Welche Vorteile bietet die Procure-to-Pay-Automatisierung?
Beschaffungslösungen integrieren mehrere Prozesse in den umfassenderen Beschaffungsmanagementprozess, um eine höhere Gesamteffizienz zu erreichen. Automatisierungsinitiativen mit RPA bilden den nächsten Schritt auf der Suche nach perfekten Prozessen. Kreditorenbuchhaltung, Bestellungen, das Onboarding von Lieferanten und der dreifache Abgleich von Rechnungen sind alles Beispiele für Bereiche, in denen die Automatisierung den Beschaffungsteams helfen kann, sich auszuzeichnen.
Aktive AusgabenkontrolleRPA trägt dazu bei, unkontrollierte Ausgaben zu reduzieren, indem sie Klarheit in den ständigen Schwankungen der Lieferkette schafft. Durch die kontinuierliche Überwachung von Rechnungen, Lieferungen, Lieferanten und mehr ermöglichen RPA und künstliche Intelligenz (KI) den Beschaffungsteams, abweichende Ausgaben zu identifizieren, die Gründe dafür zu ermitteln, den Beschaffungsprozess zu überprüfen und die Lücken zu schließen.
Konsolidierung von HandelsprozessenAutomatisierte Procure-to-Pay-Lösungen vereinfachen die Konsolidierung und Zusammenarbeit, von der Dateneingabe bis zu Benachrichtigungen, Vertragsmanagement und Bestellanforderungen. RPA erleichtert die Bearbeitung erforderlicher Unterlagen. Digital Workers füllen die Lücken zwischen den Legacy-Systemen und leiten Informationen dorthin weiter, wo sie benötigt werden – oft in Echtzeit.
Schnelles Verwalten von LieferantenAllein das Lieferantenmanagement hat mehrere Aufgaben, die erledigt werden müssen, um eine gesunde Lieferkette aufzubauen. RPA rationalisiert die Verwaltung von Lieferanten durch präzise Rechnungsbearbeitung und schnelle Lieferantenfreigaben. Die Integration in bestehende Systeme ermöglicht Bots wie IQ Bot die Möglichkeit, Informationen an die Beteiligten zu senden, um die Genehmigungszeiten zu verkürzen.
Genaue Vorhersage des VersorgungsbedarfsRPA-Lösungen mit kognitiven Fähigkeiten kombinieren optische Zeichenerkennung (OCR), Bilderkennung, maschinelles Lernen (ML) und KI, um die Genauigkeit der erfassten Daten zu extrahieren und zu verbessern. So können Beschaffungsteams genau sehen, was eingekauft werden muss, und Sie können von Frühbestellungs- und Zahlungsrabatten profitieren.
Erhöhte regulatorische KontrolleSoftware-Bots verfügen zwangsläufig über eine integrierte Protokollierung. Sie möchten jederzeit sehen können, wie die Prozesse ablaufen. Ein großer Vorteil der Aufgabenprotokollierung ist die verbesserte regulatorische Kontrolle. RPA kann Ihnen helfen, Ihre Prozesse und Arbeitsabläufe besser zu verstehen und einen Überblick darüber zu erhalten, wie Produkte in Ihrem Unternehmen hergestellt und verkauft werden.
Eliminieren von Aktivitäten mit geringem WertDer Procure-to-Pay-Workflow muss schnell vonstattengehen, worunter Unternehmen mit wenig bis gar keiner Automatisierung leiden. RPA mit kognitiver Automatisierung beschleunigt den Einkaufsprozess, indem manuelle, sich wiederholende Aufgaben reduziert oder eliminiert werden. Dies wirkt sich positiv auf den Zeitaufwand der E-Procurement- und Finanzteams sowie die Rentabilität des Unternehmens aus.
Wer profitiert von der Procure-to-Pay-Automatisierung?
Von der P2P-Automatisierung profitiert das gesamte Unternehmen. Die Automatisierung muss jedoch nicht hier enden. Cloud-RPA-Lösungen wie Automation 360 und AARI sind unbegrenzt skalierbar, sodass Ihre automatisierte P2P-Lösung gleichzeitig Ihre automatisierte Geschäftslösung sein kann.
Klein beginnen, viel lernen und schnell skalieren
„Sie sollten den digitalen Wandel nicht als Transformation bestimmter Geschäftsfunktionen sondern als umfassenden Wandel sehen. Das ist kein einfacher Vorgang. Letztendlich erzielen Sie jedoch die größten Mehrwerte, wenn Sie das gesamte Geschäft überdenken.“
– Associate Director of Finance 
300%
mehr Effizienz
100%
weniger Fehler
25
Neuausrichtung der Vollzeitäquivalente auf wertschöpfende Aufgaben
Wie kann die Procure-to-Pay-Automatisierung Ihr Unternehmen unterstützen?
Ein Vergleich des aktuellen Zustands Ihres Unternehmens mit dem potenziellen zukünftigen Zustand der Procure-to-Pay-Automatisierung offenbart einige möglicherweise überraschende Möglichkeiten, wie die Automatisierung Ihr Unternehmen unterstützen kann. Die Möglichkeiten von RPA gehen weit über die Rechnungsverarbeitung, das Onboarding von Lieferanten oder das Vertragsmanagement hinaus.
