IA de automatización
¿Cuáles son las ventajas de la automatización de oficinas?
Un sistema de automatización de oficinas que optimiza los procesos empresariales, elimina los errores de introducción de datos, mejora los flujos de trabajo y elimina las tareas repetitivas que consumen mucho tiempo. La RPA puede personalizarse para satisfacer las necesidades de su empresa, eliminar los cuellos de botella y ayudar a la gestión de las tareas.
Imagínese que es la persona de una importante empresa eléctrica canadiense cuyo error de cortar y pegar en una hoja de cálculo le cuesta a la empresa USD 24 000 000 porque nadie lo detectó a tiempo. Por desgracia, los errores de las hojas de cálculo son comunes y, aunque la mayoría no cuestan millones, se acumulan con el tiempo.
Hojas de cálculo sin erroresMientras que el análisis de los datos es un proceso que es mejor dejar en manos de los seres humanos, la transferencia de datos desde las hojas de cálculo a las plataformas heredadas y las fuentes de datos maestros es mejor dejarla en manos de los bots. La automatización de oficinas de RPA añade eficiencia y reduce los errores, permitiendo a los empleados ejercitar su capacidad cerebral en tareas con un pensamiento más crítico.
Acelere los flujos de trabajo diariosLa automatización robótica de escritorios (RDA, por sus siglas en inglés) le permite automatizar las tareas repetitivas de Microsoft que no requieren mucha toma de decisiones con programas locales en el escritorio, como aplicaciones Citrix, aplicaciones Java y páginas web. Una interfaz de arrastrar y soltar, sin código, hace el trabajo pesado y acelera los flujos de trabajo diarios al principio y al final de la jornada.
Gestione sus datos de forma más eficienteLas macros son eficientes, pero pueden ser complicadas de crear y gestionar en varios sistemas. Y si se mueve entre Google Sheets y Excel, el bot de hoja de cálculo de Automation Anywhere está listo para usarse de inmediato: solo tiene que descargarlo y empezar.
Automatice los procesos del correo electrónicoEl correo electrónico es un proceso empresarial esencial, lo que ha llevado a muchas empresas a invertir en soluciones de automatización de oficina que controlan las bandejas de entrada, emiten notificaciones, responden a las solicitudes de ayuda y al estado de los pedidos, se vinculan con el software de gestión de las relaciones con los clientes, dirigen los documentos a los departamentos adecuados o marcan los mensajes urgentes para que reciban una respuesta.
PowerpointGenere una presentación de Powerpoint adaptada a su público objetivo con un par de clics. El bot de PowerPoint de Automation Anywhere puede generar una presentación, extraer datos de hojas de cálculo, añadir texto, imágenes y animaciones, y actualizarla en tiempo real.
Automatice SharePoint y One DriveGestione las aprobaciones, el control de acceso y los problemas de conectividad entre equipos y ubicaciones. Utilice la RPA para añadir o eliminar empleados, cargar y descargar de forma automática archivos en los directorios, actualizar la información en tiempo real, actualizar los paneles y los planes de continuidad, y crear un rastro de auditoría del acceso a los archivos todos los días del año.
¿Quién se beneficia de la automatización de oficinas?
Los sistemas de automatización de oficinas pueden personalizarse para adaptarse a los flujos de trabajo de su empresa y optimizar los procesos, lo que los convierte en una buena opción para varios departamentos de su organización.
El equipo de servicios compartidos de BAE Systems alcanza nuevas cotas de rendimiento gracias a la automatización
“La automatización de varios de los procesos más lentos, manuales y propensos a errores le ha permitido a HGS ofrecer un valor agregado importante a este entorno de administración en una empresa de seguros médicos de los Estados Unidos”.
Más de 90
por ciento de disminución del trabajo manual
El tiempo promedio
de gestión se reduce en más de un 40 por ciento
Mayor
de eficiencia, con un ahorro de costos de más del 40 por ciento
¿Cómo la automatización de oficinas puede ayudar a su empresa?
Tanto si tiene una pequeña empresa como una organización multinacional, las tecnologías de automatización de oficinas pueden mejorar los flujos de trabajo de los procesos, crear eficiencia, eliminar los retrasos y los cuellos de botella, y completar las tareas repetitivas que consumen mucho tiempo, como la entrada de datos, permitiendo a sus empleados realizar un trabajo de mayor valor. Aquí hay otras ventajas de la RPA que utiliza la inteligencia artificial, el aprendizaje automático y el procesamiento del lenguaje natural.
