Las ventajas de la automatización con agentes para líderes financieros, capítulo 3

Selección y priorización de casos de uso

Paso 1: Aborde segmentos de procesos de alta fricción

Una de las preguntas más comunes que hacen los líderes financieros es por dónde empezar. El instinto suele ser buscar el caso de uso más simple o la ineficiencia más visible. En la práctica, el punto de partida más eficaz no es ninguna de esas dos opciones.
El lugar adecuado para comenzar es donde se entrecruzan el volumen y la variabilidad.

Ciertos procesos, como cuentas por pagar y cuentas por cobrar, son un claro ejemplo. Operan a gran escala, con grandes volúmenes de transacciones que circulan a través de sistemas estructurados. Al mismo tiempo, se ven fuertemente afectados por las excepciones (facturas no estándares, discrepancias en los pagos, disputas) que requieren de interpretación y coordinación. No se trata de casos extremos; son fundamentales para el funcionamiento del proceso.

Esta combinación los convierte en candidatos ideales para la transformación. Ofrecen oportunidades claras para generar un impacto medible, ya sea mediante una aplicación más rápida de efectivo, tiempos de ciclo reducidos o una mayor precisión. Además, permiten comprobar de forma realista si una solución es capaz de gestionar la complejidad del trabajo financiero en el mundo real.

Concéntrese en las áreas donde las fallas son más evidentes:

Proceso del aprovisionamiento al pago (P2P):

• Procesamiento manual de facturas
• Retrasos en la aprobación
• Coincidencia con gran cantidad de excepciones

Proceso del pedido al cobro (O2C):

• Errores de facturación
• Disputas y deducciones
• Cuentas por cobrar vencidas

Proceso del registro al informe (R2R):

• Conciliaciones manuales
• Asientos contables atrasados
• Plazos de cierre ajustados

Planificación y análisis:

• Informes impulsados por hojas de cálculo
• Fuentes de datos contradictorias
• Ciclos de previsión prolongados

Control y auditoría:

• Alcance limitado de la auditoría
• Documentación manual
• Evaluación subjetiva del riesgo

Paso 2: Establezca prioridades según el impacto financiero

Es importante que la selección del caso de uso se base en resultados financieros. Si bien la reducción de costos sigue siendo un factor importante, ya no es suficiente por sí sola. Los líderes financieros evalúan cada vez más las iniciativas en función de su impacto en el flujo de efectivo, el capital de trabajo y el riesgo. Las mejoras en los días de cobro pendientes, la aceleración de los ciclos de cierre y la reducción de las tasas de error proporcionan evidencia tangible de valor. Además, sientan bases más sólidas para poder escalar.

Las organizaciones suelen abordar este punto de partida desde una de estas dos perspectivas. Algunas se encuentran en las primeras etapas de su proceso de automatización, y sus procesos centrales siguen requiriendo de un esfuerzo manual significativo. Otras ya han invertido en automatización robótica de procesos (RPA) y ahora enfrentan las limitaciones de la automatización basada en tareas. En ambos casos, el objetivo es el mismo: ir más allá de las mejoras de eficiencia aisladas y abordar el ciclo de vida completo del proceso.

Avance si el caso de uso afecta lo siguiente:

• Flujo de efectivo (días de cobro pendientes [DSO], días de pago pendientes [DPO])
• Margen (reducción de errores, prevención de pérdidas)
• Tiempo de ciclo (cierre, facturación, cobro)
• Exposición al riesgo

La automatización con agentes debe contribuir directamente a lo siguiente:

• Mejora del margen del 1% al 3%
• Ganancias de eficiencia operativa del 20% al 30%

Paso 3: Seleccione un piloto que opere entre sistemas

Un error común es intentar resolver todo el problema de una sola vez. Las iniciativas a nivel empresarial pueden estancarse por su propia complejidad, especialmente cuando requieren de coordinación entre múltiples sistemas y partes interesadas.

Por el contrario, las implementaciones específicas que se centran en un segmento de gran impacto de un proceso que está fallando en un área concreta tienen más probabilidades de dar resultados rápidamente. Estos primeros logros son fundamentales no solo para demostrar valor, sino también para generar confianza en el caso de uso. Demuestra el valor de la automatización con agentes en la orquestación, y no solo en la automatización.

Su primer caso de uso debería hacer lo siguiente:

• Abarcar dos sistemas
• Incluir la gestión de excepciones
• Requerir de coordinación entre roles