IDC (International Data Corporation) prognostiziert, dass die weltweiten Daten bis 2025 175 Zettabyte überschreiten werden. Obwohl Daten einer der größten Antriebe der digitalen Transformation sind, sind über 80 % aller Geschäftsdaten in unstrukturierten Formaten eingebettet. Beispiele für diese Formate sind handgeschriebener Inhalt, gedruckte Dokumente, E-Mails, digitale Bilder und PDFs. Diese Dokumente können nicht zusammengestellt oder durchsucht werden, ohne dass jemand sie in ein strukturierteres Format wie Textdateien überführt.

Hier kommt ein OCR-Programm ins Spiel. OCR automatisiert den Prozess der Konvertierung unstrukturierter Formate in maschinenlesbaren, durchsuchbaren Text. Wenn Sie beispielsweise schon einmal eine Quittung in Ihr Telefon eingescannt haben, haben Sie diese Technologie verwendet. Für Unternehmen macht dies die Papier-zu-Digital-Dateneingabe viel schneller.

Die OCR-Technologie ist vielseitig einsetzbar. Auf den ersten Blick mag das banal klingen, doch ihre Anwendungsmöglichkeiten sind weitreichend. Von der Einzelnutzung über kleine Unternehmen bis hin zu riesigen Megakonzernen hat die optische Zeichenerkennung einen ganz bestimmten Platz in der heutigen digitalen Welt.

Was sind die Vorteile von OCR?

Die optische Zeichenerkennung hat eine ganz spezielle Nische in der Welt der Automatisierungssoftware. Die Möglichkeit, OCR als Teil von Geschäftsabläufen zu verwenden, erleichtert die Geschäftsprozesse jeder Branche. Darüber hinaus gibt es ganz entscheidende Vorteile für jede Geschäftsebene:

GeschwindigkeitGeschwindigkeit

Der größte Vorteil der OCR-Software besteht darin, dass sie die Prozesse der Datumseingabe und Datenverarbeitung beschleunigen kann. Die schnellste Schreibkraft, die jemals aufgezeichnet wurde, tippte 216 Wörter pro Minute. Im Vergleich dazu kann die schnellste OCR-Software auf einem anständigen Computer über 1500 Zeichen pro Sekunde erkennen.

GenauigkeitGenauigkeit

Ein weiterer Vorteil ist die Genauigkeit. Für den Menschen ist jeder Touchpoint – Dateneingabe, Datenverarbeitung, Datenextraktion – ein Bereich, der mögliche Fehler zulässt. Die OCR-Genauigkeit für Basissoftware allein beträgt etwa 98 %. Das Hinzufügen von KI-Technologie wie Deep-Learning-Algorithmen, Verarbeitung natürlicher Sprache (Natural language processing, NLP), intelligente Zeichenerkennung (Intelligent character recognition, ICR) und anderer Erkennungssoftware erhöht die Genauigkeit noch weiter.

FunktionalitätFunktionalität

Während handgeschriebener Text ohne optische Zeichenerkennung in digitale Bilder und gescannte Dokumente umgewandelt werden kann, bietet die OCR-Funktionalität die Möglichkeit, diese Dokumente zu indizieren, zu bearbeiten und zu durchsuchen. Wenn Sie jemals ein PDF erhalten haben, das nur ein gescanntes Bild war, verstehen Sie die Frustration, den Text nicht bearbeiten zu können. OCR nimmt Ihnen diese Frustration, egal ob Sie mit eingescannten Papierdokumenten, Visitenkarten, handgeschriebenen Memos oder sogar Kassenbelegen arbeiten.

KostenKosten

Immer mehr Unternehmen bewegen sich heute in Richtung Cloud und digitalisieren alles, dank der vielen Vorteile, Informationen zur Hand zu haben. Die Kosten für die manuelle Dateneingabe, -verarbeitung und -extraktion können jedoch exorbitant sein. Wenn Sie sich für OCR entscheiden, können Sie die Einstellungskosten für die Datenextraktion sowie die Kosten für Kopieren, Drucken usw. senken.

