Quels sont les avantages de l'automatisation des processus par la robotique pour les services publics ?
Le secteur des services publics fournit des infrastructures essentielles qui sous-tendent tous les aspects de l'économie. Il est également fortement axé sur les usagers, mais nombre de ces activités sont sujettes à l'erreur humaine, prennent du temps et demandent beaucoup de main-d'œuvre. L'intégration de solutions logicielles de RPA dans des processus métier peut réduire les erreurs, accroître l'efficacité, diminuer les coûts et offrir au personnel de nouvelles possibilités d'être plus satisfait de son travail.
Amélioration de l'expérience des usagersLa RPA peut automatiser de nombreuses tâches routinières de front office telles que la saisie de données, les demandes de renseignements sur la facturation, les demandes de duplicata de factures, l'ajout ou la suppression de services, la planification des réparations, les mises à jour de comptes, ainsi que les rapports et informations sur les pannes. Les robots RPA peuvent offrir une expérience positive à l'utilisateur final tout en prenant en charge un grand nombre de tâches répétitives.
Réduction des risquesLes robots RPA peuvent surveiller simultanément de grands volumes de données, analyser les informations, fournir une validation et détecter rapidement les problèmes, en générant un rapport ou une alerte dès que le problème est détecté. Une détection plus rapide entraîne une réponse et une résolution plus rapides, ce qui permet de minimiser l'impact et de fournir un service à plus forte valeur ajoutée aux usagers.
Réduction des erreurs d'écritureDes milliers de paiements sont traités chaque année, et les paiements incorrects entraînent des demandes de renseignements de la part des clients, ainsi que du temps pour enquêter et résoudre le problème. Les robots des logiciels d'automatisation intelligents peuvent réduire les erreurs, diminuer le temps de traitement et accomplir les tâches rapidement. Les robots n'ont jamais besoin de prendre de vacances, de pause déjeuner ou de congés maladie.
Gestion de la conformitéLe secteur des services publics est très réglementé et les protocoles de sécurité ainsi que la conformité sont essentiels. La RPA peut suivre toutes les conformités requises pour les organismes publics, les protocoles de santé et de sécurité, analyser les données en temps réel et produire des rapports. La RPA permet également de remplir et classer les rapports gouvernementaux, les rapports d'incidents, et de créer des pistes d'audit.
Gestion de la chaîne d'approvisionnementL'automatisation est idéale pour la passation de contrats avec des prestataires, la tenue de journaux et de rapports, le contrôle des stocks et la gestion de l'approvisionnement, l'envoi d'informations aux utilisateurs finaux, ainsi que le suivi et l'envoi d'informations en temps réel sur les retards. Les rapports peuvent être produits en temps réel, et l'analyse peut être réalisée rapidement en utilisant plusieurs points de données.
Amélioration de la coordinationLorsque les services publics tombent en panne, il est important de pouvoir réagir rapidement. La RPA et l'automatisation intelligente (AI) peuvent aider à gérer la charge de travail du personnel de première ligne en cas d'urgence. Les robots peuvent aider à s'assurer que les stocks nécessaires sont en place, à coordonner les ressources entre les différentes équipes et à déterminer où le travail est effectué en temps réel.
Qui bénéficie de l'automatisation des processus par la robotique ?
De nombreux processus métier routiniers bénéficient de l'automatisation. En automatisant la saisie des données, la production de rapports et l'analyse, vous pouvez repositionner des employés sur des initiatives stratégiques, réduire les erreurs et rester en conformité avec les différents organismes publics.
CPFL Energia applique l'automatisation dans différentes équipes afin qu'elles aient plus de temps à consacrer aux activités analytiques et stratégiques
L'automatisation des processus avec la plateforme RPA d'Automation Anywhere nous a aidés à optimiser la productivité des employés, à atténuer les risques opérationnels et à améliorer la satisfaction des usagers. Dorénavant, nous pouvons lancer la transformation numérique de tous les groupes de CPFL.
– Aloisio Kukolj, Responsable de programme RPA 
50
heures économisées par jour
45
processus automatisés en un an
155 000
transactions automatisées/an
Comment l'automatisation des processus par la robotique peut booster votre entreprise
Les entreprises de services publics sont un service essentiel qui fournit des infrastructures de base à l'économie tout en étant soumis à une multitude de réglementations publiques internationales, nationales, régionales et locales, ainsi qu'à la surveillance d'autres organismes du secteur public. Cette opération s'appuie sur des informations en temps réel en période de crise. Voici quelques situations dans lesquelles les solutions RPA peuvent améliorer le fonctionnement de vos services publics.
