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採購到付款流程的速度需求

寫的 Semyon Sergunin 全新的機器人經濟 上 May 6, 2019
開發人員

要在當今競爭日益激烈的全球經濟中取得成功,企業需要把握機會,在最短時間內迅速切入新市場,同時進一步深耕現有市場,才能有效因應競爭對手的挑戰。

但是許多企業卻在採購到付款流程遇到挫折後,就此裹足不前。

為了採購商品和服務,許多企業必須以人工方式:

  • 規劃需求
  • 提出報價請求
  • 監控庫存量
  • 請求並核准採購單
  • 收集並維護供應商資訊
  • 建立並向供應商發出採購單
  • 處理和核准供應商發票
  • 將已核准的發票發佈到 ERP
  • 支付供應商
  • 協調和報告支出

這些採購到付款流程需花費大量時間處理,導致企業錯失許多商機。

舉例來說,根據 APQC 對採購的開放性標準基準測量,自動化流程不多 (甚至是零) 的企業組織需花費 24 小時來發出一張採購單。相反地,已實現採購到付款流程自動化的組織僅需 8 小時即可發出一張採購單。

需要人工作業且重複性高的採購到付款任務,也會耗用大量的員工時間。

根據 APQC 對採購的開放性標準基準測量發現,採購到付款流程自動化流程不多 (或為零) 的企業組織,其每一全職當量 (FTE) 所能處理的採購單量,僅有自動化流程較多之同儕組織的一半不到 (615.7 張採購單,相較於 1,302.1 張採購單)。

採購到付款週期加快的好處

採購到付款流程的領導者,無法放任這些緩慢的週期而不處理。根據 Gartner 的《2020 年採購》報告預測,該行業的未來將取決於採購到付款的流程速度,以及提供商業洞察力的效率。週期時間加快將可讓採購到付款作業:

  • 免除員工時間的浪費並降低營運成本
  • 強化提供給內部利益關係人的服務
  • 加強監管追蹤、控制和報告
  • 主動識別預算外和未經授權的支出
  • 更快解決有關發票和付款狀態的供應商查詢
  • 在與供應商的合約協商中取得強大的影響力
  • 快速回應關於供應市場和供應商績效的洞察力

具備認知自動化技術的機器人流程自動化 (RPA) 可消除重複性高的簡單工作,藉此加快週期時間,進而讓採購到付款流程專業人員得以專心處理價值更高的工作。

RPA 能夠指示軟體機器人複製按鍵動作或是遵循定義的規則集,讓重複性高的簡單工作得以在複製流程後自動完成。機器人與系統的互動方式就像人類一樣。而這項技術經常都是即插即用,完全不需要對現有系統或應用程式進行更動。

Gartner 在《2018 年採購資深高階主管優先事項調查》中訪問了許多採購部門負責人,其中有 75% 的人考慮將消除低價值活動列為優先事項。

認知自動化所應用的人工智慧 (AI) 技術能夠模仿人類大腦的工作方式,像是影像處理、模式識別、情境分析、自然語言處理和機器學習等技術,以協助機器人做出決策或完成任務。

結合認知自動化功能的 RPA 解決方案內建了相關領域的專業知識,可找出採購到付款等高度專業化流程必備的獨一無二、特定流程資料。當中結合了電腦視覺、光學字元辨識 (OCR) 技術與模糊邏輯,不但能夠擷取與豐富資料,採用的機器學習技術還能提升所擷取的資料準確度。認知自動化有助於確保智慧系統擷取所有非結構化資料。一旦文件中的資料完成擷取與解密,RPA 機器人就可以將其用於套用規則的自動化流程。

如此一來,文件導向的採購到付款流程就能大幅提升直通式處理的速率,無須人為參與就能快速實現端對端業務流程自動化。

免除了許多曠日廢時的人工作業流程之後,採購到付款部門就可為企業提供採購諮詢服務,將更多心力花在開發與管理採購策略上。

企業必須跟上時代的腳步。

具有認知自動化能力的 RPA,可確保採購到付款部門能跟上業務成長的速度。想了解具有認知自動化的 RPA 如何加速採購到付款週期嗎?