¿Cuáles son los beneficios del procesamiento inteligente de documentos en cuentas por cobrar?
El procesamiento inteligente de documentos prevalece en los departamentos de finanzas debido a la capacidad de convertir la información no estructurada y semiestructurada en datos de búsqueda con OCR. Si bien esto puede parecer simple, el IDP utiliza tecnologías de vanguardia como el procesamiento de lenguaje natural (NLP, del inglés Natural Language Processing), la visión de computadora y el aprendizaje automático (ML, del inglés Machine Learning) para facilitar nuestras vidas.
Mejore la eficiencia operativaA menudo, procesar una sola factura toma días. Lamentablemente, la mayor parte de ese tiempo se dedica a procesos manuales ineficientes de cuentas por cobrar, como archivar, copiar, enviar por correo, recuperar y enviar la documentación por fax. El IDP proporciona la capacidad de archivar y recuperar datos estructurados y no estructurados, lo que permite a los usuarios utilizar mejor su sistema de administración de documentos.
Ingreso de pedidos rápido y precisoLos departamentos de cuentas por cobrar reciben pedidos en muchos formatos, incluidos fax, teléfono, correo electrónico, intercambio electrónico de datos, compras en línea, incluso remesas. La integración del IDP de cuentas por cobrar en sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP, del inglés Enterprise Resource Planning) como SAP u Oracle permite el procesamiento preciso de facturas, incluidos la extracción de datos, la indexación, la supervisión de las fuentes y el fácil seguimiento de los documentos.
Reducir los días de cobros pendientesLos pagos pendientes de cuentas por cobrar son un problema recurrente en las transacciones entre negocios. El procesamiento manual agrega retrasos y errores, lo que deja partes de los ingresos mensuales no disponibles. La RPA proporciona datos precisos para realizar un seguimiento de los días de cobros pendientes (DSO, del inglés Days Sales Outstanding), enviar automáticamente las facturas en los momentos establecidos, automatizar los recordatorios y los cobros, y ofrecer opciones de pago digitales para que los pagos sean más manejables.
Optimizar la creación de facturasLa creación de facturas y el envío de solicitudes de pago pueden requerir mucho tiempo y ser costosos debido a errores y retrasos. El IDP y la RPA facilitan la incorporación de nuevos clientes y la facturación. Las facturas se pueden crear por lotes con plantillas basadas en los datos de la empresa, se entregan automáticamente en fechas establecidas y los pagos se concilian con los sistemas contables.
Mayor precisión de los datosLos errores de facturación mal ejecutada pueden provocar la pérdida de ingresos y otros efectos adversos. La automatización elimina la mayoría de los errores manuales, si no todos, asociados con la entrada de datos. La automatización inteligente también administra las cuentas por cobrar, lo que evita la escasez de ingresos y las deudas incobrables.
Mayor control internoLos administradores de los departamentos de finanzas deben confiar en sus datos para evaluar dónde existen cuellos de botella e ineficiencias y la productividad de los equipos individuales. Agregar el IDP al flujo de trabajo de generación de informes facilita la recopilación métrica precisa. Los bots de software dirigen la información a los administradores y alertan automáticamente a las partes interesadas en función de las reglas establecidas.
Quién se beneficia de las cuentas por cobrar con el procesamiento inteligente de documentos
El IDP se ha adentrado en casi todas las funciones y los departamentos comerciales en la mayoría de las industrias. Por ejemplo, la banca utiliza el IDP para procesar los cheques móviles y la fabricación utiliza IDP para procesar facturas entrantes.
TreasuryONE se automatiza para ofrecer servicios de tesorería de primer nivel
“Para nosotros, lo más importante es que los bots hagan el trabajo pesado. No se trata de reemplazar a las personas, sino de que los bots se ocupen de las tareas para las cuales son buenos y les permitan a las personas concentrarse en las actividades en las que se destacan: desarrollar relaciones y ofrecer un mejor servicio para nuestros clientes”.
– Rudolph Janse Van Rensburg, Director de Tecnología de Tesorería en TreasuryONE, TR Tech 
Un 100%
de disminución de errores
4
procesos empresariales críticos automatizados de principio a fin
70
horas semanales reutilizadas en la satisfacción del cliente
Cómo las cuentas por cobrar con procesamiento inteligente de documentos pueden ayudar a su departamento contable
El IDP ayuda a avanzar en la adopción de la transformación digital. Además, el cumplimiento de las iniciativas normativas de eliminación del papel impulsa aún más la automatización de los procesos empresariales. Pero ¿cómo ayudan la automatización de las cuentas por cobrar y el IDP a los resultados de su organización?