Automatización de Excel
- Cree y registre macros sin tener que aprender el código de Visual Basic Editor (VBA).
- Extraiga la información de los archivos de Excel, cambie los formatos y cárguelos en los paneles y las bases de datos.
- Transfiera la información deseada de las hojas de cálculo a vistosos paneles, tablas y gráficos.
- Utilice la automatización de oficinas para integrar datos y hojas de cálculo en cualquier sistema empresarial o heredado.
- Comparta datos en archivos XLS, XLSX, XLSM (archivos de Excel que soportan de forma específica macros de VBA) y CSV.
- Utilice la automatización de oficinas para cifrar los datos, comprimirlos y transferirlos a otras personas en varias ubicaciones.
Administración de contratos
- Cree formularios interactivos para generar contratos, haga un seguimiento de las aprobaciones y actualice los paneles y las cuentas de los clientes.
- Utilice la NLP y el Document Automation para extraer información de las notas, el correo electrónico, los PDF y las órdenes de compra, y digitalizar la información.
- Integre con la RPA para diseñar bots y automatizar el flujo de trabajo del proceso empresarial.
- Utilice el procesamiento inteligente de documentos para validar la información de las tarjetas de crédito de los clientes, los pagos y las solicitudes de crédito.
- Utilice la RPA para la continuidad comercial en caso de catástrofes naturales o interrupciones comerciales imprevistas.
- Cumpla con los requisitos multijurisdiccionales, minimice el riesgo con la RPA.
Solicitudes de TI
- Automatice los flujos de trabajo para el restablecimiento de contraseñas y la creación de nuevos usuarios a fin de que el personal de TI pueda centrarse en problemas complejos.
- Cree un único flujo de trabajo para aprovisionar Active Directory y las aplicaciones empresariales obligatorias, y realizar un seguimiento de las aprobaciones.
- Automatice las solicitudes de contraseñas de los usuarios, la migración y la eliminación de usuarios mediante aplicaciones, formularios interactivos o correo electrónico.
- Actualice los paneles, las bases de datos, los permisos y los archivos en tiempo real.
- Utilice IQ Bot para eliminar el aislado de datos, los problemas de conectividad y los problemas de compatibilidad.
- Sincronice los datos en varias plataformas, incluidos los sistemas empresariales y heredados.
Relaciones con los clientes
- Process Discovery analiza las acciones repetitivas del usuario y crear bots de RPA para llevar a cabo esas acciones.
- Utilice la automatización inteligente para acceder y sincronizar la información de los clientes en Microsoft Access y otras bases de datos.
- Acceda a los datos en Sharepoint, sincronice entre plataformas y sistemas heredados, cree perfiles de clientes integrados.
- Cree plantillas, genere de forma automática correos electrónicos, documentos de Word, contratos y notificaciones, y envíe recordatorios y extractos.
- La RPA puede simplificar la gestión de las relaciones con los clientes. Aquí hay una guía básica.
¿Qué buscar en una solución de automatización de oficinas?
Antes de iniciar cualquier estrategia de automatización de oficinas, haga un inventario de los procesos que más beneficiarían a su organización. La RPA es adecuada para tareas repetitivas que consumen mucho tiempo, como la entrada de datos, y tareas con resultados legibles, como MS Word, Excel, XML, PPT y PDF. La RPA puede mejorarse con Reconocimiento óptico de caracteres (OCR, por sus siglas en inglés) si se trabaja con imágenes escaneadas. Los procesos empresariales en el área administrativa, como Finanzas, Recursos Humanos y TI, o en atención al cliente, como la incorporación de clientes y la asistencia pueden ofrecer oportunidades de prueba de concepto (PoC, por sus siglas en inglés).
Un punto a tener en cuenta es si la solución RPA se puede personalizar. Por ejemplo, tiene que escalar con su negocio, trabajar en todo el ecosistema de su organización e integrarse con facilidad en los sistemas heredados. Además, algunas industrias requieren una mayor seguridad de los datos que otros, por lo que debe ajustarse a sus requisitos de seguridad.
Otro punto es la facilidad de uso. Muchos planes de adopción de la automatización han fracasado porque faltaba entrenamiento o porque era demasiado complicado para la dirección y la aceptación de los empleados. La solución que elija debe ser fácil de usar, proporcionar entrenamiento y ofrecer apoyo continuo.
¿Cómo empezar con la solución de automatización de oficinas?
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