Intelligente Dokumentenverarbeitung für die Debitorenbuchhaltung

In den letzten Jahren verzeichnete der Finanz- und Buchhaltungssektor eine deutliche Zunahme der intelligenten Automatisierung zur Unterstützung seiner digitalen Beschleunigung.

Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) ist eine RPA-Technologie, die Daten aus Geschäftsdokumenten erfasst und so die Effizienz und die Durchlaufzeit für die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung (Accounts Receivable; AR) sowie das Finanzwesen erhöht.

RPA in Verbindung mit maschinellem Lernen und der Verarbeitung natürlicher Sprache kann zur Erfassung von Daten in strukturierten und unstrukturierten Formaten genutzt werden, um Ihren gesamten Debitorenprozess zu optimieren.

Unternehmen können z. B. anstelle von Buchhaltungspersonal RPA und KI zur Bearbeitung von Rechnungen einsetzen. Finanzabteilungen können die Anforderungen für den Rechnungsversand verwalten, Preise und Unternehmensinformationen vergleichen und die Dokumentation überprüfen. Die OCR-Datenerfassung macht die manuelle Dateneingabe überflüssig und schließt menschliche Fehler aus.

Welche Vorteile bietet die intelligente Dokumentenverarbeitung in der Debitorenbuchhaltung?

Die intelligente Dokumentenverarbeitung ist in Finanzabteilungen weit verbreitet, da sie unstrukturierte und halbstrukturierte Informationen in mit OCR durchsuchbare Daten umwandeln kann. Das mag einfach klingen, aber IDP nutzt modernste Technologien wie natürliche Sprachverarbeitung (NLP), Bilderkennung und maschinelles Lernen (ML), um unser Leben zu erleichtern.

Höhere betriebliche Effizienz

Die Bearbeitung einer einzigen Rechnung dauert oft Tage. Leider wird dabei die meiste Zeit für ineffiziente manuelle Debitorenbuchhaltungsprozesse wie Ablegen, Kopieren, Versenden, Abrufen und Faxen von Dokumenten verschwendet. IDP bietet die Möglichkeit, strukturierte und unstrukturierte Daten abzulegen und abzurufen, sodass Nutzer ihr Dokumentenmanagementsystem besser nutzen können.

Schnelle, genaue Auftragserfassung

Die Debitorenbuchhaltung erhält Aufträge in vielen Formaten, darunter Fax, Telefon, E-Mail, EDI, Online-Käufe und sogar Überweisungen. Die Integration von IDP für die Debitorenbuchhaltung in ERP-Systeme wie SAP oder Oracle ermöglicht eine genaue Rechnungsverarbeitung, einschließlich Datenextraktion, Indexierung, Quellenüberwachung und einfacher Dokumentenverfolgung.

Reduzierung der Forderungslaufzeit

Ausstehende Debitorenzahlungen sind ein wiederkehrendes Problem im B2B-Bereich. Die manuelle Verarbeitung führt zu Verzögerungen und Fehlern, sodass Teile der monatlichen Einnahmen nicht verfügbar sind. RPA liefert Ihnen genaue Daten, mit denen Sie die Forderungslaufzeit im Auge behalten, Rechnungen automatisch zu bestimmten Zeiten versenden, Mahnungen und Inkassos automatisieren und digitale Zahlungsoptionen für eine bessere Verwaltung der Zahlungen anbieten können.

Rationalisierung der Rechnungserstellung

Die Erstellung von Rechnungen und das Versenden von Zahlungsaufforderungen kann aufgrund von Fehlern und Verzögerungen zeitaufwändig und kostspielig sein. IDP und RPA machen das Onboarding von Neukunden und die Rechnungsstellung einfach. Mit Vorlagen auf der Grundlage von Unternehmensdaten können Rechnungen in Stapelverarbeitung erstellt, automatisch zu festgelegten Terminen zugestellt und die Zahlungen mit den Buchhaltungssystemen abgeglichen werden.

Verbesserte Datengenauigkeit

Unsachgemäß verarbeitete Rechnungen können zu Einnahmeverlusten und anderen nachteiligen Auswirkungen führen. Durch die Automatisierung werden die meisten, wenn nicht sogar alle mit der Dateneingabe verbundenen manuellen Fehler vermieden. Intelligente Automatisierung verwaltet auch die Debitorenbuchhaltung und verhindert so Einnahmeausfälle und Forderungsausfälle.

Stärkere interne Kontrolle

Leiter von Finanzabteilungen müssen sich auf ihre Daten verlassen können, um zu beurteilen, wo Engpässe und Ineffizienzen bestehen und wie produktiv die einzelnen Teams sind. Die Aufnahme von IDP in den Berichterstattungs-Workflow erleichtert die genaue Erfassung von Metriken. Software-Bots leiten zielgerichtete Informationen an die Manager weiter und alarmieren die Beteiligten automatisch auf der Grundlage festgelegter Regeln.

