Traitement intelligent des documents pour les comptes débiteurs

Ces dernières années, le secteur de la finance et de la comptabilité a connu une augmentation significative de l'automatisation intelligente pour soutenir leur accélération numérique.

Le traitement intelligent des documents (IDP) est une technologie RPA qui capture les données sur les documents commerciaux, augmentant ainsi l'efficacité et les délais d'exécution des opérations de comptes fournisseurs, de comptes débiteurs et de trésorerie.

La RPA, associée à l'apprentissage machine et au traitement du langage naturel, peut être utilisée pour capturer des données dans des formats structurés et non structurés afin d'optimiser l'ensemble de votre processus relatif aux comptes débiteurs.

Par exemple, les organisations peuvent utiliser la RPA et l'IA pour traiter les factures à la place du personnel comptable. Les services de finance peuvent gérer les exigences de distribution des factures, les comptes débiteurs, les prix et les informations sur l'entreprise, et examiner la documentation. La reconnaissance de texte supprime la nécessité de saisir manuellement les données tout en éliminant les erreurs humaines.

Quels sont les avantages du traitement intelligent des documents dans les comptes débiteurs ?

Le traitement intelligent des documents est très répandu dans les services de finance en raison de la possibilité de transformer des informations non structurées et semi-structurées en données consultables grâce à la reconnaissance de texte. Bien que cela puisse paraître simple, l'IDP utilise des technologies de pointe telles que le traitement du langage naturel (NLP), la vision ordinateur et l'apprentissage machine (ML) pour nous faciliter la vie.

Améliorer l'efficacité opérationnelle

Il faut souvent plusieurs jours pour traiter une seule facture. Malheureusement, la majeure partie de ce temps est consacrée à des processus manuels inefficaces de comptes débiteurs, comme le classement, la copie, l'envoi, la récupération et la télécopie de documents. L'IDP offre la possibilité de classer et de récupérer des données structurées et non structurées, ce qui permet aux utilisateurs de mieux utiliser leur système de gestion de documents.

Saisie rapide et précise des commandes

Les services de comptes débiteurs reçoivent des commandes sous de nombreux formats, notamment par télécopie, téléphone, e-mail, EDI, achats en ligne, et même par virement. L'intégration de l'IDP des comptes débiteurs aux systèmes ERP tels que SAP ou Oracle permet un traitement précis des factures, y compris l'extraction de données, l'indexation, le contrôle des sources et le suivi aisé des documents.

Réduisez le nombre de jours de retard dans les ventes

Les comptes débiteurs sont un problème récurrent dans le domaine du B2B. Le traitement manuel ajoute des retards et des erreurs, laissant une partie des revenus mensuels indisponibles. La RPA vous fournit des données précises pour suivre le délai moyen de paiement, envoyer automatiquement les factures à des moments précis, automatiser les rappels et les recouvrements, et proposer des options de paiement numériques pour des paiements plus faciles à gérer.

Rationaliser la création de factures

La création de factures et l'envoi de demandes de paiement peuvent être longs et coûteux en raison des erreurs et des retards. L'IDP et la RPA facilitent l'intégration des nouveaux clients et la facturation. Les factures peuvent être créées par lot à l'aide de modèles basés sur les données de l'entreprise, être livrées automatiquement à des dates précises et faire l'objet d'un rapprochement avec les systèmes comptables.

Amélioration de la précision des données

Des erreurs de facturation liées à une mauvaise exécution peuvent entraîner une perte de revenus et d'autres effets négatifs. L'automatisation élimine la plupart, voire la totalité, des erreurs manuelles liées à la saisie des données. L'automatisation intelligente permet également de gérer les comptes débiteurs, en évitant les manques à gagner et les créances irrécouvrables.

Meilleur contrôle interne

Les responsables des services de finance doivent se fier à leurs données pour évaluer où se trouvent les problèmes et les inefficacités, ainsi que la productivité des équipes individuelles. L'ajout de l'IDP dans le flux de travail des rapports facilite la collecte de métriques précises. Les robots logiciels acheminent les informations vers les responsables et alertent automatiquement les parties prenantes en fonction de règles définies.

Qui bénéficie du traitement intelligent des documents des comptes débiteurs

L'IDP a trouvé sa place dans presque tous les services et fonctions de la majorité des secteurs d'activité. Par exemple, les banques utilisent l'IDP pour traiter les chèques mobiles, et la production industrielle utilise l'IDP pour traiter les factures entrantes.

Juridique

L'automatisation des comptes débiteurs avec l'IDP soutient le service juridique de multiples façons. Par exemple, l'IDP peut satisfaire aux obligations en matière de rapports de conformité en produisant automatiquement des rapports précis et des notifications en temps réel afin de garantir le respect constant des exigences légales.

Service client

En fournissant des factures précises, une livraison cohérente des factures, une facilité de paiement et un calendrier, les agents ont un accès instantané aux données des clients, ce qui leur permet de disposer d'une source de vérité unique et précise sur l'état des factures et des paiements.

Service analytique

La RPA offre une approche des comptes débiteurs riche en données qui a un impact direct sur les outils d'analyse. Les robots logiciels créent des pistes d'audit pour une meilleure visibilité et mettent à jour la source centrale de données de base en temps réel. Des informations précises permettent d'identifier les risques potentiels de non-paiement et de déterminer les priorités en matière de recouvrement.

Représentants commerciaux

En utilisant la technologie RPA comme assistants numériques, les représentants commerciaux peuvent accéder à davantage d'informations sur les clients, notamment les limites de crédit, l'historique des paiements et les activités en cours. Cela les aide à faire de meilleures prévisions de vente et à identifier les clients potentiellement à risque.

