採購至付款自動化
什麼是採購至付款自動化?其重要性為何?
財務與會計 (Finance and Accounting,F&A) 服務的價值鏈充滿標準化和交易流程,因此非常適合進行自動化。當然,每種方法都各有其機會,但對等式 (Peer-to-Peer,P2P) 流程可說是機器人流程自動化 (Robotic Process Automation,RPA) 最重要且備受矚目的目標之一。
整個 P2P 流程可能包含數個高度重複的手動流程。例如,涉及與多家廠商進行的複雜交易、發票處理、發票核准、現金流和廠商滿意度。因此,也難怪企業試圖透過採購至付款的自動化流程,來最佳化 P2P 解決方案。
P2P 自動化解決方案可整合至您的企業資源規劃 (Enterprise Resource Planning,ERP) 系統,協助簡化業務流程。將耗時的工作轉變為自動化的工作流程,組織就能在三贏的局面中節省成本、提高效率並增加員工滿意度。
採購至付款自動化的優勢是什麼?
採購解決方案可將數個流程整合至更廣泛的採購管理流程中,以達到更高的整體效率。使用 RPA 的自動化計畫是更接近追尋完美流程的一步。應付帳款、採購單、承接廠商以及三向比對發票都是自動化能協助採購團隊變得更加卓越的範例。

RPA 可在供應鏈持續的起起落落中提供清晰度,有助於減少反常支出。透過持續監控發票、供應品項、廠商等各種資料,RPA 和人工智慧 (Artificial Intelligence,AI) 讓採購團隊能夠辨識反常支出、判斷其發生的原因、審視採購流程,並縮小落差。

自動化採購至付款解決方案簡化了整合與協同作業,從資料輸入到通知、合約管理以及採購申請書等皆包含在內。RPA 有助於處理必要的文件;數位勞動力會填補舊有系統之間的缺口,而且經常能夠即時將資訊轉送至所需位置。

單就供應商管理已經包含數項必要的工作,才能建立健全的供應鏈。RPA 能以準確的發票處理及快速的廠商核准程序,簡化供應商管理作業。整合舊有系統讓 Document Automation 等機器人能將資訊傳送給利益相關者,加快核准時間。

具有認知能力的 RPA 解決方案結合光學字元辨識 (Optical Character Recognition,OCR) 技術、電腦視覺、機器學習 (Machine Learning,ML) 和 AI,不僅可擷取資料,還能改善所擷取資料的準確度。如此一來,採購團隊就能確切瞭解所需購買的產品,並能讓您利用提早訂購和付款折扣。

軟體機器人內建必備的記錄功能,讓您能在任何特定時刻瞭解流程的進行狀況。提升法規控管能力是工作記錄的一大優勢。RPA 可協助您更深入瞭解您的流程和工作流程,並監督產品在貴組織內的製造和銷售方式。

採購至付款的工作流程必須快速完成,而自動化程度極低的企業將因此受害。RPA 具備認知自動化,可減少或免除手動、重複的工作,加速採購流程。這對於電子採購與財務團隊花費的時間與公司獲利能力均有正面的影響。
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何者能從採購至付款自動化中受惠?
P2P 自動化對整個組織皆有所助益。但是,自動化作業絕對不僅止於此。雲端 RPA 解決方案,如 Automation 360 和 AARI 可無限擴充,因此您的自動化 P2P 解決方案能成為您的自動化業務解決方案。

手動轉送、記錄和收集資訊可能會造成發票核准流程停滯。這導致發票待處理項目不斷增加,不僅更容易出錯,付款也會遭到延遲。RPA、AARI和 IQ Bot 皆能與發票文書人員互相配合,以便有效率地處理較大的工作量。

根據 Institute of Finance and Management (IOFM) 的資料,發票處理的平均成本與自動化程度直接相關。此外,「2017 年標竿報告」(2017 Benchmark) 比較了各大企業的 AP 功能,從中發現 RPA 和 AI 可協助降低 80% 的成本。

廠商管理團隊負責將廠商導入 SAP 或其他舊式平台。智慧 RPA 和 P2P 自動化能協助整合廠商資料,以加快供應商管理、提高供應商滿意度、更及時地支付非採購單 (Purchase Order,PO) 發票款項並節省更多成本。

