إطلاق العنان لقوة معلومات العملية من الشراء إلى الدفع

Written by Mark Brousseau in اقتصاد الروبوت الجديد on April 22, 2019
المطور

عندما يتعلق الأمر بشراء السلع والخدمات، تسير معظم الشركات على هواها.

خمسة وستون في المائة من قادة المشتريات يكون لديهم رؤية بسيطة أو ليس لديهم رؤية تُذكر وراء موردي الفئة الأولى، وفقًا للاستبيان الذي أجرته شركة Deloitte استبيان كبار موظفي المشتريات العالمي لعام 2018. استطلعت شركة Deloitte آراء أكثر من 500 من قادة المشتريات من 39 دولة يمثلون مؤسسات يبلغ إجمالي مبيعاتها السنوية 5.5 تريليون دولار. ووجدت أن 6 في المائة فقط من قادة المشتريات لديهم شفافية عبر سلسلة التوريد المستخدمة لديهم.

يؤدي ضعف الرؤية عبر العملية من الشراء إلى الدفع إلى ظهور ستة تحديات كبرى للشركات:

  1. مشكلات سلسلة التوريد: يجعل ضعف الرؤية في معلومات العملية من الشراء إلى الدفع من الصعب للغاية على الشركات تحديد أوجه القصور والمشكلات التي تعانيها ومعالجتها بسرعة. ويؤدي تعاظم مشكلات العملية من الشراء إلى الدفع إلى زيادة فرص ارتفاع تكاليف السلع والخدمات التي يتم شراؤها، وحدوث أخطاء في الشراء، وتأخرات في التسليم، واضطرابات هائلة في سلسلة التوريد.

  2. أوجه القصور التشغيلية: من الصعب على المشتريات تتبع أدائها التشغيلي بفعالية أو توقع الاحتياجات المستقبلية وتلبيتها دون رؤية قوية لمعلومات العملية من الشراء إلى الدفع المتبعة لديها. وإذا لم يتم تدارك ذلك، فستواجه المشتريات صعوبة في البقاء على رأس المهام اليومية أو مواكبة التغيرات في الاقتصاد أو في البيئة التنظيمية. يقول 78 في المائة من قادة المشتريات الذين شملهم الاستبيان الذي أجرته شركة Deloitte، ‬‏‫استبيان كبار موظفي المشتريات العالمي لعام 2018، أن مسألة خفض التكاليف تتصدر قائمة أولوياتهم.‬‬

  3. إهدار وقت الموظفين: في بيئة عمليات الشراء إلى الدفع اليدوية أو شبه الآلية، لا يمكن للأطراف المعنية عبر الأقسام المختلفة العاملة في نفس المشروع أو المنحة الوصول بسهولة إلى المعلومات الحيوية التي يحتاجونها في عقود المورّدين، وطلبات الشراء، وأوامر الشراء، والفواتير، وإيصالات إثبات التسليم. ونتيجة لذلك، يستغرق الموظفون الكثير من الوقت في تعقب البيانات، وعمل نسخ من الوثائق، وإعادة صياغة البيانات وقصها ولصقها.

  4. الإنفاق خارج الميزانية: يمثل الإنفاق خارج الميزانية مشكلة كبيرة بالنسبة إلى الأقسام المنخرطة في العملية من الشراء إلى الدفع التي تعمل في بيئة يدوية أو شبه آلية. فلا يمكن للمشترين أبدًا التأكد من وجود ميزانية كافية لتغطية السلع والخدمات التي يشترونها. والأكثر من ذلك، فإن الأنظمة المجزأة وعدم إمكانية الاطلاع على عمليات الشراء إلى الدفع تجعل من الصعب على المدراء تحديد الإنفاق "المنفصل" غير المُعتمد بسرعة.

  5. ضعف التعاون مع الأطراف المعنية: يتطور دور المشتريات من مجرد وظيفة تكتيكية في المكتب الخلفي إلى مستشار استراتيجي للتوريد بالنسبة للأقسام عبر المؤسسة. ويتطلب دورها الموسع هذا أن يكون لها وصول سهل إلى المعلومات المتعلقة بكامل العملية من الشراء إلى الدفع في المؤسسة (أي المخزون) للمساعدة في توجيه قرارات الشراء الخاصة بالأقسام وتجنب الأخطاء ومشكلات التسليم وسوء العلاقات مع المورّدين.

