Die Automatisierung von Geschäftsprozessen (BPA) und andere Formen der Automatisierungsverarbeitung sind kein Novum in der modernen Geschäftswelt. Aktenschränke, die früher ein ganzes Backoffice gefüllt haben, wurden bereits gegen Datenbanken ausgetauscht. Sachbearbeiter geben nun Daten ein, was auch von zu Hause aus erfolgen kann. Und die Personalabteilung erledigt einen Großteil ihrer Arbeit mithilfe von HR-Software, die inzwischen durch künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML) unterstützt wird.

Software-Roboter und Automatisierungslösungen im Geschäftsprozessmanagement (BPM) stellen lediglich die nächsten Schritte bei der digitalen Transformation traditioneller Geschäftsprozesse dar, die bereits Teil unserer täglichen Arbeit sind. Sie können Automatisierungssoftware von Anfang bis Ende in nahezu jedem Bereich anwenden – in fast jeder Branche, einschließlich Fertigung, Bildung und sogar Gesundheitswesen. Warum? Da es die intelligente Art ist, unternehmerisch tätig zu sein.

Software zur Automatisierung von Geschäftsprozessen ermöglicht es Kleinunternehmern, Unternehmen und Organisationen aller Art:

  • Die Risiken für menschliche Fehler zu verringern
  • Die Rechenschaftspflicht gegenüber Interessengruppen zu verbessern
  • Die Vorschriften einzuhalten und auf Fehler zu prüfen
  • Ineffizienzen durch Automatisierung von sich wiederholenden Aufgaben und Aufgaben mit hohem Datenaufkommen zu beseitigen
  • Die Kundenerfahrung und Lieferantenkommunikation zu verbessern
  • Die Entscheidungsfindung mithilfe von Daten und messbaren Ergebnissen zu optimieren
  • Komplexe Funktionen wie Onboarding, CRM-Systemintegrationen und mehr zu vereinfachen und zu standardisieren

Die Möglichkeiten sind endlos. Und wenn Ihnen die Ideen ausgehen, bieten wir Ihnen eine Reihe von Anwendungsfällen mit den neuesten Trends, die neue Ideen und Einsatzmöglichkeiten für Automatisierungstechnologien, für die Integration von Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs) und für andere automatisierte Softwaretools aufzeigen.

Wenn Sie sich bezüglich robotergesteuerter Prozessautomatisierung und automatisierten Workflows noch unsicher sind, können wir Ihnen diese Sorge nehmen. Eine Studie von Forrester aus dem Jahr 2018 ergab, dass 22 % aller Unternehmen noch immer keine Automatisierung von Geschäftsprozessen eingeführt haben – es ist also noch nicht zu spät. Der beste Zeitpunkt, um mit BPA anzufangen, war gestern. Der nächstbeste Zeitpunkt, damit zu beginnen, ist heute.

Was kann die Automatisierung von Geschäftsprozessen für mich leisten?

Der Einsatz von maschinellem Lernen, künstlicher Intelligenz und Automatisierungstechnologie kann sowohl für Kleinunternehmer als auch für Organisationen und Fortune-100-Unternehmen zahlreiche Vorteile mit sich bringen. Der Nutzen hängt vom Was, Wo, Wann, Warum und Wie eines automatisierten Prozesses ab. Die Vorteile von BPM und Automatisierungswerkzeugen machen sich jedoch im gesamten Unternehmen bemerkbar.

GenauigkeitGeringere Verluste

Die robotergesteuerte Prozessautomatisierung eignet sich ideal für die Überwachung und das Aufdecken von Problemen. Nutzen Sie Technologien zur Verwaltung von Geschäftsprozessen und andere intelligente Tools, um Ineffizienzen, falsch zugewiesene Ressourcen und verschwenderisches Handeln aufzudecken und zu beseitigen. Nehmen Sie anschließend Änderungen vor und überwachen Sie diese neuen Systeme weiter, um die Ergebnisse anhand von Leistungsindikatoren zu messen und zu ermitteln, wie viel Sie eingespart haben.

Geringere KostenHöhere Genauigkeit

Die Möglichkeit, manuelle Aufgaben zu automatisieren, beseitigt das Risiko menschlicher Fehler, die sich oft in Zeit- und Umsatzverlusten niederschlagen und zur Unzufriedenheit von Mitarbeitern und Kunden beitragen. Außerdem können sich Mitarbeiter, die normalerweise viele Arbeitsstunden mit stupiden Aufgaben wie der Dateneingabe verbringen, auf andere Dinge konzentrieren, was die Produktivität und Arbeitszufriedenheit erhöht und einen Mehrwert für das Unternehmen bietet.