PlatzPlatz

Da OCR Ihnen dabei hilft, unternehmensweite Berge von Papierdokumenten schnell und präzise in digitalisierte, dokumentierte und katalogisierte Informationen umzuwandeln, werden diese physischen Papiere nicht mehr benötigt. Vorbei sind die riesigen Aktenschränke voller Papierakten, ersetzt durch einen einzigen Server und eine Plattform, die es einfach macht, alle Informationen innerhalb des Unternehmens zu finden.

BearbeitbarkeitBearbeitbarkeit

Wie oben erwähnt, ist es eine große Frustration, ein PDF zu haben, das nur ein Bild ist, und der Text nicht bearbeitet werden kann. OCR beseitigt dieses Problem, indem alle Ihre Dokumente in ein bevorzugtes Dateiformat wie Word konvertiert werden. Dies erleichtert das Aktualisieren von Dokumentinhalten, anstatt das zeitaufwändige Kopieren/Einfügen/Bearbeiten.

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Was sind einige gängige OCR-Anwendungen?

Die OCR-Technologie bietet viele praktische, kommerzielle Anwendungen in fast jeder Branche, die Sie sich vorstellen können, insbesondere in solchen, die Probleme mit Ungenauigkeiten und beschädigten Daten haben.

Hier sind ein paar Beispiele:

BankwesenBankwesen

Banken waren einer der ersten Orte für automatisierte Technologie und OCR, und die Bankenbranche ist immer noch einer der größten Nutzer. Die Datenerfassung macht Bankprozesse einfacher, schneller und effizienter.

Geldautomaten waren eines der ersten Beispiele für Automatisierung und OCR-Technologie, mit mobilen Scheckeinzahlungen als eines der neuesten. Die Qualität der OCR-Technologie ist so weit gewachsen, dass der Computer nun die Differenz zwischen Kontonummer, Unterschrift und Dollarbetrag lesen und genau erkennen kann. Tatsächlich ist die Schriftart für die Kontonummer am unteren Rand des Schecks speziell maschinenlesbarer gemacht worden.

OCR ermöglicht es Banken auch, Daten aus anderen Bereichen, einschließlich Hypothekenanträgen, Gehaltsabrechnungen und Kreditanträgen, genau zu extrahieren.

VersicherungswesenVersicherungswesen

Versicherungen haben täglich eine Menge Papierkram zu bewältigen. Versicherungsanträge, neue Konten, Vertragsverlängerungen und Schadenbearbeitung erfordern alle Formalitäten. Alle notwendigen Dokumente manuell zu digitalisieren, kostet zu viel Gehalt und Arbeitsaufwand.

OCR-Software macht die automatisierte Datenextraktion zu einem schnellen Bestandteil der täglichen Prozesse der Versicherungsbranche. Nach dem Ausfüllen neuer Versicherungspapiere können diese eingescannt und im System abgelegt werden. Der Neukunde ist nun „im System“ und bleibt für die gesamte Laufzeit seiner Police dort erhalten. Das bedeutet, dass die Versicherung ihre Informationen jederzeit abrufen kann: wenn sie Fragen zur Police haben, wenn sie ihre Police ändern möchten oder wenn sie einen Anspruch bearbeiten müssen.

GesundheitswesenGesundheitswesen

Jährlich werden medizinische Ansprüche in Millionenhöhe bearbeitet. Dies verursacht viel Papierkram, viel manuelle Verarbeitung und – in einer Branche, in der es auf Genauigkeit ankommt – viele Fehler. Übersehene Patientenakten sind nur ein häufiges Problem, das sich aus der großen Menge an Papierdokumenten in der Gesundheitsbranche ergibt. Diese Fehler sind einer der Hauptgründe für den Vorstoß zu digitalen Datensätzen.