Synchronisierung von Aktivitäten
- Pflegen Sie genaue Bestands- und Lieferanteninformationen für eine bessere Lieferkontrolle.
- Reduzieren Sie die Anzahl der Papierrechnungen und optimieren Sie den Lebenszyklus von der Rechnung bis zur Zahlung.
- Leiten Sie Rechnungen über Genehmigungsworkflows an wichtige Beteiligte weiter.
- Verwalten Sie Lieferantenanfragen ganz einfach mit Helpdesk-Support in Echtzeit.
- Erleichtern Sie die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen, um Ausnahmen besser zu verwalten.
- Konsolidieren Sie Informationen aus verschiedenen Kanälen (E-Mail, Fax, EDI) in einer einzigen Datenquelle.
Reduzierung von Fehlern
- Ermitteln Sie, in welchen Bereichen unkonventionelle Ausgaben häufiger vorkommen und welche einmaligen Ausgaben notwendig sind.
- Reduzieren oder eliminieren Sie die Versuche ungenauer Dateneingabefehler bei der Rechnungsbearbeitung.
- Verfolgen Sie den Lebenszyklus einer Bestellung von Anfang bis Ende, damit keine Rechnung verloren geht und keine Zahlung zu spät eintrifft.
- Arbeiten Sie mit Ihren Lieferanten zusammen, um auf eine elektronische Rechnungsstellung umzustellen und so einen klaren Audit-Pfad zu schaffen.
- Überprüfen Sie die Daten anhand der relevanten Bestellungen und Waren-/Dienstleistungsbelege, um die Richtigkeit zu gewährleisten.
- Konsolidieren Sie Lieferanten-, Prozess-, Zahlungs-, Budget- und Genehmigungsmanagement für Betriebe auf der ganzen Welt.
Verbesserte Prozesse
- Automatisieren Sie den Drei-Wege-Abgleich, um die Rechnungsfreigabe zu beschleunigen.
- Verwenden Sie den Discovery Bot, um versteckte Prozesse aufzuspüren, die durch Automatisierung verbessert werden können.
- Vergleichen Sie die Zahlungsbedingungen und -verfahren der Lieferanten, um Konditionen und Rabatte zu verbessern.
- Erzielen Sie eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit durch höherwertige Arbeitstätigkeiten.
- Verfolgen und verwalten Sie unkontrollierte Ausgaben über mehrere Abteilungen, Nutzer und Standorte hinweg.
- Safeline rationalisiert P2P-Aktivitäten über SaaS- und Legacy-Plattformen hinweg von einer zentralen Schnittstelle aus.
Steuerung der Beschaffung
- Konsolidieren Sie Ihre Ausgaben und verschaffen Sie sich einen besseren Überblick über die gesamten Geschäftsprozesse und -anforderungen.
- Kontrollieren Sie Lieferantenaktivitäten und reduzieren Sie die Anzahl der Lieferanten, um eine widerstandsfähigere Lieferstruktur zu schaffen.
- Skalieren Sie die Implementierung der Automatisierung je nach Bedarf der Abteilung.
- Sparen Sie Zeit und setzen Sie Ressourcen frei, indem Sie die Katalogpflege rationalisieren.
- Ziehen Sie den maximalen Nutzen aus Beschaffungsverhandlungen und erzielen Sie Einsparungen.
- Erreichen Sie eine bessere Kontrolle über den Einkauf und andere komplexe Geschäftsdienste.
Worauf sollten Sie bei einer Procure-to-Pay-Automatisierungslösung achten?
Nicht alle Procure-to-Pay-Automatisierungslösungen sind gleich. Und da Ihre P2P-Prozesse für das Gedeihen des Unternehmens erforderlich sind, ist es nur logisch, dass Sie nach der bestmöglichen Automatisierungslösung suchen. Aber wie sieht so eine Lösung aus?
Welche Optionen Sie benötigen, hängt von Ihrer Branche ab. So sind etwa für Gesundheitsorganisationen erweiterte Sicherheitsrichtlinien erforderlich, für Möbelhersteller aber nicht unbedingt.
Eine starke Automatisierungslösung ist jedoch in jedem Fall eine cloudnative Lösung. Sie kann in moderne und ältere ERP-Systeme sowie in Cloud-, Hybrid- oder lokale Systeme integriert werden. Darüber hinaus ist sie unbegrenzt skalierbar und ermöglicht die Automatisierung grundlegender Beschaffungsaktivitäten als Software-Bots oder vollständig in das gesamte Unternehmen integriert als Digital Worker.
Ein weiterer Punkt ist die einfache Integration. Die richtige Lösung sollte eine Implementierung ohne Unterbrechung der wesentlichen Geschäftsprozesse ermöglichen. Ermöglicht sie eine beaufsichtigte oder unbeaufsichtigte RPA für ultimative Flexibilität?
Einstieg in Procure-to-Pay-Automatisierungsressourcen
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