TreasuryONE utilise l'automatisation au profit de services de trésorerie de premier ordre

« Pour nous, l'important, c'est que les robots accomplissent le gros du travail. Il ne s'agit pas de remplacer nos employés, mais d'effectuer toutes les tâches pour lesquelles les robots excellent, et leur permettre de se concentrer sur leurs points forts, à savoir nouer des relations avec les clients et fournir à ces derniers un meilleur service. »

- Rudolph Janse Van Rensburg, Directeur de la technologie de trésorerie chez TreasuryONE, TR Tech

100%

de réduction du nombre d'erreurs

processus métier critiques de bout en bout automatisés

heures par semaine recentrées sur la satisfaction client

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Comment le traitement intelligent des documents des comptes débiteurs peut aider votre service comptable

L'IDP contribue à faire avancer l'adoption de la transformation numérique. En outre, la conformité aux initiatives réglementaires sans papier incite encore plus à l'automatisation des processus métier. Mais comment l'automatisation des créances client et l'IDP peuvent-elles aider les résultats de votre entreprise ?

Voici quelques exemples de la manière dont l'automatisation peut aider votre entreprise à survivre et à prospérer :

Soyez payé plus rapidement

Extrayez des données sur les paiements de diverses sources, notamment des documents imprimés non structurés et des documents numériques semi-structurés.
Créez instantanément des factures à la demande sur la base des données saisies.
Faites en sorte que les factures suivent le processus d'approbation grâce à des notifications automatiques aux parties prenantes.
Communiquez rapidement et précisément avec les clients sur l'état de leurs factures.
Distribuez automatiquement les factures aux emplacements spécifiés par le client, qu'il s'agisse d'un e-mail ou de l'ancienne plateforme du client.
Proposez des méthodes de paiement faciles, connectez-vous aux entreprises de paiement et informez les parties prenantes lorsque les paiements sont effectués.

Optimisez les processus relatifs aux comptes débiteurs

Numérisez les demandes de crédit, en supprimant la nécessité de numériser les documents papier.
Fournissez aux nouveaux clients un accès en ligne pour remplir les demandes de crédit, réduisant ainsi les conflits de planification potentiels.
Extrayez des données pertinentes sur les clients à partir de plusieurs sources, sans avoir à rechercher manuellement les informations.
Suivez automatiquement l'état des paiements et envoyez un suivi amical pour encourager le paiement des factures à régler.
Intégrez aux systèmes ERP, aux logiciels de comptabilité et aux plateformes de facturation pour une livraison automatisée.
Supprimez les retards de facturation dus à des inexactitudes ou à des retards d'approbation.

Optimisez le temps des agents

Supprimez le travail constant et fastidieux qui peut entraîner des erreurs, des transferts manqués et des omissions.
Libérez les employés pour trouver d'autres moyens de rationaliser les processus de finance et les tâches comptables.
Réduisez les délais de traitement des factures, ce qui permet aux employés de traiter plus de factures plus rapidement.
Effectuez un suivi automatique de toutes vos activités liées aux comptes débiteurs et conservez des enregistrements précis pour les exigences légales.
Automatisez les enregistrements d'entrée dans les grands livres.
Connectez-vous et déconnectez-vous de plusieurs plateformes anciennes avec une seule session pour gagner du temps en début et en fin de journée.

Continuité opérationnelle

Connectez instantanément la RPA à n'importe quel système sans aucun travail de développement.
Réduisez les risques et assurez la sécurité des données grâce à un accès basé sur les rôles et à des pistes d'audit.
Faites évoluer la mise en œuvre à votre rythme, que vous automatisiez chaque processus ou que vous envisagiez l'hyperautomatisation.
Rendez vos employés plus adaptables avec le soutien de la force de travail numérique.
Accélérez la reprise après sinistre grâce à la capacité de la RPA à rendre les infrastructures des entreprises plus flexibles.
Maintenez l'entreprise en activité pendant les perturbations du centre de données en fournissant instantanément un accès aux données distribuées.

Aspects importants des solutions IPD pour les comptes débiteurs

Il existe de nombreuses solutions d'automatisation en lien avec les comptes débiteurs, mais toutes ne sont pas identiques. Alors, que devez-vous rechercher ?

La solution est-elle flexible ? La solution RPA que vous avez choisie doit pouvoir fonctionner sur site, sur des écosystèmes hybrides ou sur le cloud. Elle doit également atteindre tous vos sites afin d'obtenir une vue d'ensemble des données et de l'approvisionnement.

Permet-elle d'envoyer les factures de différentes manières ? Par exemple, certains clients préfèrent les factures papier, tandis que d'autres préfèrent la distribution numérique. Votre solution d'automatisation relative aux comptes débiteurs doit être suffisamment souple pour gérer la distribution des factures.

Votre logiciel RPA est-il capable de s'intégrer à des applications tierces et anciennes ? L'automatisation liée aux comptes débiteurs doit s'intégrer rapidement et facilement à votre ERP et aux autres technologies existantes.

Enfin, est-elle sécurisée ? Lorsque vous effectuez des transactions monétaires, vos données doivent être protégées. Assurez-vous que la plateforme RPA que vous avez choisie offre le cryptage des données et l'accès basé sur les rôles dont vous avez besoin pour assurer la sécurité de vos données.

Premiers pas

Vous pouvez demander une démo et être guidé sur notre plateforme par des experts en automatisation pour vous aider à développer une démonstration de faisabilité (POC).

Enfin, inscrivez-vous à l'Automation Anywhere University pour des formations basées sur les rôles. Apprenez à créer des robots sans code, par glisser-déposer, et découvrez à quel point ils sont faciles à utiliser en comptabilité.

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