Wer profitiert von der intelligenten Dokumentenverarbeitung für die Debitorenbuchhaltung?

IDP hat in fast allen Geschäftsbereichen und Abteilungen in fast allen Branchen Einzug gehalten. Das Bankwesen verwendet IDP z. B. zur Verarbeitung mobiler Schecks und die Fertigung verwendet IDP zur Verarbeitung von Eingangsrechnungen.

Rechtswesen

Die Automatisierung der Debitorenbuchhaltung mit IDP unterstützt die Rechtsabteilung in mehrfacher Hinsicht. So kann IDP beispielsweise Compliance-Berichtspflichten erfüllen, indem sie automatisch genaue Berichte und Echtzeit-Benachrichtigungen erstellt, um sicherzustellen, dass die gesetzlichen Anforderungen durchgängig erfüllt werden.

Kundendienst

Durch die Bereitstellung genauer Rechnungen, konsistenter Rechnungszustellung, einfacher Zahlung und eines Zeitplans erhalten Agenten sofortigen Zugriff auf Kundendaten und haben so eine genaue, zentrale Informationsquelle für den Rechnungs- und Zahlungsstatus.

Analytikabteilung

RPA bietet einen datenintensiven Ansatz für die Debitorenbuchhaltung, der sich direkt auf die Analytik auswirkt. Software-Bots erstellen Audit-Pfade für eine bessere Transparenz und aktualisieren die zentrale Stammdatenquelle in Echtzeit. Genaue Einblicke helfen dabei, potenzielle Risiken für Zahlungsausfälle zu erkennen und dem Inkasso Priorität einzuräumen.

Vertriebsmitarbeiter

Mithilfe von RPA-Technologien wie Digital Workers können Vertriebsmitarbeiter auf mehr Kundeninformationen zugreifen, einschließlich Kreditlimits, Zahlungsverläufe und aktuelle Aktivitäten. Dies hilft ihnen, bessere Verkaufsprognosen zu erstellen und potenziell riskante Kunden zu identifizieren.

TreasuryONE automatisiert die Bereitstellung von Premium-Finanzdienstleistungen

„Für uns liegt der größte Vorteil darin, dass die aufwendigen Aktivitäten von Bots übernommen werden. Unser Ziel ist es nicht, mit weniger Mitarbeitern auszukommen. Indem die Bots die automatisierbaren Aufgaben übernehmen, können unsere Mitarbeiter die Dinge tun, bei denen sie wirklich gut sind: Aufbau von Beziehungen und besserer Service für unsere Kunden.“

– Rudolph Janse Van Rensburg, Director of Treasury Technology bei TreasuryONE, TR Tech

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Wie die Debitorenbuchhaltung mit intelligenter Dokumentenverarbeitung Ihre Gesamtbuchhaltung unterstützen kann

IDP trägt dazu bei, die digitale Transformation voranzutreiben. Darüber hinaus wird die Automatisierung von Geschäftsprozessen durch die Einhaltung von Initiativen zur papierlosen Verwaltung weiter vorangetrieben. Aber wie tragen die Automation der Debitorenbuchhaltung und IDP zu Ihren Geschäftsergebnissen bei?

Hier sind einige Beispiele dafür, wie Automatisierung Ihrem Unternehmen helfen kann, zu überleben und florieren:

Schnellere Bezahlung

Extrahieren Sie Zahlungsdaten aus verschiedenen Quellen, einschließlich unstrukturierter gedruckter und halbstrukturierter digitaler Daten.
Erstellen Sie bei Bedarf sofort Rechnungen auf der Grundlage der eingegebenen Daten.
Sorgen Sie dafür, dass die Rechnungen den Genehmigungsprozess durchlaufen, indem Sie automatische Benachrichtigungen an die nächsten Beteiligten versenden.
Kommunizieren Sie schnell und präzise mit Kunden über den Status ihrer Rechnungen.
Verteilen Sie Rechnungen automatisch an die vom Kunden angegebenen Stellen, sei es per E-Mail oder über die Legacy-Plattform des Kunden.
Bieten Sie einfache Zahlungsmethoden an, stellen Sie Verbindungen zu Zahlungsinstituten her und benachrichtigen Sie die Beteiligten, wenn Zahlungen getätigt werden.

