Der agentenbasierte Vorteil für Finanzverantwortliche Kapitel 3

Auswahl und Priorisierung von Anwendungsfällen

Schritt 1: Zielgerichtete, reibungsintensive Prozesssegmente

Eine der häufigsten Fragen, die sich Finanzverantwortliche stellen, ist, wo sie anfangen sollen. Der Instinkt ist oft, nach dem einfachsten Anwendungsfall oder der sichtbarsten Ineffizienz zu suchen. In der Praxis ist der wirksamste Ausgangspunkt keines von beiden.
Der richtige Ausgangspunkt ist dort, wo Volumen und Variabilität aufeinandertreffen.

Prozesse wie die Kreditorenbuchhaltung und die Debitorenbuchhaltung bieten ein klares Beispiel. Sie arbeiten in großem Maßstab, mit großen Transaktionsvolumina, die durch strukturierte Systeme laufen. Gleichzeitig sind sie stark von Ausnahmen betroffen – nicht standardisierte Rechnungen, Zahlungsabweichungen, Streitfälle – die Interpretation und Koordination erfordern. Dies sind keine Sonderfälle; sie sind zentral dafür, wie der Prozess funktioniert.

Diese Kombination macht sie zu idealen Kandidaten für die Transformation. Sie bieten klare Möglichkeiten für messbare Auswirkungen, sei es durch schnellere Zahlungszuordnung, verkürzte Durchlaufzeiten oder verbesserte Genauigkeit. Sie bieten außerdem einen realistischen Test dafür, ob eine Lösung die Komplexität der Finanzarbeit in der Praxis bewältigen kann.

Konzentrieren Sie sich auf die Bereiche, in denen die Fragmentierung am deutlichsten sichtbar ist:

Procure-to-Pay (P2P):

• Manuelle Rechnungsverarbeitung
• Genehmigungsverzögerungen
• Ausnahmeintensives Abgleichen

Order-to-Cash (O2C):

• Abrechnungsfehler
• Streitigkeiten und Abzüge
• Überfällige Forderungen

Record-to-Report (R2R):

• Manuelle Abstimmung
• Verspätete Journaleinträge
• Enge Zeitpläne

Planen und Analysieren:

• Tabellenkalkulationsgestützte Berichterstattung
• Widersprüchliche Datenquellen
• Lange Prognosezyklen

Kontrolle und Audit:

• Begrenzte Prüfungsabdeckung
• Manuelle Dokumentation
• Subjektive Risikobewertung

Schritt 2: Nach finanziellen Auswirkungen priorisieren

Wichtig ist, dass die Auswahl der Anwendungsfälle auf finanziellen Ergebnissen basieren muss. Während die Kostensenkung weiterhin ein wichtiger Aspekt bleibt, reicht sie allein nicht mehr aus. Finanzverantwortliche bewerten Initiativen zunehmend anhand ihrer Auswirkungen auf den Cashflow, das Betriebskapital und das Risiko. Verbesserungen bei der Forderungslaufzeit, kürzere Abschlusszyklen und geringere Fehlerquoten sind ein greifbarer Beweis für den Mehrwert. Sie schaffen außerdem eine stärkere Grundlage für die Skalierung.

Unternehmen gehen diesen Ausgangspunkt in der Regel aus einer von zwei Perspektiven an. Einige befinden sich noch am Anfang ihrer Automatisierungsreise, wobei erheblicher manueller Aufwand weiterhin in die Kernprozesse eingebettet ist. Andere haben bereits in RPA investiert und sehen sich nun mit den Grenzen der aufgabenbasierten Automatisierung konfrontiert. In beiden Fällen ist das Ziel dasselbe: über isolierte Effizienzgewinne hinauszugehen und den gesamten Lebenszyklus des Prozesses zu adressieren.

Gehen Sie weiter, wenn der Anwendungsfall Folgendes betrifft:

• Cashflow (DSO, DPO)
• Marge (Fehlerreduzierung, Vermeidung von Leckagen)
• Zykluszeit (Abschluss, Rechnungsstellung, Forderungseinzug)
• Risikoexposition

Agentenbasierte Automatisierung sollte direkt beitragen zu:

• 1–3 % Margenverbesserung
• 20–30 % höhere betriebliche Effizienz

Schritt 3: Einen systemübergreifenden Pilotversuch auswählen

Ein häufiger Fehler besteht darin, zu versuchen, das gesamte Problem auf einmal zu lösen. Unternehmensweite Initiativen können an ihrer eigenen Komplexität scheitern, insbesondere wenn sie die Koordination über mehrere Systeme und Beteiligte hinweg erfordern.

Im Gegensatz dazu liefern fokussierte Implementierungen, die auf ein wirkungsstarkes Segment eines Prozesses abzielen, der in einem bestimmten Bereich zusammenbricht, eher schnell Ergebnisse. Diese frühen Erfolge sind nicht nur entscheidend, um den Mehrwert zu demonstrieren, sondern auch, um Vertrauen in den Anwendungsfall aufzubauen. Sie beweisen den Wert agentenbasierter Automatisierung in der Orchestrierung, nicht nur der Automatisierung.

Ihr erster Anwendungsfall sollte:

• Systemübergreifend sein
• Ausnahmebehandlung einbeziehen
• Koordination über Rollen hinweg erfordern