Las ventajas de la automatización con agentes para líderes financieros, capítulo 4

Prácticas recomendadas para implementar la ejecución con agentes

La transición de la automatización tradicional a la ejecución con agentes tiene menos que ver con introducir nuevas herramientas y más con cambiar la forma en que se estructura el trabajo.

Paso 1: Reemplace la automatización de tareas por la orquestación de procesos

En un modelo tradicional, la automatización está diseñada para ejecutar pasos predefinidos. Funciona bien cuando las entradas son predecibles y los flujos de trabajo son estables. A medida que aumenta la variabilidad, su eficacia disminuye. Las excepciones se derivan a personas, quienes deben reconstruir el contexto y determinar el curso de acción apropiado.

No implemente:

• Bots aislados
• Herramientas de IA de un solo paso

En su lugar, implemente:

• Responsabilidad integral del proceso por parte de los agentes de IA
• Coordinación entre sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), gestión de relaciones con el cliente (CRM), pagos y compras

Paso 2: Implemente el tipo correcto de IA

Un modelo con agentes aborda esto de manera diferente. Lo trata como un proceso continuo en lugar de una secuencia de tareas aisladas. Cuando ocurre una excepción, el sistema no se limita a transmitirla. Interpreta la situación, recopila información relevante de todos los sistemas y proporciona una comprensión estructurada de lo que ha sucedido y de lo que se puede hacer a continuación.

La mayoría de las organizaciones hoy usan lo siguiente:

• IA personal (contenido, resúmenes)
• Automatización nativa de ERP
• Soluciones puntuales (herramientas de cuentas por pagar, cuentas por cobrar)

Pero no todos los agentes de IA son iguales. Los agentes de IA que no pueden conectarse adecuadamente a estos sistemas ofrecen lo siguiente:

• Baja complejidad
• Poco impacto (aumento de la productividad de entre el 10% y el 15%)

La ejecución con agentes introduce agentes de proceso de IA, que hacen lo siguiente:

• Funcionan en varios sistemas
• Gestionan flujos de trabajo de alta complejidad
• Impulsan la ejecución fundamental para la empresa
• Logran hasta un 80% de impacto a nivel de proceso

Paso 3: Diseñe para la acción

Con el tiempo, esta capacidad se extiende más allá de los procesos transaccionales. Los equipos de Finanzas pueden aplicar los mismos principios a trabajos más complejos, basados en el criterio, como decisiones de contabilidad técnica, análisis de variaciones y simulación de escenarios. Dado que se incorpora conocimiento del dominio en el sistema, las organizaciones pueden estandarizar la manera en que se toman las decisiones, mientras que siguen permitiendo la supervisión humana donde sea necesario.

Implemente flujos de trabajo que hagan lo siguiente:

• Se inicien automáticamente
• Se pausen en caso de aprobaciones o entradas faltantes
• Se reanuden con contexto completo

Esto es esencial en los siguientes casos:

• Aprobaciones de facturas
• Resolución de disputas
• Cierre de procesos

Paso 4: Redefina el rol humano

Esto cambia el rol del humano en el proceso. En lugar de actuar como un coordinador manual, la persona se convierte en un responsable de la toma de decisiones, que cuenta con contexto y recomendaciones. La resolución se vuelve más rápida, más consistente y menos dependiente de la experiencia individual.

Cambie de...

• la ejecución de transacciones

...a lo siguiente:

• Criterio de excepciones
• Supervisión de políticas
• Análisis estratégico

Asegúrese de que los humanos:

• Solo participen en la supervisión a nivel empresarial
• Cuenten con el contexto completo del proceso

Paso 5. Amplíe la autonomía gradualmente

Los programas más efectivos comienzan con casos de uso definidos con claridad que abordan necesidades reales del negocio. Evitan implementaciones experimentales que demuestran capacidad técnica, pero carecen de relevancia operativa. En cambio, se enfocan en lograr mejoras medibles dentro de un plazo definido, a menudo, en semanas en lugar de meses o años.

Comience con...

• decisiones de bajo riesgo y alto volumen

...luego amplíe a lo siguiente:

• Gestión de excepciones
• Coordinación entre procesos

Siempre se basa en lo siguiente:

• Políticas financieras
• Umbrales definidos
• Controles de gobernanza

Implemente la gobernanza y el control

En el sector financiero, la gobernanza no es una consideración secundaria. Es la base de la que depende la adopción.

Cualquier forma de automatización debe funcionar dentro de políticas definidas con claridad, mantener la segregación de funciones y proporcionar visibilidad total sobre cómo se toman las decisiones. Sin esto, la confianza se erosiona rápidamente y escalar se vuelve imposible.

Para abordar este requisito, la automatización con agentes controla de forma directa la ejecución. Las políticas no se aplican después de los hechos; se aplican en tiempo real a medida que se toman las decisiones. Esto garantiza que los resultados sigan siendo coherentes con los estándares organizacionales, incluso a medida que los procesos se vuelven más dinámicos. A continuación, se detalla cómo puede lograr esto:

Desplace los controles hacia etapas anteriores:

• Validación en tiempo real
• Toma de decisiones impulsada por políticas
• Aprobaciones automatizadas

Elimine la dependencia en lo siguiente:

• Auditorías posteriores a los hechos

Al mismo tiempo, asegúrese de que el sistema mantenga un registro completo de las acciones y el razonamiento. Este nivel de transparencia es fundamental para la auditoría y el cumplimiento. Permite que los equipos de Finanzas comprendan no solo qué sucedió, sino por qué sucedió esto, sin depender de una reconstrucción manual.

Toda acción debe ser:

• Registrada
• Justificable
• Trazable

Esto permite realizar lo siguiente:

• Modelos de auditoría continua
• Monitoreo basado en riesgos
• Reducción de las restricciones del alcance de las auditorías

Uno de los beneficios más sutiles es la estandarización de la experiencia. Mediante la codificación de las reglas contables, los umbrales de aprobación y los marcos de riesgo del sistema, las organizaciones reducen su dependencia en el conocimiento individual. Esto mejora la consistencia, reduce el riesgo de error y hace que los procesos sean más resilientes a medida que los equipos crecen.

Asegúrese de que la gobernanza abarque las siguientes áreas:

• ERP
• CRM
• Pagos
• Compras
• Sistemas externos

Las decisiones deben reflejar lo siguiente:

• Contexto completo del proceso

Con el tiempo, estas capacidades permiten un cambio hacia modelos de auditoría continua. En lugar de revisiones periódicas limitadas por los recursos, las organizaciones pueden monitorear la actividad en tiempo real y enfocarse en las áreas de mayor riesgo.

Cambie de...

• auditorías periódicas

...a lo siguiente:

• Monitoreo continuo
• Detección de riesgos en tiempo real
• Aplicación automatizada de las normas de cumplimiento