Optimierte Debitorenbuchhaltungsprozesse

Digitalisieren Sie Kreditanträge, sodass Sie keine Papierdokumente mehr einscannen müssen.
Bieten Sie neuen Kunden einen Online-Zugang zum Ausfüllen von Kreditanträgen, um mögliche Terminkonflikte zu vermeiden.
Rufen Sie relevante Kundendaten aus mehreren Quellen ab, sodass Sie die Informationen nicht mehr manuell durchsuchen müssen.
Überwachen Sie automatisch den Zahlungsstatus und senden Sie Erinnerungen, um die Zahlung ausstehender Rechnungen zu fördern.
Integrieren Sie ERP-Systeme, Buchhaltungssoftware und Rechnungsstellungsplattformen für eine automatisierte Bereitstellung.
Beseitigen Sie Verzögerungen bei der Rechnungsstellung aufgrund von Ungenauigkeiten oder Genehmigungsverzögerungen.

Wiedergewonnene Agentenzeit

Beseitigen Sie ständige, mühsame Arbeit, die zu Fehlern, verpassten Übergaben und Versäumnissen führen kann.
Ermöglichen Sie Mitarbeitern, andere Methoden zu finden, um Finanzprozesse und Buchhaltungsaufgaben zu rationalisieren.
Reduzieren Sie die Bearbeitungszeiten für Rechnungen, sodass Ihre Mitarbeiter mehr Rechnungen schneller bearbeiten können.
Verfolgen Sie automatisch alle Ihre Debitorenbuchhaltungsaktivitäten und pflegen Sie genaue Aufzeichnungen für gesetzliche Anforderungen.
Automatisieren Sie die Buchungssätze in Büchern.
Melden Sie sich bei mehreren Legacy-Plattformen mit einer einzigen Anmeldung an und ab, um am Anfang und Ende des Tages Zeit zu sparen.

Betriebliche Kontinuität

Verbinden Sie Ihre RPA-Lösung sofort und ohne Entwicklungsaufwand mit jedem System.
Reduzieren Sie Risiken und gewährleisten Sie die Datensicherheit mit rollenbasiertem Zugriff und Audit-Pfaden.
Skalieren Sie die Implementierung in Ihrem Tempo, ganz gleich, ob Sie jeden Prozess automatisieren oder eine Hyperautomatisierung in Betracht ziehen.
Machen Sie Ihre Mitarbeiter anpassungsfähiger mit Digital Workforce.
Beschleunigen Sie die Notfallwiederherstellung mit den Möglichkeiten, die RPA bietet, um Geschäftsinfrastrukturen flexibler zu gestalten.
Halten Sie das Unternehmen bei Störungen im Rechenzentrum am Laufen, indem Sie sofort verteilten Datenzugriff bereitstellen.

Worauf Sie bei IDP-Lösungen für die Debitorenbuchhaltung achten sollten

Es gibt viele Automatisierungslösungen für die Debitorenbuchhaltung, aber nicht alle sind gleich. Worauf sollten Sie also achten?

Ist die Lösung flexibel? Die von Ihnen gewählte RPA-Lösung sollte vor Ort, in hybriden Ökosystemen oder in der Cloud eingesetzt werden können. Außerdem muss sie alle Ihre Standorte erreichen, damit Sie einen vollständigen Überblick über die Daten und das Angebot Ihres Unternehmens erhalten.

Ist es möglich, Rechnungen auf verschiedene Arten zu versenden? Einige Kunden bevorzugen beispielsweise Rechnungen in Papierform, während andere einen digitalen Versand wünschen. Ihre Automatisierungslösung für die Debitorenbuchhaltung sollte flexibel genug sein, um die Rechnungsverteilung zu handhaben.

Kann Ihre RPA-Software in Drittanbieter- und Legacy-Anwendungen integriert werden? Eine Automatisierungslösung für die Debitorenbuchhaltung sollte sich schnell und einfach in Ihr ERP und andere bestehende Technologien integrieren lassen.

Und schließlich: Ist sie sicher? Bei der Abwicklung von Geldtransaktionen müssen Ihre Daten geschützt sein. Vergewissern Sie sich, dass die von Ihnen gewählte RPA-Plattform das Maß an Datenverschlüsselung und rollenbasiertem Zugriff bietet, das Sie benötigen, um Ihre Daten sicher zu halten.

Erste Schritte

Sie können auch eine Demo anfordern und sich von Automatisierungsexperten durch unsere Plattform führen lassen, um einen Proof-of-Concept zu entwickeln.

Melden Sie sich schließlich bei der Automation Anywhere University an, um rollenbasierte Schulungen zu erhalten. Sammeln Sie praktische Erfahrungen mit der Erstellung von Bots per Drag-and-Drop und lernen Sie, wie einfach sie in der Buchhaltung verwendet werden können.

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Wenn IDP und RPA zusammen auf derselben Plattform laufen, können die wichtigsten Teile des Automatisierungspuzzles mühelos synchronisiert werden.

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