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Nutzen Sie die Vorteile von Purchase-to-Pay-Informationen

Verfasst von Mark Brousseau in Die neue Bot-Wirtschaft am April 22, 2019
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Wenn es um den Kauf von Waren und Services geht, sind die meisten Unternehmen blind.

65 Prozent der Einkaufsleiter haben wenig oder gar keine Transparenz über ihre direkten Lieferanten hinaus, so Deloitte in The Global Chief Procurement Officer Survey 2018. Deloitte befragte mehr als 500 Einkaufsleiter aus 39 Ländern, die Unternehmen mit einem Gesamtjahresumsatz von 5,5 Billionen US-Dollar vertreten. Nur 6 Prozent der Einkaufsleiter haben Transparenz über ihre gesamte Lieferkette.

Eine schlechte Transparenz im gesamten Purchase-to-Pay-Prozess stellt Unternehmen vor sechs große Herausforderungen:

  1. Lieferkettenprobleme: Eine schlechte Transparenz der Purchase-to-Pay-Informationen macht es für Unternehmen äußerst schwierig, Ineffizienzen und Probleme schnell zu erkennen und zu beheben. Durch potenzielle Purchase-to-Pay-Probleme entstehen häufig höhere Kosten für eingekaufte Waren und Dienstleistungen, Einkaufsfehler, Lieferverzögerungen und größere Störungen in der Lieferkette.

  2. Betriebliche Ineffizienz: Es ist für die Beschaffung schwierig, ihre operative Leistung effektiv zu verfolgen, zukünftige Bedürfnisse zu antizipieren und zu befriedigen, ohne einen starken Einblick in ihre Purchase-to-Pay-Informationen zu erhalten. Ungeachtet dessen wird es für die Beschaffung schwierig sein, die täglichen Aufgaben im Griff zu behalten oder mit Veränderungen in der Wirtschaft oder im regulatorischen Umfeld Schritt zu halten. 78 Prozent der befragten Einkaufsleiter in The Global Chief Procurement Officer Survey 2018 von Deloitte sagen, dass die Kostensenkung zu ihren obersten Prioritäten gehört.

  3. Verschwendete Mitarbeiterzeit: In einer manuellen oder halbautomatischen Purchase-to-Pay-Umgebung können Stakeholder aus verschiedenen Abteilungen, die an demselben Projekt oder Auftrag arbeiten, nicht ohne weiteres auf die für sie wichtigen Informationen zu Lieferantenverträgen, Bestellanforderungen, Bestellungen, Rechnungen und Liefernachweisen zugreifen. Infolgedessen verschwenden die Mitarbeiter viel Zeit mit der Suche nach Daten, der Erstellung von Fotokopien von Dokumenten und dem erneuten Erfassen und Ausschneiden und Einfügen von Daten.

  4. Ausgaben außerhalb des Budgets: Ausgaben außerhalb des Budgets sind ein großes Problem für Purchase-to-Pay-Abteilungen, die in einer manuellen oder halbautomatischen Umgebung arbeiten. Einkäufer können nie sicher sein, dass das Budget ausreicht, um die Waren und Dienstleistungen, die sie kaufen, zu decken. Darüber hinaus erschweren fragmentierte Systeme und die mangelnde Transparenz der Purchase-to-Pay-Prozesse es Managern, „unkonventionelle“ oder nicht genehmigte Ausgaben schnell zu identifizieren.

  5. Schlechte Zusammenarbeit mit Stakeholdern: Die Rolle des Einkaufs entwickelt sich von einer taktischen Backoffice-Funktion zu einem strategischen Beschaffungsberater für Abteilungen im gesamten Unternehmen. Die erweiterte Rolle des Einkaufs erfordert einen einfachen Zugriff auf Informationen über den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess (d. h. den Bestand) des Unternehmens, um die Einkaufsentscheidungen der Abteilungen zu steuern und Fehler, Lieferprobleme und schlechte Lieferantenbeziehungen zu vermeiden.

