verdade, um estudo recente da Universidade de Londres mostrou que os funcionários em um local de trabalho com maior automação tiveram pontuação 33% mais alta em fatores de local de trabalho de pessoas do que funcionários em um local de trabalho sem automação.

Além disso, as empresas estão economizando muito tempo e dinheiro com a automação. Um estudo recente da "Towards Data Science" aponta que "98% dos líderes de negócios de TI dizem que automatizar processos é essencial para trazer benefícios aos negócios".

Mas você não precisa de estudos para mostrar que deve automatizar. É uma questão de bom senso. Na verdade, é muito fácil. Você pode experimentar a RPA gratuitamente e ver por si mesmo.

Fique atento à Parte 2: De que componentes da RPA preciso para começar?

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