手動建立採購單代表您的採購團隊會將時間浪費在搜尋和下載電子郵件上。與其如此,團隊成員不如開啟 AARI、選擇適當的表單,然後讓機器人執行作業,以加速採購流程。
此企業運用 RPA 設定宏大目標、從小處著手、快速學習並迅速擴展,最終取得成功
「思考轉型時,不能只想到某個特定業務職能,而是應考量全面性的轉型。這些事情很繁雜,但只要重新思考整體業務,最終就會得到最大的價值。」
— 財務部門副總監
300%
效率提升率
100%
錯誤減少率
25
重新著重於加值工作的約當全職數
採購至付款自動化對您的業務有何幫助?
將貴組織目前的狀態與未來可能的採購至付款自動化狀態進行比較,就會發現自動化可能會以一些令人驚嘆的方式為您的業務帶來助力。RPA 的能力遠超過發票處理、廠商承接或合約管理等面向。

同步活動
- 保持準確的庫存和廠商處理資訊,以獲得更佳的供應控管能力。
- 減少紙本發票並簡化您的發票到付款週期。
- 透過核准工作流程將發票轉送給重要的利益相關者。
- 利用即時的服務台支援輕鬆管理供應商的詢問。
- 促進各部門之間的合作,以更妥善地管理例外狀況的發生。
- 將來自不同管道 (電子郵件,傳真或電子資料交換 (Electronic Data Interchange,EDI)) 的資訊整合至單一資料來源。

減少錯誤
- 找出反常支出較為常見的區域,以及哪些一次性取捨是必要的。
- 減少或排除發票處理作業中不正確資料輸入錯誤的嘗試次數。
- 追蹤 PO 從一開始到結束的生命週期;沒有任何發票遺失或付款延遲。
- 與廠商合作,改為開立電子發票,以取得明確的審計軌跡。
- 根據相關 PO 和商品/服務收據驗證資料,以確保準確性。
- 管理全球各運營處的供應商、流程、付款、預算及核准。

改善流程
- 自動化三方比對,加速發票核准時間。
- 使用 Process Discovery 找出可透過自動化改善的隱藏流程。
- 交互參照供應商付款條件與流程,以改善條款與折扣。
- 以較高的工作活動價值,實現更高的員工滿意度。
- 追蹤並管理跨多個部門、使用者和地點的反常支出。
- Safeline 透過中央介面在 SaaS 和舊版平台上簡化 P2P 活動。

控管採購
- 整合支出,更清楚掌握整體業務流程與需求。
- 控管供應商活動,並以更具韌性的供應結構,安心地裁減供應商數量。
- 根據部門的必要性,調整自動化實作的規模。
- 簡化目錄維護作業,以節省時間並釋出資源。
- 實現採購協商的最大價值,並節省成本。
- 更加良好地掌控採購與其他複雜的商業服務。
採購至付款的自動化解決方案有何值得留意之處?
並非所有採購至付款的自動化解決方案都長得一樣。- 由於公司需要 P2P 流程才能蓬勃發展,因此您應該要擁有最佳的自動化解決方案。但這代表什麼呢?
您所需的選項視您的產業而定。舉例來說,進階安全指令對醫療機構而言是必要的,但對家具製造商來說則並不重要。
話雖如此,健全的自動化解決方案卻是以雲端為原生基準的解決方案。它可以整合現代化和舊式的 ERP 系統與雲端、混合系統或現場系統。此外,該方案還具有無限擴充性,可將基本的採購活動自動化,例如軟體機器人,或以數位勞工的身分完全整合至整個企業。
整合的簡易性是另一個問題。正確的解決方案應能加以執行,而不會中斷重要的業務流程。此方案是否允許全自動或半自動的 RPA 以提供最佳靈活度?
如何開始使用採購至付款自動化的相關資源
開始使用 P2P 自動化的第一步非常簡單,而且有多種選項可供選擇。Automation Anywhere 提供免費試用讓您瞭解該技術如何在您的系統上運作。
您也可以註冊 Automation Anywhere University,瞭解自行建立機器人有多麼簡單。我們發現 AAU 通常能提供健全的體驗,讓您瞭解 RPA 能如何為您的業務運作。
最後,您可以選擇聯絡 Automation Anywhere,並與我們的自動化專家交談。申請示範以見識 RPA 的過人之處。