TransparenzKonsistenz und Einheitlichkeit

Die Standardisierung von Prozessen führt zu einem besseren Kundenerlebnis, höherer Produktivität, besserer Qualität, mehr Klarheit für eine bessere Entscheidungsfindung und einer gesteigerte Arbeitsmoral im gesamten Unternehmen.

ArbeitszufriedenheitBessere Kommunikation

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen kann Informationen aus allen Bereichen eines Unternehmens, einschließlich Personalwesen, Vertrieb, Marketing und Logistik, sammeln und an eine zentrale Stelle weiterleiten. Auf diese Weise können sich alle Teams sowie die Geschäftsleitung ein Gesamtbild verschaffen, sehen, wie das Unternehmen hinsichtlich der festgelegten Geschäftsziele dasteht, und sich über die Geschehnisse in anderen Abteilungen auf dem Laufenden halten. Sie werden über einen auf Fakten basierenden Entscheidungsprozess verfügen und bessere Ergebnisse erzielen.

Workflow-FlexibilitätMotivation, Arbeitsmoral und Loyalität

Mitarbeiter suchen aktiv nach Möglichkeiten, wie sie einen Mehrwert für das Unternehmen schaffen, Probleme lösen und einen sinnvollen Beitrag leisten können. Die Automatisierung ermöglicht es ihnen, sich auf die Lösung von Problemen statt auf eintönige Aufgaben zu konzentrieren. Und wenn sie in den Grundlagen der Automatisierung geschult wurden, sind sie zudem in der Lage, die Dinge zu automatisieren, die sie für hilfreich halten. Das Ergebnis? Ein besseres Arbeitsumfeld, ein besseres Kundenerlebnis, höhere Produktivität und mehrwertbringende Dienste, von denen alle profitieren.

SkalierbarkeitCompliance

Die Einhaltung von Vorschriften ist wichtig, kann aber auch harte Arbeit bedeuten. Die von der robotergesteuerten Prozessautomatisierung erstellten automatisierten Prüfprotokolle machen es einfacher, die Einhaltung der Vorschriften mit weniger menschlichen Eingriffen zu gewährleisten. Sie können unverzüglich eine Benachrichtigung erhalten, wenn etwas schief läuft. Und wenn dies der Fall ist, stehen Ihnen alle Informationen zur Verfügung, die Sie benötigen, um das Problem zu beheben. Kurz gesagt: Es ist die digitale Transformation traditioneller Aufsichtsverfahren.

Now & Next

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Wer nutzt die Automatisierung von Geschäftsprozessen?

Jedes Unternehmen oder jede Organisation, die einem Prozess folgt, kann von der Automatisierung von Geschäftsprozessen profitieren. Sie können sie bereits in einem frühen Stadium des Prozesses einbeziehen, z. B. beim Umgang mit Lieferanten oder bei Bestellungen. Doch auch am Ende des Geschäftsprozesses können Sie sie für Kundenbeziehungsmanagement (CRM), Support oder Retargeting verwenden. Bei so vielen verschiedenen Programmen, APIs und Automatisierungstechnologien sind die Möglichkeiten schier endlos. Heutzutage gibt es Anwendungsfälle in fast jeder Branche.

PersonalwesenHerstellung

Hersteller verbringen viel Zeit damit, die Nachverfolgung ihrer Lieferanten, Bestellungen, Lieferketten und Bestände zu perfektionieren und zu pflegen. Automatisierte Prozesse können all diese Informationen unverzüglich für jede Person im Unternehmen bereitstellen, ohne dass Zeit und Energie für die Ausführung anderer Aufgaben verloren gehen. Noch wichtiger ist möglicherweise, dass diese Systeme durchweg umfassender und genauer sind als manuelle Verfahren.

