Die IDC (International Data Corporation) prognostiziert, dass das weltweite Datenvolumen bis 2025 bei über 175 Zettabyte liegen wird. Obwohl Daten einer der größten Antriebe der digitalen Transformation sind, liegen über 80 % aller Geschäftsdaten in unstrukturierten Formaten vor. Beispiele für diese Formate sind handgeschriebene Inhalte, gedruckte Dokumente, E-Mails, digitale Bilder und PDFs. Diese Dokumente können nicht zusammengefasst oder durchsucht werden, ohne dass jemand sie zuvor in ein strukturierteres Format wie Textdateien überführt.

Hier kommen OCR-Programme ins Spiel. OCR automatisiert den Umwandlungsprozess unstrukturierter Formate in maschinenlesbaren, durchsuchbaren Text. Wenn Sie zum Beispiel schon einmal eine Quittung mit Ihrem Telefon eingescannt haben, haben Sie diese Technologie verwendet. Für Unternehmen beschleunigt dies die Papier-zu-Digital-Dateneingabe enorm.

Die OCR-Technologie ist vielseitig einsetzbar. Das mag auf den ersten Blick banal klingen, doch die Anwendungsmöglichkeiten sind weitreichend. Von der Nutzung durch Einzelpersonen über kleine Unternehmen bis hin zu riesigen Megakonzernen hat die optische Zeichenerkennung einen festen Platz in der heutigen digitalen Welt.

Was sind die Vorteile von OCR?

Die optische Zeichenerkennung hat eine ganz spezielle Nische in der Welt der Automatisierungssoftware. Die Möglichkeit, OCR als Teil von Geschäftsabläufen zu verwenden, erleichtert die Geschäftsprozesse jeder Branche. Darüber hinaus gibt es ganz entscheidende Vorteile für jede Geschäftsebene:

GeschwindigkeitGeschwindigkeit

Der größte Vorteil der OCR-Software besteht darin, dass sie Prozesse der Datumseingabe und Datenverarbeitung beschleunigen kann. Die schnellste jemals gemessen Schreibkraft tippte 216 Wörter pro Minute. Im Vergleich dazu kann die schnellste OCR-Software auf einem halbwegs leistungsstarken Computer über 1500 Zeichen pro Sekunde erkennen.

GenauigkeitGenauigkeit

Ein weiterer Vorteil ist die Genauigkeit. Bei der manuellen Verarbeitung können bei jedem Touchpoint – Dateneingabe, Datenverarbeitung, Datenextraktion – Fehler auftreten. Die OCR-Genauigkeit beträgt schon mit der Basissoftware allein etwa 98 %. Durch Hinzufügen von KI-Technologie wie Deep-Learning-Algorithmen, Verarbeitung natürlicher Sprache (Natural Language Processing, NLP), intelligenter Zeichenerkennung (Intelligent Character Recognition, ICR) und anderer Erkennungssoftware steigt die Genauigkeit weiter.

FunktionsumfangFunktionsumfang

Handgeschriebener Text kann zwar ohne optische Zeichenerkennung in digitale Bilder und gescannte Dokumente umgewandelt werden, mit der OCR-Funktionalität lassen sich diese Dokumente darüber hinaus jedoch auch indizieren, bearbeiten und durchsuchen. Wenn Sie schon einmal eine PDF-Datei erhalten haben, die nichts weiter als ein gescanntes Bild war, wissen Sie, wie frustrierend es ist, den Text nicht bearbeiten zu können. Mit OCR ist das kein Problem mehr, ganz gleich, ob Sie mit eingescannten Papierdokumenten, Visitenkarten, handschriftlichen Notizen oder sogar Kassenbons arbeiten.

KostenKosten

Immer mehr Unternehmen wechseln heute zur Cloud und digitalisieren alles, da es viele Vorteile bietet, von überall aus auf die Informationen zugreifen zu können. Die Kosten für die manuelle Dateneingabe, -verarbeitung und -extraktion können jedoch schnell ins Unermessliche steigen. Wenn Sie sich für OCR entscheiden, können Sie die Einstellungskosten für die Datenextraktion sowie die Kosten für Kopieren, Drucken usw. senken.