Estos son algunos ejemplos de cómo la automatización puede ayudar a su empresa a sobrevivir y prosperar:
Recibir pagos más rápido
- Extraiga los datos de pago de varias fuentes, incluidas las impresas no estructuradas y las digitales semiestructuradas.
- Cree instantáneamente facturas a pedido según los detalles ingresados.
- Mantenga las facturas en movimiento a través de los procesos de aprobación con notificaciones automatizadas a los siguientes interesados.
- Comuníquese de manera rápida y precisa con los clientes sobre el estado de sus facturas.
- Distribuya automáticamente las facturas a ubicaciones especificadas por los clientes, ya sea por correo electrónico o mediante la plataforma heredada del cliente.
- Ofrezca métodos de pago sencillos, conéctese con las instituciones de pago y notifique a las partes interesadas cuando se realicen los pagos.
Optimizar los procesos de cuentas por cobrar
- Digitalice las aplicaciones de crédito: elimine la necesidad de escanear documentos impresos.
- Proporcione a los nuevos clientes acceso en línea para completar solicitudes de crédito, lo que reduce los posibles conflictos de programación.
- Extraiga datos pertinentes del cliente de varias fuentes, lo que elimina la necesidad de buscar manualmente la información.
- Monitoree automáticamente el estado del pago y envíe seguimientos cordiales para fomentar el pago de las facturas pendientes.
- Intégrese con los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP, del inglés Enterprise Resource Planning), el software contable y las plataformas de facturación para la entrega automatizada.
- Elimine los retrasos en la facturación debido a imprecisiones o retenciones de aprobación.
Recuperar el tiempo de los agentes
- Elimine el trabajo tedioso y constante que puede provocar errores, entregas fallidas y omisiones.
- Libere a los empleados para que encuentren otras formas de agilizar los procesos financieros y las tareas contables.
- Reduzca los tiempos de procesamiento de facturas, lo que permite a los empleados procesar más facturas con mayor rapidez.
- Realice un seguimiento automático de todas sus actividades basadas en cuentas por cobrar y mantenga registros precisos para los requisitos legales.
- Automatice los registros de entrada en libros mayores.
- Inicie y cierre la sesión en varias plataformas heredadas con un solo inicio de sesión para ahorrar tiempo al principio y al final del día.
Continuidad operativa
- Conecte instantáneamente la RPA a cualquier sistema con cero trabajo de desarrollo.
- Mitigue el riesgo y garantice la seguridad de los datos con acceso basado en roles y registros de auditoría.
- Amplíe la implementación a su ritmo, tanto si automatiza cada proceso como si considera la posibilidad de la hiperautomatización.
- Haga que los empleados sean más adaptables con el apoyo de la fuerza de trabajo digital.
- Acelere la recuperación ante desastres con la capacidad que otorga la RPA para que las infraestructuras comerciales sean más flexibles.
- Mantenga la empresa en funcionamiento durante las interrupciones del centro de datos mediante la entrega instantánea de acceso a datos distribuidos.
Qué buscar en las soluciones de IDP para cuentas por cobrar
Hay muchas soluciones de automatización de cuentas por cobrar, pero no todas son iguales. ¿Qué debe buscar?
¿La solución es flexible? Su solución de RPA elegida debería poder trabajar en las instalaciones, en ecosistemas híbridos o en la nube. También debe llegar a todas sus ubicaciones para obtener una vista corporativa completa de los datos y el suministro.
¿Permite que las facturas se envíen de diversas maneras? Por ejemplo, algunos clientes prefieren las facturas en formato físico, mientras que otros prefieren la distribución digital. Su solución de automatización de cuentas por cobrar debe ser lo suficientemente flexible para manejar la distribución de facturas.
¿Su software de RPA puede integrarse en aplicaciones heredadas y de terceros? La automatización de las cuentas por cobrar debe integrarse rápida y fácilmente en su ERP y otras tecnologías existentes.
Por último, ¿es segura? Cuando se manejan transacciones monetarias, sus datos deben estar protegidos. Asegúrese de que la plataforma de RPA elegida proporcione el cifrado de datos y el acceso basado en roles que necesita para mantener sus datos seguros.
Primeros pasos
También puede solicitar una demostración y dejarse guiar a través de nuestra plataforma por expertos en automatización para ayudarlo a desarrollar una prueba de concepto.
Por último, inscríbase en Automation Anywhere University para obtener rutas de formación basadas en roles. Obtenga experiencia práctica con la creación de bots sin código, con la función de arrastrar y soltar, y aprenda lo fácil que es utilizarlos en la contabilidad.