  6. Vertragsfragen: Eine unzureichende Transparenz des Purchase-to-Pay-Prozesses erschwert es Unternehmen, sicherzustellen, dass Waren und Dienstleistungen von bevorzugten Lieferanten zu den ausgehandelten Bedingungen gekauft werden, oder Lieferantenverträge straff zu verwalten. In den meisten Unternehmen können Einkäufer nicht ohne weiteres auf Vertragsdetails zugreifen oder Einkäufe im Rahmen eines Lieferantenvertrags überwachen. 54 Prozent der befragten Einkaufsleiter in The Global Chief Procurement Officer Survey 2018 von Deloitte sagen, dass ein besseres Risikomanagement zu ihren obersten Prioritäten gehört.

Die Ursache dieser Probleme ist, dass nur ein Drittel der Purchase-to-Pay-Abteilungen fortschrittliche digitale Technologien nutzen, so Deloitte in The Global Chief Procurement Officer Survey 2018. Durch die Verwendung von manuellen und halbautomatischen Purchase-to-Pay-Prozessen werden wichtige Beschaffungsinformationen nicht erfasst, Daten sind unvollständig oder ungenau, Informationen sind nicht aktuell, die Systeme sind fragmentiert, und die Einkaufsleiter können nicht ohne weiteres auf die Variablen zugreifen, die sie benötigen, um fundierte Entscheidungen zu treffen.

Wie RPA mit kognitiver Automatisierung die Transparenz verbessert

Robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) mit kognitiver Automatisierung geht diese Herausforderungen an.

RPA-Lösungen mit kognitiven Fähigkeiten verfügen über ein integriertes Fachwissen, um einzigartige, prozessspezifische Daten zu finden, die für hochspezialisierte Prozesse wie z. B. Purchase-to-Pay erforderlich sind. Eine Kombination aus Computer Vision, Optical Character Recognition-(OCR-)Technologie und Fuzzylogik extrahiert und bereichert automatisch Daten, während maschinelles Lernen die Genauigkeit der erfassten Daten verbessert. Kognitive Automatisierung trägt dazu bei, dass alle unstrukturierten Daten extrahiert werden.

Sobald die Daten aus Dokumenten erfasst und entschlüsselt wurden, können sie von RPA-Bots für die regelbasierte Automatisierung verwendet werden, wodurch Menschen keine einfachen, sich wiederholenden Aufgaben mehr ausführen müssen.

Während RPA mit kognitiver Automatisierung sich bei dokumentenzentrierten Prozessen auszeichnet, kann die Technologie auch E-Mail- und Messaging-Anfragen, wie z. B. Rechnungsstatusabfragen, verstehen und verarbeiten.

Und was an RPA mit kognitiver Automatisierung besonders attraktiv ist, ist, dass die Technologie mit der Zeit dazulernt. Während die kognitive Automatisierungslösung neue Daten erhält, stellt sie mehr Verbindungen her und lernt, wie sie die Informationen verarbeiten soll. Damit kann RPA mit kognitiver Automatisierung von der weitgehenden Automatisierung grundlegender Aufgaben wie der Rechnungsdatenerfassung zur Übernahme komplexer Prozesse in den Bereichen Compliance, Audit und Reporting übergehen. Software-Bots übernehmen das Gros der Arbeit. So können die Mitarbeiter damit beginnen, aus den Purchase-to-Pay-Prozessen auszusteigen und sich auf wertschöpfende Aktivitäten zu konzentrieren.

RPA mit kognitiver Automatisierung verbessert die Transparenz der Lieferkette durch beschreibende Analysen, prädiktive Analysen, Echtzeitanalysen, Datenvisualisierung und Dashboards mit Business Insights.

Die Beschaffung kann eine große Rolle dabei spielen, dem Unternehmen zu helfen, Chancen zu maximieren und sich vom Wettbewerb abzuheben, da sich die Weltwirtschaft weiter verbessert. Aber nichts davon ist für Unternehmen möglich, die auf manuelle und halbautomatische Prozesse beim Einkauf von Waren und Dienstleistungen angewiesen sind.

Die durch RPA mit kognitiver Automatisierung ermöglichte Transparenz befähigt die Einkaufsleiter, bessere Geschäftsergebnisse zu erzielen, einen höheren Wert zu liefern und potenziell signifikante Risiken zu vermeiden.

Ist Ihr Unternehmen bereit, den Wert seiner Purchase-to-Pay-Informationen zu erschließen?