PlatzbedarfPlatzbedarf

Da OCR Ihnen dabei hilft, unternehmensweite Berge von Papierdokumenten schnell und präzise in digitalisierte, dokumentierte und katalogisierte Informationen umzuwandeln, werden diese physischen Papiere nicht mehr benötigt. Die Zeiten riesiger Aktenschränke voller Papierakten sind passé. Sie werden ersetzt durch einen einzigen Server und eine Plattform, die es einfach macht, alle Informationen innerhalb des Unternehmens zu finden.

BearbeitbarkeitBearbeitbarkeit

Wie bereits erwähnt, ist es sehr frustrierend, eine PDF-Datei zu haben, die nur aus einem Bild besteht, sodass der Text nicht bearbeitet werden kann. OCR löst dieses Problem, indem alle Ihre Dokumente in ein bevorzugtes Dateiformat wie Word konvertiert werden. Dies erleichtert das Aktualisieren von Dokumentinhalten und man muss nicht viel Zeit damit verbringen, sie zu kopieren, einzufügen und zu bearbeiten.

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Was sind gängige Anwendungen für OCR?

Die OCR-Technologie bietet viele praktische, kommerzielle Anwendungen in fast jeder vorstellbaren Branche, insbesondere in solchen, in denen Probleme mit Ungenauigkeiten und beschädigten Daten auftreten.

Hier einige Beispiele:

BankwesenBankwesen

Banken waren einer der ersten Orte, an denen automatisierte Technologie und OCR zu Einsatz kamen, und die Bankenbranche ist immer noch einer der größten Nutznießer. Die Datenerfassung macht Prozesse im Bankwesen einfacher, schneller und effizienter.

Geldautomaten waren eines der ersten Beispiele für Automatisierung und OCR-Technologie, und die Scheckeinreichung per Mobiltelefon ist eines der neuesten Beispiele. Die Qualität der OCR-Technologie hat sich so weit entwickelt, dass der Computer nun Kontonummer, Unterschrift und Geldbetrag lesen und die Unterschiede genau erkennen kann. Die Schriftart für die Kontonummer am unteren Rand des Schecks wurde sogar speziell für eine bessere Maschinenlesbarkeit entwickelt.

OCR ermöglicht es Banken zudem, Daten aus anderen Bereichen exakt zu extrahieren, z. B. aus Hypothekenanträgen, Gehaltsabrechnungen und Kreditanträgen.

VersicherungswesenVersicherungswesen

Versicherungen haben täglich eine Menge Verwaltungsarbeit zu bewältigen. Versicherungsanträge, neue Konten, Vertragsverlängerungen und Schadensbearbeitung erfordern alle viel Schreibarbeit. Alle erforderlichen Dokumente manuell zu digitalisieren, kostet zu viel Geld und Arbeit.

OCR-Software macht die automatisierte Datenextraktion zu einem schnellen Bestandteil der täglichen Prozesse in der Versicherungsbranche. Nach dem Ausfüllen neuer Versicherungspapiere können diese eingescannt und im System abgelegt werden. Der Neukunde ist nun „im System“ und bleibt für die gesamte Laufzeit seiner Police dort erhalten. Das bedeutet, dass die Versicherungsgesellschaft die Informationen jederzeit abrufen kann: wenn sie Fragen zur Police haben, wenn sie ihre Police ändern wollen oder wenn sie einen Schadensfall bearbeiten müssen.

GesundheitswesenGesundheitswesen

Jährlich werden medizinische Ansprüche in Millionenhöhe bearbeitet. Dies verursacht viel Verwaltungsarbeit, viel manuelle Verarbeitung und – in einer Branche, in der es auf Genauigkeit ankommt – viele Fehler. Übersehene Patientenakten sind nur eines der häufigen Probleme, die sich aus der großen Menge an Papierdokumenten im Gesundheitswesen ergeben. Diese Fehler sind einer der Hauptgründe für den Vorstoß in Richtung digitale Akten.

