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A necessidade de velocidade no processo de procure-to-pay

Escrito por Semyon Sergunin em A nova economia dos bots em May 6, 2019
desenvolvedor

Para serem bem-sucedidas na economia global cada vez mais competitiva dos dias de hoje, as empresas precisam buscar rapidamente oportunidades de entrar em novos mercados, se inserir ainda mais nos mercados existentes e ultrapassar os competidores.

Mas muitas empresas ficam para trás por atrito no processo de procure-to-pay (da compra ao pagamento).

Para comprar bens e serviços, muitas empresas devem, manualmente:

  • Planejar requisitos
  • Emitir solicitações de cotações
  • Monitorar níveis de inventário
  • Solicitar e aprovar ordens de compra
  • Coletar e manter informações do fornecedor
  • Criar e emitir ordens de compra para fornecedores
  • Processar e aprovar faturas de fornecedores
  • Lançar faturas aprovadas em um ERP
  • Pagar fornecedores
  • Reconciliar e relatar os gastos

Esses processos de procure-to-pay levam muito tempo, resultando em oportunidades de negócios perdidas.

Por exemplo, as organizações com pouca ou nenhuma automação gastam 24 horas para realizar uma única ordem de compra, de acordo com o Open Standards Benchmarking (Benchmarking aberto de padrões) da APQC sobre aquisição. Por outro lado, as organizações que automatizaram seu processo de procure-to-pay gastam apenas 8 horas para realizar uma única ordem de compra.

Tarefas manuais e repetitivas de procure-to-pay também consomem muito tempo da equipe.

Organizações com pouco ou nenhum processo de automação processam menos da metade das ordens de compra de acordo com o método de medição FTE (full-time equivalent) em comparação com empresas com mais automação (615,7 ordens de compra versus 1302,1 ordens de compra), de acordo com resultados sobre aquisição do Open Standards Benchmarking da APQC.

Os benefícios de ciclos de procure-to-pay mais rápidos

Os líderes de procure-to-pay não podem permitir que esses tempos de ciclo lentos passem desapercebidos. O futuro da profissão será impulsionado pela rapidez com que o processo de procure-to-pay possa ser executado, além do fornecimento de informações de negócios, prevê o relatório Procurement 2020 da Gartner. Tempos de ciclo mais rápidos permitirão que o processo de procure-to-pay:

  • Elimine o desperdício de tempo dos funcionários e reduza os custos operacionais
  • Aprimore o atendimento aos participantes internos
  • Fortaleça o acompanhamento, o controle e a elaboração de relatórios regulamentares
  • Identifique proativamente gastos fora do orçamento e não autorizados
  • Resolva dúvidas de fornecedores sobre o status de fatura e pagamento de forma mais rápida
  • Obtenha boas informações durante negociações contratuais com fornecedores
  • Responda rapidamente a informações sobre o mercado de suprimentos e o desempenho dos fornecedores

A Automação Robótica de Processos (RPA) com automação cognitiva acelera os tempos de ciclo, eliminando tarefas simples e repetitivas e liberando profissionais de procure-to-pay para se concentrarem em trabalho de maior valor.

A RPA automatiza tarefas simples e repetitivas que podem ser replicadas instruindo um bot para copiar toques de teclas ou para seguir um conjunto definido de regras. Os bots interagem com sistemas assim como humanos. E a tecnologia é, em grande parte, plug-and-play e não requer alterações em sistemas ou aplicativos existentes.

De acordo com a pesquisa Procurement Senior Executive Priorities Survey de 2018 da Gartner, 75% dos líderes de compras consideram eliminar atividades de baixo valor um problema urgente.

A automação cognitiva aplica tecnologias de inteligência artificial (IA) que imitam a forma como o cérebro humano funciona (como processamento de imagens, reconhecimento de padrões, análise contextual, processamento de linguagem natural e Machine Learning) para ajudar os bots a tomarem decisões ou concluírem tarefas.

As soluções de RPA com capacidades cognitivas têm conhecimento integrado de domínio para encontrar os dados exclusivos e específicos do processo que são necessários para processos altamente especializados, como procure-to-pay. Uma combinação de visão computacional, tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) e lógica difusa extrai e enriquece os dados enquanto o Machine Learning melhora a precisão dos dados capturados. A automação cognitiva ajuda a garantir que um sistema inteligente extraia todos os dados não estruturados. Uma vez que os dados dos documentos foram capturados e decifrados, eles podem ser usados por bots da RPA para automação baseada em regras.

O resultado é taxas de processamento direto drasticamente mais altas para processos de procure-to-pay centrados em documentos e automação de processos de negócios rápida e de ponta a ponta sem qualquer envolvimento humano.

Com menos processos manuais consumindo seu tempo, a função de procure-to-pay pode atuar como uma consultoria de compras para a empresa e gastar mais tempo desenvolvendo e gerenciando estratégias de compra.

Os negócios devem se mover mais rápido do que nunca.

A RPA com a automatização cognitiva garante que os departamentos de procure-to-pay consigam manter o ritmo. Quer saber como a RPA com automação cognitiva pode acelerar os ciclos de procure-to-pay?