Office 제품군 자동화의 이점은 무엇인가요?
Office 자동화 시스템은 비즈니스 프로세스를 간소화하고, 데이터 입력 오류를 없애고, 워크플로를 개선하고, 시간 소모적인 반복 업무를 제거합니다. RPA는 비즈니스 요구 사항을 충족하고, 병목 현상을 제거하고, 작업 관리에 도움이 되도록 맞춤화할 수 있습니다.
캐나다의 전력 대기업 직원이 스프레드시트에 잘라내어 붙여넣기 오류를 범했는데 아무도 이것을 적시에 발견하지 못하는 바람에 회사에서 2,400만 달러의 비용이 발생하는 경우를 가정해 보겠습니다. 안타깝게도 스프레드시트 오류는 흔히 발생하며, 대부분 수백만 달러의 비용이 발생하지는 않지만 시간이 지남에 따라 불어납니다.
오류 없는 스프레드시트데이터 분석은 사람이 처리하기에 가장 적합한 프로세스지만, 데이터를 스프레드시트에서 레거시 플랫폼 및 마스터 데이터 소스로 전송하는 것은 Bot이 처리하기에 가장 적합합니다. RPA Office 자동화는 효율성을 높이고 오류를 줄여서 직원이 보다 비판적인 사고로 작업에 지능을 발휘할 수 있도록 합니다.
일일 워크플로 속도 향상로보틱 데스크톱 자동화(RDA)를 사용하면 Citrix 앱, Java 애플리케이션, 웹 페이지와 같은 데스크톱의 로컬 프로그램을 사용하여 의사 결정이 잘 필요하지 않은 반복적인 Microsoft 업무를 자동화할 수 있습니다. 노코드 드래그 앤 드롭 인터페이스가 일과 시작 및 종료 시점에 일일 워크플로의 속도를 높이는 동시에 대량 작업을 수행합니다.
보다 효율적인 데이터 관리매크로는 효율적이지만 여러 시스템에 걸쳐 생성하고 관리하기에는 번거로울 수 있습니다. Google Sheets와 Excel 간을 이동한다면 Automation Anywhere의 스프레드시트 Bot을 다운로드하고 바로 사용할 수 있습니다.
이메일 프로세스 자동화이메일은 필수적인 비즈니스 프로세스로, 많은 기업이 받은 편지함을 모니터링하거나, 알림을 발행하거나, 헬프 데스크 및 주문 상태 요청에 응답하거나, 고객 관계 관리 소프트웨어에 연결하거나, 문서를 해당 부서로 보내거나, 긴급 메시지에 응답을 위해 플래그를 지정하는 Office 자동화 솔루션에 투자하도록 유도합니다.
Powerpoint마우스 클릭 몇 번으로 대상 고객에게 맞춤화된 Powerpoint 프레젠테이션을 생성합니다. Automation Anywhere의 PowerPoint Bot은 프레젠테이션을 생성하고, 스프레드시트에서 데이터를 가져오고, 텍스트, 이미지 및 애니메이션을 추가하고, 실시간으로 업데이트할 수 있습니다.
SharePoint 및 One Drive 자동화팀과 위치 전반에 걸쳐 승인, 액세스 제어 및 연결 문제를 관리합니다. RPA를 사용하여 직원을 추가 또는 제거하고, 파일을 디렉터리에 자동으로 업로드 및 다운로드하고, 정보를 실시간으로 업데이트하고, 대시보드 및 연속성 계획을 업데이트하고, 파일 액세스에 대한 감사 추적을 연중무휴로 생성할 수 있습니다.
Office 자동화의 이점을 얻는 사람은 누구일까요?
Office 자동화 시스템은 비즈니스 워크플로에 적합하고 프로세스를 간소화하여 조직 내 여러 부서의 탁월한 선택이 되도록 맞춤화할 수 있습니다.
BAE 시스템 공유 서비스 팀, 자동화를 통해 새로운 성과 수준으로 도약
"HGS는 가장 시간이 오래 걸리고 수작업이 많아 오류가 발생하기 쉬운 프로세스 여러 개를 자동화함으로써 미국 건강보험 회사의 백 오피스 환경에 상당한 부가가치를 제공할 수 있었습니다."
90개 이상
단순 노동 감소율
평균
처리 시간 40% 이상 절감
효율성 향상
40% 이상의 비용 절감으로 실현
Office 자동화가 비즈니스에 도움이 되는 방식
소규모 기업이든 또는 다국적 조직이든 상관없이 Office 자동화 기술은 프로세스 워크플로를 개선하고, 효율성을 창출하고, 백로그 및 병목 현상을 없애고, 데이터 입력과 같은 시간 소모적인 반복 업무를 완료할 수 있어 직원이 고부가가치 업무를 수행할 수 있도록 합니다. 다음은 인공 지능, 머신 러닝 및 자연어 처리를 사용하는 RPA의 몇 가지 기타 이점입니다.
