الدليل الإرشادي لميزات الأنظمة الذاتية لقادة أقسام الشؤون المالية - الفصل الثالث

اختيار حالات الاستخدام وترتيب أولوياتها

الخطوة 1: استهداف أجزاء العمليات الأكثر عرضة للاحتكاك

من أكثر الأسئلة شيوعًا التي يطرحها قادة الشؤون المالية: من أين نبدأ؟ وغالبًا ما يكون التوجه الأول هو البحث عن أبسط حالة استخدام أو أكثر أوجه القصور التشغيلية وضوحًا. لكن في الواقع، ليس أي منهما نقطة البداية الأكثر فعالية.
فالمكان الصحيح للبدء هو نقطة تقاطع الحجم مع التباين.

تُعد عمليات مثل الحسابات الدائنة والحسابات المدينة مثالًا واضحًا على ذلك؛ إذ تتسم باتساع نطاقها، وتمر عبرها أعداد كبيرة من المعاملات داخل أنظمة منظمة. وفي الوقت نفسه، تتأثر بدرجة كبيرة بالاستثناءات، مثل الفواتير غير القياسية وفروقات المدفوعات والنزاعات، وهي حالات تتطلب تفسيرًا وتنسيقًا. وهذه ليست حالات استثنائية، بل تمثل جزءًا أساسيًا من سير العملية.

يجعل هذا المزيج من هذه العمليات مرشحة مثالية للتحول، فهي توفر فرصًا واضحة لتحقيق أثر ملموس يمكن قياسه، سواءٌ من خلال تسريع تطبيق المتحصلات النقدية أو تقليص أزمنة الدورات التشغيلية أو تحسين الدقة. كما أنها توفر اختبارًا واقعيًا لقدرة أي حل على التعامل مع التعقيدات في الأعمال المالية على أرض الواقع.

ركز على المجالات التي يظهر فيها الخلل بصورة أوضح:

من الشراء إلى السداد (P2P):

• معالجة الفواتير يدويًا
• تأخر الموافقات
• عمليات المطابقة كثيرة الاستثناءات

من الطلب إلى النقد (O2C):

• أخطاء الفوترة
• النزاعات والحسومات
• الذمم المدينة المتأخرة

من التسجيل إلى إعداد التقارير (R2R):

• التسويات اليدوية
• قيود اليومية المتأخرة
• ضيق الجداول الزمنية للإقفال المالي

التخطيط والتحليل:

• إعداد التقارير بالاعتماد على جداول البيانات
• تضارب مصادر البيانات
• دورات التنبؤ الطويلة المدة

الرقابة والتدقيق:

• محدودية تغطية التدقيق
• التوثيق اليدوي
• تقييم المخاطر القائم على التقدير الشخصي

الخطوة 2: ترتيب الأولويات استنادًا إلى الأثر المالي

من المهم أن يستند اختيار حالات الاستخدام إلى النتائج المالية الفعلية. فعلى الرغم من أن خفض التكاليف لا يزال عاملًا مهمًا، فإنه لم يعد كافيًا بمفرده. فأصبح قادة الشؤون المالية يقيّمون المبادرات بصورة متزايدة بناءً على أثرها في التدفقات النقدية ورأس المال العامل والمخاطر. وتوفر التحسينات في متوسط فترة التحصيل وتسريع دورات الإقفال المالي وخفض معدلات الأخطاء أدلة ملموسة على القيمة المتحققة، كما أنها ترسي أساسًا أقوى للتوسع.

عادةً ما تقارب المؤسسات نقطة البداية هذه من إحدى نقطتين: فبعضها لا يزال في المراحل المبكرة من رحلة الأتمتة، حيث لا يزال الجهد اليدوي متغلغلًا في العمليات الأساسية. بينما استثمرت مؤسسات أخرى بالفعل في الأتمتة الروبوتية للعمليات (RPA)، وأصبحت تواجه الآن حدود الأتمتة القائمة على المهام. وفي الحالتين كلتيهما، يظل الهدف واحدًا: تجاوز مكاسب الكفاءة المحدودة ومعالجة دورة حياة العملية بأكملها.

يمكنك المضيّ قدمًا إذا كانت حالة الاستخدام تؤثر في:

• التدفقات النقدية (DSO وDPO)
• هامش الربح (من خلال خفض الأخطاء ومنع تسرب الإيرادات)
• زمن الدورة التشغيلية (الإقفال المالي، والفوترة، والتحصيل)
• الانكشاف للمخاطر

وينبغي أن تسهم الأتمتة الذاتية مباشرة في تحقيق:

• تحسن هامش الربح بنسبة تتراوح بين 1% و3%
• مكاسب في الكفاءة التشغيلية تتراوح بين 20% و30%

الخطوة 3: اختيار مشروع تجريبي يمتد عبر عدة أنظمة

من الأخطاء الشائعة محاولة حل المشكلة بأكملها دفعة واحدة. فقد تتعثر المبادرات المؤسسية واسعة النطاق تحت وطأة تعقيدها، خاصةً عندما تتطلب تنسيقًا بين أنظمة متعددة وأطراف معنية مختلفة.

على النقيض من ذلك، فإن عمليات النشر المركزة التي تستهدف جزءًا عالي الأثر من عملية تعاني من خلل واضح في نقطة محددة تكون أكثر قدرة على تحقيق نتائج سريعة. وتُعد هذه المكاسب المبكرة عنصرًا بالغ الأهمية، ليس فقط لإثبات القيمة، بل أيضًا لبناء الثقة في حالات الاستخدام؛ فهي تثبت أن قيمة الأتمتة الذاتية في التنسيق وليست في الأتمتة وحدها.

وينبغي أن تتسم أول حالة استخدام بما يلي:

• أن تمتد عبر نظامين على الأقل
• أن تتضمن معالجة الاستثناءات
• أن تتطلب التنسيق بين أدوار وظيفية متعددة