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發揮採購到付款資訊的力量

寫的 Mark Brousseau 全新的機器人經濟 上 April 22, 2019
開發人員

多數企業只會盲目購買商品與服務。

Deloitte 的《2018 年全球採購長調查》顯示,65% 的採購主管幾乎沒有第 1 級以外供應商的能見度。在這項調查中,Deloitte 訪談了來自 39 個國家/地區超過 500 名的採購主管,其所屬組織的年營業額則高達 5.5 兆美元。掌握旗下供應鏈透明度的採購主管,僅佔全體的 6%。

採購到付款流程的能見度不足,將為企業帶來六大挑戰:

  1. 供應鏈問題:如果採購到付款的資訊能見度不足,企業就難以迅速地識別並因應效率不彰等各項問題。如果將採購到付款問題放任不管,勢必會提高產品與服務的購置成本、造成採購錯誤、延誤交期,並發生重大的供應鏈中斷狀況。

  2. 營運效率不彰:如果缺乏強大的採購到付款資訊能見度,採購部門將無法有效追蹤自身的營運效能,或預測及滿足日後的需求。如果置之不理,採購部門勢必難以善盡日常任務,或跟上整體經濟或法規環境的變化腳步。Deloitte 的《2018 年全球採購長調查》指出,78% 的採購主管將降低成本視為首要任務。

  3. 浪費員工的時間:在手動或半自動化的採購到付款環境中,共同進行或存取相同專案的各部門利益關係人,往往無法及時取得所需的重要資訊,例如供應商合約、請購單、採購單、發票及配送證明收據。正因如此,工作人員需要花費大量的時間找出資料、複製文件,以及重新輸入與剪貼資料。

  4. 預算超支:透過手動或半自動環境處理採購到付款流程的部門,通常得面臨預算超支問題。採購人員總是無法確定是否有足夠的預算可支付所購買的產品與服務。雪上加霜的是,在系統殘缺不全,且缺乏採購到付款流程能見度的情況下,經理更是難以迅速找出「特殊」或未經核准的支出。

  5. 利益關係人缺乏協同合作:採購部門已從戰術性後勤部門,進化為需要對各個企業部門負責的策略性採購顧問。在負責業務擴充的情況下,採購部門需要及時掌握組織整體的採購到付款資訊 (例如庫存),以引導各部門做出採購決策,並避免發生錯誤、交貨問題,以及供應商關係不良等情況。

  6. 合約問題:如果採購到付款流程的能見度不足,企業就無法透過經協調的條款向首選供應商購入產品與服務,甚或密切管理供應商合約。多數企業的採購人員不僅難以輕鬆存取合約詳細資料,更無法根據供應商合約來監督採購流程。Deloitte 的《2018 年全球採購長調查》顯示,54% 的採購主管將強化管理風險視為首要任務。

根據 Deloitte 的《2018 年全球採購長調查》,上述問題的根源在於只有三分之一的採購到付款部門採用了先進數位技術。如果仰賴手動與半自動的採購到付款流程,勢必會發生無法擷取重要資訊、資料不完整或不準確、未能及時反映資訊、系統殘缺不全,以及採購主管無法取得必備資訊以做出明智決策等情況。

結合認知自動化的 RPA 有助於提升透明度

結合認知自動化的機器人流程自動化 (RPA) 可讓上述挑戰迎刃而解。

結合認知自動化功能的 RPA 解決方案內建了相關領域的專業知識,可找出採購到付款等高度專業化流程所必備的獨一無二、流程專屬的資料。當中會結合電腦視覺、光學字元辨識 (OCR) 技術與模糊邏輯,以自動地擷取並豐富化資料,同時採用機器學習技術來提升已擷取資料的準確度。認知自動化有助於確保所有非結構化資料都能順利擷取。

文件中的資料只要一經擷取與解譯,就會提供給 RPA 機器人使用,以進行規則型自動化,藉此免除以人工執行簡單、重複任務的必要性。

結合認知自動化的 RPA 不僅擅於進行以文件為中心的流程,還能理解與處理電子郵件及訊息要求,例如發票狀態查詢。

結合認知自動化的 RPA 技術最吸引人的優勢,在於此一技術會隨著時間的推移持續學習演化。隨著新資料不斷進入,認知自動化解決方案將會更加觸類旁通,並學習處理資訊。這表示,結合認知自動化的 RPA 可從基本任務 (例如擷取發票與資料) 的自動化,跨足複雜程序 (例如合規性、稽核與報表) 的接管。如果能運用軟體機器人來減輕工作負擔,人力就能開始從採購到付款流程退場,進而專注於增值型活動。

結合認知自動化的 RPA 可透過描述性分析、預測性分析、即時分析、資料視覺化,以及提供營運洞見的控制面板,協助提升供應鏈的能見度。

隨著全球經濟持續改善,採購部門可望發揮重要作用,以協助企業最大化商機,並自競爭中脫穎而出。不過,企業若繼續沿用手動或半自動流程來採購商品與服務,將無緣盡享上述優勢。

結合認知自動化的 RPA 可提供能見度,協助採購主管實現更優異的業務成果、發揮更出色的價值,並避免重大潛在風險。

您的企業準備好發揮採購到付款資訊的力量了嗎?