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Explore o potencial de informações Purchase-to-Pay

Escrito por Mark Brousseau em A nova economia dos bots em April 22, 2019
desenvolvedor

Quando se trata da compra de bens e serviços, a maioria das empresas está operando às cegas.

Entre os líderes de compras, 65% têm pouca ou nenhuma visibilidade além dos seus fornecedores de primeiro nível, conforme a Global CPO Survey 2018 da Deloitte. A Deloitte pesquisou mais de 500 líderes de compras em 39 países representando organizações com um faturamento anual combinado de US$ 5,5 trilhões. Apenas 6% dos líderes de compras têm transparência em toda sua cadeia de suprimentos.

A baixa visibilidade do processo de Purchase-to-Pay (da compra ao pagamento) cria seis grandes desafios para as empresas:

  1. Problemas na cadeia de suprimentos: a baixa visibilidade das informações Purchase-to-Pay dificulta muito para que as empresas identifiquem e resolvam rapidamente as ineficiências e os problemas. Deixar que os problemas de Purchase-to-Pay piorem só aumenta as chances de resultar em custos mais elevados para bens e serviços adquiridos, erros de compra, atrasos de entrega e grandes interrupções na cadeia de suprimentos.

  2. Ineficiências operacionais: sem uma boa visibilidade das informações Purchase-to-Pay, é difícil para o departamento de compras acompanhar com eficiência seu desempenho operacional ou antecipar e satisfazer as necessidades futuras. Se isso não for resolvido, eles terão dificuldade em cumprir tarefas diárias ou acompanhar as mudanças na economia ou no ambiente regulamentar. Dos líderes de compras pesquisados na Global CPO Survey 2018 da Deloitte, 78% afirmam que a redução de custos está entre as suas principais prioridades.

  3. Desperdício de tempo do funcionário: em um ambiente de Purchase-to-Pay manual ou semiautomatizado, as partes interessadas de diferentes departamentos que trabalham no mesmo projeto ou recurso não podem acessar prontamente as informações essenciais de que precisam sobre contratos com fornecedor, requisições de compra, ordens de compra, faturas e recibos de comprovante de entrega. Como resultado, a equipe desperdiça muito tempo procurando dados, fazendo fotocópias de documentos e renomeando e copiando dados.

  4. Gastos fora do orçamento: eles são um grande problema para os departamentos de Purchase-to-Pay que operam em um ambiente manual ou semiautomatizado. Os compradores nunca têm certeza de que há orçamento suficiente para cobrir os bens e serviços que eles estão comprando. Além disso, os sistemas fragmentados e a falta de visibilidade dos processos de Purchase-to-Pay dificultam para que os gerentes identifiquem rapidamente gastos "rebeldes" ou não aprovados.

  5. Fraca colaboração com as partes interessadas: o papel do departamento de compras está evoluindo de uma função administrativa tática para uma de consultoria estratégica de compras para os departamentos de toda a empresa. Essa função ampliada exige que ele tenha acesso fácil a informações sobre todo o processo de Purchase-to-Pay da empresa (ou seja, o inventário) para ajudar a orientar as decisões de compra dos departamentos e evitar erros, problemas de entrega e relacionamentos fracos com fornecedores.

  6. Questões contratuais: a visibilidade inadequada do processo de Purchase-to-Pay faz com que seja difícil para as empresas garantir que os bens e serviços sejam comprados dos fornecedores preferenciais dentro dos termos negociados ou gerenciar rigorosamente os contratos de fornecedores. Na maioria das empresas, os compradores não podem acessar facilmente os detalhes do contrato ou monitorar as compras feitas em relação a um contrato de fornecedor. Dentre os líderes de compras pesquisados na Global CPO Survey 2018 da Deloitte, 54% afirmam que um melhor gerenciamento de riscos está entre as suas principais prioridades.

A raiz desses problemas é que apenas um terço dos departamentos de Purchase-to-Pay estão usando tecnologias digitais avançadas, de acordo com a Global CPO Survey 2018 da Deloitte. Como resultado da dependência de processos de Purchase-to-Pay manuais e semiautomatizados, informações importantes de compra não estão sendo capturadas, os dados estão incompletos ou incorretos, as informações não são oportunas, os sistemas são fragmentados e os líderes de compras não podem acessar rapidamente as variáveis de que precisam para tomar decisões informadas.

Como a RPA com automação cognitiva melhora a transparência

A automação robótica de processos (RPA) com automação cognitiva é capaz de lidar com esses desafios.

As soluções de RPA com capacidades cognitivas têm conhecimento integrado de domínio para encontrar os dados exclusivos e específicos do processo que são necessários para processos altamente especializados, como Purchase-to-Pay. Uma combinação de visão computacional, tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) e lógica difusa extrai e enriquece automaticamente os dados enquanto o Machine Learning ajuda a melhorar a precisão dos dados capturados. A automação cognitiva ajuda a garantir que todos os dados não estruturados sejam extraídos.

Quando os dados dos documentos forem capturados e decifrados, eles poderão ser usados por bots de RPA para automação baseada em regras, eliminando a necessidade de ter uma pessoa executando tarefas simples e repetitivas.

Enquanto a RPA com automação cognitiva se destaca em processos centralizados em documentos, a tecnologia também pode compreender e processar solicitações de e-mail e mensagens, como consultas de status da fatura.

A parte mais interessante da RPA com automação cognitiva é que a tecnologia é capaz de aprender com o passar do tempo. Conforme a solução de automação cognitiva recebe novos dados, ela faz mais conexões e aprende como processar as informações. Isso significa que a RPA com automação cognitiva pode passar da automatização de tarefas básicas, como captura de dados de faturas, para a coordenação de processos complexos em conformidade, auditoria e relatórios. Ao fazer com que os bots assumam o "trabalho pesado", as pessoas podem começar a se afastar dos processos de Purchase-to-Pay para se concentrar em atividades com valor agregado.

A RPA com automação cognitiva melhora a transparência da cadeia de suprimentos por meio de análise descritiva, análise preditiva, análise em tempo real, visualização de dados e painéis com insights de negócios.

O departamento de compras pode desempenhar um papel importante em ajudar o negócio a maximizar as oportunidades e se destacar da concorrência conforme a economia global continua melhorando. Mas nada disso será possível para as empresas que dependem de processos manuais e semiautomatizados para a compra de bens e serviços.

A transparência facilitada pela RPA com automação cognitiva capacita os líderes de compras a alcançar melhores resultados de negócios, proporcionar maior valor e evitar riscos potencialmente significativos.

Sua empresa está pronta para explorar o valor das informações Purchase-to-Pay?