RechtswesenGemeinnützige Organisationen

Ganz gleich, ob Sie hungernde Menschen mit Essen versorgen, sich für die Gleichberechtigung einsetzen oder sich mit Liebe und Fürsorge für Tiere engagieren – die Automatisierung von Arbeitsabläufen kann eine ganze Reihe von Vorteilen mit sich bringen. Allein die Kostenersparnis kann ein enormer Vorteil gegenüber herkömmlichen Verfahren sein. Sie erhalten zudem, die Flexibilität, sich an Notfälle oder unerwartete Situationen anzupassen. Einige Unternehmen führen Automatisierungen lediglich ein, um Chancen zu ermitteln und Fälle zu selektieren, damit sie ihre Wirkung auf die Welt maximieren können.

IT-TeamsBildungseinrichtungen

Bildungseinrichtungen setzen häufig Automatisierungstechnologien ein, um Einschreibungen, Zahlungen, Kursmaterialen und andere administrative Aufgaben zu verwalten. Sie können jedoch auch Software zur Automatisierung von Geschäftsprozessen wie RPA und Process Mining auf Kursinhalte anwenden, um die Lernergebnisse zu verbessern und die Lerneffizienz zu steigern.

BuchhaltungStart-ups und Unternehmer

Wer in einem kleinen Unternehmen tätig ist, hat oft verschiedene Verantwortlichkeiten und übernimmt viele Aufgaben. Technologien zur Workflow-Automatisierung können Ihnen einige dieser Aufgaben abnehmen und den Stress mindern. Lösungen für die Verwaltung von Geschäftsprozessen sind vielfältig, anpassbar und skalierbar – perfekt für jedes wachsende Unternehmen, das den Markt beherrschen will.

GesundheitswesenEinzelhandel

Sie können von der Automatisierung von Geschäftsprozessen profitieren, unabhängig davon, wie groß Ihr Einzelhandelsunternehmen ist. Automatisierungswerkzeuge und künstliche Intelligenz können nicht nur der Verwaltung des Backends des Unternehmens dienen, sondern auch das Marketing effektiver gestalten, den Zeitaufwand für Kundensupport-Interaktionen reduzieren und Ihnen helfen, die aktuelle Arbeitsleistung mit den KPIs des Unternehmens abzugleichen.

Finanzdienstleistungen/VersicherungFinanzen

Finanzunternehmen, Abteilungen und Experten verlieren viel Zeit mit banalen Aufgaben wie der Zusammenstellung von Daten, der Nachverfolgung von Änderungen und der Überwachung potenzieller Probleme. Die Automatisierung von Geschäftsprozessen und Automatisierungssoftware können diese Geschäftsbereiche entlasten, sodass sich die Experten auf Kunden, Entscheidungsfindung und den Einsatz ihrer Fachkenntnisse konzentrieren können.