Mit OCR wird die Übertragung einer Vielzahl von Unterlagen in ein elektronisches Format erheblich erleichtert. Die manuelle Eingabe entfällt, was Fehler reduziert, den Prozess der Einreichung von Krankenakten und Ansprüchen beschleunigt und die Zugänglichkeit zu den Informationen verbessert. Jetzt sind beliebig viele medizinische Formulare, Apothekenakten, Arztberichte oder andere medizinische Dokumentationen innerhalb von 24 Stunden überall dort verfügbar, wo sie benötigt werden.

EinzelhandelEinzelhandel

Die OCR-Technologie ermöglicht es dem Einzelhandel, unter anderem Versand- und Empfangsinformationen besser zu verwalten. Sie wird häufig verwendet, um Daten aus Packlisten zu erfassen, Bestellungen zu scannen, Rechnungen zu digitalisieren, Lagerbestände zu verfolgen und vieles mehr.

Das OCR-Programm kann automatisch ohne Benutzerinteraktionen Tausende von Rechnungsvorlagen erstellen. Es kann SKUs, Preise und Produktnamen mit Hilfe von Kameras in ein digitales Format umwandeln.

Für Kunden erhöht die Software die Flexibilität von Prämienprogrammen und Gutscheinen. Mit mobiler OCR müssen sie nur ihre Seriennummern einscannen, um sie einzulösen.

PersonalwesenPersonalwesen

Die Personalabteilung ist ein integraler Bestandteil jedes Unternehmens und auch einer der Bereiche mit den zeitaufwendigsten Aufgaben. Die Bewerbervorauswahl ist ein hervorragendes Beispiel. Sie kostet einen Personalverantwortlichen durchschnittlich 3 Tage für eine Neueinstellung.

Wie kann OCR-Software dabei helfen? Mit der OCR-Software können Personalverantwortliche Bewerbungen stapelweise verarbeiten. Bei der Verarbeitung werden die relevanten Daten extrahiert und klassifiziert. Die Personalverantwortlichen können dann diese extrahierten Daten verwenden, um Bewerber mit den Stellenanforderungen abzugleichen.

Dies bietet der Personalabteilung mehrere Vorteile. Erstens spart es den Personalverantwortlichen wertvolle Zeit. Zweitens unterstützt es bei Gleichstellungsinitiativen, beispielsweise in Hinblick auf das Geschlecht oder den ethnischen Hintergrund, da nur die notwendigen Qualifikationen berücksichtigt und alle anderen Faktoren ausgeblendet werden. Unbewusste Voreingenommenheit und Subjektivität lassen sich so vermeiden. Drittens müssen die Bewerber aufgrund des beschleunigten Prozesses nicht so lange auf eine Antwort warten, was von Anfang an einen positiveren Eindruck hinterlässt.

ImmobilienbrancheImmobilienbranche

Gewerbe- und Wohnimmobilienunternehmen sind quasi darauf spezialisiert, Unmengen an Verwaltungsarbeit zu generieren. Abrechnungen, Ausgaben, Wartungsunterlagen, Kaufverträge und mehr müssen unterschrieben und abgelegt werden. Einmal abgelegt müssen sie dann leicht zugänglich sein.

Kein manuelles Ablagesystem ist so effizient und schnell wie ein elektronischer Aktenschrank mit der Technologie zum automatischen Kategorisieren, Zusammenführen und Erstellen der erforderlichen Dokumentenpakete. Integriert in Ihr Dokumentenmanagementsystem macht OCR jedes Dokument durchsuchbar, egal ob es sich um ein Bild- oder Textdokument handelt.

Häufig gestellte Fragen zu OCR

OCR ist eine Business-Lösung, die eine automatisierte Datenextraktion aus verschiedenen Quellen anstelle einer manuellen Dateneingabe ermöglicht. Diese Daten werden dann in digitale Informationen umgewandelt, die von einer Maschine gelesen, indiziert und für die Datenverarbeitung verwendet werden können.