Geben Sie OCR ein, um die Vielzahl von Datensätzen in ein elektronisches Format zu übertragen. Es beseitigt den manuellen Aspekt, was Fehler reduziert, den Prozess der Einreichung von Krankenakten und Ansprüchen beschleunigt und die Zugänglichkeit zu den Informationen verbessert. Jetzt können beliebig viele medizinische Formulare, Apothekenakten, klinische Notizen oder andere medizinische Dokumentationen innerhalb von 24 Stunden überall dort verfügbar sein, wo sie benötigt werden.

EinzelhandelEinzelhandel

Die OCR-Technologie ermöglicht es dem Einzelhandel, unter anderem Versand- und Empfangsinformationen besser zu handhaben. Sie wird häufig verwendet, um Daten aus Packlisten zu erfassen, Bestellungen zu scannen, Rechnungen zu digitalisieren, Lagerbestände zu verfolgen und vieles mehr.

Das OCR-Programm kann automatisch Tausende von Rechnungsvorlagen ohne Benutzerinteraktionen erstellen. Es kann SKU, Preis und Produktname mit Hilfe von Kameras in ein digitales Format umwandeln.

Für Kunden erhöht die Software die Flexibilität von Prämienprogrammen und Gutscheinen. Mit mobiler OCR müssen sie nur ihre Seriennummern einscannen, um sie einzulösen.

PersonalwesenPersonalwesen

Human Resources ist ein integraler Bestandteil des Unternehmens und auch einer der Bereiche mit den zeitaufwendigsten Aufgaben. Die Kandidatenvorauswahl ist ein hervorragendes Beispiel. Es kostet einen Personalvermittler durchschnittlich 3 Tage für eine Neueinstellung.

Wie kann OCR-Software helfen? Mit der OCR-Software können Personalvermittler Bewerbungen stapelweise verarbeiten. Bei der Verarbeitung werden die relevanten Daten extrahiert und klassifiziert. Personalvermittler können diese extrahierten Daten dann verwenden, um Kandidaten mit Stellenanforderungen abzugleichen.

Dies bietet dem Personalwesen mehrere Vorteile. Erstens spart es den Personalvermittlern wertvolle Zeit. Zweitens unterstützt es bei Initiativen wie Geschlechter- und ethnische Gleichstellung, indem es alles außer den notwendigen Qualifikationen aus der Gleichung entfernt. Unbewusste Voreingenommenheit und Subjektivität sind kein Thema mehr. Drittens müssen die Kandidaten, weil der Prozess schneller ist, nicht so lange auf eine Antwort warten, was von Anfang an einen positiveren Eindruck hinterlässt.

ImmobilienImmobilien

Gewerbe- und Wohnimmobilienunternehmen sind auf die Erstellung von Papierkram spezialisiert. Abrechnungen, Ausgaben, Wartungsunterlagen, Kaufverträge und mehr müssen unterschrieben und abgelegt werden. Einmal abgelegt, müssen sie leicht zugänglich sein.

Kein manuelles Ablagesystem ist so effizient und schnell wie ein elektronischer Aktenschrank mit der Technologie zum automatischen Kategorisieren, Zusammenstellen und Erstellen der erforderlichen Dokumentenpakete. Integriert in Ihr Dokumentenmanagementsystem macht OCR jedes Dokument durchsuchbar, egal ob es sich um ein Bild- oder Textdokument handelt.

Häufig gestellte Fragen zu OCR

OCR ist eine Geschäftslösung, die eine automatisierte Datenextraktion aus verschiedenen Quellen anstelle einer manuellen Dateneingabe ermöglicht. Diese Daten werden dann in digitale Informationen umgewandelt, die von einer Maschine gelesen, indiziert und für die Datenverarbeitung verwendet werden können.