Häufig gestellte Fragen zur Automatisierung von Geschäftsprozessen

Nein. RPA oder robotergesteuerte Prozessautomatisierung ist eine No-Code-Option, die Sie nutzen können, um eine Vielzahl von Prozessen zu rationalisieren und zu optimieren. Wenn Sie bereits Makros verwendet haben, werden Sie viele Ähnlichkeiten mit der RPA-Software feststellen. Das Ganze läuft über eine einfach zu bedienende Benutzeroberfläche. Und es ist nicht die einzige benutzerfreundliche Automatisierungssoftware. Eine weitere Low-Code-Lösung, von der Sie vielleicht schon gehört haben, sind die Business Process Management Suites (BPMS) von Gartner.
Beginnen Sie mit einem einfachen Algorithmus oder einer einfachen Workflow-Automatisierung, um sich wiederholende Aufgaben anzugehen oder das Kundenerlebnis zu verbessern. Fügen Sie anschließend einen weiteren automatisierten Prozess hinzu. So gehen Sie solange vor, bis Sie alle Ihre Arbeitsabläufe und Systeme vollständig optimiert haben. Um die besten Ergebnisse zu erzielen, sollten Sie sich an einen BPA-Experten wenden, um zu erfahren, wie die digitale Transformation ihrer Geschäftsprozesse aussehen könnte.
Bei der Automatisierung gibt es im Allgemeinen drei Haupttypen:
  • Prozessautomatisierung: Automatisierungstechnologie wie Workflow-Automatisierung, Makros und Process Mining sind nur einige Beispiele für die Prozessautomatisierung, die darauf abzielt, Ineffizienzen zu beseitigen und Erkenntnisse darüber zu liefern, wie Ihr Unternehmen besser arbeiten kann.
  • Integrationsautomatisierung: Diese Roboterprogramme sind vergleichbar mit einem Digital Worker. Sie nutzen Algorithmen und maschinelle Regeln zur Ergänzung und Nachahmung menschlicher Arbeitskräfte, um bestimmte Aufgaben schnell, genau und mit minimalem Aufwand zu erledigen.
  • Automatisierung durch künstliche Intelligenz (KI): Dies ist die komplexeste Art intelligenter Automatisierung. Diese Softwareprogramme verwenden Geschäftsregeln, um im Laufe der Zeit zu lernen. Sie treffen Entscheidungen und erledigen Aufgaben selbstständig, ohne menschliches Zutun.
Die Automatisierung von Workflows ist zwar eines der ersten Dinge, an die man denkt, wenn es um die Automatisierung von Geschäftsprozessen geht, doch das ist nicht das Einzige, was diese Softwaretools leisten können. Hier sind nur einige der Möglichkeiten:
  • Überwachen: Viele Automatisierungswerkzeuge überwachen Systeme und können Faktoren wie den Zeitaufwand nachverfolgen oder menschliche Fehler aufdecken.
  • Abbilden: Process Mining hilft dabei, ganze Geschäftsprozesse abzubilden, um ein klares Bild aller Schritte zu erhalten, die an einem bestimmten Workflow beteiligt sind.
  • Qualität messen: Automatisierungswerkzeuge können wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) messen und sie mit den Unternehmenszielen abgleichen.
  • Verwalten: Robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) und Automatisierungssysteme mit künstlicher Intelligenz können Managern und CIOs dabei helfen, komplexe Systeme zu vereinfachen und Mitarbeitern Aufgaben zuzuweisen, bei denen sie ihre Fähigkeiten effektiver einsetzen können.
  • Ändern: Manuelle Aufgaben und Prozesse sind in der Regel relativ starr und erfordern Zeit für Anpassungen und Änderungen. Automatisierungslösungen können Möglichkeiten für Veränderungen aufzeigen und sich an neue Situationen anpassen, was Unterbrechungen reduziert und potenzielle Verluste minimiert.
Egal, wie vorsichtig man ist, bei der Arbeit mit Software-Robotern und Automatisierungswerkzeugen kann immer etwas schief gehen. Die gute Nachricht ist, dass Sie eine Reihe von Maßnahmen ergreifen können, um Probleme zu vermeiden und zu beheben, sollten sie einmal aufgetreten sein.
Prüfen Sie zunächst die Prozesse, die Sie automatisieren möchten, um sicherzustellen, dass sie genau und präzise sind und das tun, was Sie von ihnen erwarten. Führen Sie dann die Automatisierung von Geschäftsprozessen oder andere Automatisierungslösungen ein und überprüfen Sie die Geschäftsregeln und Algorithmen, auf denen sie basieren. Schließlich sollten Sie sicherstellen, dass Sie Ihre RPA- oder sonstigen Software-Tools regelmäßig überprüfen, anpassen und pflegen, um zu gewährleisten, dass sie weiterhin aktuell, genau und effizient sind.

Wie beginne ich mit der Automatisierung von Geschäftsprozessen?

Bevor Sie eine Roboter-Software auf Ihre Daten zugreifen lassen, müssen Sie unbedingt verstehen, wie die Systeme, auf die Sie sich dann verlassen, funktionieren. Gehen Sie sie einzeln durch, um sicherzustellen, dass sie den gewünschten Zweck erfüllen sowie relevant und hilfreich sind. Beginnen Sie anschließend mit der Automatisierung. Erstellen Sie eine Übersicht, um zu veranschaulichen, woher die Informationen kommen, wohin sie weitergeleitet werden sollten und welche Schritte sie durchlaufen. Sie können hier aufhören und die verschiedenen Systeme überwachen, doch Ihnen stehen endlose Möglichkeiten zur Verfügung, wenn Sie einen Schritt weitergehen möchten.

Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen können Entscheidungen treffen, Prozesse optimieren und Wachstumsmöglichkeiten vorschlagen. Sie können sie nutzen, um sich auf die Produktion, das Kundenerlebnis oder irgendetwas dazwischen zu konzentrieren. Und wenn Sie feststellen, dass einige der Automatisierungstechnologien mehr leisten könnten oder nicht so funktionieren, wie Sie es sich erhofft haben, nehmen Sie Anpassungen vor oder ergänzen Sie sie mit anderen Automatisierungswerkzeugen und führen Sie sie erneut aus.

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