Die Fähigkeit, Inhalte genau zu konvertieren, ist wichtig. Die meisten OCR-Lösungen erreichen auf Seitenebene gemessen eine Genauigkeit von 98 bis 99 Prozent. Das bedeutet, dass auf einer Seite mit 500 Zeichen 490 bis 495 Zeichen korrekt sind.

Obwohl dies oft genau genug ist, haben fortschrittliche OCR-Systeme dank intelligenter Dokumentenverarbeitung, kurz IDP, eine höhere Genauigkeitsrate. Mit IDP verfügt OCR über ein zusätzliches Layer künstlicher Intelligenz, um eine höhere Genauigkeit zu gewährleisten.

Obwohl jede OCR-Software etwas anders arbeitet, ist der Automatisierungsprozess im Grunde gleich:

Vorverarbeitung: Die Papierdokumente oder Bilddateien werden zur Digitalisierung in die Software eingescannt. Die Software glättet die Ränder von Buchstaben, entfernt Unregelmäßigkeiten und extrahiert einfachen Text. Der verbleibende Text wird dann nur noch schwarz-weiß dargestellt, wobei alle Grautöne ersetzt werden. Dies erleichtert die Texterkennung und erhöht die Genauigkeit.

Texterkennung: OCR verwendet verschiedene Ebenen der Text- und Mustererkennung, Merkmalserkennung und -extraktion – wie die Kurven und Eckmuster, die für jeden Buchstaben einzigartig sind – um herauszufinden, was auf der Seite steht.

Nachbearbeitung: Je nachdem, wie grundlegend das OCR-Modul ist, vergleicht es den Text mit internen Wörterbüchern, um Querverweise für den Kontext zu nutzen und eine höhere Genauigkeit zu erzielen. Das Endergebnis ist ein vollständig durchsuchbares, vollständig bearbeitbares digitales Dokument.

Der häufigste Anwendungsfall ist das einfache Scannen von Dokumenten: gedruckte Textdokumente werden in maschinenlesbare Textdokumente umgewandelt. Die endgültigen Dokumente können dann mit Microsoft Word oder anderen Textverarbeitungsprogrammen bearbeitet werden.

Wie schaffe ich den Einstieg in OCR?

Der Einstieg in OCR und Automatisierung erfordert einige vorausgehende Schritte, jedoch nicht wegen der Implementierung. Um Engpässe und Verwirrung zu vermeiden, sollten Sie zunächst beurteilen, wie bereit Ihr Unternehmen für die Automatisierung ist. Sie sollten sicherstellen, dass Sie die folgenden Fragen zumindest grundlegend beantworten können:

  • Was sind Ihre Vision und Strategie?

  • Welche Prozesse möchten Sie automatisieren und wie messen Sie diese?

  • Wie ist Ihr Unternehmen organisiert? Wie steht es um Ihre Mitarbeiter- und Führungsstruktur?

  • Welche Technologie verwenden Sie derzeit? Wie ist Ihre Unternehmensarchitektur technisch aufgebaut?

Natürlich gilt: für Großunternehmen gibt es bei diesen Fragen deutlich mehr relevante Informationen als bei Einzelnutzern, aber für KMUs sind sie ebenfalls wichtig. Robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) unterscheidet nicht nach Unternehmensgröße.

Sobald Sie die grundlegenden Antworten auf diese Fragen haben, können Sie nach einer Cloud-nativen OCR-Lösung suchen. Eine Cloud-native Lösung ist von Vorteil, denn sie lässt sich leicht in Ihre Geschäftsprozesse integrieren, ist skalierbar und kann mit Ihrem Unternehmen wachsen. Sie funktioniert in jeder Geschäftsumgebung, egal ob Full Cloud, Hybrid Cloud oder vor Ort.

Testen Sie abschließend eine Demoversion. Finden Sie heraus, was Sie wirklich von Ihrer OCR-Software erwarten können, bevor Sie sie in Ihrem Unternehmen implementieren. Sie werden überrascht sein, was integrierte Automatisierung für Ihr Unternehmen leisten kann.

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