Excel 자동화
- Visual Basic Editor(VBA) 코드 학습 없이 매크로를 생성 및 기록합니다.
- Excel 파일에서 정보를 추출하고 서식을 변경하고 대시보드 및 데이터베이스에 업로드합니다.
- 스프레드시트에서 원하는 정보를 다채로운 대시보드, 차트, 그래프로 전송합니다.
- Office 자동화를 사용하여 데이터와 스프레드시트를 엔터프라이즈 또는 레거시 시스템으로 통합합니다.
- XLS, XLSX, XLSM(특히 VBA 매크로를 지원하는 Excel 파일), CSV 파일의 데이터를 공유합니다.
- Office 자동화를 사용하여 데이터를 암호화하고 압축한 후 여러 위치의 다른 사람들에게 전송합니다.
계약 관리
- 대화형 양식을 만들어 계약서를 생성하고, 승인을 추적하고, 대시보드 및 클라이언트 계정을 업데이트합니다.
- NLP 및 IQ Bot을 사용하여 메모, 이메일, PDF 및 구매 주문서에서 정보를 가져오고 디지털화합니다.
- RPA와 통합하여 Bot을 구축하고 비즈니스 프로세스 워크플로를 자동화합니다.
- 지능형 문서 처리를 사용하여 고객 신용 카드 정보, 결제, 신용거래 신청서를 검증합니다.
- 자연 재해, 예측하지 못한 비즈니스 중단 발생 시 비즈니스 연속성을 위해 RPA를 사용합니다.
- 여러 관할의 요구 사항을 준수하고 RPA를 통해 위험을 최소화합니다.
IT 요청
- 암호 재설정, 신규 사용자 생성을 위한 워크플로를 자동화하여 IT 직원이 복잡한 문제에 집중할 수 있도록 합니다.
- Active Directory 및 필수 비즈니스 애플리케이션을 프로비저닝하고 승인을 추적하는 단일 워크플로를 생성합니다.
- 앱, 대화형 양식 또는 이메일을 통해 사용자 암호 요청, 사용자 마이그레이션 및 제거를 자동화합니다.
- 대시보드, 데이터베이스, 권한 및 파일을 실시간으로 업데이트합니다.
- IQ Bot을 사용하여 데이터 사일로, 연결 문제, 호환성 문제를 제거합니다.
- 엔터프라이즈 및 레거시 시스템을 포함한 여러 플랫폼 간에 데이터를 동기화합니다.
고객 관계
- Discovery Bot은 반복적인 사용자 작업을 분석하고 이러한 작업을 수행하는 RPA Bot을 생성합니다.
- 지능형 자동화를 사용하여 Microsoft Access 및 기타 데이터베이스의 고객 정보에 액세스하고 이러한 정보를 동기화합니다.
- Sharepoint의 데이터에 액세스하고, 플랫폼, 레거시 시스템 간에 동기화하고, 통합된 고객 프로필을 생성합니다.
- 템플릿을 생성하고, 이메일, Word 문서, 계약서 및 알림을 자동 생성하고, 미리 알림과 명세서를 보냅니다.
- RPA는 고객 관계 관리를 단순화할 수 있습니다. 입문서를 참조하세요.
Office 자동화 솔루션에서 고려할 사항
Office 자동화 전략을 시작하기 전에 조직에 가장 유익한 프로세스의 목록을 작성하세요. RPA는 데이터 입력과 같은 시간 소모적인 반복 업무와 MS Word, Excel, XML, PPT, PDF 등 읽을 수 있는 출력물이 있는 작업에 매우 적합합니다. 스캔한 이미지로 작업하는 경우 OCR(광학 문자 인식)로 RPA를 향상할 수 있습니다. 재무, 인사, IT와 같은 백 오피스나 고객 온보딩 및 지원과 같은 프런트 오피스의 비즈니스 프로세스는 PoC(개념 증명) 기회를 제공할 수 있습니다.
고려할 한 가지는 RPA 솔루션이 맞춤화될 수 있는지 여부입니다. 예를 들어 비즈니스와 함께 확장하고, 조직의 에코시스템 전반에 걸쳐 작업하고, 레거시 시스템과 쉽게 통합해야 합니다. 또한 일부 산업은 다른 산업보다 더 높은 데이터 보안을 요하므로 보안 요구 사항에 부합해야 합니다.
또 다른 고려 사항은 사용 편의성입니다. 교육이 부족하거나 리더십과 직원의 동의를 얻기가 까다로워 자동화 도입을 위한 많은 계획이 실패했습니다. 선택한 솔루션은 사용하기 쉬우며 교육과 지속적인 지원을 제공해야 합니다.
