الحاجة إلى السرعة في تنفيذ العملية من الشراء إلى الدفع

Written by Semyon Sergunin in اقتصاد الروبوت الجديد on May 6, 2019
المطور

يتطلب النجاح في الاقتصاد العالمي الحالي، الذي يتسم بالمنافسة الشرسة المتزايدة، اغتنام الشركات للفرص بسرعة لدخول أسواق جديدة والتغلغل بشكل أعمق في الأسواق الحالية والتميز عن المنافسين.

لكن العديد من الشركات تتأخر عن الركب وتتعطل بسبب خلل في العملية من الشراء إلى الدفع لديها.

لشراء السلع والخدمات، يتعين علي العديد من الشركات تنفيذ ما يلي يدويًا:

  • تخطيط المتطلبات
  • إصدار طلبات عروض الأسعار
  • مراقبة مستويات المخزون
  • طلب أوامر الشراء والموافقة عليها
  • جمع معلومات المورّدين والاحتفاظ بها
  • إنشاء أوامر الشراء وإصدارها للمورّدين
  • معالجة فواتير المورّدين والموافقة عليها
  • ترحيل الفواتير التي تمت الموافقة عليها إلى نظام تخطيط موارد الشركة (ERP)
  • الدفع للمورّدين
  • توفيق الإنفاق وإعداد تقارير بشأنه

تستغرق العمليات من الشراء إلى الدفع الكثير من الوقت الذي يؤدي إلى ضياع فرص الأعمال.

على سبيل المثال، تقضي المؤسسات التي تملك القليل من تقنيات التشغيل الآلي أو لا تملكها مطلقًا 24 ساعة لإجراء أمر شراء واحد، وفقًا لبيانات Open Standards Benchmarking لشركة APQC فيما يتعلق بعملية الشراء. وعلى العكس من ذلك، فإن المؤسسات التي تُجري تشغيل العملية من الشراء إلى الدفع لديها آليًا تقضي 8 ساعات فقط في إجراء أمر شراء واحد.

تستهلك المهام اليدوية والمتكررة في العملية من الشراء إلى الدفع أيضًا الكثير من وقت الموظفين.

يقل عدد أوامر الشراء لكل مكافئ بدوام كامل (FTE) التي تتم معالجتها في المؤسسات التي تملك القليل من تقنيات التشغيل الآلي أو لا تملكها مطلقًا عن النصف بالمقارنة بأقرانها التي تستعين بالمزيد من التشغيل الآلي في العملية من الشراء إلى الدفع (615.7 أمر شراء مقابل 1,302.1 أمر شراء)، بحسب Open Standards Benchmarking لشركة APQC في عملية الشراء.

فوائد الدورات الأسرع للشراء إلى الدفع

لا يمكن لقادة العملية من الشراء إلى الدفع أن يتحملوا ترك أوقات الدورات البطيئة هذه دون فحص. يتنبأ تقرير المشتريات لعام 2020 الصادر عن Gartner بأن مستقبل المهنة سوف يكون مدفوعًا بمدى سرعة تنفيذ وتحقيق العملية من الشراء إلى الدفع لرؤى الأعمال. ستمكّن أوقات الدورات الأسرع العملية من الشراء إلى الدفع مما يلي:

  • القضاء على إهدار وقت الموظفين وتقليل التكاليف التشغيلية
  • تحسين الخدمة لأصحاب المصلحة الداخليين
  • تعزيز التتبع التنظيمي والرقابة والإبلاغ
  • التحديد الاستباقي للإنفاق خارج الميزانية والإنفاق غير المصرح به
  • حل استفسارات المورّدين بشأن الفواتير وحالة الدفع بشكل أسرع
  • اكتساب نفوذ قوي أثناء مفاوضات العقود مع المورّدين
  • الاستجابة بسرعة للرؤى حول سوق التوريد وأداء المورّدين

يعمل التشغيل الروبوتي للعمليات (‏RPA) المزود بالتشغيل الآلي الإدراكي على تسريع أوقات الدورات من خلال القضاء على المهام البسيطة والمتكررة وتحرير متخصصي العملية من الشراء إلى الدفع للتركيز على المزيد من الأعمال ذات القيمة العالية.

تقوم تقنية RPA بالتشغيل الآلي للمهام البسيطة والمتكررة، والتي يمكن تكرارها عن طريق تزويد روبوت برمجي بالتعليمات لنسخ ضغطات المفاتيح أو اتباع مجموعة محددة من القواعد. وتتفاعل الروبوتات مع الأنظمة تمامًا مثل البشر. وتعتبر التقنية جاهزة للتوصيل والتشغيل إلى حد كبير ولا تتطلب تغييرات على الأنظمة أو التطبيقات الموجودة.

يرى خمسة وسبعون في المائة من قادة المشتريات الذين تم استطلاع آرائهم في استبيان أولويات المسؤولين التنفيذيين للمشتريات لعام 2018 من Gartner أن التخلص من الأنشطة منخفضة القيمة قضية مُلحة.

يُطبق التشغيل الآلي الإدراكي تقنيات الذكاء الاصطناعي (AI) التي تحاكي الطريقة التي يعمل بها العقل البشري -- تقنيات مثل معالجة الصور، والتعرف على الأنماط، وتحليل السياق، ومعالجة اللغة الطبيعية، والتعلم الآلي -- لمساعدة الروبوتات في اتخاذ القرارات أو إكمال المهام.

تتمتع حلول RPA ذات القدرات الإدراكية بخبرة مدمجة بالمجال في العثور على البيانات الفريدة والخاصة بالعمليات، والتي تلزم للعمليات المتخصصة للغاية، مثل العملية من الشراء إلى الدفع. وتعمل مجموعة من التقنيات كرؤية الحاسوب والتعرف البصري على الحروف (OCR) والمنطق الضبابي على استخراج البيانات وإثرائها، بينما يساعد التعلم الآلي في تحسين دقة البيانات الملتقطة. ويساعد التشغيل الآلي الإدراكي في التأكد من استخراج جميع البيانات غير المهيكلة من خلال نظام ذكي. وبمجرد التقاط البيانات من المستندات وفك ترميزها، يمكن استخدامها من قِبل روبوتات RPA في التشغيل الآلي المستند إلى القواعد.

تكون النتيجة معدلات معالجة مباشرة أعلى بشكل كبير لعمليات الشراء إلى الدفع التي تتمحور حول المستندات وتشغيلاً آليًا سريعًا متكاملاً لعمليات الأعمال دون أي تدخل بشري.

مع وجود عدد أقل من العمليات اليدوية التي تستهلك الوقت، يمكن أن تعمل وظيفة العملية من الشراء إلى الدفع كمستشار توريد للشركة وتُخصص المزيد من الوقت لتطوير استراتيجيات الشراء وإدارتها.

يجب أن تتحرك الشركات بشكل أسرع من أي وقت مضى.

إن تقنية RPA مع التشغيل الآلي الإدراكي تضمن قدرة الأقسام المعنية بالعملية من الشراء إلى الدفع على الاستمرار والمواكبة. أتريد معرفة كيف يمكن لتقنية RPA مع التشغيل الآلي الإدراكي تسريع دورات الشراء إلى الدفع؟