Die Fähigkeit, Inhalte genau zu konvertieren, ist wichtig. Die meisten OCR-Lösungen können auf Seitenebene gemessen eine Genauigkeit von 98 bis 99 Prozent aufweisen. Das bedeutet, dass 490 bis 495 Zeichen auf einer Seite von 500 korrekt sind.

Obwohl dies oft genau genug ist, haben fortschrittliche OCR-Systeme dank der intelligenten Dokumentenverarbeitung oder IDP eine höhere Genauigkeitsrate. IDP fügt OCR eine Schicht künstlicher Intelligenz hinzu, um eine höhere Genauigkeit zu gewährleisten.

Obwohl jede OCR-Software ihre Unterschiede hat, ist der Automatisierungsprozess im Grunde gleich:

Vorverarbeitung: Die Papierdokumente oder Bilddateien werden zur Digitalisierung in die Software eingescannt. Die Software funktioniert, indem sie die Kanten von Buchstaben glättet, Unvollkommenheiten entfernt und Klartext extrahiert. Der verbleibende Text wird dann nur in Schwarzweiß umgewandelt, wobei alle Graustufen ersetzt werden. Dies erleichtert die Texterkennung und erhöht die Genauigkeit.

Texterkennung: OCR verwendet verschiedene Ebenen der Text- und Mustererkennung, Merkmalserkennung und Merkmalsextraktion – wie die Kurven und Eckenmuster, die für jeden Buchstaben einzigartig sind – um herauszufinden, was die Seite besagt.

Nachbearbeitung: Je nachdem, wie einfach das OCR-Modul ist, vergleicht es den Text mit internen Wörterbüchern, um Querverweise für den Kontext und eine höhere Genauigkeit zu erhalten. Das Endergebnis ist ein vollständig durchsuchbares, vollständig bearbeitbares digitales Dokument.

Der häufigste Anwendungsfall ist das einfache Scannen von Dokumenten: gedruckte Textdokumente zu nehmen und in maschinenlesbare Textdokumente umzuwandeln. Die endgültigen Dokumente können dann mit Microsoft Word oder anderen Textverarbeitungsprogrammen bearbeitet werden.

Wie schaffe ich den Einstieg in OCR?

Der Einstieg in OCR und Automatisierung erfordert einige Schritte, jedoch nicht wegen der Implementierung. Um Engpässe und Verwirrung zu vermeiden, sollten Sie zunächst beurteilen, wie bereit Ihr Unternehmen für die Automatisierung ist. Sie möchten sicherstellen, dass Sie zumindest die grundlegenden Antworten auf diese Fragen haben:

  • Was ist Ihre Vision und Strategie?

  • Welche Prozesse möchten Sie automatisieren und wie messen Sie diese?

  • Wie ist Ihr Unternehmen organisiert? Wie steht es um Ihre Mitarbeiter- und Führungsstruktur?

  • Welche Technologie verwenden Sie derzeit? Wie ist Ihre Unternehmensarchitektur technisch aufgebaut?

Um es klar zu sagen: Diese Fragen beinhalten mehr Informationen für Unternehmen auf Unternehmensebene als für einzelne Betreiber, aber berücksichtigen auch KMUs. Robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) unterscheidet nicht nach Unternehmensgröße.

Sobald Sie die grundlegenden Antworten auf diese Fragen haben, können Sie nach einer Cloud-nativen OCR-Lösung suchen. Eine Cloud-native Lösung ist eine Top-Funktion, denn sie lässt sich leicht in Ihre Geschäftsprozesse integrieren, ist skalierbar und kann mit Ihrem Unternehmen wachsen. Sie arbeiten in jeder Art von Geschäftsumgebung, ob Full Cloud, Hybrid Cloud oder vor Ort.

Versuchen Sie abschließend eine Demo. Finden Sie heraus, was Sie wirklich von Ihrer OCR-Software erwarten können, bevor Sie sie in Ihrem Unternehmen implementieren. Sie werden überrascht sein, was integrierte Automatisierung für Ihr Unternehmen tun kann.

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