أتمتة عمليات استحقاق الإجازات

قد يكون الحفاظ على خلو استحقاقات الإجازات والمزايا الأخرى من الأخطاء أمرًا صعبًا عند إدارتها يدويًا، وكلما زاد عدد المستخدمين الذين يصلون إلى هذه الأنظمة ارتفعت احتمالية وقوع الأخطاء. وتساعد أنظمة استحقاق الإجازات المؤتمتة على التخلص من هذه الأخطاء.

تتيح أنظمة أتمتة استحقاق الإجازات وأنظمة الموارد البشرية للموظفين الاطلاع على رصيد الإجازات مدفوعة الأجر (PTO) وغيرها من المزايا. إضافة إلى ذلك، يمكن إرسال طلبات الإجازة مباشرة إلى تقويم الإجازات مدفوعة الأجر الخاص بالشركة و/أو بالفِرق ليطّلع عليها الجميع. في الوقت نفسه، يجد مختصو الموارد البشرية هذه الأنظمة سهلة الاستخدام وتمكن من التواصل بفاعلية مع الموظفين الذين يتولون شؤونهم.

تتولى الأنظمة المؤتمتة تنفيذ العمل بالكامل، حيث تعمل الروبوتات على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع لإدخال بيانات الموظفين وتحديثها ومزامنتها خلال دقائق بدلًا من ساعات. فعلى سبيل المثال، استخدمت إحدى شركات التأمين على الحياة روبوتات مؤتمتة لمعالجة بيانات متراكمة تضم 60 ألف سجل. وقد قُدّر أن يستغرق الموظفون نحو عامين لإنجاز هذه السجلات المتراكمة، بينما أنجزتها روبوتات الأتمتة الروبوتية للعمليات من Automation Anywhere خلال شهرين فقط.

يمكن لمعرفة أوقات الإجازات المحجوزة للموظفين أن تساعد في تحسين التخطيط وتعظيم الكفاءة بسهولة. ففي شركة AstraZeneca، التي تضم 43 ألف موظف، كانت هناك محدودية في الإشراف على إجازات الموظفين. ومع تنفيذ تشغيل تجريبي للأتمتة الروبوتية للعمليات بالتكامل مع Workday، تم توفير 1,726 ساعة طاقة تشغيلية سنويًا، إلى جانب تحقيق فوائد مالية بقيمة 80 ألف دولار.

يمكن إخطار الموظفين تلقائيًا عند استنفاد رصيد الإجازات الخاص بهم أو بلوغ حد معيّن من الإجازات المستحقة. وقد كان هذا من بين المزايا الأخرى التي حققتها AstraZeneca، حيث تضمّن تطبيق الأتمتة الروبوتية للعمليات روبوتًا ينشئ الدعوات إلى الاجتماعات تلقائيًا. وتعمل هذه الدعوة على حجز التقويم تلقائيًا وفق نوع الإجازة ومدتها، ما يجعل متابعة الإجازات أسهل.

يتيح دمج أنظمة استحقاق الإجازات مع الأنظمة المالية للشركة، وبرامج التخطيط، وحلول الأتمتة الأخرى اتخاذ قرارات خالية من الأخطاء وتحسين التواصل. على سبيل المثال، تتكامل Automation Anywhere مع أنظمة مثل SAP وWorkday وServiceNow وSlack، وغيرها.