Informations en temps réel en cas d'urgence
- Surveillez, rassemblez et maintenez à jour en permanence les informations et les sites de communication sur les pannes, les problèmes et les délais.
- Collectez des données de reporting à partir de sources multiples.
- Validez l'exactitude et l'exhaustivité de toutes les données.
- Fournissez des informations personnalisées en temps réel en fonction de l'emplacement géographique ou d'autres points de données. Résultat : la situation est moins confuse, surtout en cas de crise, lorsque le timing est essentiel.
- Nos robots conversationnels intelligents évoluent entre plusieurs applications et départements en temps réel. L'architecture de microservices garantit une évolution adaptative avec une haute disponibilité pour gérer les hausses de volume.
- La sécurité, la gouvernance et la fiabilité intégrées garantissent le fonctionnement de vos centres de contact 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.
Continuité des opérations métier
- Déclenchez les protocoles de continuité des opérations métier, y compris la gestion de crise et la mise en œuvre des processus de continuité de service.
- Traitez les problèmes de première ligne du service d'assistance, comme la réinitialisation des mots de passe après vérification des infos d'identification et de l'accès au niveau de sécurité.
- Les robots RPA peuvent renforcer le service d'assistance pour examiner, vérifier et traiter les applications en ligne.
- Activez et surveillez la communication bidirectionnelle des équipes d'intervention d'urgence.
- Prenez en charge les mises à jour de la gestion de l'infrastructure cloud et la reprise après sinistre.
- Traitez les problèmes de niveau 1 pour permettre au personnel du service d'assistance de résoudre des problèmes plus complexes.
Cybersécurité et gestion des alertes
- Le logiciel RPA peut surveiller en permanence, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et toute l'année, toute alerte ou menace potentielle pour le pare-feu ou les systèmes d'exploitation.
- Lorsqu'une alerte est détectée, le robot peut analyser les points de données associés à l'alerte, déterminer le niveau de menace et déclencher des protocoles de validation.
- Si les protocoles d'authentification multifacteur échouent, le robot peut déclencher des actions pour stopper la violation.
- Mettez en place un chiffrement de bout en bout pour protéger la transmission d'informations sensibles.
- Produisez des rapports en temps réel sur les vulnérabilités et les évaluations des menaces.
Rapport sur les fonds d'urgence
- L'automatisation intelligente peut accéder aux bases de données pour vérifier les exigences, suivre et produire des rapports de dépenses des fonds d'urgence sur deux semaines, quelle que soit la source d'entrée des données, comme une feuille de calcul ou une base de données.
- Recueillez les données relatives aux dépenses en temps réel à partir de plusieurs sources, y compris le produit ou le service acheté.
- Validez la précision des données, vérifiez les achats et générez des rapports.
- Utilisez les informations financières de référence pour vous assurer qu'il existe une différenciation claire entre les fonds d'urgence et les dépenses de fonctionnement quotidiennes.
- Produisez, distribuez et classez les rapports pour les organismes publics concernés, et fournissez des mises à jour en temps réel des dépenses.
Ce qu'il faut prendre en compte dans l'automatisation des processus par la robotique pour les services publics
L'avantage de l'apprentissage machine et du NLP est qu'ils permettent aux robots de relier les systèmes actuels et les anciens, et d'extraire des données d'une grande variété de documents, notamment des feuilles de calcul, des e-mails, des formulaires de candidature et des formulaires de réclamation écrits. Les robots RPA créent une force de travail numérique qui peut être programmée, clonée, personnalisée et partagée de manière à exécuter des processus métier au sein d'une organisation. De nombreuses organisations commencent par des processus simples, utilisant les robots comme un exercice de formation pour apprendre leur fonctionnement, avant de passer à des processus plus complexes.
Voici quelques éléments à prendre en compte pour choisir le bon outil :
• La facilité d'application. Est-il facile à mettre en place et comporte-t-il des fonctionnalités low-code ?
• Dispose-t-il de fonctionnalités d'apprentissage machine qui lui permettent « d'apprendre » une tâche et de classer, catégoriser, extraire et valider des informations et des données pertinentes ?
• A-t-il la capacité d'intégrer les systèmes d'entreprise et les systèmes anciens ? Comment gère-t-il les exceptions ?
• Est-il évolutif ?
• Comment allez-vous déterminer le retour sur investissement ?
Premiers pas
Adaptez les solutions RPA à vos besoins, en tenant compte des économies potentielles, des avantages, des problèmes de gouvernance et en créant votre centre d'excellence qui vous permettra de mettre en œuvre avec succès l'automatisation des processus par la robotique dans votre entreprise. Automation Anywhere peut vous aider à chaque étape du processus.
