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Die Notwendigkeit der Geschwindigkeit bei der Beschaffung bis zum Zahlungseingang

Verfasst von Semyon Sergunin in Die neue Bot-Wirtschaft am May 6, 2019
Entwickler

Der Erfolg in der heutigen, zunehmend wettbewerbsorientierten globalen Wirtschaft erfordert, dass Unternehmen schnell Chancen ergreifen, neue Märkte zu erschließen, tiefer in bestehende Märkte einzudringen und Wettbewerber abzuschotten.

Aber viele Unternehmen werden durch Reibungsverluste in ihrem Procure-to-Pay-Prozess zurückgehalten.

Um Waren und Dienstleistungen zu kaufen, müssen viele Unternehmen manuell handeln:

  • Anforderungen planen
  • Angebote ausschreiben
  • Lagerbestände überwachen
  • Bestellungen anfordern und genehmigen
  • Lieferanteninformationen erfassen und pflegen
  • Bestellungen an Lieferanten erstellen und ausstellen
  • Lieferantenrechnungen bearbeiten und genehmigen
  • Genehmigte Rechnungen in ein ERP-System buchen
  • Lieferanten bezahlen
  • Ausgaben abstimmen und Berichte erstellen

Diese Procure-to-Pay-Prozesse benötigen viel Zeit, was zu verpassten Geschäftsmöglichkeiten führt.

Beispielsweise verbringen Unternehmen mit wenig oder gar keiner Automatisierung 24 Stunden damit, eine einzige Bestellung zu platzieren, laut dem Bericht „Open Standards Benchmarking Measures in der Beschaffung“ des APQC (American Productivity & Quality Center). Umgekehrt verbringen Unternehmen, die ihren Procure-to-Pay-Prozess automatisiert haben, nur 8 Stunden damit, eine einzige Bestellung aufzugeben.

Manuelle, sich wiederholende Procure-to-Pay-Aufgaben verschwenden außerdem viel Zeit der Angestellten.

Unternehmen mit wenig oder gar keiner Automatisierung verarbeiten weniger als halb so viele Bestellungen pro Vollzeitäquivalent (FTE) wie ihre Procure-to-Pay-Peers mit mehr Automatisierung (615,7 Bestellungen gegenüber 1.302,1 Bestellungen), laut der Ergebnisse des Berichts „Open Standards Benchmarking Measures in der Beschaffung“ des APQC.

Die Vorteile schnellerer Beschaffungs- und Zahlungszyklen

Procure-to-Pay-Führungskräfte können es sich nicht leisten, diese langsamen Zykluszeiten unkontrolliert ablaufen zu lassen. Die Zukunft des Berufsstandes wird davon abhängen, wie schnell die Beschaffung durchgeführt und Geschäftsinformationen geliefert werden können, prognostiziert der Gartner-Bericht Procurement 2020. Kürzere Zykluszeiten ermöglichen es Procure-to-Pay:

  • Zeitverluste von Mitarbeitern zu vermeiden und die Betriebskosten zu senken
  • den Service für interne Stakeholder zu verbessern
  • die Verfolgung, Kontrolle und Berichterstattung von Vorschriften zu stärken
  • außerbudgetäre und nicht genehmigte Ausgaben proaktiv zu identifizieren
  • Lieferantenanfragen zum Rechnungs- und Zahlungsstatus schneller zu bearbeiten
  • bei Vertragsverhandlungen mit Lieferanten eine bessere Position einzunehmen
  • schnell auf Erkenntnisse über den Beschaffungsmarkt und die Lieferantenleistung zu reagieren

Robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) mit kognitiver Automatisierung beschleunigt die Zykluszeiten, indem einfache, sich wiederholende Aufgaben eliminiert werden und die Procure-to-Pay-Profis die Möglichkeit haben, sich auf hochwertigere Arbeiten zu konzentrieren.

RPA automatisiert einfache, sich wiederholende Aufgaben, die repliziert werden können, indem ein Software-Bot angewiesen wird, Tastenanschläge zu kopieren oder einem definierten Regelwerk zu folgen. Bots interagieren wie Menschen mit den Systemen. Und die Technologie ist weitgehend Plug-and-Play und erfordert keine Änderungen an bestehenden Systemen oder Anwendungen.

75 Prozent der befragten Einkaufsleiter in der Gartner-Umfrage 2018 Procurement Senior Executive Priorities Survey ziehen die Beseitigung von Aktivitäten mit geringem Wert als dringendes Problem in Betracht.

Kognitive Automatisierung wendet Technologien der künstlichen Intelligenz (KI) an, die die Funktionsweise des menschlichen Gehirns nachahmen – Technologien wie Bildverarbeitung, Mustererkennung, Kontextanalyse, Verarbeitung natürlicher Sprache und maschinelles Lernen –, um Bots bei der Entscheidungsfindung oder der Erledigung von Aufgaben zu unterstützen.

RPA-Lösungen mit kognitiven Fähigkeiten verfügen über ein integriertes Fachwissen, um einzigartige, prozessspezifische Daten zu finden, die für hochspezialisierte Prozesse wie z. B. Procure-to-Pay erforderlich sind. Eine Kombination aus Computer Vision, Optical Character Recognition-(OCR-)Technologie und Fuzzylogik extrahiert und bereichert Daten, während maschinelles Lernen die Genauigkeit der erfassten Daten verbessert. Kognitive Automatisierung trägt dazu bei, dass ein intelligentes System alle unstrukturierten Daten extrahiert. Sobald die Daten aus Dokumenten erfasst und entschlüsselt wurden, können sie von RPA-Bots zur regelbasierten Automatisierung verwendet werden.

Das Ergebnis sind dramatisch höhere Straight-Through-Verarbeitungsraten für dokumentenorientierte Procure-to-Pay-Prozesse und eine schnelle End-to-End-Geschäftsprozessautomatisierung ohne menschliches Mitwirken.

Da weniger manuelle Prozesse ihre Zeit in Anspruch nehmen, kann die Procure-to-Pay-Funktion als Sourcing-Berater für das Unternehmen dienen und mehr Zeit mit der Entwicklung und Verwaltung von Einkaufsstrategien verbringen.

Unternehmen müssen schneller als je zuvor vorankommen.

RPA mit kognitiver Automatisierung stellt sicher, dass die Procure-to-Pay-Abteilungen mithalten können. Möchten Sie erfahren, wie RPA mit kognitiver Automatisierung die Procure-to-Pay-Zyklen beschleunigen kann?