  6. مشكلات العقود: يجعل قصور الرؤية في العملية من الشراء إلى الدفع من الصعب على الشركات ضمان شراء السلع والخدمات من المورّدين المفضلين وفق الشروط المتفاوض عليها أو إدارة عقود المورّدين بإحكام. وفي معظم الشركات، لا يمكن للمشترين الوصول بسهولة إلى تفاصيل العقود أو مراقبة المشتريات التي أُجريت في مقابل عقد المورّد. ويقول 54 في المائة من قادة المشتريات الذين شملهم الاستبيان الذي أجرته شركة Deloitte، ‬‏‫استبيان كبار موظفي المشتريات العالمي لعام 2018، أن إدارة المخاطر بشكل أفضل تتصدر قائمة أولوياتهم.‬‬

يكمن السبب الرئيسي وراء هذه المشكلات في أن الثلث فقط من الأقسام المنخرطة في العملية من الشراء إلى الدفع يستخدم التقنيات الرقمية المتقدمة، وفقًا لاستبيان شركة Deloitte ‬‏‫استبيان كبار موظفي المشتريات العالمي لعام 2018.‬‬ وكنتيجة للاعتماد على عمليات الشراء إلى الدفع اليدوية أو شبه الآلية، لا يتم تسجيل معلومات المشتريات الرئيسية، وتكون البيانات غير كاملة أو غير دقيقة، ولا ترد المعلومات في الوقت المناسب، وتعاني الأنظمة من التجزئة، ولا يتمكن قادة المشتريات من الوصول بسهولة إلى المتغيرات التي يحتاجون إليها لاتخاذ قرارات مستنيرة.

كيف تعمل تقنية RPA مع التشغيل الآلي الإدراكي على تحسين الشفافية

تعمل تقنية التشغيل الروبوتي للعمليات (RPA) مع التشغيل الآلي الإدراكي على معالجة هذه التحديات.

تتمتع حلول RPA ذات القدرات الإدراكية بخبرة مدمجة بالمجال في العثور على البيانات الفريدة والخاصة بالعمليات، والتي تلزم للعمليات المتخصصة للغاية، مثل العملية من الشراء إلى الدفع. تعمل مجموعة من التقنيات كالرؤية الحاسوبية والتعرف البصري على الحروف (OCR) والمنطق الضبابي آليًا على استخراج البيانات وإثرائها، بينما يساعد التعلم الآلي في تحسين دقة البيانات الملتقطة. ويساعد التشغيل الآلي الإدراكي في التأكد من استخراج جميع البيانات غير المهيكلة.

بمجرد التقاط البيانات من المستندات وفك تشفيرها، يمكن استخدامها من قِبل روبوتات RPA في التشغيل الآلي القائم على القواعد، مما ينفي الحاجة إلى قيام الإنسان بالمهام البسيطة والمتكررة.

بينما تتفوق تقنية RPA مع التشغيل الآلي الإدراكي في العمليات التي ترتكز على المستندات، فإن التقنية يمكنها أيضًا فهم رسائل البريد الإلكتروني وطلبات المراسلة ومعالجتها، مثل استعلامات حالة الفاتورة.

والأمر الأكثر جاذبية بشكل خاص في تقنية RPA مع التشغيل الآلي الإدراكي هو أن التقنية تتعلم مع مرور الوقت. نظرًا لأن حل التشغيل الآلي الإدراكي يتلقى بيانات جديدة، فإنه يقوم بإجراء مزيد من الاتصالات ويتعلم كيفية معالجة المعلومات. وهذا يعني أن تقنية RPA مع التشغيل الآلي الإدراكي يمكن أن تنتقل من التشغيل الآلي للمهام الأساسية، مثل التقاط بيانات فاتورة، إلى تولي العمليات المعقدة في الامتثال والتدقيق وإعداد التقارير. كما أن تسخير الروبوتات البرمجية للقيام بالمزيد من "الأعمال الصعبة" يُمكّن البشر من التوقف عن العمل على عمليات الشراء إلى الدفع للتركيز على الأنشطة ذات القيمة المضافة.

تُحسن تقنية RPA مع التشغيل الآلي الإدراكي شفافية سلسلة التوريد من خلال التحليلات الوصفية، والتحليلات التنبؤية، والتحليلات الفورية، والتمثيل المرئي للبيانات،‬ ولوحات المعلومات مع رؤى الأعمال.

يمكن للمشتريات أن تلعب دورًا كبيرًا في مساعدة الأعمال على تعظيم الفرص والتميز وسط المنافسة مع استمرار تحسن الاقتصاد العالمي. ولكن لن يكون أي من هذا ممكنًا للشركات التي تعتمد على العمليات اليدوية وشبه الآلية في شراء السلع والخدمات.

تُمكِّن الشفافية التي تُتيحها تقنية RPA مع التشغيل الآلي الإدراكي قادة المشتريات من تحقيق نتائج أعمال أفضل وتقديم قيمة أكبر وتجنب المخاطر الكبيرة المحتملة.

هل عملك على استعداد لإطلاق العنان لقيمة معلومات العملية من الشراء إلى الدفع لديه؟